Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Versión 2.0

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CODIGO:
CALIDAD (SIGCC) GRE-81115-M-01

MACROPROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA
VERSION:2.0
ENTIDAD
PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN Fecha: 28/07/2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Página 1 de 133

DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
VERSIÓN 2.0
VERSION:2.0
ENTIDAD

TABLA DE CONTENIDO
PÁG
INTRODUCCIÓN 4
OBJETIVOS 5
MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL 6
1. GESTIÓN DOCUMENTAL 9
1.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 9
1.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL 10

1.3. ENTREGA Y RECIBO DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES
DE PERSONAL 41
1.4. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 44
1.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 46
1.6. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS 51
1.7. SERVICIOS DE ARCHIVOS 53
1.8. ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS 59
2. GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 61
2.1. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADAS A OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES) 61
2.2. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS (RECIBIDAS DE OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES) 80
2.3. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (AQUELLAS
RECIBIDAS Y ENVIADAS DENTRO DE LA ENTIDAD) 94
2.4. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES 108
2.5. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS 113
VERSION:2.0
ENTIDAD

2.6. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE

COMUNICACIONES OFICIALES 115
2.7 SERVICIO DE CONSULTA EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 119
3. ASESORÍAS Y CAPACITACIONES EN GESTIÓN DOCUMENTAL A
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL Y GERENCIAS
DEPARTAMENTALES 120
3.1. ASESORÍAS Y CAPACITACIONES 120
3.2. ASESORÍAS Y CAPACITACIONES EN LAS GERENCIAS
DEPARTAMENTALES 123
3.3. ASESORÍA A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL NIVEL CENTRAL 124
3.4. ASESORÍAS TELEFÓNICAS, POR CORREO ELECTRÓNICO Y
PERSONALES 125
3.5. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL A LAS DEPENDENCIAS
DEL NIVEL CENTRAL 125
4. CONTROL 127
LISTA DE GRÁFICOS 129
LISTA DE ANEXOS 130
GLOSARIO 131
VERSION:2.0
ENTIDAD

INTRODUCCIÓN
El tema archivístico ha sido Contemplado en diferentes momentos de la historia del

país. En la legislación colombiana se han establecido normas sobre deberes y
derechos en materia de documentos como instrumentos de información. Por
ejemplo, la Constitución Política de Colombia de 1991 consagra, en el artículo 23, el
derecho de petición, que incluye el de solicitar y obtener acceso a la información
sobre la acción de las autoridades. En este mismo sentido se expidió la Ley 594 en
julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo. Además, el
Código Contencioso Administrativo contempla en su artículo 17 el derecho a la
información. Todas estas normas evidencian la constante preocupación por
respaldar legalmente la adecuada gestión de documentos, lo cual incluye la forma
de conservación, seguridad y acceso a los mismos.
En este orden de ideas y ante el desconocimiento de las normas legales y técnicas

que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, se hace necesario el
fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar el anacrónico concepto de
archivo como depósito de papel sin ningún valor u organización, por uno más
moderno que contemple la gestión documental desde la producción o recepción del
documento pasando por la organización, conservación, recuperación y difusión de la
información contenida en él.
La frágil situación de los archivos institucionales ha obedecido entre otras causas a

la ausencia de pautas claras y precisas en su manejo, lo que hace que cobre hoy
mayor vigencia el presente trabajo como un aporte al inicio de la organización y
posicionamiento del archivo en la Contraloría General de la República, que durante
su historia no ha sido tratado conforme a las normas y a la importancia que él tiene;
lo mismo que a racionalizar y normalizar la generación, recepción y envío de la
correspondencia dentro y fuera de la institución.
VERSION:2.0
ENTIDAD

OBJETIVOS
1- Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el Manejo

de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos.
2- Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la

conservación y uso del patrimonio documental de la Contraloría General de la
República.
3- Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la

documentación producida y recibida por la Contraloría General de la República en
desarrollo de sus funciones.
4- Sensibilizar a los funcionarios de la Contraloría General de la República sobre la

importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el
manejo de los documentos.
VERSION:2.0
ENTIDAD

MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL
Al abordar la elaboración de este Manual en lo concerniente a la normatividad básica

aplicable al quehacer archivístico en Colombia, encontramos que no existe un
compendio de normas que pueda servir como estatuto único y que sea contentivo de
toda la legislación que sobre el asunto en particular se haya expedido. Esa
dispersión normativa hace que el referente legal se ubique en distintos
ordenamientos lo que dificulta la referencia de la totalidad de las normas, sin
embargo nos permitimos resaltar las normas más destacadas aplicables al trabajo
de archivos.
La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los

Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos
ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la
información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos
públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su
ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la
Administración Pública.
La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos

oficiales, como también la obligación de inventariar el patrimonio documental de la
Nación, el decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del régimen
político y municipal.
Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de
la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización,
conservación y difusión del patrimonio documental del país.
La ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
La Ley 594 del 14 de julio de 2000 o Ley General de Archivos, relaciona las
responsabilidades que tienen los servidores públicos mientras cumplen su función y
aún después de que estos hayan finalizado su relación con las instituciones, así
como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la
conservación o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las
actuaciones de los servidores públicos.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Por su parte el Código Único Disciplinario Ley 734 de 2002, establece: ...custodiar y
cuidar la documentación que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo
su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, el
ocultamiento o utilización indebidos… Así mismo establece que los servidores
públicos responderán por la conservación de los documentos, útiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente
cuenta de su utilización.
Ley 951 del 31 de marzo de 2005, publicada en el Diario Oficial No.45.867 del 2 de
abril de 2005, acerca de la entrega, recepción y obligaciones de los servidores
públicos.
El Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo

General de la Nación, suministra las pautas y principios que regulan la función
archivista en las entidades oficiales.
Acuerdo 041 de 2000, por medio del cual el Archivo General de la Nación aprueba la
Tabla de Retención Documental de la Contraloría General de la República.
Acuerdo 060 de 2001, emanado por el Archivo General de la Nación, Por el cual se
establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Resolución Orgánica 5574 de 2004. Acerca de la aplicación de las Tablas de

Retención Documental en la Contraloría General de la República.
Resolución 5589 de 2004, por la cual se reglamenta en la Contraloría General de la

República, los procedimientos administrativos de orden interno, relacionados con el
trámite de derechos de petición, quejas y denuncias.
Resolución Reglamentaria 030 de 2006. Acerca de los tipos de archivos, creación

comité archivo y subcomités de archivos y sus funciones en la Contraloría General
de la República.
Resolución Reglamentaria 068 de 2008. Sobre asignación espacio físico para el

archivo de gestión y responsabilidades del profesional, tecnólogo y auxiliar
administrativo.
Resolución Reglamentaria 097 de 2009. Acerca de las modalidades de para

organización de archivos para las gerencias departamentales – responsabilidad de
los archivos.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Resolución Reglamentaria 101 de 2009. Reglamenta que existen cuatro archivos de

gestión para la Gerencia Administrativa y Financiera, asigna realizar dos reuniones
al año para el comité y subcomités de archivo de la Entidad. Se cambia la fecha de
entrega del informe de gestión documental.
Resolución Reglamentaria 104 de 2010 “Por medio de la cual se actualiza el valor de

la expedición de copias de documentos oficiales” o la que se encuentre vigente.
Memorando radicado con el número 2005IE32268 de fecha 23 de agosto de 2005,

sobre Responsabilidad Disciplinaria, emitido por el Director de la Oficina de Control
Disciplinario de la Contraloría General de la República.
VERSION:2.0
ENTIDAD

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO
Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de la gestión

documental en la Contraloría General de la República.
DESARROLLO
1.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
1.1.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
• La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de

los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus
funciones genere, maneje o tramite.
• Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los

documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención
Documental, definidas para cada una de las dependencias de la Contraloría General
de la República, a fin de identificar series, subseries y tipos documentales.
• Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el

código que le corresponde según de la Tabla de Retención Documental.
NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retención

Documental.
1.1.2. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES
Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales:
• Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios

electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó trazabilidad debe ser
almacenada en el mismo medio que se generó ó recepcionó. Posteriormente, se
debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de
Retención Documental, como lo muestra el gráfico 1. Los responsables de la
información deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en
las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en
esta materia establezca la Oficina de Sistemas e Informática de la Entidad, a fin de
garantizar su conservación. La centralización de la información estará a cargo del
tecnólogo de cada dependencia.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 1 - Clasificación electrónica documentos.
1.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL
• La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable

de cada carpeta.
• Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada

serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) y
respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más
antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último documento de la
carpeta. (Ver Gráfico 2)
Gráfico 2 – Ordenación Cronológica

VERSION:2.0
ENTIDAD

NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se

tiene en cuenta la fecha de radicación del documento.
• Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al

momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe
tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.
• Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos

duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas
o expedientes. Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del
mismo documento.
• Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de

cosedora, ganchos de legajar y clip.
• Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el

borde superior de cada folio.
Gráfico 3 – Alineación de documentos
• Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia

una hoja tamaño oficio (Ver Gráfico 3). Antes de perforar los documentos se
debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en
forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en
cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y
debidamente alineados (Ver Gráfico 4)
VERSION:2.0
ENTIDAD

Grafico 4. Perforación de documentos.
• Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador

plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o subserie.
1.2.1. FOLIACIÓN DOCUMENTAL
La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un

expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni
repetir números, como tampoco adicionar subíndices.
• La foliación la llevará a cabo el responsable de la carpeta o expediente.

Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser
entregada la carpeta a los responsables del Archivo de Gestión de cada
dependencia, quienes deben verificar la foliación.
• Para el proceso de foliación se debe utilizar lápiz de mina negra y blanda

tipo HB o B, iniciándose desde el número uno (1), el cual corresponde al primer
folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la
fecha más antigua.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha en el folio recto

(Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido del texto del
documento.
• Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie
o subserie. En el caso de series documentales simples, la foliación se ejecutará
de manera independiente por serie. En el caso de series documentales
complejas, cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la
continuación de la primera.
• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó Bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la hoja, se
registrará el número correspondiente al folio recto (Primera cara de un folio, la
que se numera).
• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre

un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
• No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño

irreversible al papel.
• No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los

separadores.
• Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, periódicos y revistas que

se encuentren en un expediente o carpeta tendrán el número de folio consecutivo
que les corresponde, aún cuando estén plegados. Cuando se deban separar de
las carpetas, se procederá a dejar un testigo documental (Ver Anexo 1) en el
lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar a que serie,
subserie y unidad de conservación pertenece, esto con el fin de facilitar su
recuperación y acceso. Estos documentos se deben referenciar en el formato
inventario de carpeta (Ver Anexo 2) y en el campo de observaciones precisar
número de folios del documento impreso, cantidad de anexos cuando no sean
folios, título, año y número total de páginas, según el caso.
• La referencia cruzada se utiliza para establecer un doble control para una

misma serie o subserie documental, para esto se debe llevar un Testigo
Documental (Ver Anexo 1), el cual se almacenara tanto en el orden que le
corresponde al documento al cual se le va a realizar la referencia cruzada dentro
VERSION:2.0
ENTIDAD

de la unidad de conservación (carpeta), como al inicio del soporte o tipo

documental que hace parte de la misma serie o subserie, pero que físicamente
se va a separar.
• Para los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales –CDS-, disquetes, videos, entre otros), se debe dejar en los
instrumentos de control o consulta (inventarios) constancia de su existencia y de
la unidad documental a la que pertenecen. Si se opta por separar este material
se hará la correspondiente referencia cruzada. Cada uno de los soportes
constituye un folio el cual se deberá marcar o foliar en el respectivo sobre o
cubierta adecuada que lo contiene.
• En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeño, como

facturas, fotos, entre otros, se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante
líquido, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el campo
de observaciones del formato inventario de carpeta (Ver Anexo 2), las
características del documento foliado, cantidad de documentos adheridos,
nombre de los documentos, fechas de los mismos y cualquier otro tipo de
observación que permita diferenciarlos.
• En caso de unidades de conservación (Libros de correspondencia, libros

de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados o paginados de fábrica,
deben aceptarse sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la
cantidad de folios o páginas que contiene.
• Si hay errores en la foliación, está se anulará mediante una línea diagonal

(/) y se procederá a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la última
foliación realizada (Ver Gráfico 5).
Gráfico 5 - Corrección de foliación.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• En el momento de imprimir un documento, si es posible y se tienen los

elementos necesarios, se debe hacer la impresión utilizando ambas caras del
folio; aunque se tenga información por ambas caras, es un solo folio.
• Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y

foliados, deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservación.
• Los documentos no se deben conservar en AZ, en ninguna de sus fases

(Archivo de Gestión, Archivo central y Archivo Histórico).
• Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga más de 200 folios

y requiera abrirse una nueva carpeta la foliación se hará en forma continua
• Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (máximo un 5% más), sin
que se afecte la integridad de la unidad documental.
Ejemplo de foliación de expedientes de más de 200 folios:
Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200 folios

Carpeta 2. Inicia con el folio 201 hasta el 400. Total 200 folios
Carpeta 3. Inicia con el folio 401…
Entrega de Papeles de Trabajo al Archivo de Gestión.
El Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC) como responsable del

Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia;
de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) adoptadas por la
Resolución 5574 de 2004 y sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el
Artículo 34 Numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público, imparte la
siguiente información para que la tengan en cuenta los funcionarios de la
Delegada de Vigilancia Fiscal del Nivel Central y los Grupos de Trabajo de
Vigilancia Fiscal del Nivel Desconcentrado.
El criterio básico de ordenación del expediente o carpeta es el cronológico y para

la organización de los papeles de trabajo del proceso Auditor, se debe tener en
cuenta su organización por asunto o Líneas de Auditoria, ya que las actividades
propias del proceso tienen una secuencia lógica y coherente en el tiempo,
previendo que la estructura permanezca siempre intacta.
Proceso Auditor.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Las clases de archivos que se manejan en el proceso auditoría integral son:
- Archivo Permanente.
- Archivo General.
- Archivo Corriente.
Cada uno se organizará y foliará en forma independiente en tantos expedientes o

carpetas como sea necesario, según la cantidad de folios. Se exceptúa de la
foliación el Archivo Permanente.
Ejemplo:
Archivo Permanente: No se foliará
Archivo Corriente: 2 carpetas
Carpeta 1. Del folio 1 hasta el 200 Total de folios 200

Archivo General: 3 carpetas

Carpeta 3. Del Folio 403 hasta el 560 Total de folios 158
Se respetará el orden establecido en el Guía Audite vigente, en lo referente a la

organización interna de los distintos archivos.
Índice de la carpeta
Se debe elaborar el Índice de la carpeta de acuerdo a lo establecido en la Guía

Audite vigente, hay que tener en cuenta que para el Archivo Corriente se elabora
un (1) índice por cada una de las fases.
Organización de expedientes judiciales.
Para la organización de expediente judiciales, se debe tener en cuenta las

diferentes etapas del proceso, es decir, se debe respetar la ordenación de cada
cuaderno, cada cuaderno debe iniciar la foliación en 1, si el cuaderno lo
conforman varias carpetas debe ser consecutiva, pero siempre se debe respetar
la integridad y conformación de cada uno de los cuadernos.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Los expedientes judiciales son ordenados cronológicamente y para la

organización de los cuadernos que conforman el proceso o expediente judicial,
se debe tener en cuenta su organización por cada uno de los cuadernos, ya que
las actividades propias del proceso tienen una secuencia lógica y coherente en
el tiempo, previendo que la estructura permanezca siempre intacta.
Ejemplo: Proceso de Jurisdicción Coactiva.
Los cuadernos que lo componen pueden ser:
- Cuaderno Principal.
- Cuaderno de Medidas Cautelares.
- Cuaderno de Excepciones
- Cuaderno de Nulidades
- Cuaderno Investigaciones de Bienes
Cada cuaderno se organizará y foliará en forma independiente en tantos

expedientes o carpetas como sea necesario, según la cantidad de folios.
Ejemplo:
Cuaderno Principal: 2 carpetas

Cuaderno de Medidas Cautelares: 3 carpetas

Carpeta 3. Del Folio 403 hasta el 560 Total de folios 158…
Organización de Carpetas o Expedientes.
La apertura y organización de las carpetas o expedientes se hará de acuerdo con

las series y/o subseries definidas en la Tabla de Retención Documental de cada
una de las Direcciones de Vigilancia Fiscal.
La identificación de las carpetas se hará en formato impreso sobre la cara

externa de la primera tapa de la carpeta (Ver Gráfico 6), ubicándola
horizontalmente en la esquina superior derecha con los siguientes datos:
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 6. Identificación de carpeta y ubicación
En el campo de Tipo de archivo se escribe el nombre del archivo: Archivo

General, Archivo Corriente o Archivo Permanente según corresponda.
Para los demás datos de identificación de las carpetas se debe diligenciar el

formato de identificación de carpetas, el cual debe ser diligenciado en letra
imprenta Arial 10 en computador, impreso y adherido con pegante líquido en la
cara externa de la carpeta en la esquina superior derecha en sentido horizontal
de la carpeta dejando un centímetro a cada lado de la esquina. Las medidas del
formato son: 9 cm de largo y 15.5 cm de ancho.
La CUENTA presentada por el Sujeto de Control y uno de los insumos del

Proceso Auditor, se entregará por separado (ésta no hace parte de ninguno de
los Archivos de la Auditoría), se Identificará así: (Ver Gráfico 7)
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 7. Ejemplo de identificación de carpeta para la cuenta en un proceso

auditor.
El documento con fecha más antigua de producción o recepción, será el primer

documento que se encontrará al abrir la carpeta y el de la fecha más reciente
debe estar al final de la misma, es decir, se dispondrán en orden cronológico de
arriba hacia abajo con sus respectivos soportes. Para la Serie Documental
Auditoria Integral se excluye el formato de inventario de carpeta.
Foliación.
El proceso de foliación lo hará el Equipo Auditor, de acuerdo al numeral 1.2.1. de

éste Manual.
1.2.2. IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN
• Para la identificación de las carpetas se debe diligenciar el siguiente

formato en letra imprenta Arial 10 en computador, impreso y adherido con
pegante líquido en la cara externa de la carpeta en la esquina superior derecha
en sentido horizontal de la carpeta dejando un centímetro a cada lado de la
esquina. (Ver Gráfico 8). Las medidas del formato son: 9 cm de largo y 15.5 cm
de ancho. (Ver Gráfico 11).
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 8. Ubicación del Rótulo de Identificación en una carpeta.
A los Informes de Auditorías se debe colocar el Formato de Identificación de

Carpetas en la parte inferior de la carátula del Informe, de la siguiente manera:
Gráfico 9. Ubicación del Rótulo de Identificación en un Informe de Auditoría.

