Ensayo 1

ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

MILESSA ENITH AMAYA PRADA

* MIGUEL ANGEL MEDINA HERRERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

PUERTO TRIUNFO, ANTIOQUIA

2020

* Profesor
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Introducción

Este ensayo nos permite reconocer la importancia de la organización de los archivos de una

empresa, ya que sin ellos no hay ni historia ni memoria. Además, son soportes en todas las

actividades administrativas.

Un archivo debe estar bien estructurado y gestionado, ya que así contribuye al avance de

los procesos de educación e investigación y garantiza la protección de los derechos judiciales,

fiscales e incluso los derechos humanos.

Los archivos son fieles testimonios de las actividades administrativas, operacionales, de

seguridad y salud en el trabajo y garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente,

asegurando la memoria colectiva y protegiendo los derechos y deberes tanto de los empresarios

como de sus trabajadores.

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Ensayo: Importancia de los archivos

Lee el enunciado y aplica los conocimientos adquiridos para resolver el siguiente caso

práctico.

Qué es un archivo?: Esta palabra proviene del latín archivum, y significa:

El conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en

ejercicio de su actividad.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia

para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en

la labor para que el archivo sea fácil de manejar.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

 Lógica.

 Como me piden los documentos.

 Como necesitamos la información.

 Rigor.

 Sencillez.


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Clases de Archivos

Los archivos se clasifican de la siguiente forma:

1. Según la Organización:

 Archivo centralizado

 Archivo descentralizado

 Archivo descentralizado con control descentralizado

 Archivo descentralizado con control centralizado

2. Según su uso:

 Archivo activo

 Archivo semiactivo

 Archivo inactivo

3. Según su naturaleza:

 Archivo público

 Archivo privado de interés público

 Archivo privado

4. Según su ciclo vital:

 Archivo de gestión

 Archivo central

 Archivo histórico
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Actualmente los archivos se conservan y transmiten por medio electrónico con el fin conservar y

garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también

mediante las tecnologías de la información.

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Conclusiones

1. Los archivos conservan el patrimonio de una manera única e irreemplazable, ya que

gestionan los documentos desde su nacimiento hasta su disposición final.

2. Los documentos son soportes confiables de la información personal, empresarial y

estatal, garantizándonos seguridad y transparencia en todas las actuaciones administrativas de

nuestra sociedad.

3. Los archivos contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva de una

sociedad que garantizan la promoción del conocimiento, la democracia y los derechos de los

ciudadanos.
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Referencias

Fernández Villaverde, R. (2017, enero 12). ¿Por qué los archivos son vitales y más que necesarios?.

Madrid, España: Baratz Innovación Documental. Recuperado de

https://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-

necesarios/#:~:text=La%20importancia%20de%20los%20archivos%20en%20la%20sociedad,su

%20valor%20y%20su%20significado.

Asprilla Jaramillo, C. (2011, octubre 15). Los archivos en Colombia. Blogger. Recuperado de

http://candyinstructorasena.blogspot.com/2011/10/importancia-de-los-archivos.html.

Monsalve, Y. (2011, enero 29). Organización de documentos. Blogger. Recuperado de

http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/importancia-de-los-archivos.html.