ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL
Momento de Gestión Momento Intermedio (Pre-archivo) Momento Permanente: Histórico-Institucional Histórico

1 Edad

2 Edad

3 Edad

Momento de la Planeación. Momento de la Elaboración. Momento de la Tramitación.

Momento de Vigencia. Momento del Plazo Precaucional. Momento de la Tramitación.

Fase Permanente o Histórica

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

estos son: Momento de Gestión: Denominado también pre archivo. actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones. el COMO. en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. ENRIQUE ANTURI VARGAS. informativo y archivístico. el soporte y el recorrido. Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional comunicativo. las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación. el CUANDO y el CON QUE en los procesos. Coordinador . que regulan el proceso Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUE. regular normas creadas por un gobierno o el comportamiento de las personas La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos. Este momento comprende: > Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información. Dr. mediante la aplicación de Normatización y la Normalización. La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA En general. Normatización: Es el conjunto de la > estado de derecho para dentro de la sociedad. Elaboración: Es la edición del documento. que se requieren según el tipo documental. Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica.

El término de la tramitación da paso a la vigencia. testimonia o dispone. es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. Puede decirse que el documento: informa. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador . el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma. Es el momento de la vigencia y del plazo Precaucional. Dr. Para documentos en papel. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Planeación MOMENTO DE GESTION Elaboración Tramitación Inicia la Vigencia Momento Intermedio: Llamado también archivístico.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento.

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia. > Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. Dr. o sea. > Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. Coordinador . Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final. testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final. Cuando termina el Plazo Precaucional? > Cuando hay prescripción legal o de derecho. > Cuando lo establece la tabla de retención documental. a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia. Por qué concluye la vigencia? > Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. > Por enterarse del documento. ENRIQUE ANTURI VARGAS. como en el caso de los documentos de carácter informativo. > Por disposición legal. La vigencia es el momento central en la vida de un documento. > Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. El Plazo Precaucional persigue: > Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto. se establece convencionalmente tal fecha.

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA MOMENTO INTERMEDIO Informa Testimonia Dispone Precaucional Momento de Vigencia El documento cumple con el objetivo para el que fue creado Dr. Coordinador . ENRIQUE ANTURI VARGAS.

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Dr. Coordinador . ENRIQUE ANTURI VARGAS.

económico. investigativo o cultural que impiden su destrucción. político. ENRIQUE ANTURI VARGAS. independiente de otras series documentales de la misma institución. Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado. Coordinador .ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Momento Permanente: Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo.

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos. Coordinador . por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional. Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

ya que al igual que los seres humanos cada documento es único. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital. 2. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA DOCUMENTO Ciclo Vital de los Documentos Actividad de Aprendizaje Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico. que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Cada uno de sus momentos. Teniendo en cuenta lo anterior. establece su ciclo vital. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras. defínelo. precisar el ciclo vital de un documento es una actividad que requiere de investigación. Recordéris: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS PRIMERA EDAD (Pre-Archivo) Momento de Gestión Información Soporte Recorrido Normalización Elaboración Normatización Investigación Tramitación Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Cultura SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD Momento Permanente Momento Histórico Memoria institucional Historia Ciencia Momento Intermedio Vigencia Planeación Plazo Precaucional Dr. Coordinador . y especifica: Cada una de las etapas que cumple. realiza las siguientes actividades: 1. Destino final. Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento. Nota: Ten siempre presente que. ENRIQUE ANTURI VARGAS.