ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL
Momento de Gestión Momento Intermedio (Pre-archivo) Momento Permanente: Histórico-Institucional Histórico

1 Edad

2 Edad

3 Edad

Momento de la Planeación. Momento de la Elaboración. Momento de la Tramitación.

Momento de Vigencia. Momento del Plazo Precaucional. Momento de la Tramitación.

Fase Permanente o Histórica

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

estos son: Momento de Gestión: Denominado también pre archivo. el soporte y el recorrido. regular normas creadas por un gobierno o el comportamiento de las personas La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos. Dr. Este momento comprende: > Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información. el CUANDO y el CON QUE en los procesos. Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional comunicativo. que regulan el proceso Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUE. mediante la aplicación de Normatización y la Normalización. las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación. Normatización: Es el conjunto de la > estado de derecho para dentro de la sociedad. ENRIQUE ANTURI VARGAS. actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA En general. informativo y archivístico. La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento. Elaboración: Es la edición del documento. Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica. el COMO. que se requieren según el tipo documental. Coordinador . en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó.

Planeación MOMENTO DE GESTION Elaboración Tramitación Inicia la Vigencia Momento Intermedio: Llamado también archivístico. es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. Coordinador . El término de la tramitación da paso a la vigencia. Dr. el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma. Es el momento de la vigencia y del plazo Precaucional. Para documentos en papel. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Puede decirse que el documento: informa.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. testimonia o dispone.

> Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. > Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. > Cuando lo establece la tabla de retención documental. > Por enterarse del documento. El Plazo Precaucional persigue: > Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto. > Por disposición legal. Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia. a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador . Cuando termina el Plazo Precaucional? > Cuando hay prescripción legal o de derecho. testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. se establece convencionalmente tal fecha. cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final. Dr. > Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. La vigencia es el momento central en la vida de un documento. o sea.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga. Por qué concluye la vigencia? > Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. como en el caso de los documentos de carácter informativo.

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA MOMENTO INTERMEDIO Informa Testimonia Dispone Precaucional Momento de Vigencia El documento cumple con el objetivo para el que fue creado Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador .

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador .

ENRIQUE ANTURI VARGAS. investigativo o cultural que impiden su destrucción. Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. Coordinador . independiente de otras series documentales de la misma institución. económico. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado. político.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Momento Permanente: Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo.

por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional. son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador . Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr.

que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Nota: Ten siempre presente que. Coordinador . establece su ciclo vital. realiza las siguientes actividades: 1.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA DOCUMENTO Ciclo Vital de los Documentos Actividad de Aprendizaje Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema. Teniendo en cuenta lo anterior. defínelo. Cada uno de sus momentos. Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras. precisar el ciclo vital de un documento es una actividad que requiere de investigación. 2. ya que al igual que los seres humanos cada documento es único. Destino final. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital. Recordéris: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS PRIMERA EDAD (Pre-Archivo) Momento de Gestión Información Soporte Recorrido Normalización Elaboración Normatización Investigación Tramitación Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Cultura SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD Momento Permanente Momento Histórico Memoria institucional Historia Ciencia Momento Intermedio Vigencia Planeación Plazo Precaucional Dr. y especifica: Cada una de las etapas que cumple. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

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