ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACION

GUIA DE APRENDIZAJE No. 02

COMPETENCIA
ACT_2_DOCUMENTOS_COMUN_INTERNA

RESULTADO_2
DOCUMENTOS_COMUN_INTERNA

INTEGRANTES:
AZZENETH REINOSO REDONDO
MARELVIS VASQUEZ
NEIZA RANGEL PALMERA
YOJANIS DE LA CRUZ
DALGIS PADILLA
LILIANA BARROS

INSTRUCTOR
PATRICIA ROCHA SIERRA

SENA
CENTRO INDUSTRIAL DE ENERGIAS ALTERNATIVAS
TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1819963)
SEDE MAICAO
 Recuerdo y fortalezco conocimientos de ¿cómo redactar?
 TEMA Documentos de comunicación interna
A. El aviso: Refiere aquel anuncio o noticia que una persona. Entidad tiene para darle a otra
o bien, aquel destinado a un público mucho más amplio y que pueda referir a cualquier
situación palusible de ser comunicada.

B. El memorándum o la nota de régimen interno: es, en su aceptación básica, un informe

donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción.
También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo
debe recordar.

En el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos solemne que la

memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en
cuenta en los asuntos más importantes. Generalmente, los memorándum diplomáticos no
se encuentran firmados.

Por último, la RAE también aclara que un memorándum puede referirse a una nota que se
envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o incluso a un
resguardo bancario.

C. El informe: consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un

hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la
consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Ejemplo: “Pídele al contador que me alcance el informe del último trimestre”, “El
diputado presentará un informe sobre la actuación del ministro”.
 “El noticiero emitirá mañana un informe de los Juegos Olímpicos”.
D. La convocatoria: es un anuncio o un escrito con el cual se convoca a un determinado
evento o acontecimiento que se producirá; también se suele emplear como sinónimo de la
palabra citación.
Aviso a través del cual se le notifica a alguien de la realización de un evento. En tanto, la
acción de convocar implica citar o llamar a una o más personas para que asistan a un
determinado lugar o a un acto que se celebrará. Por ejemplo: ”La presidenta electa
convocó a sus seguidores para que la acompañen en el cierre de su campaña. Mañana no
podré asistir a la convocatoria de asamblea, tengo otro compromiso previsto”.Entonces,
en el plano general, la convocatoria es una especie de llamado público que alguien, un
individuo, una organización, realizan con algún objetivo determinado, por ejemplo, se
envía un documento escrito a cada uno de los propietarios de un edificio para que asistan
a la asamblea ordinaria en la cual se tratarán temas inherentes al funcionamiento del
edificio.

E. El acta: documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la
misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así
también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la
reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones
en las cuales se elaborará un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una
asociación de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo.

En general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas, que recoge
las actas labradas a lo largo de un período de tiempo determinado, de manera cronológica,
y el orden esta dado por una enumeración de sus páginas.
 Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas
ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los
participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuales
han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los
convocantes como los convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las
cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna persona
que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

En este sentido, la mayoría de las veces se designa a una persona que posea
conocimientos sobre la redacción y la presentación de este tipo de documentos, que en
general suele ser el secretario o secretaria de la comisión, sea cual sea el tipo de
organismo u organización de la cual estemos hablando.

Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto bueno
acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican cuales
han sido las conclusiones o los acuerdos a los cuales se ha arribado. Por eso, al finalizar la
reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando así constancia de su
participación y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.

Actividades
1. Vuelve a leer el texto de las Figuras 4.3 y 4.4 y después contesta a las siguientes
preguntas:
a) ¿Cuál es la finalidad que tiene un aviso en una empresa?
Intenta advertir o comunicar una novedad, ya sea por vía oral o escrita. En este segundo caso,
puede manifestarse en forma de cartel o señal. Las tiendas suelen pegar avisos en sus puertas o
vidrieras con todo tipo de información dirigida a la captación de nuevos clientes, pero también
para comunicar diversas cuestiones a los asiduos (“Cerrado por vacaciones”, “Vuelvo en cinco
minutos”, “10% de descuento en todos los productos”, “Mañana abrimos en horario reducido”,
etc.).
Resulta evidente que los avisos tienen diferentes funciones. Existen algunos que advierten sobre
un peligro potencial (“A 100 metros, curva pronunciada”), otros que difunden ciertas normas o
prohibiciones (“Prohibido fumar”) y algunos que se limitan a exponer un mensaje de distintas
características (“Sonría, lo estamos filmando”).

Otro uso del concepto de aviso aparece en la publicidad. En este contexto son también llamados
anuncios, y se trata de los mensajes publicitarios que se difunden a través de los medios de
comunicación o en la vida pública: “El nuevo aviso televisivo de la marca deportiva cuenta con
la participación de grandes tenistas de toda la historia”, “La empresa retiró su anuncio de la
revista en disconformidad con su política editorial”.

b) ¿Cuál es la diferencia entre el aviso y la nota interior de régimen interno?

Las notas son escritos breves, y generalmente informales, que sirven para recordar algún asunto
o acontecimiento, o para advertir de cualquier circunstancia (una llamada telefónica en ausencia
de alguien, el encargo para una persona...) Su intención comunicativa es redactar un breve texto
con un fin muy preciso.
Es habitual en la casa, por ejemplo, colocar sobre la puerta del frigorífico notas como éstas:
Mamá, mañana despiértame a las 7.
Luis, tienes la bolsa deportiva en la taquilla
Se trata de textos(en el ámbito doméstico) que sirven como recordatorio, aunque generalmente
en otros lugares públicos, y del ámbito laboral, también pueden verse algunas notas.

¡Ojo!, fachada pintadaMañana cerrado por fiestas locales

Se traspasa negocio
Son notas de advertencia e información que van dirigidas al público en general, o usuario de un
servicio.

Por otro lado, los avisos son un tipo de textos que se redactan con más formalidad o detalle.
Suelen ser escritos breves (pero más largos que las notas) en los que se informa públicamente de
algún asunto; pueden ser escritos de compañías de servicios o de organismos oficiales, pero
también de entidades menos públicas, como por ejemplo, una comunidad de vecinos.
Se recuerda a los vecinos que a partir del día 25 se procederá a la recogida de basuras a partir de
las 7 de la tarde. Se ruega se abstengan de depositar las bolsas en el rellano hasta media hora
antes de dicha recogida.

Se recuerda a los trabajadores del turno de noche que pueden pasar por la Oficina de Recursos
Humanos a recoger sus nóminas, en los próximos días hasta el fin de semana. La no recogida de
dichas nóminas podrá afectar al retraso en el pago de la mensualidad correspondiente.

c) ¿Para qué se suele utilizar un informe?

Es un documento que muestra los resultados de una actividad. Conocido también como reporte
laboral o informe de resultados, sirve para evaluar la ejecución de una tarea o un conjunto de
tareas en relación con una determinada meta.

Para qué sirve un informe de trabajo

Puede tener como objeto medir la actividad de un empleado, un grupo o la empresa en su
totalidad. Se puede realizar durante un determinado momento del calendario o al finalizar el
proceso. Lo puede elaborar un supervisor, el propio empleado o recursos humanos.

Las empresas suelen utilizar el informe de trabajo para conocer la evolución de los negocios. Por
ello, se realizan a lo largo del año con una frecuencia que varía de empresa a empresa de acuerdo
con el propósito.

Puede entenderse como una fotografía del proceso de producción o de la evolución de los
servicios. Permite saber si las cosas están yendo de acuerdo con lo planeado y evaluar eventuales
ajustes de rumbo.

El informe de trabajo también es la base para las reuniones gerenciales de fin de año, cuando se
evalúan los resultados de todas las áreas de una empresa para rendir cuentas a los inversionistas.
2. Determina y anota en tu cuaderno qué sería necesario que figurara en el informe que
elabora un guardia civil que acude a un accidente de tráfico para que dicho documento se
considerara, en cada caso, descriptivo, valorativo o demostrativo.

Informe de accidente de tráfico

Cuando se ha producido un accidente de tráfico y han tenido que intervenir agentes de la Guardia
Urbana, éstos elaboran un informe o atestado con los datos y las pruebas del accidente. Este
documento incluye los datos de las personas y de los vehículos implicados en el siniestro, el
croquis del lugar del accidente y las observaciones hechas por la Guardia Urbana.

De este informe y de las fotografías tomadas en el lugar del siniestro se puede solicitar una copia,
siempre que hayan pasado como mínimo 20 días desde la fecha del accidente. En caso contrario
se puede solicitar un informe base con los datos de las personas y de los vehículos implicados en
el accidente.
¿Qué puede hacer?
Puede finalizar el trámite por internet: rellenar el formulario para generar la copia del informe de
accidente de tráfico y las fotografías e imprimirlo directamente.

Si el informe todavía no ha sido finalizado por la Guardia Urbana puede generar una copia del
informe base.

¿Qué necesita saber?

¿Cómo se hace el trámite?
Puede iniciar el trámite si es una compañía de seguros u otra empresa autorizada y dispone de un
nombre de usuario y de una contraseña que facilita la Guardia Urbana.

Si no los tiene, los puede pedir en la Oficina de Información y Trámites de la Guardia Urbana.

Rellene el formulario y confirme los datos.

Después
Si el tipo de copia de informe de accidente de tráfico que solicita no es gratuita, posteriormente
recibirá por correo postal el documento para efectuar el pago de las tasas.

Tenga a mano
Número de expediente del accidente
Matrícula del vehículo
Dirección del accidente
Fecha del accidente
¿Quién lo puede pedir?
Las compañías aseguradoras de los vehículos implicados en el accidente.

Documentación
Si el tipo de copia de comunicado de accidente de tránsito que ha solicitado es de pago, recibirá
posteriormente por correo postal la liquidación de las tasas a saldar.

Fechas
Puede solicitarse la copia del comunicado de accidente de tráfico una vez transcurridos 20 días
aproximadamente desde la fecha del siniestro.

Precio
Las copias de los datos básicos, que detallan únicamente los datos de las personas y vehículos
implicados, son gratuitas.

Informe de accidente de tráfico solicitado presencialmente:

Con una fotografía: 88,71 euros.

Por cada fotografía adicional: 3,73 euros. En este caso deben adquirirse todas las que consten en
el informe.
Informe de accidente de tráfico solicitado por internet:
Con una fotografía: 76,03 euros.
Por cada fotografía adicional: 3,12 euros. En este caso deben adquirirse todas las que consten en
el informe.
Organismo responsable
Transito Municipal

3. José Carlos Segura trabaja en el departamento administrativo de una empresa

constructora. Una de sus funciones es la redacción de las convocatorias de juntas de accionistas
de la empresa y de las actas correspondientes a cada una de ellas.
El próximo 15 de febrero a las 10.00 h. se ha convocado una junta ordinaria, cuyo orden del día
se compone de los siguientes puntos:
1. Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que asciende a $
400.000.000
2. Peticiones y preguntas.
La junta se celebró con la asistencia del 100 % de los accionistas. En la misma se decidió por
unanimidad que el beneficio se distribuyese ente los socios de forma proporcional al capital
aportado por cada uno de ellos. En el turno de peticiones y preguntas nadie dijo nada, por lo que
dicha reunión concluyó a las 11.00 h.
Elabora tanto la convocatoria de la junta de accionistas como el acta correspondiente.
4. En grupos de varios alumnos, redactad una convocatoria de reunión para debatir el
posible destino de un viaje de fin de curso y los medios de financiación. Una vez realizada la
reunión, cuando se logre un acuerdo, elaborad un acta en la que se resuma dicha reunión dejando
constancia del acuerdo tomado y de las posibles votaciones.
5. ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un acta?
6.. ¿Se podría utilizar indistintamente un aviso o una nota interior para comunicar un mismo
asunto? Justifica tu respuesta.
7. Busca en Internet una convocatoria (la de una junta general de accionistas de una empresa
o la de una comunidad de propietarios de viviendas) e identifica las partes que la componen. Te
proporcionamos para ello el siguiente enlace:
www.ocu.org/vivienda-y-energia/comunidad-de-pro- pietarios/modelos/convocatoria-de-junta-
general- ordinaria-y-anexo-de-delegacion-de-voto530754
 CONVOCATORIA DE JUNTA GENERAL ORDINARIA

COMUNIDAD DE PROPIETARIOS

‘[Nombre de la Comunidad]’

En [LOCALIDAD], [FECHA]

Conforme a lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal, por medio del

presente escrito se convoca JUNTA GENERAL ORDINARIA de la comunidad de propietarios
‘[nombre comunidad]’ sita en [dirección], [localidad] [provincia] ,para el [fecha], a las [hora]
horas en Primera Convocatoria o, si procede, a las [hora] en Segunda Convocatoria, en [lugar de
celebración], [localidad] [provincia]. para tratar el siguiente

ORDEN DEL DÍA

PRIMERO.- Lectura, si procede, del Acta de la Junta anterior. (Este punto no es obligatorio)

SEGUNDO.- Aprobación de las cuentas del ejercicio económico [fechas].

TERCERO.- Aprobación del presupuesto ordinario para el ejercicio económico [fechas].

CUARTO.-Liquidación de deudas de vecinos deudores a la comunidad de propietarios.

Autorización al Sr. Presidente y/o al Sr. Administrador para emprender acciones legales contra
los vecinos deudores a la comunidad de propietarios, quedando facultados para iniciar dichas
acciones legales por si mismos o en su caso otorgar poderes a favor de abogados y procuradores.
(Este punto, aunque no es obligatorio en Junta Ordinaria, será necesario si se pretende la
reclamación judicial a los morosos ya que la liquidación de la deuda en Junta de propietarios es
requisito para dicha reclamación)
QUINTO.- Renovación o reelección de cargos directivos y administrativos.

SEXTO.- Ruegos y preguntas. (Este punto no es obligatorio, pero si recomendable)

Debido a la importancia de los temas a tratar, ruego su asistencia personal o por delegación
cumplimentando al efecto el impreso que se acompaña.

Muy atentamente le saluda,

PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD

NOTA: Se recuerda a todos los propietarios que aquellos que en el momento de iniciarse la Junta
no se encontrasen al corriente de pago de todas las deudas vencidas con la comunidad y no
hubiesen impugnado judicialmente las mismas o procedido a la consignación judicial o notarial
de la suma adeudada, podrán participar en sus deliberaciones, si bien, no tendrán derecho de
voto. (art. 15.2 de la vigente LPH) . LOS PROPIETARIOS DEUDORES FIGURAN EN
LISTADO ANEXO.

REPRESENTACIÓN (NO CORTAR. Presentar o remitir el folio en su totalidad)

El firmante, propietario/a del piso/local/garaje ___________________ por medio del presente

escrito, concedo autorización a D./D.ª
______________________________________________________, para la asistencia y votación
en la Junta a celebrar el día __________________.

Firmado: D./D.ª ________________________.