ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL
Momento de Gestión Momento Intermedio (Pre-archivo) Momento Permanente: Histórico-Institucional Histórico

1 Edad

2 Edad

3 Edad

Momento de la Planeación. Momento de la Elaboración. Momento de la Tramitación.

Momento de Vigencia. Momento del Plazo Precaucional. Momento de la Tramitación.

Fase Permanente o Histórica

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA En general. actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones. regular normas creadas por un gobierno o el comportamiento de las personas La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos. La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento. el soporte y el recorrido. el COMO. Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica. Elaboración: Es la edición del documento. informativo y archivístico. mediante la aplicación de Normatización y la Normalización. Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional comunicativo. que se requieren según el tipo documental. estos son: Momento de Gestión: Denominado también pre archivo. Normatización: Es el conjunto de la > estado de derecho para dentro de la sociedad. las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación. Dr. el CUANDO y el CON QUE en los procesos. Este momento comprende: > Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información. en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. que regulan el proceso Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUE. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador .

Coordinador . el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma. El término de la tramitación da paso a la vigencia.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. Planeación MOMENTO DE GESTION Elaboración Tramitación Inicia la Vigencia Momento Intermedio: Llamado también archivístico. es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. Para documentos en papel. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Es el momento de la vigencia y del plazo Precaucional. Dr. Puede decirse que el documento: informa. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. testimonia o dispone.

ENRIQUE ANTURI VARGAS. testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. > Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia. > Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Cuando termina el Plazo Precaucional? > Cuando hay prescripción legal o de derecho. > Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. > Por disposición legal.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga. Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final. La vigencia es el momento central en la vida de un documento. como en el caso de los documentos de carácter informativo. Dr. se establece convencionalmente tal fecha. o sea. > Cuando lo establece la tabla de retención documental. Coordinador . El Plazo Precaucional persigue: > Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto. a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia. > Por enterarse del documento. cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final. Por qué concluye la vigencia? > Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.

ENRIQUE ANTURI VARGAS.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA MOMENTO INTERMEDIO Informa Testimonia Dispone Precaucional Momento de Vigencia El documento cumple con el objetivo para el que fue creado Dr. Coordinador .

Coordinador . ENRIQUE ANTURI VARGAS.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Dr.

Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. investigativo o cultural que impiden su destrucción. económico. independiente de otras series documentales de la misma institución. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado. ENRIQUE ANTURI VARGAS. político.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Momento Permanente: Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo. Coordinador .

Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos. son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural. Coordinador . por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional.

precisar el ciclo vital de un documento es una actividad que requiere de investigación. ya que al igual que los seres humanos cada documento es único. establece su ciclo vital. Destino final. Recordéris: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS PRIMERA EDAD (Pre-Archivo) Momento de Gestión Información Soporte Recorrido Normalización Elaboración Normatización Investigación Tramitación Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Cultura SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD Momento Permanente Momento Histórico Memoria institucional Historia Ciencia Momento Intermedio Vigencia Planeación Plazo Precaucional Dr.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA DOCUMENTO Ciclo Vital de los Documentos Actividad de Aprendizaje Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico. defínelo. Coordinador . y especifica: Cada una de las etapas que cumple. 2. realiza las siguientes actividades: 1. Teniendo en cuenta lo anterior. que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras. Cada uno de sus momentos. Nota: Ten siempre presente que. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful