Proyectos INAGEP M2 - DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARTE 2 PDF

Gerencia de Proyectos PMI - INAGEP
M1. Dirección de los Proyectos PM

4. Gestión de la Integración del Proyecto
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución:
Objetivos Restricciones Riesgos
Necesidades Hitos
Proyecto
Entregables Indicadores
• Documento que certifica el nacimiento del proyecto Acta de
Constitución del
Proyecto
Consideraciones Iniciales
Recuerda: Ayuda:
Cambios por
Eventualidades Motivación Evitar
Inicial Desviaciones
¿Qué contiene un Acta de Constitución de un Proyecto?
1 Antecedentes
Responde a la pregunta: ¿Por que requerimos este Proyecto? Describe el problema que se resuelve con el Proyecto.
2 Metas
Describir la metas del Proyecto, y la manera en que se medirá su logro
3 Alcance
¿Que producto, servicio o resultado se espera generar mediante el proyecto?
4 Partes Interesadas
Listado de las personas con algún interés en el Proyecto:
patrocinadores, clientes, integrantes del equipo, etc.
¿Qué contiene un Acta de Constitución de un Proyecto?
5 Hitos
Establecer las fechas significativas para el proyecto: inicio, finalización, fechas importantes, etc.
6 Presupuesto
De ser posible, determinar el presupuesto asignado al proyecto
7 Restricciones, riesgos, limitantes
Partes
Contexto Interesadas
Enunciado del
Problema Roles y Responsabilidades
Alcance del
Problema Presupuesto
Restricciones,
Riesggos
Metas
Beneficios Hitos
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto:
➢ Engloba todos los planes desarrollados durante los diferentes procesos de planificación.
➢ El Director de Proyecto es el responsable de planificar un proyecto y de asegurar que se ejecuten las tareas
según este plan: alcance, costos, pazos, calidad, etc.
➢ El Plan de Proyecto solo debe cambiarse mediante una solicitud de cambio aprobada formalmente de
acuerdo al procedimiento de Control de Cambios
➢ Incluye los planes:
❑ Plan de Gestión del Alcance: ¿Qué hay que hacer?

❑ Plan de gestión para el Cronograma: ¿Cuándo hay que hacerlo?
❑ Plan de Gestión de los Costos: Cuánto nos va a costar hacerlo?
❑ Plan de Gestión de Riesgos
❑ Plan de Gestión de la Calidad
❑ Plan de Gestión de Recursos Humanos
❑ Plan de Gestión de Comunicaciones
❑ Plan de Gestión de las Adquisiciones
❑ Ciclo de vida del proyecto / Fases

❑ Procesos que se aplicaran en cada fase
❑ Herramientas y técnicas que se implementaran
❑ Dependencias e interacciones entre procesos
❑ Entras y salidas
❑ El modo en que se ejecutará el trabajo
¿Cómo se planifica? Aprobación formal de la

Línea Base: “Plan de
✓ Secuencialmente Dirección del Proyecto”
✓ Iterativamente
Hay que recordar que la planificación es un proceso que se mantendrá a lo largo dela vida del proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto:
Conjuntamente, la planeación del Proyecto, y la dirección y Gestión nos llevarán a satisfacer los objetivos del
proyecto, durante la ejecución habrá necesidad de continuar con actividades de planeación, mas sin embargo
los objetivos y la línea base ha sido determinada.
Desarrollar Dirigir y Satisfacer

el Plan del Gestionar los
Proyecto el Proyecto objetivos
➢ Ejecutar las tareas previstas según el Proyecto.

➢ Es necesario apegarse completamente al Plan del Proyecto (Puede cambiarse)
➢ Resultado: Entregables del Proyecto
Realizar el Trabajo (Acorde al Plan)
Recolectar y Reportar Datos (desempeño del trabajo)
Implementar cambios ( Previamente Parobados)
Gestionar el Proyecto
Participación de Interesados
Es muy recomendable una Reunión de Lanzamiento del Proyecto (Kick-Off)

Lanzamiento
Formalizar el
inicio
Hitos y Plazos
Definir roles y
responsabilidades
Objetivos de la Reunión:
• Conocer los integrantes del equipo
• Aclarar los objetivos
• Motivarlos para alcanzar los objetivos
• Resolver dudas
Formato:
• Social
• Reunión formal
• Videoconferencia
Todos los involucrados deben estar presentes

En caso de una ausencia justificada, la reunión podría grabarse
4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto:
Gestión de Proyectos se define como:

“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto para alcanzar los requerimientos del proyecto”
* PMI
El Director de Proyecto debe verificar que el equipo:

