Colfee SAS

Proceso Administrativo:
Colfee SAS, procesadora de café
Administración para ingenieros
Universidad Autónoma de Occidente
Isabella Torres Revelo, Angela Maria Yepes, Sebastián Imery Almario, Lina Juliana Andrade Ospina.
Cali- Colombia
2020
_________________________________________________________________________
INTRODUCCIÓN 3

CAPÍTULO 1: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 3

ENUNCIADOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4

Misión 4
Visión 4
Filosofía 4
Objetivo 4
Valores y Principios. 4
Historia de la organización 5

CAPÍTULO 2: MACRO Y MICRO ENTORNO 5

Estructura 5
Organigrama 5
Roles 6
Manuales 8
Reglamento Interno de Trabajo para la Procesadora Colfee SAS 9
Manual de producción 14
MANUAL DE BIOSEGURIDAD 15
Descripción del entorno económico 16
Descripción del entorno político-legal 17
Descripción del entorno tecnológico 18
Descripción del entorno socio-cultural 18
Descripción del entorno ambiental 19
Descripción y presentación de la Matriz de DOFA 19
Descripción y presentación de la Matriz de Factores Internos – MEFI 20
Descripción y presentación de la Matriz de Factores Externos – MEFE 22
Descripción y presentación de la Matriz de Perfil Competitivo - MPC 23
Descripción del análisis de Riesgos para la organización 24

CAPÍTULO 3: MOTIVACIÓN Y TOMA DE DECISIONES 26

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Política de motivación a colaboradores 26

CAPÍTULO 4: CONTROL Y EVALUACIÓN 27

Reportes, informes 27
Cumplimiento de manuales 29

CONCLUSIONES 29

RECOMENDACIONES 30

REFERENCIAS 30

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INTRODUCCIÓN

El café es un producto altamente comercializado a nivel nacional e internacional (ver figura 3 y 4), en
diversas presentaciones tanto instantáneas como en grano para conservar más sus propiedades; incluso
hay productos alimenticios como cremas, mermeladas, postres, galletas, y de cuidado personal como
aceites, jabones, mascarillas y shampu.

Pese a que en el departamento de Nariño se cultiva una importante cantidad de café, se presenta una
carencia en términos de la calidad del café producido, ya que no se garantiza una homogeneidad en la
etapa de procesamiento del café, y, por tanto, el resultado final no es siempre el mejor. Para esto es
indispensable un buen control en el proceso de tostión del grano de café, ya que unos segundos de más
en este proceso pueden afectar directamente el sabor final.

En el presente documento se muestra la gestión administrativa de una empresa dedicada a realizar

procesamiento de café en la región de Nariño. Comenzando desde los aspectos generales de la
organización, aspectos del micro y macro entorno en que se encuentra, hasta las diversas matrices de
riesgo que se pueden analizar, entre otros.

1. CAPÍTULO 1: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

● ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

- Nombre de la organización
Colfee SAS
- Sector económico en el que se va a ubicar
● Aunque la idea de negocio de la empresa abarca la recolección de café por parte de
los cafeteros de la región de Nariño, su enfoque está principalmente en el sector
secundario, ya que es en este que se realiza la transformación de materia prima
(granos de café) con fines industriales. En este caso, se busca procesar café por medio
de técnicas estandarizadas que permitan mantener la calidad del grano de este sector,
con fines de posibles exportaciones y competencias con el mercado nacional.

- Tamaño con el que van a comenzar

● Pensando en abarcar y tener la capacidad de sostener una gran cantidad de cafeteros
con el proceso industrial de tostado, se piensa iniciar con una empresa pequeña, es
decir, con aproximadamente 50 trabajadores, de los cuales hablaremos sobre sus
funciones más adelante.
Esta cantidad de trabajadores va ligada a la seguridad, estabilidad económica y
laboral de la empresa por el primer año de funcionamiento.

- Código CIIU con el que podría registrarse

1563 - TOSTIÓN Y MOLIENDA DEL CAFÉ [1].

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2. ENUNCIADOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

- Misión
● Colfee SAS busca ser reconocida regional, nacional e internacionalmente, por su
compromiso socio-ambiental y por su equipo humano de excelencia que maneja y
mantiene los mejores estándares de calidad en el procesamiento del café, para satisfacer
las necesidades y exigencias de nuestros clientes.
- Visión
● Colfee SAS espera a corto plazo ser considerada la mejor empresa en el mercado de
procesamiento de café, con productos de elevada calidad y precio, que impulse de
manera considerable el consumo de café en personas de todas las edades y condiciones
sociales.
- Filosofía
● Colfee SAS busca que nuestros empleados generen un reflejo de la responsabilidad social
que tenemos como empresa. La salud, bienestar, conciencia por el individuo y por el
ambiente son lo que caracteriza nuestro trabajo. El equilibrio cuerpo, mente y medio es la
base de nuestro funcionamiento, para garantizar la calidad.

- Objetivo
● Internos
- Estabilidad laboral
- Buen ambiente de trabajo
- Crecimiento profesional para trabajadores y directivos
- Interiorización de la filosofía empresarial
- Sueldos dignos acordes a cada cargo
- Liderazgo en cada sector de la empresa
- Cuidar del trabajo de los cafeteros del sector
● Externos
- Productos de calidad a precio asequible
- Respeto al medio ambiente
- Calidad en salud asociada a la alimentación
- Generación de empleo para personas del campo
- Reconocimiento como marca orgánica a nivel departamental
- Alcanzar mercados internacionales

- Valores y Principios.

➢ Honestidad ➢ Transparencia
➢ Respeto ➢ Responsabilidad
➢ Integralidad ➢ Confianza
➢ Calidad ➢ Trabajo en equipo

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- Historia de la organización
Colfee SAS nace en el año 2020, su nombre surgió de la unión de colombiano (o ​Colombian​)
y ​coffee (café en inglés) para enfatizar el origen de nuestro producto y para que fuera un
nombre sencillo de memorizar y pronunciar por las personas, tanto en el contexto hispano
como angloparlante. Su origen tuvo lugar en el municipio de Buesaco como una propuesta
para optimizar y mejorar el proceso de tostión del café en el departamento de Nariño, luego de
observar un desequilibrio en la calidad del café que se producía en dicha zona. Este
departamento tiene un alto potencial en la riqueza de su café. Sin embargo, las labores de
producción del mismo no ayudan a que este se vea en su máximo esplendor. Es por esto que,
pensando en la historia nariñense, la calidad de sus tierras, sus productos, se quiso montar una
empresa que permitiera a través del procesamiento de café, resaltar todas estas características
que en otras condiciones no pueden ser percibidas.
El amor por la tierra y su potencial es lo que motiva a Colfee SAS a ser y a existir. En este
contexto tres ingenieras biomédicas y un ingeniero ambiental aprovechando un ejercicio de
orden académico, decidieron unirse para diseñar la propuesta de la organización.

3. CAPÍTULO 2: MACRO Y MICRO ENTORNO

● CARACTERÍSTICAS DEL MICRO ENTORNO
- Estructura
Teniendo en cuenta el tipo de empresa trabajada, es decir, una empresa con desarrollo
industrial, con procesos como trillado, tostión y molido de café, con un enfoque de
exportación y diferentes líneas de producción. Además del manejo responsable de residuos
líquidos y sólidos del proceso, se ha determinado que la estructura adecuada para desarrollar
es la Estructura funcional orientada a procesos, ya que en esta se puede observar y definir con
mayor claridad y de manera individual, cada uno de los procesos que van a ser llevados a
cabo en la empresa.
Esto permite tener una facilidad al momento de observar procesos principales, subprocesos y
puede ayudar al desarrollo de ideas estratégicas para la optimización o replanteamiento de los
mismos. Sin embargo, en este se debe tener en cuenta el staff administrativo y operacional,
como lo es el contador, los analistas de riesgos que hacen a su vez de especialistas en
mercadeo.

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- Organigrama

Fig 2. ​Organigrama circular Colfee.

- Roles

Habilidades
Cargo Función
Políticas Conceptual Interpersonal Técnica

Experiencia Como
Planear, organizar, Influencia en Facilidad para Gestión de líder de área o
Gerente dirigir y controlar todas entornos sociales análisis de conflictos, proyectos.
general y las actividades de la laborales, situaciones y comunicación Estudios en
gerentes de empresa, incluyendo perspicaz, conflictos en asertiva. administración de
área facilidad de empresas, toma Creatividad empresas
las de mercadeo, y ser
persuasión. de acción óptima.
su representante legal.

Planea, coordina, Influencia en Facilidad para Experiencia Como

Gerencia actividades entornos sociales análisis de Gestión de líder de área o
administrativa relacionadas con laborales, situaciones y conflictos, proyectos.

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y de recurso humano, brinda perspicaz, conflictos en comunicación Estudios en
producción apoyo a la facilidad de empresas, toma asertiva. administración de
funcionalidad de la persuasión. de acción óptima Creatividad empresas
empresa.

Lleva cuenta de los Manejo de

ingresos y costos de la Orientación hacia Análisis de Transparencia en programas
organización, genera el servicio, riesgos procesos tecnológicos
Contabilidad informes cada mes del Confianza en el económicos, económicos, ética contables,
trabajo propio, razonamiento laboral. experiencia laboral
flujo de caja y estados
buena imagen lógico. como contador de
financieros. Elaborar la laboral. no menos a 4 años.
nómina y el
presupuesto.

Personal a cargo de las Energía laboral Razonamiento Responsabilidad Conocimiento en

labores de producción, positiva, actitud lógico laboral, Cortesía, líneas de
Técnicos empaque y control de segura. responsable bajo honestidad producción,
/Operarios calidad en cada etapa presión habilidades y
del proceso. rapidez manual.

Empatía, guía de Conocimiento sobre

Acelerar y optimizar Reconocimiento Formulación de trabajo, optimización de
(manteniendo calidad) de necesidades ideas y comunicación líneas de
Ing. Industrial el procesamiento del externas, sociales, entendimiento de asertiva, producción,
café, coordinar equipos individuales etc. ideas abstractas, solucionador de facilidad de
de trabajo, estrategias Confianza en sí razonamiento problemas, montaje, empaque.
de producción. mismo, lógico, liderazgo. Conocimiento.
perspicacia, Desarrollador de Análisis y manejo
persuación. conceptos de procesos y
calidad

Controlar el impacto Conocimiento sobre

que tiene el trabajo de Orientación hacia el comportamiento
la empresa sobre la el servicio, Formulación de Comunicación del suelo en nariño,
Ing. tierra y sector confianza en el ideas asertiva, mitigación de
Ambiental ambiental de nariño, trabajo propio, responsables y entendimiento, impactos
crear estrategias para buena imagen creativas, responsabilidad ambientales.
mantener una laboral. innovación, social, honestidad. Experiencia con
recolección y trabajos de campo
procesamiento de café en regiones
orgánico. agrícolas.

Dar a conocer el Reconocimiento Capacidad de Comprensión, Experiencia

Especialista producto, generar de necesidades organizar y empatía, publicitando
en mercadeo y contactos para posibles externas, sociales, estructurar, colaboración, empresas nuevas,
marketing exportaciones, individuales etc. reconocer la asertividad, trabajo Conocimiento en
mantener una imagen Confianza en sí necesidad de en equipo, productos a base de
positiva de la empresa mismo, facilidad enfoques e ideas responsabilidad. café y el sector
hacia terceros. de persuasión. nuevos cafetero

Conocimiento en
Albañiles y Para la construcción de Energía laboral Manejo de Asertividad, respeto, construcción bajo
maestro de la infraestructura positiva, actitud situaciones colaboración, normativas y
obra necesaria en la segura. complejas, toma gestión, estándares de
(Transitorio) empresa, y labores de decisiones. responsabilidad. calidad, técnica en
Mantenimient varias. construcción rápida

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o y de calidad.

Conocimiento en
Energía laboral Capacidad de Honestidad, mantenimiento de
Para instalación de positiva, actitud organizar y comunicación, equipos de
Técnicos maquinaria y su segura, estructurar, respeto, producción
(Transitorio) respectivo presentación resolución de responsabilidad, industrial,
mantenimiento según personal situaciones de ética laboral. experiencia en
periodos asignados. adecuada. impacto. normas y
protocolos de
revisión de equipos.

Conocimiento sobre
Orientación hacia Formulación de Comprensión, el comportamiento
Departamento el servicio, ideas empatía, del suelo en nariño,
Dpto de encargado de todas las confianza en el responsables y colaboración, mitigación de
valorización actividades trabajo propio, creativas, asertividad, trabajo impactos
de residuos relacionadas con buena imagen innovación. en equipo, ambientales.
residuos, desechos. laboral, responsabilidad. Experiencia con
responsabilidad trabajos de campo
ambiental. en regiones
agrícolas.

Área de Área encargada de Reconocimiento Comprensión, Conocimiento de

talento contratar personal para de necesidades Formulación de empatía, relaciones sociales,
humano la empresa, verificar la internas. ideas y colaboración, requerimientos de
ética laboral de los Confianza en sí entendimiento de asertividad, trabajo actitudes y
mismos. mismo, facilidad ideas abstractas. en equipo, aptitudes en el
de persuasión. responsabilidad. mercado y
empresas.
Tabla 1. ​Roles en la institución.

- Manuales
Uno de los manuales de gran importancia dentro de una empresa es el Reglamento Interno de Trabajo
ya que representa la norma reguladora de las relaciones internas de la empresa con el trabajador. El
Reglamento Interno de Trabajo es una herramienta indispensable para resolver conflictos que se
llegasen a presentar dentro de la empresa [2].

La legislación laboral colombiana obliga a que algunos empleadores elaboren un reglamento interno
de trabajo. Según el Art.104 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo, están obligados a tener
un reglamento interno de trabajo todos los empleadores (personas naturales o jurídicas) que ocupen a
más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente, si la empresa es comercial; o las que ocupen a
más de diez (10), si la empresa es industrial; o las que ocupen a más de 20, si la empresa está dedicada
a actividades agrícolas, ganaderas o forestales [3].

A continuación se presenta el Reglamento Interno de Trabajo para la Procesadora de Café Colfee SAS
tomando como referencia un modelo establecido en un plan de negocio del SENA [3].

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- Reglamento Interno de Trabajo para la Procesadora Colfee SAS

CAPÍTULO I

ART. 1°- El presente reglamento interno de trabajo prescrito por la PROCESADORA DE CAFÉ
COLFEE SAS (en adelante: la empresa o Colfee SAS) hace parte de los contratos individuales de
trabajo, celebrados o que se celebren con todos los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que
sin embargo sólo pueden ser favorables al trabajador.

CAPÍTULO II
Condiciones de ingreso

ART. 2°- Quien aspire a desempeñar un cargo en la empresa PROCESADORA DE CAFÉ COLFEE
SAS debe realizar una entrevista personal con el Representante Legal y presentar los siguientes
documentos:
a) Cédula de ciudadanía.
b) Certificado del último empleador con quien haya trabajado en el que se indique el tiempo de
servicio, el tipo de labor ejecutada y el salario devengado.
c) Certificado de personas honorables sobre su conducta y capacidad.
d) Constancias de estudios realizados.
Parágrafo: Quien se encuentre a cargo de las admisiones, realizará la respectiva consulta sobre
antecedentes judiciales, en caso de ser un posible candidato estos antecedentes deberán ser reportados
a la gerencia.

PERÍODO DE PRUEBA
ART. 3°- La empresa una vez admitido el aspirante podrá estipular con él un período inicial de prueba
para observar las aptitudes del trabajador y por parte de este, las conveniencias de las condiciones de
trabajo. El período de prueba quedará estipulado por escrito.
Parágrafo: La empresa se reserva el derecho de admisión de cualquier postulado, por lo que podrá
negar el acceso a un cargo, verse obligada a dar explicación alguna.

ART. 4°- El período de prueba será máximo de dos (2) meses.

Parágrafo: La vigencia de este periodo de prueba no impide a Colfee SAS de efectuar una terminación
unilateral del contrato por las razones estipuladas en el Art 15 del presente documento o por
incumplimiento con los Valores y principios, y sin limitarse a ellos, siempre que lo permita la
normatividad vigente.

CAPÍTULO III
Horario de trabajo

ART. 5°- Las horas de entrada y salida de los trabajadores serán las siguientes:
Días laborables.
Lunes a viernes
Mañana: 8:00 a.m. a 12:00 m.

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Tiempo de almuerzo: 12:00 m. a 2:00 p.m.
Tarde: 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
Sábado
Hora de entrada: 9:00 a.m.
Hora de salida: 1:00 p.m.
Domingos y Festivos. Ser realizarán turnos cada tres domingos y/o festivos en horario de 9:00 a.m
hasta la 1:00 p.m.

PARÁGRAFO. Por cada domingo o festivo trabajado se reconocerá un día compensatorio

remunerado a la semana siguiente.

CAPÍTULO IV
Salario mínimo, lugar, días, horas de pagos y períodos que lo regulan

ART. 6°- Formas y libertad de estipulación:

1. El empleador y el trabajador pueden convenir el salario en sus diversas modalidades como por
unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por tarea, pero siempre respetando el salario mínimo legal.

Se denomina jornal el salario estipulado por días y sueldo. El pago del salario se efectuará en el lugar
en donde el trabajador presta sus servicios durante el trabajo.
Períodos de pago: semanales, quincenales o mensuales.
El salario se pagará por períodos iguales y vencidos. El período de pago para los jornales no será
mayor de una semana, y para sueldos no mayor de un mes.

CAPÍTULO V
Servicio médico, medidas de seguridad, riesgos profesionales, normas sobre labores en orden a
la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo

ART. 7°- Es obligación del empleador velar por la salud, seguridad e higiene de los trabajadores a su
cargo y garantizar los recursos necesarios para ejecutar actividades permanentes en medicina
preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial, de conformidad al Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

ART. 8°- Los servicios médicos que requieran los trabajadores se prestarán a través de la IPS a la cual
se encuentren asignados.

ART. 9°- Todo trabajador dentro del mismo día en que se sienta enfermo deberá comunicarlo al
empleador, el cual hará lo conducente para que sea examinado por el médico correspondiente a fin de
que certifique si puede continuar o no en el trabajo y en su caso determine la incapacidad y el
tratamiento a que el trabajador debe someterse. Si este no diere aviso dentro del término indicado o no
se sometiera al examen médico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como
injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta
imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la oportunidad debida.

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ART. 10°- Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamiento que ordena el médico
que los haya examinado, así como a los exámenes y tratamientos preventivos que para todos o algunos
de ellos ordenan la empresa en determinados casos. El trabajador que sin justa causa se negare a
someterse a los exámenes, instrucciones o tratamientos antes indicados, perderá el derecho a la
prestación en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa negativa.

ART. 11°- Los trabajadores deberán someterse a todas las medidas de higiene y seguridad que
prescriban las autoridades del ramo en general, y en particular a las que ordene la empresa para
prevención de las enfermedades y de los riesgos en el manejo de las máquinas y demás elementos de
trabajo especialmente para evitar los accidentes de trabajo.

PARÁGRAFO. El incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones, reglamentos y

determinaciones de prevención de riesgos, que se encuentren en el SGSST, facultan al empleador para
la terminación del vínculo o relación laboral por justa causa, previa autorización del Ministerio de la
Protección Social, respetando el derecho de defensa.

ART. 12°- En caso de accidente de trabajo, el empleador ordenará inmediatamente la prestación de

los primeros auxilios, la remisión al médico y tomará todas las medidas que se consideren necesarias y
suficientes para reducir al mínimo, las consecuencias del accidente, denunciando el mismo ante la
EPS y la ARP.

ART. 13°- En caso de accidente no mortal, el trabajador lo comunicará inmediatamente al empleador,

para que se provea la asistencia médica y tratamiento oportuno según las disposiciones legales
vigentes, indicará, las consecuencias del accidente y la fecha en que cese la incapacidad.

Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en la empresa, deberá ser informado
por el empleador a la entidad administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de
salud, en forma simultánea, dentro de los dos días hábiles siguientes de ocurrido el accidente o
diagnosticada la enfermedad.

CAPÍTULO VI
Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores

ART. 14°- Son obligaciones especiales del empleador:

1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, los instrumentos

adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores.

2. Procurar a los trabajadores un local apropiado y elementos adecuados de protección contra

accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garanticen razonablemente la seguridad y la
salud.

3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto, el
establecimiento mantendrá lo necesario según reglamentación de las autoridades sanitarias.

4. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos.

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5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador y sus creencias y sentimientos.

6. Conceder al trabajador las licencias necesarias y justificadas.

7. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el
tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado, e igualmente si el trabajador lo solicita,
hacerle practicar examen sanitario y darle certificación sobre el particular, si al ingreso o durante la
permanencia en el trabajo hubiere sido sometido a examen médico. Se considerará que el trabajador
por su culpa elude, dificulta o dilata el examen, cuando transcurridos 5 días a partir de su retiro no se
presenta donde el médico respectivo para las prácticas del examen, a pesar de haber recibido la orden
correspondiente.

8. Cumplir este reglamento y mantener el orden, la moralidad y el respeto a las leyes.

9. Será también obligación del empleador, afiliarlo al Sistema de Seguridad Social Integral,
suministrarles cada año, en forma gratuita, un par de zapatos y un vestido de labor.

ART. 15°- Son obligaciones especiales del trabajador:

1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados; observar los preceptos de este
reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que le imparta la empresa.

2. No comunicar a terceros salvo autorización expresa las informaciones que sean de naturaleza
reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para denunciar
violaciones del contrato ante la autoridad competente.

3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan
facilitado y las materias primas sobrantes.

4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.

5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen conducentes a evitarle daño
y perjuicios.

6. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminentes que afecten o amenacen las
personas o las cosas de la empresa.

7. Observar las medidas preventivas higiénicas y cuidados establecidos en las instrucciones y órdenes
preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales.

8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y dirección y dar aviso oportuno de cualquier
cambio que ocurra.

ART. 16°- Se prohíbe a la empresa:

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1. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que
corresponda a los trabajadores sin autorización previa escrita de estos.

2. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político.

3. Hacer o autorizar propaganda política en el sitio de trabajo.

ART. 17°- Se prohíbe a los trabajadores:

1. Sustraer de la fábrica, los útiles de trabajo, las materias primas o productos elaborados sin permiso
escrito por parte de la empresa.

2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcóticos o de drogas

enervantes.

3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo.

4. Faltar al trabajo sin justa causa de impedimento o sin permiso escrito de la empresa.

5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender labores, promover

suspensiones intempestivas del trabajo e incitar a su declaración o mantenimiento, sea que se participe
o no en ellas.

6. Hacer colectas, rifas o suscripciones o cualquier otra clase de propaganda o actividad comercial en
el lugar de trabajo.

7. Usar los útiles o herramientas suministradas por la empresa en objetivos distintos del trabajo
contratado.

8. Compartir, distribuir, publicar o divulgar, información, material fotográfico, videográfico, o

documental del interior de la empresa y/o sus procesos internos, por considerarse una detrimento al
patrimonio inmaterial de Colfee SAS.

Dentro de los manuales, reglamentos y procedimientos, la creación de un flujograma permite entender

de manera más rápida la información que en ellos se encuentra y permite que el proceso en cuestión
sea llevado a cabo con efectividad.

En la Figura 3 se observa el flujograma para las condiciones de admisión de un aspirante a un cargo

en la empresa Colfee SAS.

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Fig 3. ​Flujograma Condiciones de Admisión.

- Manual de producción
Como parte fundamental de la labor productiva de Colfee SAS, en la figura 4 se muestra el diagrama
general del proceso productivo, como un resumen para conocimiento de sus trabajadores con el fin
que conozcan su labor y la importancia del cargo ejercido en la empresa.

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Fig 4.​ Diagrama de proceso.

- Manual de Bioseguridad

En el presente protocolo se expone una serie de procedimientos que permitirán garantizar la salud y
seguridad tanto de los trabajadores, como del empleador y terceros.

● Procedimientos a cargo de Colfee SAS:

- Proveer a los trabajadores elementos de protección personal necesarios para el cumplimiento
de las actividades laborales.
- Dar a conocer el protocolo de bioseguridad a cada uno de los trabajadores de la empresa.
- Adoptar medidas de control administrativo para evitar aglomeración de personas,
flexibilizando los turnos y horarios de trabajo, en caso de que las condiciones sanitarias
presentes, dictadas por el autoridad competente, así lo requieran.
- Promover el uso de la aplicación Coronapp, ante trabajadores que cuenten con teléfonos
inteligentes, para registrar en ella su estado de salud.
- Implementar acciones que permitan garantizar la continuidad de las actividades laborales y la
protección integral de los trabajadores y terceros que se encuentren presentes en la
instalación.

● Procedimientos a cargo de los empleados:

- Cumplir con el protocolo de Bioseguridad adoptado por el empleador, durante el tiempo que
permanezca en las instalaciones del lugar de trabajo.

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 Colfee SAS
- Reportar al empleador cualquier caso de cambios en las condiciones de salud que se llegue a
presentar en el entorno familiar o laboral.
- Adoptar las medidas de cuidado de salud y reportar al empleador cualquier alteración en su
estado de salud, especialmente si se encuentran relacionadas con los síntomas del Covid -19 o
cualquier otro virus o enfermedad.

❖ Protocolo de desinfección y limpieza:

- Realizar un lavado frecuente de manos con una periodicidad mínima de 3 horas,
haciendo uso de jabón, agua y toallas desechables.
- Disponer de un área común en la que los trabajadores puedan cambiarse de ropa antes
y después de la jornada laboral
- Disponer de gel antibacterial en las áreas comunes y promover el distanciamiento
físico mínimo 1,5 m entre cada persona.
- Hacer uso de tapabocas y guantes suministrados por el empleador momentos antes de
iniciar la jornada laboral.
- Asegurar la limpieza y desinfección de maquinaria, suelo, mesas y en general del
espacio de trabajo al finalizar y al comenzar cada jornada laboral.

● CARACTERÍSTICAS DEL MACRO ENTORNO

- Descripción del entorno económico
Según PROCOLOMBIA, el consumo de café en el mundo creció 1.9% en promedio cada año
desde 2010 hasta el 2017.[4] Es un producto que cuenta con muchos seguidores, incluso en
culturas lejanas como la asiática, ganándole terreno a otras bebidas como el té. Colombia
tiene oportunidades para aumentar sus exportaciones de café y sus derivados a por lo menos
44 países, especialmente de cafés con valor agregado, en este caso gracias a la
responsabilidad social y ambiental de nuestros procesos. Datos también soportados por el
incremento del tamaño del mercado como se reporta en la Fig 5 y 6, por parte de la
organización Euromonitor International.

Fig 5. ​Tamaño del mercado de café en Colombia, eje izquierdo en miles de millones COP, eje derecho
en miles de litros (Euromonitor).

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Fig 6. ​Proyección del mercado de café en Colombia, eje izquierdo en miles de millones COP, eje
derecho en miles de litros (Euromonitor).

- Descripción del entorno político-legal

Este componente abarca las leyes estatales y locales, así como las legislaciones de otros países
y las internacionales; también incluye las condiciones y la estabilidad política de un país. De
este modo entorno al contexto del café en el país, la Federación Nacional de Cafeteros de
Colombia trabaja a través de 3 caminos: Participación y Democracia, Liderazgo y
Comunicación.

Esta democracia participativa se legitima cada cuatro años, cuando los cafeteros federados
eligen por voto directo a sus representantes gremiales a los comités municipales y
departamentales. Los representantes departamentales conforman además el Congreso
Nacional de Cafeteros (máxima autoridad e instancia de deliberación del gremio). Por
consiguiente, en las elecciones que se llevaron a cabo en septiembre del 2018 en donde se
alcanzó una participación del 57% del censo electoral cafetero lo cual arrojó una proporción
superior a la de las elecciones presidenciales en Colombia (53,4% en 2018) lo cual permite
dar cuenta de la gran legitimidad y representatividad del gremio. [5]

Fig. 7.​ Datos de interés del eje de Gobernanza.

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 Colfee SAS
Como podemos observar en la figura alrededor de más de 20.000 caficultores han participado
en los “Conversemos con el Gerente”, el cual es un programa desarrollado por la FNC para
que se escuche de primera mano al campesino logrando una influencia positiva en la
comunidad tal y como lo describe el señor Arbey Jimenez Benavides, un caficultor de
Trujillo, Valle del Cauca.

- Descripción del entorno tecnológico

Básicamente en el mundo agrícola, la tecnología debe considerar los fertilizantes, plaguicidas,
tecnicas agronomicas, mecanización, riego, tipo de semilla (la variedad que se encuentre) y
cualquier otra manipulación bajo control del productor; por lo que es posible afirmar que en la
actualidad los rendimientos por hectáreas dependen en mayor medida de las tecnologías
empleadas, de la misma manera la intensidad de la asimilación tecnológica que se encuentra
asociada con las políticas públicas y el entorno económico. [6]

Por lo anterior se han desarrollado recomendaciones para implementar las buenas prácticas
agrícolas y de manufactura con el fin de controlar el proceso productivo en todas sus etapas
de acuerdo a los requerimientos del mercado. Otros desarrollos tecnológicos que se pueden
mencionar son:

1. Establecimiento de sistemas agroforestales con café.

2. Recomendación para la nutrición de cafetales basado en análisis de suelos.
3. Desarrollo de secadores solares y mecánicos.
4. Desarrollo de sistemas anaeróbicos modulares para el tratamiento de aguas residuales
provenientes del beneficio del café, entre otros.

El punto 2 y 4 mencionados anteriormente hacen parte del diferenciador de nuestra empresa

ya que se tiene en cuenta la nutrición de cafetales basado en análisis de suelos porque las decisiones
relacionadas con la fertilización de los cafetales son soportados en los resultados de estos análisis, por
lo cual se reducirán los riesgos económicos y ambientales, debido a que se suministran al cultivo los
elementos requeridos en las cantidades adecuadas. Además se encuentra necesario el tratamiento de
aguas residuales a causa de los contaminantes del húmedo del café, en donde debe existir un proceso
de regulación y responsabilidad para mitigar la contaminación de los ríos.

- Descripción del entorno socio-cultural

Este componente se refiere a factores sociales y culturales como valores, actitudes,
tendencias, tradiciones, estilos de vida, creencias, gustos y patrones de conducta.

Entre los aportes destacados al desarrollo rural colombiano se encuentran:

1. Gestión y ejecución de la construcción o mejora de ​más de 7 millones* de obras de

infraestructura​, entre viviendas, servicios públicos, vías, escuelas, hospitales,
clínicas, polideportivos, beneficiaderos y secaderos, entre muchas otras. *Datos
consolidados entre 1944 y 2015.

18
 Colfee SAS
2. Hemos logrado atenuar los efectos de la violencia, el conflicto armado, los cultivos
ilícitos y contribuido a que los productores no abandonen el café.
3. El esfuerzo de la institucionalidad cafetera se ha volcado a fortalecer no solo el
aparato productivo de la caficultura colombiana, sino a procurar la sostenibilidad del
sector y a mejorar la calidad de vida y el bienestar de miles de habitantes rurales.

Sin embargo, uno de los grandes retos que se tiene en el sector cafetero es el empalme
generacional, por lo que la FNC realiza un respaldo institucional a todos los
productores y dedicados a los jóvenes para que puedan construir un proyecto de vida
entorno al café a raíz de que estas tradiciones de cultivos y venta de café vienen de
generación en generación. [7]

- Descripción del entorno ambiental

Dentro de la responsabilidad social cobra una especial importancia la repercusión de las
actividades de la empresa sobre el medio ambiente. Por esta razón la consideración del medio
ambiente en el marco de la gestión empresarial se requiere de adecuaciones.

En el contexto de los cultivos de café se vuelven importantes en el medioambiente ya que son

muchas fincas las que intentan optimizar sus ganancias a partir de la intensificación de su
cultivo provocando su mal uso, la utilización de altos pesticidas y fertilizantes que provocan
la contaminación del agua, la erosión del suelo, y la pérdida de hábitats ricos en
biodiversidad.

Sin embargo entre los aportes más destacados de la gestión ambiental se evidenció que en el
primer trimestre del 2018, más del 30% de los beneficiarios del café ya eran ecológicos y más
del 50% estaban en transición. Además, según un riguroso estudio ​bajo el concepto de Acción
Nacional de Mitigación Apropiada (NAMA), el cultivo de café en Colombia captura 5,2 veces
el carbono que emite, cifra muy elocuente en materia ambiental.​ [8]

- Descripción y presentación de la Matriz de DOFA

La matriz DOFA (​D​ebilidades, ​O​portunidades, ​F​ortalezas, ​A​menazas), proviene de las siglas en

inglés SWOT (​S​trengths, ​W​eaknesses, ​O​pportunities, ​T​hreats), es una herramienta para conocer en
detalle la situación actual de una empresa, organización, proyecto, institución y hasta de una persona.
Se realiza una matriz cuadrada en la que se identifican y analizan las características internas y los
factores externos provenientes del ambiente [9].

Generalmente, es una herramienta muy útil que se utiliza en empresas y sirve para formular y evaluar
una o varias estrategias planteadas a partir del diagnóstico arrojado por la matriz [10]. De manera
específica, las Fortalezas y Debilidades son factores internos de la empresa que pueden generar o
destruir valor, respectivamente. En contraposición, las Oportunidades y Amenazas son factores
externos sobre los cuales la empresa no tiene ningún control [11], sin embargo, el efecto que tienen
ellos en la misma puede ser beneficioso o contraproducente. Por esta razón, es muy importante tener
en cuenta estos factores para plantear una estrategia inteligente que permite que la empresa pueda

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 Colfee SAS
superar de la mejor manera aquellos obstáculos que se presenten en su camino y a la vez sacar mucho
provecho a aquellas características que lo diferencian de la competencia.

En este caso en particular, se realizó la matriz DOFA a la empresa Colfee SAS.

TOSTADORA DE CAFÉ COLFEE SAS
ANÁLISIS DOFA
2020
POSITIVOS NEGATIVOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
- Existencia de alianzas institucionales a - Altos costos de producción
nivel local - Baja capacidad de producción
- Proyección social y ambiental - Marca nueva en el mercado
- Empresa en crecimiento - Mano de obra no calificada
FACTORES - Profesionales capacitados - Infraestructura pequeña
INTERNOS - Caficultores apasionados - Escasa publicidad
DE LA - Participación en ferias de catación de - Poco reconocimiento
EMPRESA café
- Posibilidad de crecimiento de la
empresa
- Procesos transparentes de molienda del
café
- Conocimiento del procesamiento del
café
OPORTUNIDADES AMENAZAS
- El café de Nariño ha ganado varios - Competencia de marcas nacionales
premios por calidad, sabor, café de altura, - Existencia de muchas marcas regionales
microlotes - Ventas ambulantes de café sin marca
FACTORES - Existencia de nuevos consumidores - Cambios en el ambiente fuertes: sequías o
EXTERNOS - Expansión a nivel regional y nacional invernales
DEL - Clientes extranjeros están llegando a - Mucha competencia
AMBIENTE Nariño - Consumidores de café muy conservadores
- Crecimiento de la demanda de café - Fluctuación de precios del café
- Consumo de café proclive a todo tipo de
público
- Fincas certificadas y con manejos de
agroecología
Tabla 2. ​Matriz DOFA.

- Descripción y presentación de la Matriz de Factores Internos – MEFI

La Matriz de Evaluación de Factores Internos es una herramienta que sirve para que la empresa a
través de una auditoría realizada entre los miembros del equipo de trabajo, reconozca sus fortalezas y
sus debilidades con el objetivo de desarrollar e implementar estrategias que maximicen el efecto de
los factores positivos y se obtengan mayores resultados y también para generar soluciones que

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 Colfee SAS
permitan convertir aquellos factores negativos en positivos y aumentar el desempeño interno de la
empresa [11].

Para realizar la Matriz de Factores Internos es necesario asignar un peso relativo entre 0.0 y 1.0 a cada
una de las fortalezas y debilidades dependiendo de qué tan importantes son estos factores para
alcanzar el éxito en la empresa. Después de esto se asigna una calificación entre 1 y 4 a cada uno de
los factores según la efectividad de las estrategias que la empresa ha empleado para aprovechar las
fortalezas y para mejorar las debilidades, siendo 1 una estrategia no efectiva y 4 una muy efectiva. Por
último, el valor ponderado se obtiene de la multiplicación del peso relativo y la calificación [12].

Peso Relativo Calificación Calificación

FACTORES
0.0 - 1.0 1-4 Ponderada
FORTALEZAS
Buen servicio de atención al cliente 0,13 4 0,52

Café de calidad y delicioso sabor 0,17 4 0,68

4 0,6
Proyección social y ambiental 0,15

4 0,4
Trabajadores emprendedores y motivados 0,1
Empresa en crecimiento 0,06 3 0,18

Conocimiento del procesamiento del café 0,15 3 0,45

Subtotal 0,76 22 2,83

DEBILIDADES
Altos costos de producción 0,05 2 0,1

Baja capacidad de producción 0,05 3 0,15

Mano de obra no calificada 0,04 3 0,12

Infraestructura pequeña 0,04 3 0,12

Escasa publicidad 0,06 3 0,18

Subtotal 0,24 14 0,67
TOTAL 1 3,5
Tabla 3. ​Matriz MEFI.

A partir de esta matriz se puede concluir que la empresa cuenta con fortalezas que son aprovechadas
para ofrecer un producto de calidad y un buen servicio, por otro lado, las debilidades que presenta son
tenidas en cuenta y se han propuesto algunas estrategias para optimizarlas como por ejemplo mayor
publicidad de los servicios que presta Colfee a través de medios radiales y por internet; ofrecer
capacitaciones y talleres para fortalecer el conocimiento de nuestros trabajadores en lo relacionado a
la manipulación de la maquinaria que se requiere en el procesamiento del café; y la recopilación de
información sobre los procesos internos que se llevan a cabo en la empresa para proponer alternativas
que reduzcan los costos de producción dentro de un período de mediano plazo.

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 Colfee SAS

El total de la calificación ponderada se encuentra por encima del promedio (2.5) y cercana al valor
más alto (4.0) lo que significa que la empresa reconoce sus fortalezas y presta atención a sus
debilidades.

- Descripción y presentación de la Matriz de Factores Externos – MEFE

La matriz MEFE o también conocida como Matriz de Evaluación de Factores Externos es una
herramienta que sirve para obtener información de índole económica, social, demográfica, política,
cultural y tecnológica que permite entender cómo es el entorno que rodea a la empresa y de qué
manera sus diversas características representan una oportunidad o una amenaza [13].

Al identificar las oportunidades y amenazas que el entorno le ofrece a la empresa es posible plantear
estrategias y planes de acción que se pueden llevar a cabo para explotar al máximo aquellas
oportunidades y mitigar en lo posible las amenazas que ponen en riesgo el desarrollo y éxito de la
empresa [13].

Para realizar la Matriz de Factores Externos es necesario asignar un peso relativo entre 0.0 y 1.0 a
cada una de las oportunidades y amenazas dependiendo de qué tan importantes son estos factores para
alcanzar el éxito en la empresa. Después de esto se asigna una calificación entre 1 y 4 a cada uno de
los factores según la efectividad de las estrategias que la empresa ha empleado para aprovechar las
oportunidades y para mitigar las amenazas, siendo 1 una estrategia no efectiva y 4 una muy efectiva.
Por último, el valor ponderado se obtiene de la multiplicación del peso relativo y la calificación [13].

Peso
Calificación Valor
FACTORES Relativo
1-4 Ponderado
0.0 - 1.0
OPORTUNIDADES

Café de altura 0,1 4 0,4

Existencia de nuevos consumidores 0,06 2 0,12
Expansión a nivel regional y nacional 0,05 3 0,15
Clientes extranjeros están llegando a Nariño 0,06 2 0,12
Crecimiento de la demanda de café 0,18 3 0,54
Fincas certificadas y con manejos de agroecología 0,03 2 0,06
Consumo de café proclive a todo tipo de público 0,06 3 0,18
Subtotal 0,54 19 1,57
AMENAZAS
Competencia de marcas nacionales 0,1 3 0,3
Existencia de muchas marcas regionales 0,1 2 0,2

Ventas ambulantes de café sin marca 0,02 1 0,02

Cambios en el ambiente fuertes: sequías o invernales 0,1 1 0,1

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 Colfee SAS

Fluctuación de precios del café 0,02 3 0,06

Consumidores de café muy conservadores 0,03 2 0,06

Subtotal 0,37 12 0,74
TOTAL 0,91 2,31
Tabla 4. ​Matriz MEFE.

A partir de esta matriz es posible concluir que el entorno que rodea a la empresa es favorable y le
ofrece ventajas y oportunidades para que se desarrolle con éxito, no obstante, la existencia de
amenazas es constante y según la información de la tabla, la empresa no cuenta con estrategias
efectivas que reduzcan el riesgo de que la empresa fracase. De este modo, es necesario mejorar los
planes de acción y centrar la atención en aquellos factores que más riesgo ofrecen a la empresa, por
ejemplo, la competencia de marcas nacionales. En este caso, se puede invertir en el marketing y
publicidad del producto para que cada vez más gente reconozca la calidad del café y sientan la
curiosidad de querer probarlo. Así mismo, se le agregarán factores innovadores a la imagen del
producto, a su sabor, al servicio que se presta.

Por otra parte, la empresa no puede controlar el factor externo concerniente a los cambios abruptos del
ambiente reflejados en fuertes sequías o inviernos pero esto no significa que la empresa queda
totalmente impedida de producir, por el contrario, es una oportunidad para que pueda organizar su
plan de trabajo y de esta manera, en la época del año en que las condiciones ambientales son óptimas,
se pueda cosechar la mayor parte del café.

- Descripción y presentación de la Matriz de Perfil Competitivo - MPC

La Matriz de Perfil Competitivo es una herramienta que sirve para analizar las posibles competencias
existentes en el mercado que pueden poner en riesgo el éxito de la empresa propia a través de la
comparación de unos factores críticos que ponen en evidencia las fortalezas y debilidades de la
empresa. De esta manera, se amplía la perspectiva competitiva del mercado y se realizan conclusiones
con respecto a los valores diferenciadores que tiene la empresa y aquellos elementos que pueden ser
mejorados para estar al mismo nivel o superar a la competencia [14].

Para realizar la matriz MPC se deben definir los factores críticos de éxito que servirán de comparación
entre la competencia, estos factores representan de cierta manera los valores agregados de la empresa
y por medio del análisis se pretende evaluar si dichos valores representan o plus para la empresa o por
el contrario, no generarían ninguna diferencia. A cada factor se le asigna un peso relativo de
importancia y posterior a eso, a cada una de las empresas de la competencia se les asigna una
calificación entre 1 y 4 dependiendo si el factor representa una fortaleza o debilidad. Por último, el
valor ponderado se obtiene multiplicando el peso relativo y la calificación. El valor ponderado mayor
nos da información sobre qué empresa es la competencia directa de nuestro negocio [14].

Empresas Tostadora Javier Morasurco Café

------------------> Lasso Coffee Roaster Puro La Jacoba

Factores Peso Calificac Valor Calificac Valor Calificac Valor Calificac Valor
Críticos de Relativo ión Ponder ión Ponder ión Ponder ión Ponder

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 Colfee SAS
Éxito 0.0 - 1.0 1-4 ado 1-4 ado 1-4 ado 1-4 ado
Localización 0,25 4 1 1 0,25 1 0,25 1 0,25
Empaque
con válvula
0,1 1 0,1 1 0,1 1 0,1 1 0,1
desgasificad
ora
Evaluación
sensorial de 0,1 1 0,1 3 0,3 3 0,3 3 0,3
la taza
Involucració
n del 0,2 1 0,2 1 0,2 1 0,2 1 0,2
productor
Servicio a
0,1 4 0,4 1 0,1 1 0,1 1 0,1
terceros
Tipo de
0,25 1 0,25 4 1 4 1 3 0,75
tecnología
Total 1 2,05 1,95 1,95 1,7
Tabla 5. ​Matriz MPC.

A partir de los resultados obtenidos de la matriz de perfil competitivo se reconoce como competencia
directa la Tostadora Javier Lasso por ubicarse en el mismo municipio en el que Colfee SAS se
establecerá (Buesaco) y por ofrecer el servicio de tostión a muchos agricultores de la zona y de
municipios aledaños. Sin embargo, estos factores pueden ser sorteados por la empresa a través del
aprovechamiento de otros que la diferencian en el mercado como por ejemplo, el tipo de tecnología
que optimiza el procesamiento del café; la vinculación del agricultor en todo el proceso de tostión y
empaque del producto lo que aumenta el interés de los agricultores y productores en llevar su café a
nuestra empresa; y la evaluación sensorial de la taza en el laboratorio que será respaldada por un
certificado y podrá ser comunicado en el empaque del producto, de esta manera, obtendrá un
reconocimiento mayor a nivel nacional y en el caso que se pueda exportar, a nivel internacional.

Por otra parte, las empresas Coffee Roaster y Morasurco Café Puro ubicadas en la capital del
departamento, representan la segunda competencia directa de la empresa Colfee, por su gran
reconocimiento a nivel departamental y por su larga trayectoria en el mercado, no obstante, su factor
crítico de desventaja es la ubicación puesto que la mayoría de agricultores y caficultores de Nariño se
encuentran en el norte del departamento y trasladarse hasta la ciudad de Pasto significa un costo
adicional en su presupuesto, por tal razón, la ubicación de Colfee es estratégica ya que se encuentra
cerca de la zona cafetera del departamento.

- Descripción del análisis de Riesgos para la organización

VARIABL
RIESGO ACCIÓN DE MITIGACIÓN
E

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 Colfee SAS

Desabastecimiento de materia prima. Hacer alianzas con productores para almacenar mayores
volúmenes por más tiempo.

Competencia por parte de otras compañías Analizar el precio de la competencia y revisar la

estructura de costos de la tostadora

Comercial Que se instale otra torrefactora en el mismo Analizar cómo se presta el servicio, su precio y garantias
municipio para ofrecer opciones más atractivas para el cliente.
Revisar los costos de producción.

Concentración del mercado en pocos clientes
que pueden tostar su café, excluyendo al
pequeño productor que trabaja aislado.
Orientar a los productores para que apliquen buenas
prácticas agrícolas, y así cumplir con las exigencias de los
compradores y analicen la alternativa de tostar parte de su
producción y vean las ventajas económicas de este
proceso.

Normativo Que el EOT modifique el uso del suelo donde Evaluar otro sitio que facilite la prestación del servicio,
operará la tostadora y exija su reubicación por cercanía a los productores y disponibilidad de
servicios

Excesivo verano u otro efecto adverso del Buscar apoyo institucional para que se incremente el
cambio climático precio de sustentación, evaluar cambios en las técnicas de
cultivo y sistemas de aprovechamiento de aguas lluvias, u
otras formas de mitigación.

Medio Ataque de alguna plaga al cultivo Acudir a los extensionistas de la Federación de Cafeteros
Ambiente para combatir la plaga y capacitar al productor para evitar
que se propague.

El polvo que se origina en el vaciado del café Exigir que se use la mascarilla adecuada, y de ser
verde hasta la tostadora podría originar alguna necesario, instalar sistemas de aspersión de agua para
afección pulmonar precipitar el polvo en momentos críticos

Tabla 6. ​Riesgos. Adaptado de: Propuesta de negocio, SENA.

- Descripción de las actividades realizadas para investigar el Mercado

Se consultó y estudió la información disponible y confiable sobre el comportamiento de este sector

económico en el país, para esto se accedió a la base de datos Euromonitor International, donde se
encontraron datos del tamaño de mercado en años pasados y proyecciones para los siguientes cuatro
años (Fig 3 y 4). Para tener una visión más amplia del nicho de mercado al que se encuentra dirigido

25
 Colfee SAS
los productos cafeteros provenientes de Nariño, se buscó en café de Colombia - Nariño, las marcas
que actualmente venden o hacen uso de esta materia prima, entre estas encontramos:

Empresa Porcentaje (%) de café nariñense que consumen

Starbucks 30%

Juan Valdez Café 50%

Morasurco 10%

Juanambú 10%
Tabla 7. ​Empresas que consumen café proveniente de Nariño.

Con base a las empresas mencionadas se encontró que las dos primeras, Starbucks y Juan Valdez Café
tienen una línea de café de origen Nariño; se le describe a la región como montañosa con grandes
abismos, donde el frío característico obliga a una maduración más lenta del café y una mayor
producción de azúcares para lograr un café de exquisita suavidad.

Lo anterior nos ayudó a tener una dimensión de qué tan grande es la demanda de café nariñense que se
presenta. En consecuencia, teniendo en claro que la empresa Colfee busca tomar como materia prima
este café, para mejorar sus estándares de calidad, entre otros factores, vimos la necesidad de analizar
estadísticas que mostraran en extensión territorial y en números, qué tan grande era la oferta de café
nariñense, para así mismo poner metas objetivos de producción de la empresa y comprender mejor el
mercado que nos odiamos topar.

Fig 7.​ Estadísticas actividad cafetera Nariño. [15]

4. CAPÍTULO 3: MOTIVACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

- Política de motivación a colaboradores
Colfee SAS ambiciona con poder ofrecer a nuestros colaboradores un programa de motivación
estructurado, llamado Programa de Bienestar Social, que se desarrollará por fases en concordancia al
crecimiento de la empresa, para de esta manera garantizar el cumplimiento de los compromisos que se

26
 Colfee SAS
adquieran con el talento humano. Se establecerán indicadores de calidad, impacto y satisfacción para
medir el interés y la asistencia de nuestros colaboradores así como la pertinencia de las actividades
ejecutadas a través de la realización de autoevaluaciones al finalizar cada una de ellas y con el
respectivo seguimiento.

El Programa de Bienestar Social que promueva la motivación de nuestros trabajadores a través del
desarrollo y crecimiento personal de ellos, comenzará con la Fase 1 de construcción de una base de
datos que recopile información, no solamente profesional, sino cualitativa de los colaboradores para
identificar sus prioridades, sus necesidades, sus expectativas para su crecimiento personal, el
mejoramiento productivo y para afianzar los valores corporativos de honestidad, respeto, integridad,
calidad, transparencia, responsabilidad, confianza y trabajo en equipo.

La Fase 2 del programa consiste en la tabulación, análisis y clasificación de la información recopilada

y con base en ella diseñar y proponer las actividades más relevantes.

Por ejemplo, si la información obtenida arroja como resultado que la mayoría del talento humano
tiene un nivel de escolaridad de secundaria, lo pertinente sería ofrecer la oportunidad de validar el
bachillerato. En otro escenario, si el resultado es que los colaboradores son deportistas entonces el
énfasis del Programa de Bienestar Social sería promover encuentros deportivos para afianzar la
participación y la integración entre ellos.

El programa incluirá apoyo económico en el caso de que los colaboradores tengan hijos en edades
escolares, por lo tanto, la empresa brindará un bono para la compra de útiles.

Finalmente, para afianzar el sentido de pertenencia y reconocer la importancia de la participación de

cada uno de nuestros colaboradores en la empresa, se diseñará un programa de reconocimiento a la
antigüedad en el que se brinden estímulos después del primer y quinto año de permanencia en la
empresa.

5. CAPÍTULO 4: CONTROL Y EVALUACIÓN

Desde el punto de vista administrativo la etapa de control consiste en el conjunto de acciones
efectuadas con el propósito de que las actividades se realicen de conformidad con los planes de la
empresa. Alrededor de estas acciones surge la pregunta ¿Por qué es importante controlar? lo cual nos
conduce al cambio constante que puede experimentar el mundo ya que la competencia y los mercados
van creciendo a paso abrupto, al medio ambiente al que se encuentren expuestos los cultivos y a la
complejidad que se pueda presentar en los procesos de producción; todo lo anterior con el fin de evitar
errores que se puedan prever de manera oportuna.

Por lo tanto la empresa plantea un proceso de control desde dos puntos muy importantes, los cuales se
describirán a continuación:

- Reportes, informes
● Para Colfee es indispensable realizar controles de calidad del café una vez se ha realizado
el proceso de tostión y molido, para garantizar la estandarización del producto que va a

27
 Colfee SAS
ser comercializado. En este caso se realiza un reporte de control de calidad diario, por
cada uno de los lotes procesados en la empresa, este informe lo genera y archiva
virtualmente la Gerencia de producción, para tener acceso a él en cualquier momento
deseado. Los aspectos tenidos en cuenta para este reporte son: porcentaje de humedad,
tamaño del grano, acidez, amargor, dulzor, cuerpo del café.
● El control económico de la empresa es uno de los procesos que requieren más detalle,
para esto se realiza mensualmente un informe en hojas de cálculo de Excel con todos los
aspectos del flujo de fondos de la empresa, con la respectiva evaluación financiera y sus
indicadores económicos, costos fijos y variables unitarios, contribución marginal, esto
con el fin de poder realizar el estado de pérdidas y ganancias (P&G), además activos,
pasivos y patrimonio al cierre de cada mes contable, de este modo graficar y analizar
mediante estadísticas el comportamiento mes a mes de cada uno de estos indicadores que
determinan qué tan estable financieramente se encuentra la empresa, permitiendo
identificar anomalías y aspectos por mejorar. El Área de contabilidad debe generar
mensualmente este balance general con todos los aspectos económicos relacionados con
la empresa, donde se observen las transacciones nacionales e internacionales si en el mes
se han presentado exportaciones.
● Se debe llevar un informe trimestral del estado de las máquinas utilizadas para los
procesos de producción, en los que se detallen mantenimientos realizados, fallas
detectadas, posibles fuentes de riesgo, necesidad de cambio de piezas. Este informe es
generado por los técnicos bajo los estándares del área de producción.
● El departamento de mantenimiento debe documentar un informe con periodicidad anual
con los procedimientos de mantenimiento que deben ser llevados a cabo, mantenimientos
preventivos y correctivos de las máquinas, para llevar un control de inventario del estado
de éstas.
● El área de mercadeo debe mantener un reporte anual de todos los proveedores de café del
área nariñense que han completado procesos de control para hacer parte de Colfee SAS.
● El área de talento humano debe mantener un informe mensual de los empleados, sus
compromisos, metas, acciones realizadas, empleados del mes, cantidad de empleados por
área, reclamos, procesos de mejoramiento en relaciones sociales, llamados de atención,
notas por infracción de los principios empresariales, entre otros.
● El control en cultivos se realiza por parte del Área de gestión ambiental, una vez cada
dos meses en cada finca de los proveedores con el fin de conservar y realizar propuestas
de mejora para las prácticas entorno a los aspectos ambientales (en este caso suelo y el
agua), como son el monitoreo de un uso responsable del agua y de estrategias orgánicas
para control de plagas, para conservar así la calidad y cantidad del café que será
procesado meses mas tarde.
● El área de gestión ambiental también genera un informe mensual sobre los aspectos
ambientales al interior de la planta, como son el consumo de electricidad (KW-h), gas
natural (m​3​), agua (m​3​), y gasolina (gal), almacenando estos indicadores para su análisis
estadístico constante; identificando de manera continua puntos de mejora que reduzcan el
impacto ambiental de Colfee SAS, como también, eventualmente, fugas de alguno de
estos recursos.
● Diariamente el área de mercadeo debe exhibir de forma digital, en la sala principal,
indicadores económicos relacionados con el sector cafetero nacional e internacional, para

28
 Colfee SAS
que las diversas áreas y gerencias se encuentren familiarizadas con estos, y se encuentren
ideas, y se asuman retos, para mejorar y avanzar según los cambios diarios del mercado.
● También, mensualmente, o con mayor frecuencia si se considera necesario, el área
técnico industrial está encargada de contratar análisis de laboratorio de muestras del
producto final, con el fin de cerciorarse de la bioseguridad microbiológica y la inocuidad
química del producto, de modo que se puedan hacer correcciones en el proceso
productivo para asegurar su calidad.
● La gerencia de producción debe cerciorarse de manera diaria que los empleados
presentes en producción utilicen los implementos de bioseguridad, como tapabocas y
guantes, para conservar la pureza del producto; así como también que se realicen los
protocolos de higiene y desinfección al ingreso de la planta y al menos cada 3 horas.

- Cumplimiento de manuales ​La empresa establece normas por medio del manual de
Reglamento Interno de Trabajo, el cual debe ser explicado e informado a los trabajadores
desde el primer día de su ingreso al campo laboral sin importar cuál sea su área de
desempeño, lo anterior con el fin de garantizar un ambiente laboral efectivo y eficaz.
Por otro lado se realizarán auditorías internas cada 3 meses a las distintas áreas que componen
la empresa, las cuales son: Técnico industrial, Mercadeo, Talento humano y Gestión
ambiental con el propósito de determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos que
se realizan en ellas.

Mediante la inspección, observación e indagación se obtendrá información oportuna la cual

permita sustentar los procesos administrativos y los estados financieros en las juntas
generales, las cuales se llevarán a cabo cada 6 meses con el objetivo de comunicar en forma
clara la manera en cómo se están realizando las actividades tanto individuales como grupales
y dado el caso en que encuentre alguna falencia y/o inconveniente tomar las medidas
correctivas a tiempo.

6. CONCLUSIONES
Los datos encontrados sobre el mercado muestran un crecimiento del sector cafetero, por lo que la
empresa Colfee SAS se incluye en un mercado amplio donde hay espacio para la competencia a través
de la garantía de calidad en los procesos y el compromiso medioambiental.

Después de haber realizado este proceso administrativo sobre la creación de una empresa, se logró
reconocer la importancia de todos y cada uno de los componentes y pasos a seguir para plantear una
idea de negocio y plasmarla a través de la planeación, estudio de mercado, reconocimiento de factores
internos y externos, entre otros. Todos estos elementos permitieron la consolidación de una idea de
negocio y su consiguiente desarrollo.

Los estrategias de control propuestas permiten un manejo de la empresa en los ámbitos del talento
humano, la contabilidad, la calidad del café, y de los aspectos ambientales, técnicos y productivos,
permitiendo implementar estrategias de mejora en todas las áreas, al documentarse la información a lo
largo del tiempo.

29
 Colfee SAS

La motivación de nuestro talento humano es un pilar primordial en nuestra empresa porque de esta
manera generamos un ambiente de trabajo ameno en el que los colaboradores sientan que están
creciendo personalmente y que la empresa los apoya en ese proceso. Como resultado se obtiene una
mejora en la producción y un sentimiento de pertenencia y de afecto por su trabajo.

7. RECOMENDACIONES
El proceso de aprendizaje podría ser potencializado con una visita a una empresa, donde se permita
ver en contexto la implementación de conceptos vistos en clase, y en el caso de algunos de nosotros
para familiarizarse con la forma en que se presentan los departamentos o áreas en una organización,
ya que esto puede ser un tema ajeno para algunos de nosotros.

Sería conveniente estudiar más casos con contenido audiovisual sobre los temas vistos, ya que
resultan más llamativos y de esta forma se puede aprender también sobre estos temas en contextos
empresariales actuales.

8. REFERENCIAS
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https://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/RUAF%20ACTIVECON.pdf

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https://prevencionar.com.co/2016/05/23/empleadores-obligados-reglamento-interno-del-trabajo/#.
[Accessed: 24-Apr-2020].

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mundo-y-hacia-donde-exportarlo. [Consultado: 06- Jun- 2020].

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Determinan la Productividad de las Fincas Cafeteras del Departamento de Caldas,” 2015.

[7] “Eje Social - Federación Nacional de Cafeteros.” [Online]. Avaliable:

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[8] “Eje Ambiental - Federación Nacional de Cafeteros.” [Online]. Avaliable:

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[9] “Elaboración de un análisis DAFO en organizaciones de transportes.”[Online]. Available:

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 Colfee SAS
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