VERSION:2.0
ENTIDAD

Para el caso de los tomos, el rótulo de identificación de carpetas (Anexo 3) se

colocará en la parte superior de la cubierta u hoja que protege el documento, la cual
se encuentra ubicada después de la tapa del tomo, dejando dos (2) cm desde el
borde superior y centrado.
Gráfico 10. Ubicación del Rótulo de Identificación en un Tomo.

VERSION:2.0
ENTIDAD

El rótulo Anexo 3 Identificación de Carpeta, se diligencia de la siguiente manera:
Gráfico 11. Rótulo de Identificación.
• Los campos (6) Fecha, (7) No. Folios, (8) Carpeta y (9) Datos de
Transferencia, del Anexo 3 Identificación de Carpetas, pueden ser
diligenciados con esfero negro y en letra imprenta.
1. SECCIÓN: Unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la

Subsección u oficina productora, tal como aparece en la Tabla de Retención
Documental (TRD) de cada dependencia.
Ejemplo:
2. SUBSECCIÓN: Oficina que produce y conserva la documentación

tramitada en ejercicio de sus funciones.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Ejemplo:
1. SECCIÓN Gerencia Administrativa y Financiera

2. SUBSECCIÓN Dirección Imprenta, Archivo y Correspondencia
Cuando esta es la Unidad Administrativa de mayor jerarquía, el espacio de la

subsección debe quedar en blanco.
Ejemplo:
1. SECCIÓN Gerencia Administrativa y Financiera

2. SUBSECCIÓN
3. SERIE DOCUMENTAL. Este campo consta de 3 subcampos:
• Código. Debe registrar el código de la serie documental, el cual se

encuentra en la primera columna de la TRD de cada dependencia.
• Tipo de Archivo. Este subcampo solo debe ser diligenciado para la Serie
Documental Auditoría Integral.
• Nombre Debe escribir el nombre completo de la serie documental, el cual

se encuentra en la segunda columna de la Tabla de Retención de cada
dependencia.
Ejemplo: En la TRD aparece:
CÓDIGO SERIES / SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
81115-080 INVENTARIOS DOCUMENTALES

81115-080-03 INVENTARIOS DOCUMENTALES ANUALES POR
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL
En el campo 3 del rótulo debe quedar así:
Código 81115-080 Tipo de Archivo

3. SERIE
Nombre INVENTARIOS DOCUMENTALES
VERSION:2.0
ENTIDAD

4. SUBSERIE DOCUMENTAL. Este campo consta de 2 subcampos:
• Código. Debe registrar el código de la subserie documental, el cual se

encuentra en la primera columna de la TRD de cada dependencia.
• Nombre Debe escribir el nombre completo de la subserie documental, el

cual se encuentra en la segunda columna de la Tabla de Retención de cada
dependencia.
Ejemplo: En la TRD aparece:
CÓDIGO SERIES / SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

81115-080 INVENTARIOS DOCUMENTALES
81115-080-03 INVENTARIOS DOCUMENTALES ANUALES POR
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL
En el campo 4 del rótulo debe quedar así:
5. NÚMERO O NOMBRE DEL EXPEDIENTE
• Nombre. Se debe realizar una breve descripción del asunto o tipo de

documento. Estos pueden ser el nombre del expediente (persona, institución,
proyecto, plan, informe, convenio, etc.), un rango de autos, resoluciones,
memorandos, actas, oficios que están ordenados por el número consecutivo.
Cuando se utilicen siglas es necesario la sigla y su nombre por extenso.
• Debe reflejar su contenido, es decir, el asunto de que trata.
Ejemplo:
5.MÚMERO O
NOMBRE DEL Nombre RESOLUCIONES 001-125
EXPEDIENTE
VERSION:2.0
ENTIDAD

Ejemplo:
5.MÚMERO O
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 2009
NOMBRE DEL Nombre
CONTRALORIA DELEGADA SECTOR MINAS Y ENERGIA
EXPEDIENTE
Ejemplo:
5.MÚMERO O
INSTITUTO COLOMBIANO DE MERCADEO
NOMBRE DEL Nombre
AGROPECUARIO (IDEMA)
EXPEDIENTE
Ejemplo:
5.MÚMERO O
NOMBRE DEL Nombre PROYECTO COL/98/008/A/01/99
EXPEDIENTE
Ejemplo:
5.MÚMERO O
AUDITORIA INTEGRAL MINISTERIO DE MINAS Y
NOMBRE DEL Nombre
ENERGIA: PAPELES DE TRABAJO. A.P. 2001
EXPEDIENTE
6. FECHA. Este campo consta de 2 subcampos:
• Fecha inicial. Corresponde a la fecha que tiene el primer documento de

la carpeta. La fecha consta de 8 dígitos (dd-mm-aaaa).
• Fecha final. Corresponde a la fecha que tiene el último documento de la

carpeta. La fecha consta de 8 dígitos (dd-mm-aaaa).
Ejemplo:
6. FECHA Inicial 02-05-2003 Final 30-05-2003
7. No. FOLIOS. Este campo consta de 3 subcampos:
• del. Debe escribirse el número de folio correspondiente al primer

documento que aparece en la carpeta. Como las hojas de cada carpeta están
numeradas por un consecutivo que va de menor a mayor, este corresponde al
menor.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• al. Debe escribirse el número de folio correspondiente al último

documento que aparece en la carpeta. Como las hojas de cada carpeta están
numeradas por un consecutivo que va de menor a mayor, este corresponde al
mayor.
• Total folios. Debe escribirse el número total de hojas (folios) que contiene
la carpeta.
Ejemplo:
Total
7. No. FOLIOS: del 1 al 200 200
folios
Ejemplo:
Total
7. No. FOLIOS: del 400 al 599 200
folios
8. CARPETA
Este campo consta de 2 subcampos:
• No. Correlativo
Relación que existe entre dos o más carpetas que tratan el mismo asunto o una
misma serie. No se deben mezclar números de expedientes de series distintas, ni
periodos diferentes.
Este número de debe diligenciar, cuando el asunto o serie documental ocupa

más de una carpeta.
Ejemplo: 1/2
2/2
8. CARPETA: No. Correlativo 1/2 No. Consecutivo
8. CARPETA: No. Correlativo 2/2 No. Consecutivo

VERSION:2.0
ENTIDAD

• No. Consecutivo
El número consecutivo se utiliza solamente cuando una serie o expediente está

conformada por varias carpetas divididas en subtemas, donde cada subtema
está conformado por una o más carpetas.
Ejemplo:
Serie: EXPEDIENTES PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Conformada por: Indagaciones Preliminares. Contiene 3 capetas
Apelación o Segunda Instancia. Contiene 1 carpeta
Cuaderno Medidas Cautelares. Contiene 2 carpetas
Primera carpeta de Indagaciones Preliminares
8. CARPETA: No. Correlativo 1/3 No. Consecutivo 1/6
Segunda carpeta de Indagaciones Preliminares.

Tercera carpeta de Indagaciones Preliminares.

Primera carpeta de Apelación o Segunda Instancia.

Primera carpeta de Cuaderno Medidas Cautelares

Segunda carpeta de Cuaderno Medidas Cautelares

VERSION:2.0
ENTIDAD

9. DATOS DE TRANSFERENCIA (Para llenar en el Archivo Central)
Este campo no debe ser llenado por quien hace la transferencia, este lo debe
llenar un funcionario del Archivo Central en el momento de asignarle a la
transferencia documental un lugar en los estantes del Archivo Central.
Este campo consta de 4 subcampos:
• No. Orden. Corresponde al número de orden que se escribe en la

primera columna del Formato Único de Inventario Documental al momento de
realizar la transferencia documental.
• No. de Caja. Número que de acuerdo a la organización del Archivo

Central le corresponde a la caja transferida.
• No. Transferencia. Número que se le asigna a la transferencia en el

Archivo Central.
• Signatura topográfica. Señala la ubicación física del documento dentro

del Archivo Central.
Ejemplo:
9. DATOS DE TRANSFERENCIA ( Para llenar en el Archivo Central)

No. Orden No. de Caja No. Transferencia Signatura topográfica
16 B 3 E 2 A 4
50 02-2009
NOTA: El formato no debe ser modificado ni en medidas ni en contenido.
• Cada carpeta que conforma las series documentales o subseries

documentales debe llevar un inventario de los tipos documentales que la
constituyen, utilizando el formato inventario de carpeta (Ver Anexo 2), el cual se
debe colocar en la cara interna de la primera tapa de cada carpeta, no lleva
foliación y debe ser firmada por el responsable de la carpeta.
• Cada carpeta que conforma la serie documental de Historias Laborales,

debe llevar una Hoja de Control (Inventario de carpeta) en la cual se relacionan
cada uno de los tipos documentales que la conforman, para esto se utilizará el
Anexo 37. Hoja de control (inventario de carpeta) para la Serie Documental
Historias Laborales, el cual se debe colocar como primer documento de la
carpeta debidamente legajado, no lleva foliación y debe ser firmado por el
VERSION:2.0
ENTIDAD

responsable del manejo de Historias Laborales, por el funcionario que elaboró el

documento y el Director de Talento Humano.
NOTA: La Serie Documental “Consecutivo de Comunicaciones Oficiales” no

lleva inventario de carpeta, debe de ir ordenada cronológicamente teniendo en
cuenta la fecha en que es recibida la comunicación oficial en la unidad de
correspondencia.
1.2.3. ALMACENAMIENTO Y UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
• En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir ubicadas en estantes, de

izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta debe ir hacia la
parte del entrepaño. En caso de contar con archivadores, las carpetas se deben
ubicar dentro de cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como referencia el
orden de las series establecido en la Tabla de Retención Documental.
• Para las transferencias documentales se deben utilizar unidades de

conservación (cajas) para archivo, las cuales las suministrará la DIAC, previa
solicitud mediante oficio.
• Las carpetas que se van a almacenar en unidades de conservación

(cajas), deben de ir de izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la
carpeta debe ir hacia la parte inferior de la caja o unidad de conservación. (Ver
Gráfico 12).
Gráfico 12 – Ubicación de carpetas dentro de la caja.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Proceda a colocar en las unidades de conservación (caja), en el adverso

de la tapa de la caja, debidamente diligenciado en formato de inventario de caja,
el cual contiene los siguientes campos: nombre de la dependencia, código, caja
No., año(s), No. de carpeta, serie o subserie y folios (Ver Anexo 6). Así como
muestra en el siguiente el gráfico 13.
Gráfico 13 - Ubicación del Inventario de la caja.
• Las unidades de conservación (cajas) que se deben ubicar en estantes

fijos o estantería rodante en los Archivos Centrales (Nivel Central y
Desconcentrado), las cuales deben ir de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo (Ver Gráfico 14).
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 14 – Ubicación de cajas en estantería fija.
• Debe existir una distancia libre entre la unidad de conservación (caja) y el

entrepaño superior de cuatro (4) a siete (7) cms. La distancia promedio entre
entrepaño y entrepaño es de 34 cms.
• Para la señalización, se debe identificar claramente el mobiliario de

archivo, como bloque, cuerpo, estante, entrepaño, archivador, gaveta
identificando cada una de las partes con rótulos.
• Para archivo rodante la señalización de bloque y cuerpo es:

Letra Arial 60 en mayúscula y formato de negrita.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Para archivo rodante la señalización de estantes es:

• Para el caso de estantes la señalización es:
• Para señalización de entrepaños en estantería rodante o fija es:

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Para la señalización de archivadores y gavetas es:

La estantería rodante debe estar señalizada, es decir, colocar los respectivos

rótulos, como lo indica el gráfico 15, especificando bloque, cuerpo, estante,
entrepaño, con el fin de ubicar más fácil la información.
Gráfico 15. Señalización de estantería rodante.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• La estantería fija debe estar señalizada, es decir, colocar los respectivos

rótulos, como lo indica el gráfico 16, especificando estante y entrepaño, con el fin
de ubicar más fácil la información.
Gráfico 16. Señalización de estantería fija.
• Si en su dependencia utilizan archivadores para ubicar y conservar los

documentos, debe proceder a marcar las gavetas de forma consecutiva, en la
esquina superior derecha, como indican la Gráfico 17.
Gráfico 17. Señalización de archivadores y gavetas.

