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Ciclo Vital de Los Documentos de Archivo.oandes Gerencia

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ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

CICLO VITAL
Momento de Gestión Momento Intermedio (Pre-archivo) Momento Permanente: Histórico-Institucional Histórico

1 Edad

2 Edad

3 Edad

Momento de la Planeación. Momento de la Elaboración. Momento de la Tramitación.

Momento de Vigencia. Momento del Plazo Precaucional. Momento de la Tramitación.

Fase Permanente o Histórica

Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS, Coordinador

en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este momento comprende: > Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información. regular normas creadas por un gobierno o el comportamiento de las personas La Normatividad Archivística jurídica es el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA En general. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Coordinador . que se requieren según el tipo documental. mediante la aplicación de Normatización y la Normalización. Normatización: Es el conjunto de la > estado de derecho para dentro de la sociedad. el CUANDO y el CON QUE en los procesos. el COMO. informativo y archivístico. Normatividad Administrativa: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional comunicativo. actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones. Elaboración: Es la edición del documento. Normalización: Abarca la Normatividad Administrativa y la Normatividad Técnica. Dr. las edades de los documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del valor de los documentos para la tramitación. que regulan el proceso Normatividad Técnica: Es el conjunto de normas que regulan el QUE. el soporte y el recorrido. La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento. estos son: Momento de Gestión: Denominado también pre archivo.

el acto administrativo concreto que marca el principio de la vigencia es la firma. Es el momento de la vigencia y del plazo Precaucional. Planeación MOMENTO DE GESTION Elaboración Tramitación Inicia la Vigencia Momento Intermedio: Llamado también archivístico. Coordinador .ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Tramitación: Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento. Dr. testimonia o dispone. Puede decirse que el documento: informa. El término de la tramitación da paso a la vigencia. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Para documentos en papel. es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

Coordinador . La vigencia es el momento central en la vida de un documento. se establece convencionalmente tal fecha. Dr. > Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero. El Plazo Precaucional persigue: > Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto. cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final. > Cuando lo establece la tabla de retención documental. como en el caso de los documentos de carácter informativo. Por qué concluye la vigencia? > Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga. ENRIQUE ANTURI VARGAS. > Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final. > Por enterarse del documento. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia. > Por disposición legal. > Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Cuando termina el Plazo Precaucional? > Cuando hay prescripción legal o de derecho. testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. o sea. a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia.

Coordinador .ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA MOMENTO INTERMEDIO Informa Testimonia Dispone Precaucional Momento de Vigencia El documento cumple con el objetivo para el que fue creado Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

Coordinador . ENRIQUE ANTURI VARGAS.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Dr.

Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado. investigativo o cultural que impiden su destrucción. independiente de otras series documentales de la misma institución. político. económico. Coordinador .ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Momento Permanente: Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo. ENRIQUE ANTURI VARGAS.

ENRIQUE ANTURI VARGAS. son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural. por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional. Soporte legal MOMENTO PERMANENTE Memoria institucional Dr. Coordinador .ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos.

precisar el ciclo vital de un documento es una actividad que requiere de investigación. Coordinador . realiza las siguientes actividades: 1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema. Cada uno de sus momentos. establece su ciclo vital.ORGANIZACIÓN DE ESTUDIOS TÉCNICOS DE LOS ANDES OANDES GERENCIA ORGANIZACIONAL Y MERCADOTECNIA DOCUMENTO Ciclo Vital de los Documentos Actividad de Aprendizaje Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico. Recordéris: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS PRIMERA EDAD (Pre-Archivo) Momento de Gestión Información Soporte Recorrido Normalización Elaboración Normatización Investigación Tramitación Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Funciones Archivísticas Cultura SEGUNDA EDAD TERCERA EDAD Momento Permanente Momento Histórico Memoria institucional Historia Ciencia Momento Intermedio Vigencia Planeación Plazo Precaucional Dr. ENRIQUE ANTURI VARGAS. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital. Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento. Destino final. Nota: Ten siempre presente que. que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Teniendo en cuenta lo anterior. 2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras. defínelo. ya que al igual que los seres humanos cada documento es único. y especifica: Cada una de las etapas que cumple.

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