• Trabaje en conjunto
• Tenga acceso a la información relevante y actualizada
• Se comunique por los canales definidos / adecuados
Herramientas:
Tutorial:
Herramientas Administrativas:
https://www.openproject.org/
https://trello.com
https://monday.com
Liderazgo Situacional
https://www.udemy.com/gestion-de-proyectos-
pequenos/learn/v4/t/lecture/11946686?start=0
Cada persona ha acumulado una serie de conocimientos mediante entrenamiento,

experiencias, amigos, etc., que nos ha servido para resolver distintas situaciones
problemáticas del día a día, esencialmente, resolvemos problemas gracias a que
conocemos la respuesta o a alguien que la conoce
La Gestión del conocimiento nos ayuda para aplicar el
conocimiento colectivo a determinada meta de una
organización. Es indispensable que las personas tengan
para esto, el conocimiento que necesitan, donde lo
necesiten y cuándo lo necesiten. Conocimiento correcto
el lugar correcto en el instante correcto.
La gestión del conocimiento es un tema complejo, pues el conocimiento reside en

cada persona, y su voluntad de compartirlo o utilizarlo es un tema también de cada
individuo. Lo que podemos hacer es establecer las condiciones en las cuales las
personas sientan la comodidad de crear, aprender, usar y compartir el conocimiento
en beneficios de la organización, de la gente que trabaja en esta y sus clientes
El conocimiento correcto es el que necesitamos en orden de hacer un mejor

trabajo, ya sea diagnosticar un paciente, tomar una decisión, responder con una
propuesta, suministrar un tratamiento, entrenar un compañero, interpretar una
investigación, utilizar un sistema de cómputo, gestionar un proyecto, negociar con
un proveedor, etc. Información y conocimiento suelen encontrarse en muchos
lugares, como por ejemplo en una persona.
El Lugar correcto es en el punto de acción o decisión.
El tiempo correcto es cuando tu (la persona que
hace el trabajo) lo necesita
Herramientas y Técnicas:
❑ Revisión de Lecciones Aprendidas
❑ Comunidades de prácticas
❑ Auditorías de conocimiento
❑ Desarrollo de estrategias de Gestión de Conocimiento
❑ Entrevistas de salida
❑ Identificar y compartir buenas prácticas
❑ Centros de conocimiento
❑ Cosecha de conocimiento
❑ Asistencia entre pares
❑ Análisis de cadenas sociales
❑ Historias contadas
❑ Páginas blancas
❑Revisión de Lecciones Aprendidas
Es una plática donde los participantes de un proyecto o actividad comentan lo
sucedido, por qué sucedió, que estuvo bien, que necesidades de mejora y que
lecciones se pueden aprender de dicha experiencia. NO es una sesión para
resolver problemas, se trata de una sesión de apertura y aprendizaje
Es importante que participe las personas que
deben participar, formalizar un facilitador y
compartir las conclusiones sobre aprendizaje
de la sesión
❑Comunidades de prácticas
Es un grupo de personas con intereses específicos y comunes sobre algún tema
del cual desean compartir, por ejemplo, in círculo de lectura sobre determinado
autor, o agrupaciones de profesionistas, últimamente han proliferado estos grupos
de manera virtual, ya sea en grupos de FB, o por medio de Meetup.com (Por
ejemplo una comunidad de Project managers)
Es común que estas comunidades sean formadas de manera
voluntaria y promovidas por un líder, quien podrá fungir como
facilitador en las sesiones, y además siempre existe una
librería de recursos para sus miembros (normalmente virtual)
❑Estrategia de Gestión del Conocimiento
Es un plan que describe cómo la organización gestionará el conocimiento para
beneficio de la propia organización y las partes interesadas
Es común que se plasme en un documento y que

indique donde de donde se parte y hacia donde se
desea llegar y cómo se llegara a dicha meta.
❑Entrevistas de salida
Tradicionalmente se realizan cuando las personas dejan la organización, su
propósito es tener una retroalimentación de parte de los empleados.
La curva de aprendizaje de los nuevos miembros

se puede acelerar con esta práctica, y es una
herramienta de ganar-ganar que puede generar
mas compromiso en un futuro hacia la
organización
❑Asistencia entre pares
Es un proceso en el cual un grupo de personas de un proyecto asiste con
experiencias y herramientas a otro grupo de otro proyecto, procurando establecer
relación de pares: persona a persona, que hará el rol de “asesor” en herramientas
de gestión del proyecto.
❑Historias contadas
Es el uso de historias en la organización como medio de comunicación donde se
comparten ejemplos de casos de éxito, enfatizando el enfoque, la planeación y las
decisiones que se tomaron para poder lograr dichos resultados.
Las historias proveen el contexto y que suele
ser adaptable a una infinidad de contextos
presentes en la organización, proveen un
ejemplo de toma de decisiones y de esfuerzo
para un logro.
Los factores que mas influyen el la gestión del conocimiento de un proyecto son:
las personas, los procesos y la tecnología
Personas:
Es el activo mas importante de las organizaciones, el crear, compartir y usar
información se hace por las personas, se puede invertir en tecnología o en
procesos, pero si las personas no lo hacen, será una mala inversión.
Frases como: “El saber es poder”, “No tengo tiempo de enseñarte”, Ese no es mi
trabajo”, “Eso es usar las ideas de otras personas y obtener el crédito”, “Nunca me
dijeron como debiera de hacerlo”, “me quieres enseñar a hacer mi trabajo”, “no”
Son frases que evidencian que la prioridad en la
Gestión del conocimiento son las personas.
Personas:
Existen dos aspectos en los que el Director de Proyecto debe enfocarse: la cultura
organizacional y el comportamiento individual:
Asumiendo que las personas compartirán conocimiento, una vez que las
barreras para hacerlo sean removidas, debemos enfocarnos primeramente en
el comportamiento individual, entender dichas barreras y buscar eliminarlas,
introducir políticas y prácticas que faciliten este compartir conocimiento.
Liderar con el ejemplo, dar reconocimiento, hacer
del conocimiento parte del trabajo, demostrar su
valor, son algunas herramientas para este fin
Procesos:
Cada organización tiene definidos proceso que operan a distintos niveles
organizacionales, la forma en que estos de han definido influye en la Gestión del
Conocimiento.
Se requiere definir procesos que faciliten esta tarea,
procesos como detección de necesidades de
capacitación, planes para atenderlos, dar acceso a las
persona a los proceso y a la infraestructura necesaria
para acceder a ellos, las herramientas revisadas
anteriormente son una muy buena recomendación
Tecnología:
El uso de herramientas tecnológicas ayuda a tener una mejor organización de
cada vez mas información, además ayuda a conectar personas y esto colabora en
el compartir conocimiento.
Es importante que las organizaciones fijen políticas
para el uso adecuado de los medios de comunicación
y evitar caer en distracciones y costos extras, por el
costo de la tecnología en sí y por el tiempo perdido
en actividades que no zgregan valor
Recomendaciones generales:
• Definir políticas de Gestión del Conocimiento alineadas a las cultura, los procesos, las
prácticas de la organización
• Usar el Conocimiento existente, antes de pretender generar más conocimiento.
• Integrar el Conocimiento del proyecto al Conocimiento del a Organización
• Comunicar y socializar el conocimiento.
• Identificar los dueños del conocimiento
4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto:
Ejecución Recopilación
de datos Monitoreo
Controlar el
Proyecto
Recopilación de datos
•Información de identificación el proyecto

•Estado y avances: lo positivo
•Problemas y riesgos: lo negativo
•Seguimiento de cifras clave
•Resumen del estado del proyecto
Hoja de Monitoreo
Formato disponible
Controlar el proyecto
•En caso de retraso de actividades planeadas:
Fast-Tracking (Varias tareas simultaneas)

Controlar el proyecto
•En caso de retraso de actividades planeadas:
Crashing (Compresión de tareas)

4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios:
Fase de diseño
Fases finales
•Si un proyecto se desvía “Significativamente”

del plan original, se debe solicitarse
formalmente un Cambio y esta solicitud
requiere una aprobación formal
✓ Analizar los cambios:

✓ Impacto
✓ Alternativas
✓ Evaluar el impacto
✓ Costos
✓ Tiempo
✓ Notificar a los interesados

✓ Decisión
✓ Alternativa
✓ Modificar la Línea Base
4.6 Cerrar el Proyecto o Fase:
Entregable 1 Acta Entrega-Recepción

4.6 Cerrar el Proyecto o Fase:
Completar/cerrar contratos con proveedores
Cierre / Entrega de Inventarios
Cierre administrativo / Financiero
Entrega de documentos (planos) y

Maquinaria
5. Gestión del Alcance del Proyecto
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
5.2 Recopilar los requisitos:
❑ Identificar los interesados:

(Stakeholders)
❑ Analizar las necesidades de los interesados
❑ Requisitos
❑ Intereses
❑ Grado de influencia
❑ Participación
5.3 Definir el Alcance:
Enunciado del alcance del proyecto:

• Describe con detalle los Entregables del Proyecto y el trabajo necesario para hacerlo
• Debe ser entendido por los miembros del equipo y las partes interesadas
• Contiene las exclusiones explícitas del alcance
• Proporciona la Línea Base para evaluar si las solicitudes de cambio o

de trabajo adicional se encuentran dentro de los límites del proyecto
5.4 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT):
Estructura del Desglose del Trabajo (EDT)
Proyecto Es una descomposición jerárquica del trabajo en

componentes mas pequeños y fáciles de gestionar
Entregable Entregable Entregable
1 2 n
1.1 2.1 n.1

Paquete Paquete Paquete
de trabajo de trabajo de trabajo
1.2 2.2 n.2

5.4 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT):
Estructura del Desglose del Trabajo (EDT)
Proyecto ✓ Tener un visión general del proyecto
Entregable Entregable Entregable ✓ Estimar tiempos, costos, recursos, riesgos

1 2 n
1.1 2.1 n.1 ✓ Facilitar la comunicación

✓ Controlar los cambios
1.2 2.2 n.2
5.5 Validar el Alcance
Los niveles superiores suelen representar los entregables principales del proyecto y son
adecuados para evaluar al equipo, comunicar el progreso a los interesados y medir en general
el grado de cumplimiento del proyecto
Los niveles inferiores son mas adecuados para

la gestión: tiempos, costos, recursos, riesgos,
etc.
5.6 Controlar el Alcance 5.6:
La mayoría de los problemas en la Gestión de los Proyectos es debido a errores en la elaboración dela EDT:
• Incompleta (Falta trabajo, entregables, recursos, etc.)
• Poco clara (Objetivos / entregables mal descritos /delimitados)
• Muchos cambios (Mal definida originalmente)
• Fallas en los controles de los entregables
• Problemas en las comunicaciones
Lo que NO está en el EDT NO se hace:

• NO modificar los costos
• NO las fechas comprometidas para cada tare / entregable
• NO modificar el alcance
• NO modificar la Línea Base
6. Gestión del Cronograma del Proyecto
6.1 Planificar la Gestión del Cronograma
6.2 Definir las actividades
6.3 Secuenciar las actividades
6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma

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M1. Dirección de los Proyectos PM

Objetivos Restricciones Riesgos

❑ Plan de Gestión del Alcance: ¿Qué hay que hacer?

❑ Ciclo de vida del proyecto / Fases

¿Cómo se planifica? Aprobación formal de la

Desarrollar Dirigir y Satisfacer

➢ Ejecutar las tareas previstas según el Proyecto.

Recolectar y Reportar Datos (desempeño del trabajo)

Implementar cambios ( Previamente Parobados)

Es muy recomendable una Reunión de Lanzamiento del Proyecto (Kick-Off)

Todos los involucrados deben estar presentes

Gestión de Proyectos se define como:

El Director de Proyecto debe verificar que el equipo:

Cada persona ha acumulado una serie de conocimientos mediante entrenamiento,

La gestión del conocimiento es un tema complejo, pues el conocimiento reside en

El conocimiento correcto es el que necesitamos en orden de hacer un mejor

Es común que se plasme en un documento y que

La curva de aprendizaje de los nuevos miembros

•Información de identificación el proyecto

•En caso de retraso de actividades planeadas:

Fast-Tracking (Varias tareas simultaneas)

•En caso de retraso de actividades planeadas:

Crashing (Compresión de tareas)

•Si un proyecto se desvía “Significativamente”

✓ Analizar los cambios:

✓ Notificar a los interesados

Entregable 1 Acta Entrega-Recepción

Entregable 2 Acta Entrega-Recepción

Entregable 3 Acta Entrega-Recepción

Completar/cerrar contratos con proveedores

Cierre / Entrega de Inventarios

Cierre administrativo / Financiero

Entrega de documentos (planos) y

❑ Identificar los interesados:

❑ Analizar las necesidades de los interesados

Enunciado del alcance del proyecto:

• Contiene las exclusiones explícitas del alcance

• Proporciona la Línea Base para evaluar si las solicitudes de cambio o

Proyecto Es una descomposición jerárquica del trabajo en

1.1 2.1 n.1

1.2 2.2 n.2

Proyecto ✓ Tener un visión general del proyecto

Entregable Entregable Entregable ✓ Estimar tiempos, costos, recursos, riesgos

1.1 2.1 n.1 ✓ Facilitar la comunicación

Los niveles inferiores son mas adecuados para

Lo que NO está en el EDT NO se hace:

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