ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL
Momento de Gestión Momento Intermedio (Pre-archivo) Momento Permanente: Histórico-Institucional Histórico

1 Edad

2 Edad

3 Edad

Momento de la Planeación. Momento de la Elaboración. Momento de la Tramitación.

Momento de Vigencia. Momento del Plazo Precaucional. Momento de la Tramitación.

Fase Permanente o Histórica

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

ENRIQUE ANTURI VARGAS. informativo y archivístico. Coordinador . La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento. mediante la aplicación de Normatización y la Normalización. Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica. Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional comunicativo. actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones. las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación. que se requieren según el tipo documental. estos son: Momento de Gestión: Denominado también pre archivo. Dr. el CUANDO y el CON QUE en los procesos. el soporte y el recorrido. regular normas creadas por un gobierno o el comportamiento de las personas La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA En general. Normatización: Es el conjunto de la > estado de derecho para dentro de la sociedad. el COMO. que regulan el proceso Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUE. en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Elaboración: Es la edición del documento. Este momento comprende: > Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información.

el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma. Para documentos en papel.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. El término de la tramitación da paso a la vigencia. Coordinador . Es el momento de la vigencia y del plazo Precaucional. Puede decirse que el documento: informa. es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. Planeación MOMENTO DE GESTION Elaboración Tramitación Inicia la Vigencia Momento Intermedio: Llamado también archivístico. testimonia o dispone. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

Por qué concluye la vigencia? > Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. Cuando termina el Plazo Precaucional? > Cuando hay prescripción legal o de derecho. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia. Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final. > Por enterarse del documento.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga. > Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final. testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. Coordinador . El Plazo Precaucional persigue: > Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto. > Cuando lo establece la tabla de retención documental. > Por disposición legal. ENRIQUE ANTURI VARGAS. como en el caso de los documentos de carácter informativo. a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia. La vigencia es el momento central en la vida de un documento. > Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. se establece convencionalmente tal fecha. > Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. o sea. Dr.

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA MOMENTO INTERMEDIO Informa Testimonia Dispone Precaucional Momento de Vigencia El documento cumple con el objetivo para el que fue creado Dr. Coordinador . ENRIQUE ANTURI VARGAS.

Coordinador .ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

político. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador . investigativo o cultural que impiden su destrucción. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado. independiente de otras series documentales de la misma institución. Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Momento Permanente: Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo. económico.

Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. Coordinador . ENRIQUE ANTURI VARGAS. por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional. son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos.

Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras. establece su ciclo vital. precisar el ciclo vital de un documento es una actividad que requiere de investigación.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA DOCUMENTO Ciclo Vital de los Documentos Actividad de Aprendizaje Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico. que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Coordinador . Destino final. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital. ENRIQUE ANTURI VARGAS. 2. Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento. defínelo. y especifica: Cada una de las etapas que cumple. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema. Nota: Ten siempre presente que. Recordéris: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS PRIMERA EDAD (Pre-Archivo) Momento de Gestión Información Soporte Recorrido Normalización Elaboración Normatización Investigación Tramitación Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Cultura SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD Momento Permanente Momento Histórico Memoria institucional Historia Ciencia Momento Intermedio Vigencia Planeación Plazo Precaucional Dr. ya que al igual que los seres humanos cada documento es único. Teniendo en cuenta lo anterior. Cada uno de sus momentos. realiza las siguientes actividades: 1.

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