MATRIZ DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Objetivo Usuario Responsabilidad Tiempo

¿Qué comunicar? ¿Por qué? Destinatario Método de Comunicación Preparación Envío Fecha inicial Frecuencia

Socialización de los
beneficios del proyecto
Objetivos y Unidad de
para conseguir la JAL, JAC, FAC, Convocatoria a los interesados del Gerente de gestión Desde el inicio
beneficios del comunicaciones del En cada caso
aceptación y apoyo de Usuarios vías, CCC proyecto - Reunión personal de interesados del proyecto
proyecto proyecto
la población
involucrada

Presentaciones en Power Point,

Socializar información Comunidad en
Presentaciones del Render y Flayers publicitarios Gerente de Director del Al iniciar el
del proyecto con los general, En cada caso
proyecto (Difusión por los principales medios comunicaciones proyecto proyecto
interesados externos comerciantes
de comunicación)

Evitar duplicación de
esfuerzos con las Secretarías locales,
Alcance y
secretarías locales e Inst. Descentralizados Unidad técnica del Gerente del Desde el inicio
cronograma del Reunión presentación del Proyecto Semestral
inst. Descentralizados y y Emp. Comerciales proyecto proyecto del proyecto
trabajo del proyecto
emp. Comerciales del del Municipio
municipio

Organismo
Cumplimiento de
Presentación de financiador y Gerente del Tercer mes del
contrato y relaciones Informes de auditoria Coord. Financiera Anual
presupuesto principales proyecto año
con interesados
interesados.

Informes de estudio A fin de identificar las Autoridad ambiental Durante el

Área Técnica del Gerente del
de impacto medidas de mitigación a de Organismo Por los medios vigentes y exigidos diseño de las
proyecto proyecto En cada caso
ambiental dichos impactos Financiador, obras
 Secretaría de
infraestructura
(interventor)

Informar al equipo los

riesgos a los que se
Informes de gestión Equipo de ejecución Director del Al iniciar el Cada que se
enfrenta el proyecto y Reuniones del equipo Gerente de riesgos
de riesgos del proyecto proyecto proyecto evidencien
construir en conjunto
estrategias eficientes

Director del
Presentación de Verificación de compras proyecto, G. Alcance, Al empezar a
Reunión y entrega de informe Gerente de Director del
informes de y socialización de G. Costos, G. ejecutar el Reuniones mensuales
escrito Adquisiciones proyecto
adquisiciones avances y entregas Adquisiciones y proyecto
Patrocinador

Para monitorear el
Informes escritos y vía correos Desde el Semanales,
Reportes de avance desarrollo y el Patrocinador del Área Técnica del Gerente del
oficiales, semanales, bimensuales y arranque del Bimensuales y
del proyecto cumplimiento de las proyecto proyecto proyecto
semestrales proyecto Semestrales
metas

Contraloría, Área de
Demostrar el alcance y procuraduría, Informes escritos por los medios comunicaciones Contratación
Informes o Reportes Gerente de
justificación del personería, concejo vigentes y exigidos. Informe de con información gerencia del Trimestralmente
de auditoria comunicaciones
proyecto municipal, cámara de auditoría recogida de cada proyecto
comercio área de gestión

Verificar el
Informes de Sistema cumplimiento de los Al empezar a
Equipo de ejecución Director del
de Gestión de indicadores de calidad y Reuniones del equipo Gerente de calidad ejecutar el Reuniones mensuales
del proyecto proyecto
Calidad generar los planes de proyecto
mejoramiento
 Compartir información
Informes de gestión
del cumplimiento de los
de tiempo y Equipo de ejecución Reunión del equipo del proyecto y Gerente de tiempo Director del Al iniciar el En cada caso
tiempos previstos y la
cumplimiento de del proyecto entrega de informe por escrito proyecto proyecto
ejecución del
cronograma
cronograma

Cada que se finalice

ÍAS, Director del Director del uno de los hitos del
Comunicación de los Comunicar cada cierre En la
proyecto, Informes por escrito o través de Gerente de proyecto - proyecto y empiece
hitos históricos del de los hitos y la finalización del
Patrocinador y correo electrónico oficial comunicaciones Patrocinador - nueva etapa de
proyecto iniciación de cada etapa primer hito
Cliente Cliente acuerdo al
cronograma

Consolidado de la
Finalización de
Informe de información de cada Equipo de trabajo del Gerente de Gerente del
Informe final escrito cada fase del Al final de cada fase
integración una de las áreas de proyecto, director y integración proyecto
proyecto
gestión patrocinador
Convocatoria pública por redes
Realizar entrega de la Interesados del
sociales, página Web, Medios de Director del Cierre de obras
Entrega de la fase primera fase del proyecto (externos) e Enero 2016, de
Comunicación (TV, Prensa, Radio), Gerente de proyecto - y entrega del
uno de Corredor corredor verde, obras, invitación al equipo acuerdo a lo pactado
publicación en la página de la comunicaciones Patrocinador - proyecto en su
Verde mobiliario, espacios de interno y emp. Com. en el cronograma
Alcaldía y merchandising del Cliente primera fase
recreación y demás Municipales
proyecto

Presentación 2da Socializar diseños 2da Finalización del

Notas de prensa y boletines Gerente de Director del
fase diseños fase ganadores del Público en general concurso de la nov-15
internos, página Web y Alcaldía comunicaciones proyecto
escogidos por la SCA concurso SCA
Comunicar información
Director del
dependiendo la Interesados del
Gerente de proyecto,
situación que se proyecto con
comunicaciones o patrocinador o
Novedades varias presente (solicitudes, competencia en la Por los medios vigentes y exigidos En cada caso En cada caso
del área cliente,
cambios, información información a
competente dependiendo la
específica y detallada, presentar
novedad
etc.)