VERSION:2.0
ENTIDAD

1.2.4. PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos están constituidos fundamentalmente por carpetas o expedientes,

que son unidades archivísticas en las que se reúne un conjunto de los
documentos relacionados con un mismo asunto, los cuales sirven como
antecedentes y fundamentos de las actuaciones administrativas, los documentos
se deben ordenar sucesivamente de acuerdo a como se produzca cada uno de
ellos, posteriormente se organizan dentro del archivo según lo establecido en las
Tablas de Retención Documental.
Para su organización se deben realizar los siguientes pasos:
• Para la entrega y recepción de los documentos al Archivo de Gestión, se

entregarán las unidades de conservación (carpetas) aplicando el numeral 1.2.
Ordenación documental y la información dada para la Entrega de Papeles de
Trabajo al Archivo de Gestión establecidos en el Manual de Procedimientos de
Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la
República. Este proceso se realizará mediante el diligenciamiento del formato
único de inventario documental, donde se relacionará cada una de las carpetas o
expedientes, los cuales deberán estar en conformidad con la Tabla de Retención
Documental.
• Los responsables del Archivo de Gestión de la dependencia, verificarán el

cumplimiento de numeral 1.2. Ordenación documental del Manual de
Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la
Contraloría General de la República y procederán a recibir los documentos,
firmando el respectivo formato único de inventario documental.
• Los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, realizarán

la ubicación física de los documentos dentro de los espacios físicos asignados
para ello.
• En la Contraloría General de la República, para la ubicación y

conservación de los documentos se utilizan de manera generalizada los
archivadores rodantes, los de estantería fija y los verticales de gavetas.
• Archivadores Rodantes. Disponen de cuerpos fijos o rodantes con

estantería que a su vez contiene entrepaños (Ver Gráfico 18).
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 18. Archivador rodante.
• Archivador de Estantería fija. Sistema modular conformado por

entrepaños que pueden ser cerrados o abiertos en el fondo y en los laterales (Ver
Gráfico 19).
Gráfico 19. Archivadores fijos.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Archivadores Verticales de Gavetas. Son los más usados por las

secretarias que manejan Archivos de Gestión, elaborados en madera o metal son
conformados por 3 o 4 gavetas provistas de guías laterales donde van alojadas
las carpetas colgantes, como lo muestra el gráfico 20.
Gaveta
Gráfico 20. Archivadores verticales de gaveta.
• Organice los documentos de acuerdo con las series y subseries definidas

en las Tablas de Retención Documental de su dependencia y dentro del archivo,
es decir entrepaños o gavetas, establezca un espacio específico para cada serie
y/o subserie.
• En caso que su dependencia use archivadores verticales de gavetas

realice los siguientes pasos:
• El archivador debe estar organizado de acuerdo con las Tablas de

Retención Documental de su dependencia, dentro de él se debe definir un
espacio específico para cada serie o subserie. Se utilizarán carpetas colgantes,
carpetas celuguías y separadores de cartón cartulina para este procedimiento.
Identifique el lugar de cada serie o subserie con el código y el nombre de la
misma.
• Coloque los separadores que identifican tanto las series como las
subseries documentales, antes de las carpetas, para que sirvan como guías
conforme al orden en el cual se encuentran en las Tablas de Retención
Documental, estos van identificados con el número y nombre de la serie o
subserie, como lo muestra el gráfico 21.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Ejemplo:
81115- 003 ACTAS
Gráfico 21. Separador para identificar series y subseries.
• Los separadores deben ser en cartón cartulina de 35 cms. de ancho por

27 cms. de alto, se escribe en letra imprenta a máquina de escribir ó computador,
utilizando mayúscula sostenida y en negrilla el código y nombre de la respectiva
serie, en el borde superior izquierdo. Para las subseries se escribe el letra
imprenta a máquina de escribir o computador, utilizando mayúscula inicial, el
código y nombre de la subserie, en el borde superior derecho, como lo indica el
gráfico 21.
• Los separadores que identifican tanto las series como subseries, se

deben colocar al inicio de los expedientes o carpetas correspondientes.
• Las carpetas colgantes se deben identificar en el marbete con el código

de la dependencia, código y nombre de la serie o subserie documental, de tal
forma que facilite la ubicación, ver gráfico 22.
Gráfico 22. Carpeta colgante.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Utilice una carpeta colgante y coloque dentro de ella la carpeta, identifique

la carpeta utilizando el formato de identificación de carpeta o rótulo, tal como lo
indica éste manual.
• Para el caso de archivadores, identifique el contenido de cada gaveta, es

decir que series o subseries contiene con el respectivo código, en la esquina
superior izquierda de la gaveta, como lo muestra el gráfico 23.
Gráfico 23 - Ubicación de la información de series y subseries que contiene cada

gaveta.
• Los espacios físicos destinados para los archivos deberán cumplir las
condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación y seguridad de los
documentos. Los responsables de su almacenamiento, establecerán controles
sistemáticos de prevención del deterioro o situaciones de riesgo como las
condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico
de los documentos.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Una vez organizados los documentos, se procede a diligenciar la base de

datos (Ver Anexo 5) y posteriormente se ubican los documentos en archivadores
o gavetas apropiadas para conservar documentación.
1.2.5. ENTREGA DE DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
• Para la entrega y recepción de los documentos al Archivo de Gestión, se

entregarán las unidades de conservación (carpetas) aplicando los numerales 1.2.
Ordenación documental, 1.2.1. Foliación documental y 1.2.2. Identificación de
unidades de conservación de este manual. Este proceso se realizará mediante el
diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (Ver Anexo 4),
donde se relacionará cada una de las carpetas o expedientes, las cuales deberán
estar en conformidad con la Tabla de Retención Documental.
• Los responsables del Archivo de Gestión de la dependencia, verificarán el

cumplimiento de los numerales 1.2. Ordenación documental, 1.2.1. Foliación
documental y 1.2.2. Identificación de unidades de conservación y procederán a
recibir los documentos, firmando el respectivo Formato Único de Inventario
Documental.
• Los responsables del Archivo de Gestión de cada dependencia, dentro del

espacio asignado al archivo, ubicaran los documentos recibidos, como lo indica
éste manual, también debe registrar en la base de datos (Ver Anexo 5) la
información de la documentación contenida y recibida en el Archivo de Gestión,
especificando la ubicación de la documentación dentro de los muebles
destinados al almacenamiento de documentos de archivo.
• Cuando se utilicen unidades de conservación (cajas) en Archivos de

Gestión, se debe diligenciar el formato (Ver gráfico 24) ubicado en la tapa
externa de la caja con marcador industrial de color negro, sin tachones ni
enmendaduras. En el lado envés de la tapa de la caja se debe colocar el Formato
de Inventario de Caja (Anexo 6), el cual debe ser diligenciado en letra Arial a
computador e impreso.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 24. Formato de caja.
• Al momento de realizar la transferencia documental no se debe diligenciar

ningún campo del formato (Ver Gráfico 24) que trae la tapa de la unidad de
conservación (caja), los campos (No. Caja, Año, Bloque, Cuerpo, Estante,
Entrepaño) serán diligenciados por los responsables del Archivo Central. Para el
proceso de transferencia documental, el número de caja se debe escribir en el
Formato de Inventario de Caja (Ver anexo 6).
• Coloque en la unidad de conservación (caja), el Formato de Inventario de

Caja (Ver Anexo 6), el cual debe ser diligenciado en letra Arial a computador e
impreso.
1.3. ENTREGA Y RECIBO DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES DE

PERSONAL
• El funcionario o toda aquella persona que esté vinculada directa o

indirectamente a la CGR que se desvincula o traslada, relacionará los
documentos a entregar en el formato único de inventario documental (Ver Anexo
4) y posteriormente elaborará un acta que formaliza la entrega de los
documentos detallados en el inventario documental. Esta acta debe llevar el visto
bueno del jefe de la dependencia. (Ver Anexo 7).
• El funcionario de la Contraloría General de la República, que se traslade o

aquella persona que se vincule a la entidad, debe recibir con inventario
documental (Ver anexo 4) y acta de entrega (Ver anexo 7), los documentos que
en cumplimiento a sus funciones va a manejar y a partir de la fecha y firma de
dicha acta, se hará responsable de la documentación.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• En el momento de diligenciar el Formato Único de Inventario Documental

(Ver anexo 4) para entrega y recibo de documentos por novedades de personal,
se debe escribir en el campo Objeto: Inventario por Novedad de Personal; el
Formato Único de Inventario Documental debe ir firmado por quien elabora el
inventario, quien entrega la documentación, quien recibe los documentos y visto
bueno del jefe inmediato, con el fin de legalizar la entrega y recibo de
documentos.
• Para el caso de la entrega de archivos electrónicos, se debe diligenciar el

Formato Único de Inventario Documental (Ver anexo 4), especificando que son
documentos electrónicos, éstos deben ser entregados en medio magnético, el
tecnólogo de la dependencia deberá comprobar que cada uno de los archivos
entregados no tengan ninguna clase de restricción para su acceso (claves,
protecciones, entre otras).
• El tecnólogo de la dependencia debe tramitar ante la Oficina de Sistemas

la desactivación de accesos a todos los aplicativos que el funcionario manejo en
la dependencia, posteriormente, cumplido lo anterior dará el visto bueno en el
Acta de entrega de documentos (Ver anexo 7).
• Una vez firmada el acta respectiva (Ver anexo 7), el funcionario que se
traslada o desvincula, deberá presentar a la Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia, la Certificación (Ver Anexo 23. Certificación – Entrega de
Documentos) emitida por el jefe de la dependencia, adjuntando copia del acta de
entrega de documentos para que se le expida el respectivo paz y salvo
documental (Ver Anexo 25. Certificado de Paz y Salvo Documental) y
posteriormente continué el trámite ante la Dirección de Talento Humano,
cumpliendo con el Memorando del 15 de julio de 2009, suscrito por la Dirección
de Gestión de Talento Humano, en cual hace referencia al paz y salvo
documental.
• Para la entrega y recepción de documentos se deben utilizar unidades de

conservación, acorde al volumen documental a entregar, aplicando los numerales
1.2., 1.2.1., 1.2.2. y 1.2.3. del presente manual.
• La entrega y recibo de los documentos a que se refiere este

procedimiento, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental y
los documentos de apoyo que se hayan aperturado.
• Si el funcionario no tiene documentos a su cargo, deberá presentar una

certificación expedida por el jefe inmediato (Ver Anexo 24. Certificación – No
Tiene Documentos a Cargo) con fecha de expedición no mayor a 5 días hábiles
y radicada en el sistema de correspondencia, por medio de la cual certifique que
VERSION:2.0
ENTIDAD

el funcionario no tiene documentos (soporte papel, electrónico u otro) a su cargo

y que está al día en el manejo de las comunicaciones oficiales, es decir, que no
tiene comunicaciones pendientes por tramitar en el Sistema de
Correspondencia, teniendo en cuenta el reporte generado en el CORDIS para el
Nivel Central y para las Gerencias Departamentales el control establecido en
cada una de ellas.
• Una vez presentado por el funcionario que no tiene documentos a cargo,

la certificación de paz y salvo documental (Ver Anexo 24. Certificación – No
Tiene Documentos a Cargo) firmada por el jefe inmediato, el Director Imprenta,
Archivo y Correspondencia procederá a expedir el Certificado de Paz y Salvo
Documental (Ver Anexo 26. Certificado de Paz y Salvo)
• En caso de abandono del cargo o fallecimiento, el jefe de la dependencia

o el Gerente Departamental deberá designar un funcionario para levantar el
inventario de los documentos, en constancia firmarán el acta de entrega de
documentos (Ver anexo 7) y el inventario documental (Ver anexo 4), para
posteriormente hacer entrega de la documentación al funcionario que lo va a
remplazar o que va a responder por los documentos..
• En caso de abandono del cargo o fallecimiento del jefe de la dependencia

a nivel central, el profesional de archivo de gestión de la dependencia elaborará
el inventario de los documentos (Ver anexo 4) para realizar la entrega formal al
nuevo jefe o encargado. Una vez recibida la documentación por el nuevo jefe de
la dependencia o encargado, éste solicitará el paz y salvo documental de la
persona que abandonó el cargo o falleció, anexando copia del acta de entrega de
documentos (Ver anexo 7) a la Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.
• En caso de abandono del cargo o fallecimiento del Gerente

Departamental, el profesional de archivo central elaborará el inventario de los
documentos (Ver anexo 4) para realizar la entrega formal al nuevo gerente o
encargado. Una vez recibida la documentación por el nuevo Gerente
Departamental o encargado, éste expedirá el paz y salvo documental de la
persona que abandonó el cargo o falleció, anexando copia del acta de entrega de
documentos (Ver anexo 7).
• Para expedir el Certificado de Paz y Salvo Documental a funcionarios

del Nivel Directivo de la Contraloría General de la República, el Directivo
saliente, deberá entregar al nuevo Directivo o encargado los documentos y
archivos que tenía a su cargo debidamente inventariados, con la respectiva Acta
de Entrega de Documentos, utilizando el Anexo 7 Acta de Entrega de
VERSION:2.0
ENTIDAD

Documentos y Anexo 4 Formato Único de Inventario Documental, formatos que

serán entregados debidamente diligenciados y firmados.
• Cuando no hay un nuevo Directivo o encargado que reciba los

documentos, se deben entregar al Profesional de Archivo de la dependencia. El
nuevo Directivo, la persona encargada o jefe inmediato, según sea el caso,
emitirá el certificado de Paz y Salvo Documental.
• Para el caso del Director de la DIAC, el nuevo Director o encargado

generará el certificado de paz y salvo documental.
• La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia expedirá el

certificado de paz y salvo documental respectivo que avala dicha diligencia. En el
nivel desconcentrado el certificado de paz y salvo documental lo expedirá el
Gerente Departamental.
NOTA: Cada Jefe Inmediato es responsable de los documentos que reposan en

el Archivo de Gestión de la dependencia que tenga a su cargo, igualmente de los
documentos que maneja en su despacho.
1.4. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
• Identificar los cambios estructurales o funcionales en la Contraloría

General de la República, ya sea de la Entidad o de una o varias dependencias.
• Compilar las disposiciones legales, actos administrativos u otras normas

por medio de las cuales se realicen cambios estructurales, funciones o
procedimientos dentro de las dependencias o la Entidad.
• Identificar las funciones que afectan la gestión documental en la Entidad o

alguna dependencia.
• Reunir a los funcionarios de la dependencia para la elaboración de la

propuesta de actualización de las Tablas de Retención Documental,
determinando las series documentales, subseries documentales y tipos
documentales, dándole una valoración primaria y secundaria a la documentación,
con el fin de determinar el tiempo de retención en cada fase del ciclo vital del
documento, para la actualización de Tablas de Retención Documental se utilizará
el formato de Tabla de Retención Documentación (Ver Anexo 8).
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Enviar la propuesta de actualización Tabla de Retención Documental a la

Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia.
• Revisar por parte de los funcionarios delegados de la dependencia y

funcionarios de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, la
actualización realizada a la Tabla de Retención Documental, con el fin de ajustar
la propuesta para la posterior aprobación de la Tabla de Retención Documental.
• Firmar el documento Anexo 9 como resultado de la reunión entre los

funcionarios delegados de la dependencia del Nivel Central y funcionarios de la
Dirección Imprenta, Archivo y Correspondencia.
• Presentar la actualización de la Tabla de Retención Documental al

Director de la DIAC para que él las presente ante el Comité de Archivo de la
Entidad para su aprobación.
• El Comité de Archivo de la Contraloría General de la República estudiará

la propuesta, a fin de aprobar la actualización de la Tabla de Retención
Documental.
• Enviar las Tablas de Retención Documental para la firma de los Jefes de

las Dependencias de Nivel Central, para el caso de Gerencias Departamentales
la firma del Gerente Departamental y posterior firma del Director de la Dirección
Imprenta, Archivo y Correspondencia.
• Si la actualización no es aprobada por el Comité de Archivo de la Entidad,

se devolverá a la dependencia con las respectivas sugerencias.
• El director de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, una

vez aprobada la actualización de la Tabla de Retención Documental por parte del
Comité de Archivo de la Contraloría General de la República, envía la Tabla de
Retención Documental a la Oficina de Planeación para ingresarla al Sistema de
Gestión de Calidad e informa al Archivo General de la Nación esta novedad.
• Difundir y aplicar las Tablas de Retención Documental debidamente

aprobadas por el Comité de Archivo de la Entidad a todos los funcionarios de la
CGR, labor que se realizará por parte de jefes de las dependencias en el Nivel
Central y los Gerentes Departamentales en el Nivel Desconcentrado. Por otra
parte, las asesorías sobre las mismas, serán realizadas por funcionarios de la
Dirección Imprenta, Archivo y Correspondencia.
• La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, realizará el control

y seguimiento de la aplicación y cumplimiento de la Tabla de Retención
VERSION:2.0
ENTIDAD

Documental en cada dependencia, con el fin de verificar las transferencias

documentales y disposición final de los documentos.
• Los jefes de las distintas dependencias deben con fundamento en la

Tabla de Retención Documental, velar por la conformación, organización y
control de los Archivos de Gestión teniendo en cuenta los principios archivísticos,
el ciclo vital del documento y la normatividad archivística vigente.
1.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
• Las transferencias documentales deberán efectuarse teniendo en cuenta

los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
• La realización de las transferencias documentales debe ser acorde al

cronograma de transferencias establecido por Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia en el Nivel Central. Para el Nivel Desconcentrado el
cronograma lo realizará el responsable del Archivo Central de cada Gerencia
Departamental.
• El cronograma de transferencias será enviado por la Dirección de

Imprenta, Archivo y Correspondencia, con antelación a todas las dependencias
del Nivel Central. En las Gerencias Departamentales el cronograma lo elaborara
el responsable del Archivo Central y lo dará a conocer a los grupos de trabajo de
la Gerencia.
• El jefe de la dependencia informa al responsable del Archivo de Gestión

para que prepare la transferencia documental, para el caso de las Gerencias
Departamentales informará el coordinador de grupo.
• Los responsables del Archivo de Gestión a Nivel Central y Nivel

Desconcentrado, verifican que los documentos ya cumplieron el tiempo de
retención en el Archivo de Gestión establecido en la Tabla de Retención
Documental.
• Revisar que la documentación a transferir cumpla con lo establecido en el

numeral 1.2. del presente manual.
• Las unidades de conservación (cajas) para las transferencias

documentales tanto a Nivel Central como a Nivel Desconcentrado, deben ser
solicitadas con antelación y mediante oficio a la Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Los Archivos de Gestión del Nivel Central deberán transferir al Archivo

Central solamente aquellas series y subseries documentales contempladas en
las Tablas de Retención Documental que hayan cumplido el tiempo de retención
estipulado.
• El Archivo o Archivos de Gestión del Nivel Desconcentrado, deberán

transferir al Archivo Central de la respectiva Gerencia Departamental solamente
aquellas series y subseries documentales contempladas en las Tablas de
Retención Documental que hayan cumplido el tiempo de retención estipulado.
• Las transferencias documentales se realizaran por escrito utilizando el

Formato Único de Inventario Documental, debidamente diligenciado y adjuntando
dicha información en medio magnético. La actividad será realizada por parte del
jefe de la dependencia en conjunto con el grupo de archivo para el Nivel Central
y para el Nivel Desconcentrado el coordinador de grupo y el personal
responsable de archivo.
• Para las transferencias documentales en el Nivel Central, los funcionarios

asignados por la DIAC, realizará una visita previa al Archivo de Gestión que va a
efectuar la transferencia documental, en la cual realizarán una prueba selectiva
de un 10 % del total de unidades de conservación a transferir, a fin de dar visto
bueno a la transferencia documental siempre y cuando cumpla con todos los
requerimientos establecidos por la DIAC.
En las visitas previas a las transferencias documentales en el Nivel Central, se

validará el cumplimiento de los siguientes pasos:
• Cumplimiento al numeral 1.2 de éste procedimiento.
• Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (Anexo 4).
• Verificará que las unidades de conservación (Cajas) en el lado envés de

la tapa se encuentre pegado el formato inventario de caja (Ver anexo 6), el cual
debe ser impreso y diligenciado en letra Arial a computador.
• Las carpetas a transferir deben ir numeradas desde 1 hasta n y coincidir

con el número del orden del Formato Único de Inventario Documental – FUID
(Ver Anexo 4). El número que le corresponde a la carpeta dentro de la
transferencia documental, se escribe al lado izquierdo, debajo del rótulo de
identificación de carpeta (Anexo 3) que se encuentra adherido a la carpeta. (Ver
Gráfico 25)
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Las cajas a transferir deben ir numeradas desde 1 hasta n en el Formato

Inventario de Caja (Ver anexo 6) y coincidir con el número de caja que se coloca
en el campo Caja – Unidades de Conservación del Formato Único de Inventario
Documental – FUID (Ver Anexo 4). El número que le corresponde a la caja que
contiene las carpetas dentro de la transferencia documental, se escribe en cada
carpeta al lado izquierdo, debajo del rótulo de identificación de carpeta (Anexo 3)
que se encuentra adherido a la carpeta. (Ver Gráfico 25)
Ejemplo:
Gráfico 25. Número de carpeta dentro de la transferencia y número de la caja

que contiene la carpeta a transferir.
Los Informes de Auditoría a transferir deben ir numerados y coincidir con el número

del orden del Formato Único de Inventario Documental – FUID (Ver Anexo 4). El
número que le corresponde al Informe de Auditoría dentro de la transferencia
documental, se escribe con lápiz en la parte superior izquierda del primer folio del
informe, junto con el número de la caja en la cual va almacenado, sin afectar
ninguna información que contenga el documento, como lo indica el gráfico 26.
Los tomos a transferir deben ir numerados y coincidir con el número del orden del
Formato Único de Inventario Documental – FUID (Ver Anexo 4). El número que le
corresponde al tomo dentro de la transferencia documental, se escribe con lápiz en
la parte superior izquierda del primer folio del informe, junto con el número de la caja
en la cual va almacenado, sin afectar ninguna información que contenga el
documento, tal como lo indica el gráfico 26.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 26. Número del Tomo o Informe de Auditoría dentro de la transferencia y

número de la caja que contiene el Tomo o Informe de Auditoría a transferir.
• En caso que existan observaciones, se indicaran en el formato de control

de visitas de gestión documental (Ver anexo 9), el cual se firmará por los
responsables de Archivo de Gestión de las dependencias y los funcionarios de la
Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia y se darán diez (10) días
hábiles para que se hagan los ajustes a la transferencia documental.
Posteriormente se realizará una nueva visita, donde se aplicará una prueba
selectiva de un 10%.
• En caso de que subsistan los errores no se da visto bueno a la

transferencia y se comunicará por medio de oficio remisorio al Jefe de la
dependencia, que no se efectúa la transferencia documental.
• Una vez cumplidos todos los requisitos de la transferencia documental el

profesional de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia da visto
bueno a la transferencia.
• En la fecha señalada en el cronograma de transferencias, el funcionario

responsable del Archivo de Gestión de la dependencia o grupo, se trasladará al
Archivo Central para hacer entrega de la transferencia con los respectivos
soportes.
VERSION:2.0
ENTIDAD

La recepción de las transferencias documentales deben ser realizadas por parte

del personal del Archivo Central, para tal efecto se debe.
• Autorizar del ingreso, a las instalaciones del Archivo Central, del personal
que va a realizar la transferencia, mediante oficio firmado por el Director de la
DIAC. Para el caso de las Gerencias Departamentales, el profesional de archivo
será el encargado de autorizar el ingreso mediante oficio remisorio.
• Comprobar que el número de unidades de conservación (Cajas y/o

carpetas) relacionadas en el oficio correspondan con las entregadas físicamente.
• Asignar la revisión de la transferencia documental a los funcionarios del

Archivo Central, la cual debe ser hecha por el funcionario responsable del
Archivo Central.
• La verificación se debe realizar teniendo en cuenta el numeral 1.2. del

Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia
del la CGR.
• Si al verificar la transferencia documental en el Archivo Central, las

unidades de conservación (carpetas o cajas) entregadas presentan
observaciones o no coinciden con lo diligenciado en el formato único inventario
documental, el Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia lo informará por
escrito utilizando el formato de reporte de errores en transferencias (Ver anexo
10) a la dependencia, con el fin de que sean realizadas las correspondientes
correcciones en un término no mayor a diez (10) días hábiles.
• En el caso de las Gerencias Departamentales, los funcionarios

responsables del archivo central informaran por escrito al Coordinador de grupo
de trabajo para lo respectivo.
• Si después de este tiempo no se han realizado las correcciones se

devolverá la transferencia a la dependencia o grupo de trabajo en la Gerencias
Departamentales de origen con oficio y se informará a Comité de Archivo de la
CGR para que tomen las acciones pertinentes.
• Un vez cumplidos los pasos anteriores, se da por aceptada la

transferencia y se procederá a firmar el acta final de transferencia documental
(Ver anexo 11), previa verificación del inventario documental de transferencia,
con las respectivas firmas de quien entrega (jefe dependencia o coordinador de
grupo) y quien recibe (funcionario responsable archivo central).
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Para las Gerencias Departamentales, el acta (Ver Anexo 11) debe ir

firmada por el jefe de la dependencia, especificando nombre completo y cargo,
de acuerdo a las Resoluciones Reglamentarias de tipos de archivos de la CGR.
• Posteriormente, el responsable del archivo central, asignará el número de

transferencia correspondiente a la vigencia.
• Luego se ingresa la información transferida a la base de datos, con el fin

de facilitar su consulta y recuperación.
• Finalmente, el volumen documental transferido será ubicado en el espacio

asignado dentro del Archivo Central, y la signatura topográfica quedará
registrada en la base de datos.
1.6. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
La disposición final de los documentos conduce a:
1.6.1. ELIMINACIÓN
Proceso mediante el cual se extrae de los Archivos de Gestión y del Archivo

Central los documentos que ya han cumplido con su tiempo de retención y que
su disposición final es la eliminación.
• Revisar la Tabla de Retención Documental para identificar los

documentos del Archivo de Gestión o Central, con el determinar aquellos que
hayan cumplido el tiempo de retención documental y que además su disposición
final sea la eliminación.
• Extraer físicamente del archivo la documentación que cumpla con el

requisito anterior.
• Elaborar el inventario utilizando el formato único de inventario documental

(Ver anexo 4).
• La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia comunicará la fecha

en que se realizará la visita previa verificación a la dependencia del nivel central
que va a efectuar eliminación documental, de acuerdo con el cronograma
establecido.
• Funcionarios de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia

realizarán una visita previa, a la dependencia del nivel central que va a efectuar
VERSION:2.0
ENTIDAD

la eliminación, en la cual verificarán el proceso de eliminación, por medio de una

prueba selectiva del 10% del total de la documentación a eliminar.
• La Eliminación Documental y la respectiva Acta de Eliminación

Documental (Anexo 13), se debe realizar antes de preparar el Informe de
Eliminación Documental (Anexo 12), éste informe debe ser enviado a la DIAC
una vez efectuada la eliminación documental.
• En el Nivel Central y Desconcentrado el responsable del proceso de

eliminación se encargará de constatar que éste se haga por picado manual o
mecánico.
• Los funcionarios responsables de la eliminación en el nivel central deben

solicitar al Fondo de Bienestar Social de la CGR recoger el material para
reciclaje, relacionado en el Formato Único de Inventario Documental.
• Cuando el Fondo de Bienestar Social de la CGR recoja el material para

reciclar se debe elaborar y firmar el Acta de entrega (Ver anexo 14).
• Finalmente se debe informar al Director de Imprenta, Archivo y

Correspondencia que se ha desarrollado el proceso de eliminación documental, a
fin de que él informe de eliminación documental al Comité del Archivo de la CGR.
Para elaborar el informe se utiliza el Anexo 12. Informe de Eliminación
Documental.
• De acuerdo a la Tabla de Retención Documental, los documentos que

hayan cumplido con su tiempo de retención en el Archivo Central y que su
disposición final sea la eliminación, la labor de eliminación será coordinada por el
responsable del archivo central tanto para el Nivel Central y Desconcentrado.
Para este proceso se diligenciaran los anexos 12, 13 y 14.
• En el Nivel Desconcentrado, se realizará el mismo proceso, pero será el

Subcomité de Archivo quien comunicará al Comité de Archivo de la CGR, la
respectiva eliminación por intermedio del Director de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.
• En las Gerencias Departamentales donde se venda el papel rezago, se

debe consignar el dinero al Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General
de la República.
VERSION:2.0
ENTIDAD

1.6.2. CONSERVACIÓN TOTAL
Proceso mediante el cual se extrae del Archivo Central los documentos que ya
han cumplido con su tiempo de retención documental y que su disposición final
es la conservación total.
• Revisar los documentos del Archivo Central, para identificar aquellos que
hayan cumplido el tiempo de retención documental y que además su disposición
final sea la conservación total.
• Extraer físicamente del Archivo Central la documentación que cumpla con

el requisito anterior.
• Ubicar la documentación en el Archivo Histórico y actualizar la signatura

topográfica en el sistema, labor que será realizada por el Archivo Central.
• En el nivel desconcentrado, se realizara el mismo proceso y se informara

a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la documentación que
a criterio de las gerencias amerite pasar a ser archivo histórico. La DIAC hará la
respectiva valoración en el sitio y si amerita ser histórico dará el visto bueno para
ser transferido al archivo histórico único de la Contraloría General de la
República.
NOTA: Para los documentos del año 2002 y anteriores, se debe hacer una
valoración documental por parte de un grupo interdisciplinario de la Dependencia
o Gerencia Departamental, con el fin de determinar la disposición final de los
documentos. Posteriormente las dependencias del nivel central deberán remitir
esta valoración al Comité de Archivo; en la Gerencias el subcomité de archivo
remitirá al Comité de Archivo a través de la DIAC.
1.7. SERVICIOS DE ARCHIVOS
1.7.1 SERVICIOS EN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Los archivos como unidades de información, deben promover los servicios que
ofrece, como consulta, préstamo y reprografía de documentos, por lo tanto se
deben controlar estas actividades.
VERSION:2.0
ENTIDAD

1.7.1.1. SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
El servicio de préstamo consiste en suministrar, en calidad de préstamo una

carpeta o unidad documental a un usuario. La dependencia o archivo de gestión
que presta el documento debe controlar de préstamo del mismo a través del
Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Préstamo (Ver anexo 15). Para
realizar la anterior tarea se debe:
• Realizar una solicitud verbal, por escrito o correo electrónico, al

responsable de la dependencia o archivo de gestión, según sea el caso.
• El funcionario de la dependencia o archivo, realizará la búsqueda en la

base de datos y ubicará del documento solicitado.
• El funcionario de archivo o dependencia, diligenciará el Formato de

Solicitud y Registro del Servicio de Préstamo (Ver anexo 15).
• El usuario debe firmar el formato de préstamo de documentos de archivo

y recibir por parte del funcionario de la dependencia o del archivo de gestión el
documento solicitado.
• Cuando los documentos sean devueltos a la dependencia o Archivo de

Gestión, el funcionario del archivo o dependencia debe verificar el estado y
contenido de los documentos (folio por folio).
• Posteriormente, el funcionario de la dependencia o del Archivo de Gestión

escribe la fecha de devolución y firma en el Formato de Solicitud y Registro del
Servicio de Préstamo (Ver anexo 15).
• Finalmente, ubica físicamente el documento en la estantería o gaveta,

según sea el caso.
• El tiempo de préstamo no debe ser superior a diez (10) días hábiles. En

caso de necesitar más tiempo el documento, el usuario puede renovar el
préstamo hasta por diez (10) días hábiles más. Vencido el plazo, el responsable
de la dependencia productora deberá hacer exigible la devolución inmediata.
• Una vez finalizado el uso del documento en préstamo o transferencia,

éste se debe regresar por parte del usuario al Archivo de Gestión.
• Cuando el préstamo sea solicitado por un usuario externo, se requiere de

una solicitud escrita, dirigida al jefe de la dependencia o archivo, quien solamente
VERSION:2.0
ENTIDAD

autorizará fotocopias simples y el costo de las fotocopias lo asumirá quien las

solicita.
• Solo podrá salir documentación de la Entidad, previa solicitud escrita de

una autoridad competente, siempre y cuando se garantice la seguridad e
integridad y buen manejo de la documentación.
• En caso de pérdida de documentos, el funcionario que perdió los mismos

debe colocar el respectivo denuncio ante las autoridades policiales y,
posteriormente, informárselo al jefe inmediato para que este informe a las
instancias respectivas.
• Para el préstamo de documentos de las dependencias y de los Archivos

de Gestión del Nivel Desconcentrado se realiza el mismo procedimiento.
• Este servicio se prestará, salvo aquellos documentos que tengan

restricción legal.
1.7.1.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
La consulta consiste en suministrar documentos que se encuentran en los

Archivos de Gestión, a usuarios internos y externos en el mismo lugar en que se
encuentra la información, este servicio debe ser controlado a través del Formato
de Solicitud y Registro del Servicio de Consulta (Ver anexo 16), para realizar ésta
tarea se debe:
• Realizar una la solicitud verbal, al responsable de la dependencia o del

Archivo de Gestión, según sea el caso.
• El funcionario de la dependencia o Archivo de Gestión, realizará la

búsqueda y ubicación del documento solicitado.
• El usuario debe diligenciar el Formato de Solicitud y Registro del Servicio

de Consulta (Ver anexo 16).
• El funcionario entrega al usuario el documento solicitado, para la consulta

en sala o lugar destinado por la dependencia para tal fin.
• Una vez consultado el documento, el usuario lo debe devolver al

funcionario de la dependencia o Archivo de Gestión.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• El funcionario constatara que el documento consultado no muestre

señales de haber sufrido alteración alguna, mediante revisión folio por folio. Una
vez revisado, el usuario podrá firmar el formato consulta de documentos.
• El funcionario retornará el documento a la estantería o gaveta, según sea

el caso.
• Una vez revisado el documento devuelto por el usuario, se encuentra que

el documento sufrió una pérdida, o alteración, se reportara por escrito al jefe de
la dependencia y al responsable del Archivo sobre esta situación para que
adelante las acciones pertinentes.
• Para la consulta de documentos de las dependencias y de los Archivos de

Gestión del Nivel Desconcentrado, se realizará el mismo procedimiento.

restricción legal.
1.7.1.3. SERVICIO DE CONSULTA EN BASE DE DATOS
• En cada Archivo de Gestión debe existir una base de datos (Ver Anexo 5)
que contenga los campos del formato único de inventario documental y la
signatura topográfica.
• La base de datos (Ver Anexo 5) debe estar disponible para la consulta de

los usuarios internos y externos.
1.7.1.4. SERVICIO DE REPROGRAFÍA
• Este servicio consiste en facilitar al usuario interno la reproducción de

documentos, previa solicitud al funcionario del archivo o dependencia. Para
usuarios externos, se requiere solicitud escrita dirigida a la dependencia
productora del documento, para que ésta autorice su reproducción.

restricción legal.
• Este servicio se controlará utilizando el Formato de Solicitud y Registro

del Servicio de Reprografía (Ver anexo 17), el cual debe ser diligenciado por el
funcionario del archivo o de la dependencia que suministre el documento.
VERSION:2.0
ENTIDAD

1.7.2. SERVICIOS EN ARCHIVO CENTRAL
1.7.2.1. SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
• Este servicio solamente se presta en caso de cumplir con requerimientos

judiciales. Para acceder a este servicio se debe presentar solicitud por escrito al
Director de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, quien autorizará
el servicio.

restricción legal.
1.7.2.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
La consulta consiste en suministrar documentos que se encuentran en el Archivo

Central a usuarios internos y externos, los cuales deben ser consultados en la
sala dispuesta para tal fin. Este servicio debe ser controlado a través del Formato
de Solicitud y Registro del Servicio de Consulta (ver anexo 16). Para realizar
ésta tarea se debe:
• Realizar una solicitud escrita dirigida al Director de la Dirección de

Imprenta, Archivo y Correspondencia, quien autorizará el ingreso al Archivo
Central y el servicio de consulta.
• Una vez autorizado el ingreso y la consulta, la Dirección de Imprenta,

Archivo y Correspondencia debe enviar copia de la autorización al Archivo
Central, de la cual se le entregará copia al personal de seguridad del Archivo.
• Se permitirá el acceso del usuario al Archivo Central, previa presentación

de la autorización. Por ningún motivo se permitirá el ingreso al Archivo Central de
usuarios no autorizados por Director de la Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.
• El usuario debe diligenciar el Formato de Solicitud y Registro del Servicio

de Consulta (Ver anexo 16).
• El funcionario del Archivo Central facilitará los documentos a consultar al

usuario.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• El funcionario constatara que el documento consultado no muestre

señales de haber sufrido alteración alguna, mediante revisión folio por folio. Una
vez revisado, el usuario podrá firmar el formato consulta de documentos.
• El funcionario retornara el documento a la estantería o gaveta, según sea

el caso.
• Si una vez revisado el documento devuelto por el usuario, se encuentra

que el documento sufrió una pérdida, o alteración, se reportara por escrito al
Director de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia sobre esta
situación para que adelante las acciones pertinentes.
• Para la consulta de documentos del Archivo de Central del Nivel

Desconcentrado se realiza el mismo procedimiento, pero quien autoriza el
ingreso y servicio es el Gerente Departamental.

restricción legal.
1.7.2.3. SERVICIO DE CONSULTA EN BASE DE DATOS
• En el Archivo Central está disponible para la consulta de los usuarios la

base de datos de transferencia documental, en la cual se almacenan los datos
contenidos en el formato único de inventario documental y la signatura
topográfica.
• La base de datos debe estar disponible para la consulta de los usuarios

internos y externos.

restricción legal.
1.7.2.4. SERVICIO DE REPROGRAFÍA
• Este servicio consiste en facilitar al usuario interno y externo la

reproducción de documentos, previa solicitud al Director de la Dirección de
Imprenta, Archivo y Correspondencia, para que éste autorice su reproducción.
VERSION:2.0
ENTIDAD


restricción legal.
• Este servicio se controlará utilizando el Formato de Solicitud y Registro

del Servicio de Reprografía (Ver anexo 17), el cual debe ser diligenciado por el
funcionario del Archivo Central.
1.8. ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS
• Reconstrucción de la evolución histórica de la Entidad por parte la DIAC y

las dependencias del nivel central y Gerencias Departamentales.
• Elaborar un diagnóstico de la documentación existente en la CGR hasta

el año 2002, que se encuentre en los archivos, tanto a Nivel Central como Nivel
Desconcentrado. Este diagnostico será realizado por la DIAC y las
dependencias del nivel central y Gerencias Departamentales.
• Con base en el diagnóstico, la Dirección de Imprenta, Archivo y

Correspondencia elabora el plan de trabajo archivístico por fases para toda la
Entidad, de acuerdo a la normatividad archivística vigente.
• Para los documentos del año 2002 y anteriores, que se encuentren en las
dependencias de la CGR en el Nivel Central y que no han sido transferidos al
Archivo Central, se debe levantar un inventario documental (Ver anexo 4) por
parte de todas las dependencias del nivel central, el cual debe ser enviado a la
• Para los documentos del año 2002 y anteriores, que se encuentren en las
dependencias de la CGR en el Nivel Desconcentrado y que no han sido
transferidos al Archivo Central de la respectiva Gerencia Departamental, se debe
levantar un inventario documental (Ver anexo 4) por parte de cada una de las
Gerencias Departamentales, los cuales deben ser enviado a la Dirección de
• Elaboración de las Tablas de Valoración Documental por parte de la

DIAC, con el apoyo de los funcionarios de cada una de las dependencias nivel
central y desconcentrado que la DIAC considere pertinente.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Estudio de valoración de la documentación por parte de la Dirección de

Imprenta, Archivo y Correspondencia y productores o responsables de los
documentos (dependencias del nivel central y desconcentrado).
• Solicitud de aprobación de las Tablas de Valoración Documental al

Comité de Archivo de la CGR.
• El Comité de Archivo de la CGR estudia y aprueba las Tablas de

Valoración Documental para su posterior aplicación.
• Para aplicar las Tablas de Valoración Documental se debe seguir lo

establecido en este Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y
Correspondencia.
• En el Nivel Desconcentrado, deben utilizar las Tablas de Valoración

Documental una vez aprobadas por el Comité de Archivo de la CGR.
• En caso de que la Tabla de Valoración Documental no cubra todas las

series documentales en las Gerencias Departamentales, éstas deben informar a
la DIAC, para que allí definan el procedimiento a seguir.
NOTA: El proceso de fondos acumulados se debe realizar por fases, ya que

estas son a largo plazo. Dicha información, será remitida por la DIAC al Comité
de Archivo.
VERSION:2.0
ENTIDAD

2. GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
2.1. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADA A OTRAS

INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES)
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en

original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario; la primera
copia a la serie respectiva de la dependencia o grupo de trabajo que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes; y la segunda copia
reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su Tabla de Retención Documental. En los casos en los cuales
haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias.
La Unidad de Correspondencia en el Nivel Central está a cargo de la Dirección

de Imprenta, Archivo y Correspondencia y en el Nivel Desconcentrado en el
Grupo de Trabajo Despacho del Gerente Departamental.
• Una vez producido el documento, cada dependencia debe asignarle un

número de radicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de
correspondencia sea manual o automatizado. El documento debe estar firmado
por el funcionario autorizado.
2.1.1 RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR

SISTEMA AUTOMATIZADO CORRESPONDENCIA
Para la entrega de las comunicaciones oficiales que están dentro del perímetro
urbano del Nivel Central, el mensajero de cada dependencia realizará la entrega
de las comunicaciones oficiales al respectivo destinatario. Una vez entregada la
comunicación oficial el mensajero exigirá el recibido de la comunicación oficial en
la respectiva copia. El mensajero entregará la copia de la comunicación a la
dependencia de origen o productora del documento, copia que el funcionario
responsable archivará en la serie o subserie documental correspondiente.
El perímetro para la entrega de Comunicaciones Oficiales Externas Enviadas, en

el Nivel Central desde la carrera 10 N° 19-64 y desde la carrera 10 N° 17-18 es:
• Hacia el Norte hasta la calle 39

• En el Centro hasta la calle 6
• Hacia el Oriente hasta la carrera 1ra.
• Hacia el Occidente hasta la carrera 30
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Para los mensajeros de la Dirección de Imprenta, Archivo y

Correspondencia, además del perímetro anterior, podrán desplazarse al lugar
donde se encuentra ubicado el Archivo Central de la Contraloría General de la
República.
NOTA: Cuando se requiera entregar una comunicación oficial de carácter

urgente, fuera del perímetro señalado, el mensajero podrá entregarla siempre y
cuando sea autorizado por el jefe inmediato.
• Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del perímetro urbano

establecido en el Nivel Central, el mensajero debe entregarlas a la Unidad de
Correspondencia (Correspondencia Saliente), ubicada en la Dirección de
• Para el Nivel Desconcentrado el perímetro será el establecido por cada

Gerente Departamental.
• Toda comunicación oficial debe estar debidamente foliada al momento de

ser radicada y registrada.
• Para radicar correspondencia a través del sistema de correspondencia

CORDIS, primero ingresa al menú correspondencia luego despliega la opción
externa y por ultimo al submenú enviada.
• Una vez hecho este paso se abre el formulario para el registro de la

correspondencia externa enviada.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Se llenan los datos básicos del documento:

a) Registrar el número de folios y anexos.
b) Seleccionar el tipo de contenido.
b) Registrar un resumen corto y preciso del tema de la comunicación, en la

casilla asunto.
d) Si se va describir una observación del documento como aclaración en

cuanto a los anexos u otra observación se hace en campo Observaciones
• Luego de llenar los datos básicos se procede a llenar el origen de quien

envía el documento para registrar estos datos se van a seguir los siguientes
pasos:
a) El cual me aparece de forma automática de acuerdo a la dependencia

usuario que está radicando.
VERSION:2.0
ENTIDAD

b) Se da clic en el botón del campo Funcionario que muestra una lista de

valores para seleccionar o digitar el nombre del funcionario que firma el oficio.
c) Una vez sido seleccionada la dependencia aparece registrada la dirección

de esta.
d) Se da clic en el botón que me muestra la lista de valores para

seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del funcionario y
el cargo de la siguiente manera:
VERSION:2.0
ENTIDAD

e) En la casilla Buscar escribe el apellido o el nombre del funcionario a

seleccionar siempre debe estar precedido el símbolo % para efectuar esta
búsqueda y luego presiona el botón buscar. Una vez hecha la búsqueda aparece
solo el funcionario a seleccionar y luego presiona aceptar.
• Una vez consignado el origen se determina el destino de este documento

para esto se realiza los siguientes pasos:
a) Da clic en el botón del campo dependencia para proceder a digitar el

nombre de la entidad externa
VERSION:2.0
ENTIDAD

b) Luego da clic en el botón del campo Funcionario para digitar el nombre

del funcionario destino
c) Después digita la dirección con su respectiva ciudad
d) Por último selecciona el sistema de envió
Si la distribución de correo lo hace por medio de la unidad de correspondencia,

se escoge oficina de correspondencia para que se vea reflejada en esta unidad
de correspondencia y la puedan recibir; en cambio, si se hace por medio del
correo electrónico o personal este no se verá por la oficina de correspondencia,
ya que la distribución lo hace la propia dependencia, ya sea través del correo
electrónico y si es personal a través de su mensajero.
• Cumplidas las anteriores tareas, se guarda el registro a través del botón

salvar el sistema asigna el número de radicación. Este número es único y
consecutivo para toda la entidad y para este tipo de correspondencia.
• El numero de radicado que aparece en el campo radicación está

conformado por cuatro casillas que indican VIGENCIA -TIPO
CORRESPONDENCIA – NUMERO UNICO RADICADO. En este caso el tipo de
correspondencia es IE o sea una correspondencia de tipo Interna Enviada
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Una vez se genera el consecutivo de radicado se procede a imprimir la

etiqueta dando clic en el botón y colocar sobre el documento original y las
copias el timbre de impresión de radicación, que contiene los siguientes datos:
Nombre de la entidad, fecha y hora de recibido.

Número de radicación general de la entidad.
Número de folios y Anexos.
Serial dependencia y Origen.
Destino.
Asunto.
• Para realizar copias de radicación de este documento se utiliza el botón

Copia se utiliza para enviar el mismo documento a diferentes
entidades o personas. El primer documento de éstos debe haber sido radicado y
salvado.
• Seleccione el tipo de destino de la copia y elija aceptar.
• Una vez ejecutado, el programa informa los campos de la copia que se

pueden modificar.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Posteriormente se deben guardar los cambios.
• Para realizar otra copia utiliza el botón anterior para regresar al

registro de radicado original para hacer la copia ya que desde una copia no
puede realizarse otra copia.
• Radicación masiva.
Cuando algunas dependencias deben radicar grandes volúmenes de

documentos con igual contenido hacia diferentes destinos externos, por ejemplo
a las Gerencias Departamentales, radicar uno cada vez es posible por medio de
la acción “Duplicar” pero resultaría mucho tiempo invertido.
Para este caso se deben seguir los siguientes pasos:
Editar en una hoja electrónica la lista de columnas para cada destino de la

radicación un código o consecutivo, nombre, entidad, dirección, entre otras.
NOTA: los nombres de la entidades destino y dirección hacerlo de forma

abreviada no tan largos porque el sistema presenta problemas por tamaño de
estos campos (por ejemplo carrera –cra, calle – cll, avenida-Av, Transversal-Tv).
VERSION:2.0
ENTIDAD

Guardar esta lista como Texto delimitado por tabulaciones
Desde Cordis se debe radicar un documento externo enviado de los que

se quiere enviar, se oprime el botón “Masiva”.
Se abre el archivo de texto a leer mediante el botón “Leer Archivo”; el

programa lee el archivo y muestra el resultado de la lectura.
VERSION:2.0
ENTIDAD

VERSION:2.0
ENTIDAD

Revise estos renglones aquí puede editar, insertar o eliminar los renglones que
estén incorrectos luego presione “Procesar”: El sistema genera un duplicado de
la radicación en el destino coloca cada registro leído.
Oprima el botón salvar y se generará un consecutivo por cada registro.
Para la impresión del radicado debe tener en cuenta con que numero inicia y
termina estos radicados y luego presione el botón imprimir
En la casilla desde digita el numero que inicia el radicado y en la casilla hasta en

cual finaliza y presione aceptar.
Mostrándome en pantalla el reporte de cada uno de estos radicados para

poderlos ver cada uno de estos radicados utilizar la barra de desplazamiento que
se encuentra parte superior
Primero Ultimo
Anterior Siguiente
Y si desean imprimir uno por uno de estos radicados presionando el botón
imprimir
VERSION:2.0
ENTIDAD

En el intervalo de impresión paginas pueden establecer el rango a imprimir por

ejemplo si quiere solo imprimir la pagina 2 escribe de la pagina 2 a la 2 y también
puede establecer la cantidad de copias.
Para el trámite de las Comunicaciones Oficiales, utilizar las siguientes planillas

según sea el caso:
• Anexo 27. Planilla de Correo Certificado.

• Anexo 28. Planilla de Correo Certificado S.U.
• Anexo 29. Planilla de Correo Internacional.
• Anexo 30. Planilla de Correo Apartado Aéreo.
• Anexo 31. Planilla de Servicio Postexpress.
• Anexo 32. Planilla de Contenido de Valija Corra.
• Anexo 33. Planilla de Control de Recolección.
• Anexo 34. Certificación Servicio de Correspondencia Gerencias
Departamentales.
NOTA: La comunicaciones oficiales enviadas (Enviadas a otras instituciones,

personas y Gerencias Departamentales), recepcionadas después de las 3:00
p.m., no serán enviadas el mismo día, debido a que el alistamiento se realiza de
3:00 p.m. a 5:00 p.m.
VERSION:2.0
ENTIDAD

2.1.2 RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR

SISTEMA MANUAL CORRESPONDENCIA
• Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de

Correspondencia es la encargada de asignar número de radicado consignado en
la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:
Número de radicación.
Fecha de radicación.
Hora de radicación.
Dependencia y funcionario remitente.
Asunto.
Destinatario (Entidad y/o persona).
Número de folios y anexos.
• Para la entrega de comunicaciones que están dentro del perímetro

urbano, el mensajero de cada dependencia hará la entrega de las
comunicaciones al respectivo destinatario y guardará la copia en la dependencia
productora.
• Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del perímetro urbano

definido por la Gerencia Departamental, el mensajero debe entregarlas a la
Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente).
• El funcionario de la Unidad de Correspondencia (correspondencia

saliente) debe verificar que los documentos estén correctamente empacados y
sellados.
• Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:
Nombres y apellidos completos.

Dependencia remitente, dirección, ciudad, departamento, teléfono.
Código de la dependencia.
Número de Radicado (Proporcionado por el sistema de radicación manual
o automatizada).
• Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario:
Nombres y apellidos completos.

Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección, ciudad, departamento,
teléfono.
• Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados,

rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros.
• Solamente pueden firmar correspondencia las personas responsables de

las diferentes dependencias y las que sean autorizadas para ello en forma
expresa.
• El correo internacional debe llevar el visto bueno del Director de Imprenta,

Archivo y Correspondencia o su delegado para su envío.
• El funcionario de la ventanilla de correspondencia saliente, recibirá el

documento, original y dos copias, original para el destinatario, una copia para la
serie consecutivo de correspondencia de la unidad de correspondencia y la otra
copia para la dependencia productora, la cual ira en la carpeta del asunto o serie
correspondiente.
Recibir Comunicaciones Oficiales Enviadas
SISTEMA AUTOMATIZADO
CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA

Son los documentos emitidos por las dependencias de la Contraloría General de
la República con destino a personas o entidades externas. La Dirección de
Imprenta, Archivo y Correspondencia recibirá los documentos radicados por las
dependencias a través del sistema CORDIS.
• Para hacer la recepción deben ingresar menú correspondencia y escoge

la opción entregar.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Luego abre el formulario para el recibo de documentos, en este formulario se

selecciona la dependencia que entrega el documento a la oficina de radicación
de correspondencia dando clic en el botón y luego me muestra la lista de
valores donde se selecciona la dependencia.
• Una vez seleccionada la dependencia aparecerá la relación de los

documentos que entrega esta dependencia y luego se procede a chequear en el
cuadro recibir los documentos que se están recibiendo físicamente en ese
momento.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Chequeados estos documentos se procede a dar clic en el botón Recibir Ahora

para que me registre en el sistema el usuario que recibió, la fecha
y hora de recibido del documento, este registro se puede ver en cada uno de los
radicados recibidos en la ficha control.
• Una vez recibido el documento se archiva la copia y al final del día se

imprime el reporte de los documentos recibidos. Para generar este reporte da
clic en el menú planillas y escoge la opción documentos recibidos.
• Establece el rango de fechas de las cuales quiere que genere listado de

documentos recibidos y da clic en el botón aceptar.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Una vez generado el reporte lo imprime dando clic en el botón

imprimir.
SISTEMA MANUAL
En el caso de las Gerencias Departamentales que no tienen sistema

automatizado, deben llevar una planilla de control o libro radicador el cual debe
contener como mínimo los siguientes datos:
Número de radicación
Fecha de radicación
Dependencia remitente
VERSION:2.0
ENTIDAD

Asunto
Destinatario (Entidad y/o persona)
Nombre de funcionario que recibe el documento.
Anexos
• Una vez realizados los pasos anteriores, el funcionario de la ventanilla,

señala como verificado el número de radicado de comunicaciones oficiales
enviadas en el sistema automatizado para Nivel Central, el cual asigna fecha y
hora.
• El documento es clasificado de acuerdo al servicio de correo por el cual

se deba enviar.
Clasificación y organización las comunicaciones oficiales enviadas.
• Las comunicaciones oficiales recibidas se clasifican de acuerdo a su

destinatario y el servicio de distribución que se vaya ha utilizar.
• Si los documentos van con destino a las Gerencias Departamentales se

distribuyen y organizan en grupos, por cada ciudad capital usando el servicio
CORRA.
• Los demás documentos con destino a Bogotá, ciudades capitales,

municipios intermedios, apartados aéreos e internacionales se deben clasificar
de acuerdo al servicio por el cual se van a enviar:
Postexpress Urbano
Postexpress Nacional
Apartado Aéreo
Correo ordinario Urbano
Correo ordinario Nacional
Certificado Urbano
Certificado Nacional
Certificado Urbano con Acuse de Recibo
Certificado Nacional con Acuse de Recibo
Internacional
Internacional Especial
• Determinar el peso y el valor de cada documento a enviar.
• Registra la cantidad de documentos enviados por cada dependencia,

indicando el valor y el servicio utilizado. Diariamente se debe generar un
documento resumen que muestre el gasto de correspondencia por oficina y clase
de servicio.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Según el servicio utilizado para despachar los documentos se deben

diligenciar los siguientes formatos:
Postexpress: Planilla
Guía
Apartado Aéreo: Planilla
Correo ordinario Urbano: Planilla
Correo ordinario Nacional: Planilla
Certificado Urbano: Planilla
Certificado Nacional: Planilla
Certificado Urbano con Acuse de Recibo: Planilla Acuse
Certificado Nacional con Acuse de Recibo: Planilla Acuse
Internacional: Planilla
Internacional Especial: Planilla
CORRA: Planilla
Planilla de reparto por Gerencia Departamental
• Simultáneamente en los casos en que se utilice el servicio de postexpress

se deben colocar la guía sobre el documento que se va a enviar, separándola de
su copia.
• El funcionario encargado elaborará las diferentes planillas de distribución

de acuerdo al servicio de correo a utilizar, las cuales serán entregadas junto con
los documentos a entregar, al mensajero de la empresa de correo.
• En caso de que el documento no sea recibido por el destinatario, se

devuelve con su respectivo causal de devolución a la Oficina productora.
• Cuando sea necesario que la documentación enviada requiera el acuse

de recibo, de acuerdo al servicio se busca la guía o prueba de entrega con que
se fue el documento o se solicita a la empresa de correo el certificado del envió.
• Para el caso de las Gerencias Departamentales, se debe asignar número

de radicado por el sistema manual y posteriormente se coloca fecha y hora de
recepción al documento.

Correspondencia se encargará de la distribución de las comunicaciones enviadas
a las diferentes entidades externas o personas naturales, llevando su respectivo
control.
NOTA: Los documentos archivados por la Dirección Imprenta, Archivo y

Correspondencia y las Gerencias Departamentales para la serie consecutivo de
VERSION:2.0
ENTIDAD

comunicaciones oficiales se deben foliar, pero no se realizará el inventario

descriptivo de carpeta.
2.2. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS (RECIBIDAS DE OTRAS

INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES)
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser

revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
procederá a la radicación del mismo.
• El cliente externo entrega el documento a la unidad de correspondencia,

en el horario establecido. El funcionario encargado de recibir los documentos,
abrirá los sobres y revisará datos básicos del remitente (nombre del remitente y
dirección), del destinatario (nombre del funcionario, dependencia, cargo) y que
los documentos estén foliados.
• Si el documento cumple con los parámetros anteriores, se le asigna un

número de radicado de comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de
correspondencia manual o automatizado por el funcionario encargado.
2.2.1 RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS POR

• Para radicar correspondencia a través del sistema CORDIS primero

ingresa al menú correspondencia luego despliega la opción externa y por ultimo
al submenú recibida.
VERSION:2.0
ENTIDAD


correspondencia externa recibida.
• Registrar el número de folios y anexos.
a) Seleccionar el tipo de contenido.
b) Registrar un resumen corto y preciso del tema de la comunicación, en la

casilla asunto.
c) Si se va describir una observación del documento como aclaración en


pasos:
VERSION:2.0
ENTIDAD

a) Leer el documento y establecer la procedencia señalando en el sistema el

nombre de la entidad.
b) Nombre y apellidos del funcionario que suscribe la comunicación y el

respectivo cargo si lo tiene.

a) Se da clic en el botón del campo Dependencia que muestra una lista

de valores para seleccionar o digitar el nombre de la dependencia de
destino de la siguiente manera:
VERSION:2.0
ENTIDAD

b) En la casilla Buscar se escribe el código o nombre de la dependencia a

búsqueda y luego presiona el botón buscar, una vez hecha la búsqueda
aparece solo la dependencia a seleccionar y luego presiona aceptar.

de esta.
VERSION:2.0
ENTIDAD

d) Se da clic en el botón que me muestra la lista de valores para

seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del
funcionario y el cargo de la siguiente manera:

aparece solo el funcionario a seleccionar y luego presiona aceptar.
VERSION:2.0
ENTIDAD

f) ya seleccionado el funcionario quedara registrado el cargo destino del

funcionario.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• El número de radicado que aparece en el campo radicación está

conformado por cuatro casillas que indican VIGENCIA-TIPO
CORRESPONDENCIA – NUMERO UNICO RADICADO, en este caso el tipo de
correspondencia es ER que es una correspondencia de tipo Externo Recibido.

etiqueta dando clic en el botón y colocar sobre el documento
original y las copias la etiqueta de radicación que contiene los siguientes datos:
Nombre de la entidad, fecha y hora de recibido

Número de radicación general de la entidad
Número de folios y Anexos
Serial dependencia y Origen
Destino
Asunto
VERSION:2.0
ENTIDAD

2.2.2. RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

POR SISTEMA MANUAL CORRESPONDENCIA
Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia

es la encargada de asignar número de radicado a las comunicaciones oficiales
recibidas, consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los
siguientes datos:
Hora de radicación
Remitente (Entidad y/o persona)
Asunto
Dependencia y funcionario Destinatario
Número de folios y anexos
• Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el

cual se va a identificar el documento tanto original como copias, se entrega al
cliente externo la copia con el respectivo radicado.
• Posteriormente, se imprime la Planilla de Comunicaciones Oficiales

Recibidas para entregar al encargado de distribuir los documentos.
Generar planillas de comunicaciones oficiales recibidas.
• Para generar las planillas por Dependencias se llevan a cabo los

siguientes pasos:
a) presiona clic menú planillas y escoge la opción Documentos ER por

entregar
VERSION:2.0
ENTIDAD

b) Luego se procede a llenar los parámetros de consulta para generar esta

planilla que son la vigencia, radicación desde y selecciona en piso la
dependencia a la cual se le va generar la planilla.
c) Para seleccionar la dependencia se da clic en el botón y luego me

muestra la lista de valores donde se selecciona la dependencia.
d) En la casilla Buscar escribe el código o el nombre de la dependencia a

búsqueda y luego presiona el botón buscar, una vez hecho la búsqueda aparece
solo la dependencia a seleccionar y luego presiona aceptar. Y en el formulario de
parámetros de consulta presiona Aceptar para que se genere la planilla.
VERSION:2.0
ENTIDAD

e) Generado el reporte de esta planilla se procede a imprimir dando clic en el

botón imprimir.
• Para generar la planilla general se llevan los siguientes pasos:
a) presiona clic menú planillas y escoge la Documentos por entregar.

VERSION:2.0
ENTIDAD

b) Luego se procede a llenar los parámetros de ejecución para generar esta

planilla se llenan los campos que son la vigencia, campo radico se digita el
código de la dependencia que radico en este caso es la oficina de radicación de
correspondencia con el código 81000, el campo Externa / Interna se escribe la
letra (E) externa o (I) Interna, en el campo Enviada / Recibida se escribe la letra
(E) enviada ó (R) recibida, en el campo estado de entrega se selecciona
radicado, en el campo Radicado Entre se digita un rango de fechas desde y
hasta, para sacar las planillas del día se digita la fecha de radicado y la fecha del
día posterior debido a que este campo de fechas de radicación manejan también
horas.
c) Presionar Enter para que genere la Planilla General y presiona el botón

imprimir para imprimir esta planilla.
VERSION:2.0
ENTIDAD

d) Se realiza la entrega de los documentos donde se consigna la firma de

recibido por parte del mensajero.
• El funcionario encargado de la distribución de los documentos, los recoge

junto con la planilla, para proceder a clasificarlos por dependencias.
• El funcionario encargado de distribuir los documentos verifica que el

contenido de la planilla coincida con los documentos recibidos. Si no coinciden,
los devuelve al funcionario encargado de radicar para solucionar el
inconveniente.
• Si la planilla coincide con los documentos procede a ubicarlos en el

casillero correspondiente a cada dependencia, para su posterior entrega al
destinatario final.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• En el horario establecido, cada una de las dependencias del Nivel Central

envía a un funcionario de su dependencia para que reciba la correspondencia
que ha llegado, quien procede a confrontar el listado con los documentos
recibidos y firma la planilla.
• La planilla debe estar firmada por el funcionario que recibe y por el que
entrega los documentos.
• Si el funcionario de la dependencia destinataria, encuentra que algún

documento no es de la competencia de su dependencia, no lo debe recibir y
dejará aclaración en la planilla.
• En caso de que el funcionario de la dependencia destinataria, reciba

documentos que no son competencia de su dependencia, debe remitirlos a la
dependencia competente.
Recepción de comunicaciones oficiales internas y recibidas.
Recibo de Documentos
• Para la recepción de documentos Internos o Externos seleccione la

opción Recibir.
• Para la recepción de documentos hay que tener en cuenta la fecha de

radicado que viene en el sticker, donde viene grabado el número de radicado.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Luego se escoge la dependencia a quien le recibe, la cual se elige en la

lista de dependencia y automáticamente aparecerá la lista de documentos por
recibir de la elegida.
• Después marque en la columna recibido los documentos que

efectivamente le están entregando, revisando previamente los folios, anexos y
posteriormente presione el botón Recibir Ahora.
VERSION:2.0
ENTIDAD

SISTEMA MANUAL
• Para el caso de las Gerencias Departamentales se diligenciará la planilla

de control o libro radicador, el cual se debe firmar a la hora de recibir una
comunicación oficial.

Correspondencia se encargará de la distribución de las comunicaciones recibidas
a los diferentes grupos de trabajo, llevando su respectivo control de entrega.
NOTA: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del

responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá
ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán
las acciones a seguir. Acuerdo 060 AGN
2.3. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (AQUELLAS RECIBIDAS

Y ENVIADAS DENTRO DE LA ENTIDAD)
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán

establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la
VERSION:2.0
ENTIDAD

numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya

sean estos, manuales o automatizados. Acuerdo 060 de 2001
• Producida la comunicación oficial interna, el funcionario de la

dependencia se encarga de asignarle un número de radicado de comunicaciones
oficiales internas, registrando los datos básicos de la dependencia remitente y de
la dependencia destino.
2.3.1. RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS POR

CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA
• Para radicar correspondencia a través del sistema CORDIS primero

ingresa al menú correspondencia luego despliega la opción interna y por ultimo al
submenú enviada.

correspondencia interna enviada.
VERSION:2.0
ENTIDAD

a) Registrar el número de folios y anexos.
b) Seleccionar el tipo de contenido.
c) Registrar un resumen corto y preciso del tema de la comunicación, en la

casilla asunto.
d) Si se va describir una observación del documento como aclaración en


pasos:
VERSION:2.0
ENTIDAD

a) Se da clic en el botón del campo Funcionario que muestra una lista de

valores para seleccionar o digitar el nombre del funcionario que firma el oficio:

de esta.
c) Se da clic en el botón que me muestra la lista de valores para

seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del funcionario y
el cargo de la siguiente manera:
VERSION:2.0
ENTIDAD

d) En la casilla Buscar escribe el apellido o el nombre del funcionario a

búsqueda y luego presiona el botón buscar, una vez hecha la búsqueda aparece

a) Se da clic en el botón del campo Dependencia que muestra una lista

de valores para seleccionar o digitar el nombre de la dependencia de destino de
la siguiente manera:
VERSION:2.0
ENTIDAD

b) En la casilla Buscar se escribe el código o nombre de la dependencia a

aparece solo la dependencia a seleccionar y luego presiona aceptar.

de esta.
VERSION:2.0
ENTIDAD

c) Se da clic en el botón que me muestra la lista de valores para

seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del
funcionario y el cargo de la siguiente manera:

búsqueda y luego presiona el botón buscar, una vez hecha la búsqueda aparece
VERSION:2.0
ENTIDAD

f) ya seleccionado el funcionario quedara registrado el cargo destino del

funcionario.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• El numero de radicado que aparece en el campo radicación está

conformado por cuatro casillas que indican VIGENCIA -TIPO
CORRESPONDENCIA – NUMERO UNICO RADICADO, en este caso el tipo de
correspondencia es IE que es una correspondencia de tipo Interna Enviada

etiqueta dando clic en el botón y colocar sobre el documento original y las
copias el timbre de impresión de radicación, que contiene los siguientes datos:
Nombre de la entidad, fecha y hora de recibido

Número de radicación general de la entidad
Número de folios y Anexos
Serial dependencia y Origen
Destino
Asunto
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Para realizar copias de radicación de este documento se utiliza el botón

Copia se utiliza para enviar el mismo documento a diferentes
entidades o personas. El primer documento de éstos debe haber sido radicado y
salvado.
• Seleccione el tipo de destino de la copia y elija aceptar.
• Una vez ejecutado, el programa informa los campos de la copia que se

pueden modificar.
• Posteriormente se deben guardar los cambios.
• Para realizar otra copia utiliza el botón anterior para regresar al

registro de radicado original para hacer la copia ya que desde una copia no
puede realizarse otra copia.
Radicación Masiva
• Se usa para radicar grandes volúmenes de documentos con igual

contenido hacia diferentes destinos como es el caso de el envió de memorandos
o circulares.
Para llevar a cabo este tipo de radicación se procede a llevar los siguientes
pasos:
• Se radica oficio original interno enviado.

VERSION:2.0
ENTIDAD

Tener en cuenta para radicar esta clase de correo el tipo de contenido que debe
ser circular o memorando.
• Luego da clic en el botón masiva
• Aparece el formulario para incluir los masivos y presiona el botón incluir.
• Luego selecciona de la lista de valores el destinatario a incluir en el listado

masivo y presiona aceptar y lo incluye en el listado de masivos, si va incluir a otra
persona presiona de nuevo el botón incluir y hace los mimos pasos hasta
completar la lista.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Una vez completada la lista de masivos presiona el botón procesar.
• Por último presiona el botón salvar para que quede guardados estos
radicados como copia.
Nota: los radicados como copias se diferencian por que vienen seguidos de la
letra C y un número consecutivo de copia.
VERSION:2.0
ENTIDAD

VERSION:2.0
ENTIDAD

2.3.2. RADICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS POR

SISTEMA MANUAL CORRESPONDENCIA

Correspondencia es la encargada de asignar número de radicado consignado en
la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:
Hora de radicación
Dependencia y funcionario remitente
Asunto
Dependencia y funcionario destinatario
Número de folios y anexos
• Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el

cual se va a identificar el documento tanto original como copia.
• El funcionario encargado de la distribución, los recoge para proceder a

clasificarlos por dependencias y hacer su respectiva entrega las dependencias
destino.
• El funcionario encargado de recibir el documento verifica los datos y

procede a recibir por sistema, si en el sistema los datos no corresponden con los
datos de la comunicación, se devuelve a dependencia origen para su corrección.
• Una vez recibido el documento en el sistema, se firma la copia del

documento recibido y se procede a realizar el trámite.
• Se entrega la copia de la comunicación oficial interna firmada al

encargado de la distribución de las comunicaciones oficiales.
• El funcionario encargado de la distribución de las comunicaciones

oficiales entrega copia firmada a la dependencia remitente.
• En el caso de las Gerencias Departamentales el número de radicado de

comunicaciones oficiales internas, debe ser asignado por la Unidad de
Correspondencia con su respectivo control.
VERSION:2.0
ENTIDAD

2.4. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

OFICIALES
• El horario para recepción y radicación de comunicaciones oficiales en la

Unidad de Correspondencia de la CGR, Nivel Central es de 8:00 a.m. a 5:00
p.m.
• En el Nivel Desconcentrado el horario de la unidad de correspondencia es el

mismo de la jornada laboral en cada Gerencia Departamental.
• Recibida la comunicación oficial, el funcionario encargado de asignar trámites

de la dependencia en el sistema manual o automatizado, procede a registrar en
el respectivo sistema el nombre del funcionario responsable con su respectiva
tarea para dar trámite al documento, según asignación del jefe inmediato.
• Asignada la tarea, se procede a realizar la distribución y entrega de las

comunicaciones oficiales, de acuerdo a la planilla impresa generada por el
sistema o a través del libro o control de radicación.
• El funcionario a quien se le asignó la tarea debe verificar el recibido en la

planilla, es decir, si es de competencia del funcionario o dependencia destino,
recibe el documento y firma la planilla o libro.
• El funcionario responsable de la comunicación oficial realiza la tarea

correspondiente al tramite asignado, una vez finalizada la tarea informa al
funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia, para el respectivo
descargue o finalización del trámite, ya sea a través de una acción o traslado a
otro responsable o con la radicación de un nuevo oficio de respuesta, con el fin
de hacer la respectiva referencia entre oficios.
• El funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia, debe

registrar la actividad de finalización del trámite, fecha y hora en el sistema
manual o automatizado.
• El funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia debe

informar sobre los trámites pendientes al jefe inmediato, con el fin de dar
seguimiento y cumplimiento al trámite.
• Para el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales se debe

asignar y dar respuesta a los trámites.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Asignación y respuesta a trámites de las comunicaciones oficiales.
Asignación y Respuesta a Trámites.
• Para la asignación de trámites se debe recibir el documento a través del

sistema; si no aparece como recibido cuando vaya a realizar un trámite no lo va
dejar hacer y le aparecerá un mensaje de indicándole que este documento debe
recibirlo.
• Luego de recibir el documento, lo ubica haciendo la consulta en el sistema

y posteriormente el sistema le permite realizar la asignación de las actividades a
desarrollar sobre un documento a un funcionario de la dependencia que recibe,
con los respectivos controles.
• Haga clic sobre el botón Trámites.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Ejecutada dicha acción aparecerá la siguiente pantalla que registra en

forma automática, en la parte superior algunos datos informativos relacionados
con el trámite del documento sobre el cual se asignarán actividades, tales como:
Tipo de documento, plazo de entrega, fecha de radicación y fecha límite de

entrega. Los demás campos también son de carácter informativo y permiten ver
las actividades asignadas, el avance y la finalización de trámites.
• Para asignar una actividad debe presionar el botón Insertar y aparecerá

el siguiente pantallazo. Para ver una asignación existente debe elegir la actividad
en el listado y oprimir el Botón Asignación.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Seleccione una dependencia y un funcionario de las listas disponibles.
• Llene los campos Cargo Responsable y Acciones a realizar por el

responsable, fecha de iniciación de la actividad y fecha esperada de respuesta,
la cual puede digitar directamente o utilizar el campo plazo, presione Aceptar
para terminar la asignación o cancelar para salir sin guardar.
• Una vez asignadas las actividades van apareciendo en la lista de la

pantalla trámites, la cual refleja el estado de las actividades en cualquier
momento.
• Para responder cualquier actividad debe seleccionarla en la lista y

presionar el botón Respuesta y obtendrá la siguiente presentación,
en la que debe digitar la fecha de culminación de la actividad, una descripción de
la respuesta y el número de radicación con el cual se está respondiendo, luego
presione el botón Aceptar.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Es posible responder actividades previamente asignadas desde el

documento respuesta una vez radicado. Seleccione la carpeta control, escriba en
el campo responde al documento la Vigencia, tipo de documento (ER, IE) y
código del documento que está respondiendo.
• Oprima el botón y seleccione las actividades para ese documento que

está finalizando y presione aceptar.
• Las posibles acciones sobre un documento que no conllevan a una

respuesta son archivar, informar, entre otras, pero estas acciones deben ser
registradas en el sistema manual o automatizado.
NOTA: Teniendo en cuenta que el Sistema de Correspondencia CORDIS se

adoptó e implementó en GCR como parte del sistema de gestión documental, es
de obligatorio cumplimiento que el sistema se actualice diariamente con el fin de
garantizar la trazabilidad de los documentos. Por lo anterior, una vez recibidas
VERSION:2.0
ENTIDAD

las comunicaciones oficiales por cada dependencia, estas son asignadas a cada
uno de los funcionarios competentes, una vez finalizado el trámite de la
comunicación oficial, el funcionario asignado debe cerrar el trámite en el Sistema
de Correspondencia CORDIS.
2.5. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS.
• Controlar las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios

electrónicos, ópticos o similares, como Internet, correo electrónico, fax (mensajes
de datos), tanto internas como externas de la Entidad, en cumplimiento de sus
funciones.
• Toda comunicación oficial interna y externa que sea enviada o recibida

por medio de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la
Entidad, debe ser registrada y radicada en el sistema manual o automatizado de
correspondencia.
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
• Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes

de datos (Correo electrónico, fax entre otros) en una dependencia de la
Contraloría General de la República, debe ser registrada y radicada en el sistema
de correspondencia manual o automatizado, por el funcionario encargado de
operar el sistema de correspondencia de la dependencia, quien informará el
número de radicado para colocarlo en el campo asunto del mensaje de datos.
Dichos mensajes solo se podrán enviar a través del correo electrónico del
directivo de cada dependencia o a quien éste delegue, o por medio de fax, entre
otros.
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
• Los mensajes de datos de carácter oficial (Correo electrónico, fax entre

otros) entre dependencias, en el caso de correo electrónico se realizara desde el
buzón de la cuenta de correo individual del directivo responsable de la
dependencia, con previo registro y radicación en el sistema manual o
automatizado de correspondencia, enunciando el número de radicación en el
campo de asunto del mensaje de datos que se enviara. Para el caso de fax se
debe colocar el número de radicado al documento.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• El envío de las comunicaciones oficiales por medio de mensajes de datos,

se debe realizar por uno de los canales de comunicación y una sola vez, con el
fin de evitar duplicidad en documentos.
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
• La recepción de los mensajes de datos que requieran trámite y

trazabilidad en la Entidad, deben ser radicados y registrados en el sistema
manual o automatizado de correspondencia, para posteriormente dar trámite
interno al destinatario.
• Las comunicaciones oficiales que se deben ser radicadas y registradas

son:
a) Derechos de petición y consultas.

b) Tutelas.
c) Denuncias, quejas, reclamos y solicitudes.
d) Información de rendición de cuentas e informes (cuentas consolidadas;
actas de informes de gestión; plan de mejoramiento; avance plan de
mejoramiento; directiva 008 de 2003; austeridad del gasto; sistema general de
participaciones y Fosyga; regalías; gestión ambiental territorial; Seud;
presupuestal; costos de personal, entre otros).
e) Información institucional (memorandos, circulares, acuerdos, directivas,
instructivos, conceptos, procedimientos, manuales)
f) Documentos remisorios de los actos administrativos.
g) Informes (Cubos, gestión documental semestral y anual, ejecutivo del plan
de acción, plan de mejoramiento interno y avance, IPU, gestión de gerencias,
control interno, procesos administrativos, servicios públicos, gastos de vehículos,
certificados de corra, gastos de correo, relación de permisos, entre otros).
h) Propuestas
i) Los demás documentos contemplados en la tabla de retención
documental vigente.
• Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de

datos se debe conservar en el soporte original en que se creó.
• En caso de recibir la misma comunicación oficial de un mismo remitente a

un mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrónico,
documentos soporte papel, fax u otro medio, se debe tener en cuenta la
radicación y registro del primer documento recibido en la Unidad de
Correspondencia, ya sea en el sistema manual o automatizado.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Todo documento sea copia dura, fax, internet y correo electrónico debe
radicarse, con el fin de llevar un registro y control de las comunicaciones oficiales
que ingresan y se producen en la Contraloría General de la República, a fin de
establecer las personas y cargos responsables del proceso y el seguimiento del
documento, en concordancia con el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de
la Nación.
NOTA: Los mensajes de datos que no requieren radicación son todos los
mensajes de datos de carácter personal y/o que no se enmarcan en el contexto
de una comunicación oficial de la Contraloría General de la República.
2.6. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE

COMUNICACIONES OFICIALES.
• Diligenciamiento de sobres.
Por imagen corporativa y las Normas Postales vigentes, los sobres deben
diligenciarse correctamente sin tachones y sin enmendaduras (Ver gráficos 27 y
28).
REMITENTE: Se escribe en la parte superior izquierda del sobre: Número de

radicación, nombres y apellidos completos, cargo, dirección, teléfono,
departamento/país.
DESTINATARIO: Se escribe en la parte central del sobre y con mayúscula:

Nombres y apellidos completos, cargo, nombre de la entidad, dirección con la
nomenclatura, teléfono, ciudad y departamento/país.
• Servicios Postales Nacionales devolverá la correspondencia que no

cumpla con los requisitos, por lo tanto, las Unidades de Correspondencia a Nivel
Central como a Nivel Desconcentrado, no recibirán comunicaciones oficiales que
incumplan con lo señalado.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 27. Diligenciamiento de sobres.

VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 28. Diligenciamiento de empaques.
• El gráfico 29 señala los días en que son enviadas de las comunicaciones

oficiales a las diferentes Gerencias Departamentales, según la Empresa
Servicios Postales Nacionales.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Gráfico 29. Cronograma de envíos de valijas según Servicios Postales

Nacionales.
• Prohibido el envío por la unidad de correspondencia:
Dinero, encomiendas, comidas, revistas (Diners, Semana, entre otras).

Comunicaciones privadas (extractos bancarios, recibos de pagos, entre otras) de
toda índole.
• Todas las comunicaciones oficiales que se envíen a otras entidades,

dentro de la misma entidad o se reciban deben venir foliadas en su totalidad.
VERSION:2.0
ENTIDAD

2.7 SERVICIO DE CONSULTA EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Para solicitar información de comunicaciones oficiales en la unidad de

correspondencia el usuario deberá suministrar la mayor cantidad posible de
datos relacionados con:
1. El número de radicado.
2. Fecha de radicación.
3. Nombre del destinatario y/o remitente.
4. Dirección, ciudad y departamento.
5. Número de valija.
6. Número de guía.
VERSION:2.0
ENTIDAD

3. ASESORÍAS Y CAPACITACIONES EN GESTIÓN DOCUMENTAL A

DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL Y GERENCIAS
DEPARTAMENTALES
3.1. ASESORÍAS Y CAPACITACIONES
• Conocer el quehacer archivístico de los diferentes Archivos de Gestión del

Nivel Central y Desconcentrado, a fin de verificar el cumplimiento del
Procedimiento de Gestión Documental de la CGR.
• La DIAC elaborará cada año los respectivos cronogramas de asesorías y

capacitaciones para las diferentes dependencias de Nivel Central y
Desconcentrado.
• Los funcionarios de la DIAC encargados de las asesorías y

capacitaciones serán asignados por el Director de la Dirección de Imprenta,
Archivo y Correspondencia.
• Los funcionarios de los Archivos del Nivel Central y de las Gerencias

Departamentales, de acuerdo a la modalidad de tipo de archivo escogida según
Resolución 097 de 2009, deben elaborar los Informes de Gestión Documental
Semestrales (Ver Anexo 18) y el Informe General de Inventario Documental (Ver
Anexo 5), los cuales deben ser entregados de acuerdo la normatividad vigente
establecida por la CGR.
• Los Informes de Gestión Documental Semestrales se debe remitir a la

DIAC, el 31 de enero y 31 de julio de cada año, por correo electrónico, Nivel
Central a la dirección de correo del Director de Imprenta, Archivo y
Correspondencia, Nivel Desconcentrado a cgr@contraloriagen.gov.co.
Si la fecha (31 de enero o 31 de julio) corresponde a un día no hábil, el término

vencerá el día hábil siguiente.
• Las dependencias del Nivel Central y Desconcentrado de la Contraloría

General de la República, deberán elaborar el Informe General de Inventario
Documental, teniendo en cuenta todos los documentos que reposan en los
Archivos de Gestión y Central, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases y diligenciar el formato del informe de
gestión documental. (Anexo 5)
VERSION:2.0
ENTIDAD

El Informe General de Inventario Documental, se debe remitir a la DIAC, el 31 de

enero de cada año, por correo electrónico, Nivel Central a la dirección de correo
del Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia, Nivel Desconcentrado a
cgr@contraloriagen.gov.co.
Si la fecha (31 de enero) corresponde a un día no hábil, el término vencerá el día

hábil siguiente.
• Los funcionarios asignados por la DIAC deberá tener en cuenta los

informes internos y externos y normatividad archivística vigente.
• Los Informes Semestrales de Gestión Documental y los Informes

Generales de Inventarios Documentales serán insumos para realizar las visitas
de acompañamiento en las dependencias del Nivel Central y Desconcentrado, la
DIAC debe consolidar los informes en una matriz en Excel, a fin de generar el
Informe General de Gestión Documental, el cual debe ser presentado al Comité
de Archivo de la Contraloría General de la República.
• Se informará con antelación a la dependencia a asesorar, mediante oficio

dirigido al responsable de la dependencia, el día y la hora de la asesoría con su
correspondiente plan de trabajo.
• El funcionario de la DIAC asignado, debe llevar a la dependencia a

asesorar la lista de chequeo (Ver anexo 19) y el formato de control de visitas de
gestión documental (Ver anexo 9). El procedimiento, formatos y Tabla de
Retención Documental se consultaran por la Intranet.
• Para las capacitaciones se debe diligenciar el formato de control de

asistencia a capacitaciones sobre gestión documental (Ver anexo 21).
NOTA: Se incluye las siguientes actas:
• Anexo 35 Acta de Visita a las Gerencias Departamentales.
• Anexo 36 Acta de Comité y/o Subcomité de Archivo de la CGR.

VERSION:2.0
ENTIDAD

3.1.1. ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME GENERAL DE

INVENTARIO DOCUMENTAL
• Diligenciar el formato único de inventario documental - FUID (Ver anexo

4), registrando en forma detallada y consolidada las series y subseries generadas
por la Dependencia, como consecuencia del ejercicio de sus funciones,
incluyendo los documentos facilitativos o de apoyo de la Entidad.
• Las series y subseries a que hace referencia el numeral anterior se

consignarán de conformidad con el nombre asignado en la Tabla de Retención
Documental.
• El Jefe de la Dependencia será el responsable de presentar y entregar

esta información a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia a 31 de
enero de cada año, a través del correo electrónico.
• La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, posterior a la

presentación del informe general de inventario documental, adelantará visitas de
control y seguimiento con el fin de verificar el contenido de forma y fondo de la
información, tanto en el nivel central como desconcentrado.
3.1.2. ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL INFORME DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Los jefes de las dependencias del Nivel Central y los Gerentes Departamentales
de la Contraloría General de la República, presentaran dos informes de gestión
documental durante el año en curso, a través de su correo electrónico, así:
• Informe de gestión documental semestral con corte enero a junio se

entrega el 31 de julio.
• Informe de gestión documental semestral con corte julio a diciembre se

entrega el 31 de enero.
• Para la presentación de los Informes de Gestión Documental Semestral,

se utilizará el Anexo N° 18 Informe de Gestión Documental.
• Para el Nivel Central, la Dirección de Imprenta, Archivo y

Correspondencia realizará seguimiento a las transferencias documentales y
eliminaciones documentales programadas anualmente.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Para el Nivel desconcentrado, la Dirección de Imprenta, Archivo y

Correspondencia realizará seguimiento a las transferencias documentales,
eliminaciones documentales, reuniones de los Subcomités de Archivos de
acuerdo al cronograma enviado por cada gerencia departamental; el seguimiento
se efectuará a través de visitas a las gerencias departamentales acorde al
Artículo 8 de la Resolución N° 030 y a través de informes a través vía correo
electrónico.
3.2. ASESORÍAS Y CAPACITACIONES EN LAS GERENCIAS

DEPARTAMENTALES
• Se debe tener en cuenta el cronograma de asesorías y capacitaciones y

la autorización previa por medio de la Resolución de Comisión.
• Analizar los informes de gestión documental, el informe general de

inventario documental de documentos, lista de chequeo, control de visitas de
gestión documental y los demás informes de auditorías existentes y vigentes.
• El funcionario de la DIAC asignado debe llevar resolución de comisión,

procedimientos y formatos.
• Presentación ante el Gerente Departamental del plan de trabajo a realizar.
• El funcionario de la DIAC debe visitar la Unidad de Correspondencia, los

Archivos de Gestión y el Archivo Central, con los funcionarios responsables, para
determinar el cumplimiento del Procedimiento de Gestión Documental y
normatividad archivística vigente.
En las asesorías documentales realizadas a las Gerencias Departamentales se

debe:
• Verificar la aplicación del procedimiento de gestión documental de la

Contraloría General de la República.
• Verificar el manejo de comunicaciones oficiales, libros radicadores y

planillas de envío de la correspondencia.
• Sensibilizar al personal de las Gerencias Departamentales sobre la

normatividad archivística vigente tanto a nivel nacional como a nivel institucional,
mediante el uso de las TIC´s.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Explicación de la ruta a seguir para la consulta por la intranet de las

normas, acuerdos, resoluciones orgánicas, resoluciones reglamentarias,
procedimiento de gestión documental y las Tablas de Retención Documental de
la Contraloría General de la República.
• Capacitación a los funcionarios de las Gerencias Departamentales sobre

el Procedimiento de Gestión Documental de la Contraloría General de la
República.
• El funcionario de la DIAC debe diligenciar lista de chequeo (Ver anexo

20) y control de asistencia a capacitaciones (Ver anexo 21).
• Reunión final con el Subcomité de Archivos de la Gerencia y

levantamiento de la respectiva acta de reunión.
• Finalmente se entrega al Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia

el Informe de Visita, lista de chequeo, control de asistencia a capacitaciones y
certificado de permanencia firmado por el Gerente Departamental.
3.3. ASESORÍA A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL NIVEL CENTRAL
• Se debe tener en cuenta el cronograma de asesorías.
• Analizar los informes de gestión documental, el informe general de

inventario documental, lista de chequeo, control de visitas de gestión documental,
documentos y los demás informes de auditorías existentes y vigentes.
• Envío oficio remisorio dirigido al jefe de la dependencia a visitar.
• Visitas al Archivo de Gestión.
• Sensibilizar a los funcionarios encargados del Archivo de Gestión sobre la

normatividad archivística vigente tanto a nivel nacional como a nivel institucional.

• Diligenciamiento de los formatos de lista de chequeo (Ver anexo 19) y

control de visitas de gestión documental (Ver anexo 9).
VERSION:2.0
ENTIDAD

• Finalmente, se entrega los formatos diligenciados al funcionario

encargado de la serie documental.
3.4. ASESORÍAS TELEFÓNICAS, POR CORREO ELECTRÓNICO Y

PERSONALES.
• Las asesorías telefónicas, por correo electrónico y personales, serán

atendidas por el funcionario de la DIAC asignado para la dependencia y gerencia
departamental de la CGR.
• Para las asesorías telefónicas, el funcionario de la DIAC debe diligenciar

el Formato. Control asesorías telefónicas en Gestión Documental (Ver anexo
22).
• Para las asesorías por correo electrónico, se contestará por el mismo

medio, previa reunión de Círculo de Mejoramiento de la DIAC, si es el caso o
consulta lo amerita.
• Para las asesorías personales se utilizará el formato de control de visitas

de gestión documental (Ver anexo 9).
3.5. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL A LAS DEPENDENCIAS

DEL NIVEL CENTRAL
• Se debe tener en cuenta el cronograma de capacitaciones.
• Envío oficio remisorio dirigido al jefe de la dependencia, informando las

fechas de la capacitación.
• Capacitar a los funcionarios de las dependencias del Nivel Central, sobre

Gestión Documental, mediante el uso de las TIC´s.

VERSION:2.0
ENTIDAD

• Diligenciar el Formato Control de asistencia a capacitación sobre Gestión

Documental (Ver anexo 21).
• Finalmente, se entrega los formatos diligenciados al funcionario

encargado de la serie documental.
• Las dependencias que requieran capacitaciones adicionales a las

programadas en el cronograma de capacitaciones, las pueden solicitar a la
NOTA: En éste Manual y su respectivos anexos, el término ASESOR, quiere

decir FUNCIONARIO DE LA DIAC; y el término ASESORÍA hace referencia a la
labor que realizan los funcionarios de la DIAC en cuanto a orientar a los
funcionarios de la Entidad acerca de los diferentes procesos y actividades a
desarrollar relacionados con la Gestión Documental.
VERSION:2.0
ENTIDAD

4. CONTROL
• Ley 527 de 1999.
• Ley 594 de 2000.
• Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario.
• Código Contencioso Administrativo.
• Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.
• Resolución Orgánica 5574 del 2004 de la CGR.
• Resolución Reglamentaria 030 de 2006 de la CGR.
• Circular 004 de 2003 del Archivo General de la Nación y Departamento

Administrativo de la Función Pública.

VERSION:2.0
ENTIDAD


• Y demás normatividad en gestión documental tanto interna como externa

vigente.
VERSION:2.0
ENTIDAD

LISTA DE GRÁFICOS
• Gráfico 1. Clasificación electrónica de documentos.

• Gráfico 2. Ordenación cronológica.
• Gráfico 3. Alineación de documentos.
• Grafico 4. Perforación de documentos.
• Gráfico 5 - Corrección de foliación.
• Gráfico 6. Identificación de carpeta y ubicación
• Gráfico 7. Ejemplo de identificación de carpeta para la cuenta en un
proceso auditor.
• Gráfico 8. Ubicación del Rótulo de Identificación en una carpeta.
• Gráfico 9. Ubicación del Rótulo de Identificación en un Informe de
Auditoría.
• Gráfico 10. Ubicación del Rótulo de Identificación en un Tomo.
• Gráfico 11. Rótulo de Identificación.
• Gráfico 12. Ubicación de carpetas dentro de la caja.
• Gráfico 13. Ubicación del Inventario de la caja.
• Gráfico 14. Ubicación de cajas en estantería fija.
• Gráfico 15. Señalización de estantería rodante.
• Gráfico 16. Señalización de estantería fija.
• Gráfico 17. Señalización de archivadores y gavetas.
• Gráfico 18. Archivador rodante.
• Gráfico 19. Archivadores fijos.
• Gráfico 20. Archivadores verticales de gaveta.
• Gráfico 21. Separador para identificar series y subseries.
• Gráfico 22. Carpeta colgante.
• Gráfico 23. Ubicación de la información de series y subseries que
contiene cada gaveta.
• Gráfico 24. Formato de caja.
• Gráfico 25. Número de carpeta dentro de la transferencia y número de la
caja que contiene la carpeta a transferir.
• Gráfico 26. Número de Tomo o Informe de Auditoría dentro de la
transferencia y número de la caja que contiene el Tomo o Informe de
Auditoría a transferir.
• Gráfico 27. Diligenciamiento de sobres.
• Gráfico 28. Diligenciamiento de empaques.
• Gráfico 29. Cronograma de envíos de valijas según Servicios Postales
Nacionales.
VERSION:2.0
ENTIDAD

LISTA DE ANEXOS
• Anexo 1. Referencia cruzada.

• Anexo 2. Inventario de carpeta.
• Anexo 3. Identificación de carpetas.
• Anexo 4. Formato Único de Inventario Documental.
• Anexo 5. Base de datos Archivo de Gestión.
• Anexo 6. Inventario de caja.
• Anexo 7. Acta de entrega de documentos.
• Anexo 8. Tabla de Retención Documental.
• Anexo 9. Control de visitas de gestión documental.
• Anexo 10. Reporte de errores en transferencia documental.
• Anexo 11. Acta final de transferencia documental.
• Anexo 12. Informe de eliminación documental.
• Anexo 13. Acta de eliminación documental.
• Anexo 14. Acta de entrega de documentos al Fondo de Bienestar Social.
• Anexo 15. Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Préstamo.
• Anexo 16. Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Consulta.
• Anexo 17. Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Reprografía.
• Anexo 18. Formato Informe de gestión documental.
• Anexo 19. Lista de chequeo Nivel Central.
• Anexo 20. Lista de chequeo Nivel Desconcentrado.
• Anexo 21. Control de asistencia a capacitación sobre Gestión
Documental.
• Anexo 22. Control asesorías telefónicas en Gestión Documental.
• Anexo 23. Certificación – Entrega Documentos.
• Anexo 24. Certificación – No Tiene Documentos a Cargo.
• Anexo 25. Certificado de Paz y Salvo – DIAC – Entrega Documentos.
• Anexo 26. Certificado de Paz y Salvo – DIAC - No Tiene Documentos.
• Anexo 27. Planilla de Correo Certificado.
• Anexo 28. Planilla de Correo Certificado S.U.
• Anexo 29. Planilla de Correo Internacional.
• Anexo 30. Planilla de Correo Apartado Aéreo.
• Anexo 31. Planilla de Servicio Postexpress.
• Anexo 32. Planilla de Contenido de Valija Corra.
• Anexo 33. Planilla de Control de Recolección.
• Anexo34.Certificación Servicio de Correspondencia Gerencias
• Departamentales.
• Anexo 35 Acta de Visita a las Gerencias Departamentales.
• Anexo 36 Acta de Comité y/o Subcomité de Archivo de la CGR.
• Anexo 37 Hoja de control (Inventario de carpeta) para la Serie
Documental Historias Laborales.
VERSION:2.0
ENTIDAD

GLOSARIO
• ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
• CLASIFICAR. Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que comprende cada agrupación documental de acuerdo a
la estructura orgánico-funcional de la Entidad.
• COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta Dirección, responsable

de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
• DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el

medio utilizado.
• DOCUMENTO DE APOYO. Documento generado por la misma oficina o
por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales,
pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
• ELIMINACIONES PRIMARIAS. Son aquellas que se efectúan en los

archivos de gestión aplicando los tiempos y procedimientos de las Tablas de
Retención de documentos.
• ELIMINACIONES SECUNDARIAS: Las efectuadas en el Archivo Central

de la Contraloría General de la República de acuerdo a la Tabla de Retención
Documental.
• EXPEDIENTE. Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo

asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los tramites. El
expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser
conservado en su integridad.
• FOLIACIÓN. “Acción de numerar hojas”. “Acto de enumerar los folios solo

por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que
consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental”.
VERSION:2.0
ENTIDAD

• FOLIO. Es la hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que

corresponde dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las hojas
de un expediente o carpeta.
• FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
• FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
• FORMATO IDENTIFICACIÓN DE CARPETA. Formato que permite

identificar el contenido de la carpeta conforme a lo establecido en la tabla de
retención documental, identificar la cantidad de folios, la dependencia productora,
el numero de la carpeta, el rango de folios y datos exclusivos de la transferencia
al archivo central.
• FORMATO INVENTARIO DE CARPETA. Es la relación de los

documentos contenidos en la carpeta.
• FORMATO PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS. Formato que permite llevar

el control de los préstamos documentales y su entrega
• FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Formato

establecido por el Archivo general de la Nación para el levantamiento y
recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series
o asuntos de un fondo documental.
• ORDENAR. Ubicación física de los documentos dentro de la carpeta o

expediente.
• ORGANIZACIÓN. Proceso que mediante el cual se desarrollan las

actividades de clasificación, ordenación y descripción documental.
• PAZ Y SALVO DOCUMENTAL. Documento que hace constar que el
funcionario de la Contraloría General de la República, cumplió a cabalidad la
entrega de documentos bajo su custodia o manejo.
• SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
• SERIE DOCUMENTAL SIMPLE. Es una serie documental conformada por

un mismo tipo documental, la cual comparte los mismos rasgos estructurales o
formales.
VERSION:2.0
ENTIDAD

Ejemplo:
Serie: Actas
Subserie: Actas de Comité de Archivo
Tipos Documentales: Actas de Comité de Archivo No.1, Actas de Comité de
Archivo No.2, Actas de Comité de Archivo No.3, Actas de Comité de Archivo
No.4, etc.
• SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA. Es una serie documental compuesta

por varios tipos documentales diferentes entre, sí pero relacionados en razón a
un trámite determinado.
Ejemplo:
Serie: Historias Laborales

Tipos Documentales: Resolución de nombramiento, hoja de vida, pasado judicial,
antecedentes disciplinarios, examen médico,
• SUBCOMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la Gerencia Departamental,

responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas.
• SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que

forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas.
• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y subseries

con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
• TRÁMITES: Se establecerán una serie de asuntos que deberán resolver

en la Contraloría General de la República y los documentos que genere o reciba
la Entidad deberán clasificarse dentro de uno de estos.
• UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mínima que reúne todas las

características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser
unidades documentales entre otras, un acta, un oficio, un informe.
APROBADO POR: FECHA:

CARLOS EDUARDO UMAÑA LIZARAZO 28 de julio de 2011.
Gerente Administrativo y Financiero

Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Versión 2.0

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Versión 2.0

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CODIGO:

CALIDAD (SIGCC) GRE-81115-M-01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL 6

1.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 9

1.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

2.6. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

El tema archivístico ha sido Contemplado en diferentes momentos de la historia del

En este orden de ideas y ante el desconocimiento de las normas legales y técnicas

La frágil situación de los archivos institucionales ha obedecido entre otras causas a

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

1- Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el Manejo

2- Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la

3- Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la

4- Sensibilizar a los funcionarios de la Contraloría General de la República sobre la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

Al abordar la elaboración de este Manual en lo concerniente a la normatividad básica

La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los

La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

El Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo

Resolución Orgánica 5574 de 2004. Acerca de la aplicación de las Tablas de

Resolución 5589 de 2004, por la cual se reglamenta en la Contraloría General de la

Resolución Reglamentaria 030 de 2006. Acerca de los tipos de archivos, creación

Resolución Reglamentaria 068 de 2008. Sobre asignación espacio físico para el

Resolución Reglamentaria 097 de 2009. Acerca de las modalidades de para

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

Resolución Reglamentaria 101 de 2009. Reglamenta que existen cuatro archivos de

Resolución Reglamentaria 104 de 2010 “Por medio de la cual se actualiza el valor de

Memorando radicado con el número 2005IE32268 de fecha 23 de agosto de 2005,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de la gestión

1.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1.1.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

• La actividad de clasificación documental será realizada por cada uno de

• Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los

• Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el

NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retención

1.1.2. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES

Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales:

• Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

Gráfico 1 - Clasificación electrónica documentos.

1.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

• La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable

• Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada

Gráfico 2 – Ordenación Cronológica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se

• Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al

• Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos

• Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como ganchos de

• Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el

Gráfico 3 – Alineación de documentos

• Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN

Grafico 4. Perforación de documentos.

• Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador