Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

GUIA METODOLÓGICA PARA LA CONSTRUCCIÓN

DEL PLAN DE DESARROLLO 2018 – 2022

1. PRESENTACIÓN
El plan de desarrollo de la Universidad de Cartagena 2014 – 2018:
“Educación pública con calidad”, se encuentra a puertas de finalizar su
periodo de ejecución. Lo anterior hace necesario que la alta dirección,
mediante la Oficina Asesora de Planeación, defina las nuevas estrategias
que direccionarán los esfuerzos institucionales para alcanzar nuevos retos.

La guía metodológica presentada a continuación, tiene como principal

objetivo el de conducir la construcción del Plan de Desarrollo Estratégico de
la Universidad de Cartagena, para el periodo comprendido entre 2018 y
2022. Para dar cumplimiento a tal propósito se han planeado una serie de
actividades secuenciales pero flexibles que pueden ser ejecutadas en
distinto orden al previsto inicialmente, de acuerdo a las dinámicas del
proceso.

El presente documento contiene todas las etapas necesarias para realizar el

proceso de formulación del plan de desarrollo estratégico institucional, el
cual se divide en etapa de preparación, etapa de diagnóstico, etapa de
formulación estratégica, etapa de seguimiento y etapa de aprobación. Así
mismo se cuenta con una etapa trasversal al proceso que es de
comunicación. La oficina Asesora de Planeación considera importante la
socialización de todos los aspectos metodológicos que conlleva la
construcción del plan de desarrollo, con el comité de buen gobierno.

2. MARCO REFERENCIAL
Como marco general para el análisis del entorno (interno y externo) de la
Universidad de Cartagena, dentro de la formulación del nuevo PDI 2018-
2022, se deben valorar:
 Evaluación del Plan de Desarrollo Institucional 2014-2018.
 Plan de mejoramiento resultado del proceso de acreditación
institucional
 Informes de pares evaluadores externos
 Las dinámicas evidenciadas por las IES en el ámbito nacional e
internacional.
 Políticas públicas en el sector educativo (Gobierno Nacional, MEN,
Colciencias, ICFES)

1
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

 Política fiscal y económica.

 Objetivos del Milenio y Colombia Segundo Centenario, Visión 2019.
 Nuevos direccionamientos del Consejo Nacional de Educación
Superior - CESU para la acreditación institucional.
 Acuerdo por lo superior CESU 2034
 Modelo referentes de calidad.
 Resultados de auditorías internas y/o externas.
 Propuesta de gobierno del rector.
 Plan de Mercadeo Institucional
 Análisis de contexto y de partes interesadas institucional
 Acuerdo 02 del 2017 del Consejo Nacional de Educación Superior

3. ÁREAS DE ESTUDIO
Un área de estudio es una aglomeración de temáticas comunes, dentro de
los cuales se desarrollaran análisis para formular objetivos y metas. De
acuerdo a lo anterior, se especificaron nueve (9) áreas de estudio que serán
el eje central del desarrollo de las etapas mostradas posteriormente.

Cada área de estudio fue definida a través de un proceso de refinamiento,

en donde se tomaron los planes estratégicos del Ministerio de Educación
Nacional, CESU, Colciencias, entre otros, y se identificaron las necesidades y
los subtemas a los que se relacionaban.

Posteriormente, se agruparon aquellas necesidades de acuerdo al subtema

asociado y se conformó un área de estudio en común.

Subtema Subtema Area de

1 2 estudio

Cada una de estas áreas fue homologada con aquellas definidas dentro
del plan de gobierno rectoral. No todas las áreas estratégicas identificadas
en el ejercicio coincidían literalmente con las del plan rectoral, por lo tanto
se realizó una reorganización dando como resultado las presentadas a
continuación:

• Docencia y formación académica

• Investigación e Innovación.
• Extensión y relación con el entorno.
• Internacionalización.
• Bienestar Universitario
2
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

• Posicionamiento estratégico
• Regionalización
• Acreditación y calidad.
• Gestión administrativa y financiera

Cabe aclarar que las áreas de estudio presentadas previamente no son

necesariamente las líneas estratégicas del plan de desarrollo, dado que las
primeras se definieron transitoriamente para abordar temáticas comunes,
por lo tanto, pueden diferir del documento final del plan.

4. ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO

Para la formulación del Plan de Desarrollo Estratégico, se crearon 5 etapas
secuenciales y una etapa transversal al proceso. El desarrollo de cada una
de las fases presentadas a continuación, aseguran la participación de
estamentos en la elaboración del plan, haciéndolo un proceso inclusivo:

5. Aprobación y
publicación
4.Diseño del sistema de
evaluación y seguimiento
3. Formulación
estratégica

2. Diagnóstico
estratégico

1. Alistamiento
institucional

Dentro de cada una de las etapas mostradas anteriormente, existen

actividades secuenciales que dan inicio a la etapa y que dan finalización a
la misma. A continuación se muestra un resumen general de las actividades
inmersas: las actividades de color amarillo pertenecen al alistamiento
institucional, las de color gris al diagnóstico estratégico, las de color verde a
la etapa de formulación estratégica, las de color azul son de seguimiento y
verificación y la de color negro de aprobación y publicación. Así mismo se
observa una línea transversal a todo el mapa de actividades, el cual
representa la estrategia de comunicación de las etapas del plan.

3
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Creacion de hoja
Creacion de hoja
Institucionalizacio de vida de
de vida de
n del CIP indicadores
indicadores
Operativos

Creacion y Creacion de
Presentacion a
publicación del matriz de
consejo superior
documento formulacion
y academico
propositivo rector estrategica.

Realizacion de
mecanismos de Desarrollo de Publicación Plan
consulta a partes talleres para CIP de Desarrollo
interesadas

Estructuracion Desarrollo de
del analisis de talleres de
contexto trabajo para
extrategico grupos focales.

Estrategia de
comunicación
y participación

4.1. ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL

Esta es la etapa inicial para la formulación del plan de desarrollo estratégico
de la Universidad de Cartagena. Este primer eslabón da lugar a una serie de
actividades no estrictamente secuenciales, que permitirán recopilar
información y formular las estrategias necesarias para direccionar la
Universidad en los próximos 4 años.
Dentro de esta etapa se encuentran tres actividades importantes:

 Presentación de la propuesta metodológica a comité de buen

gobierno
 Oficialización del Comité Institucional de Planeación (CIP) de la
Universidad de Cartagena.
 Apertura del micrositio web “Plan de Desarrollo Universidad
Cartagena”

El comité institucional de planeación se preocupará por velar por el

seguimiento e integralidad en la formulación del PDI. Inicialmente, debe
definir todos los aspectos relacionados con las áreas temáticas de interés,

4
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

participantes, agenda de trabajo y logística en general del proceso. El GIP

podría estar conformado por:

Responsabilidad
Director del grupo
Secretaria Técnica
Líder en aspectos académicos y
regionalización
Líder en aspectos de
investigación e innovación
Líder en aspectos de extensión
Líder en aspectos de
administrativos y financieros
Líder en aspectos de bienestar
universitario.
Líder en aspectos de
internacionalización
Líder en aspectos de calidad
Coordinador en Políticas
Organizacionales y de
Posicionamiento
Cargo
Rector
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Vicerrector Académico
Vicerrectora de Investigaciones
Vicerrector de extensión
Vicerrector Administrativo
Vicerrector de bienestar
universitario
Vicerrectora de relaciones
internacionales y cooperación
Vicerrectora de aseguramiento
de la calidad.
Secretaria General

4.2. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.

En esta segunda etapa tiene como principal objetivo el de indagar sobre

aquellos factores, tanto internos como externos, que pueden incidir dentro
de la toma de decisiones de la Universidad, expresados en términos de
necesidades y expectativas de partes interesadas.

Esta etapa inicia con la construcción del documento de discusión

propositivo rector (DPR), que representa un diagnóstico del análisis de
contexto externo (Partes interesadas externas) de la institución. Este
documento se realizará teniendo en cuenta información secundaria como
los informes de autoevaluación institucional, Acuerdo por lo superior 2034, At
a crossroads: Higher education in lantin america and the caribbean, Tertiary
education in Colombia, análisis de contexto estratégico para la transición a
la norma IOS 9001: 2015, análisis de percepción a sector productivo, planes
estratégicos de instituciones de educación superior, planes estratégicos de
instituciones gubernamentales, requerimientos legales de órganos de
control y requisitos técnicos de institutos certificadores.
5
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Este documento, además de ser un instrumento que guie la discusión en las

futuras mesas de trabajo, busca generar la participación de toda la
población que tenga cierto interés en las actividades de la institución. Por lo
tanto, se abrirá un espacio de acuerdo a las preguntas de discusión
contenidas en el documento para que las personas interesadas dejen sus
comentarios y aportes.

El documento propositivo rector abarca todo el análisis de necesidades de

las partes con información disponible, por lo cual, para su complemento, se
debe utilizar otros medios de recolección de información para el resto de
partes interesadas que no poseen información secundaria pública.

Fuente de
Relación Parte interesada
información
Interno Estudiantes Encuestas
Interno Docentes Encuestas
Interno Administrativos Encuestas
Interno Sindicatos Encuestas
Interno Institutos Encuestas
Externo Padres de familia Documento rector
Externo Egresados Encuestas
Comunidad externa en
Externo Documento rector
general

Los docentes y estudiantes de la institución tienen la particularidad de

pertenecer a dos poblaciones; estamento de programas presenciales y
programas a distancia. Por lo tanto, cual para abordar el segundo tipo de
población, de acuerdo a diversas limitaciones tecnológicas, el equipo de la
oficina asesora de planeación deberá desplazarse para realizar para los
municipios donde estos funcionan, para aplicar las encuestas de forma
directa.

Una vez recopilada toda la información de todos los grupos de interés, se

procesará y se construirá el análisis de contexto de la Universidad de
Cartagena que será incluido en el Plan de Desarrollo.

4.3. FORMULACIÓN ESTRATÉGICA

La etapa de formulación estratégica es aquella que, a partir de todo el
diagnóstico realizado a partir de la información recolectada, se procederá

6
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

a establecer estrategias de política para direccionar estratégicamente la

Universidad.

El proceso de planeación estratégica de cualquier entidad busca

establecer los mecanismos que permitan dar cumplimiento a las funciones
sustantivas de la organización. De acuerdo a esto, al realizar un nuevo plan
de desarrollo, se debe verificar si la plataforma estratégica institucional sigue
respondiendo a las realidades del contexto.

De acuerdo a lo anterior, en primera medida se deberá actualizar la

plataforma estratégica de la Universidad (misión, visión y objetivos de
calidad), proceso liderado por la vicerrectoría de aseguramiento de la
calidad y coordinado por la División de calidad.

Posteriormente, con toda la información recopilada durante el proceso

hasta el momento, cada miembro del CIP deberá convocar una mesa de
trabajo en el que se desarrollaran talleres de planeación estratégica.
Los talleres se abordaran a través de la metodología de cadenas de valor
propuesta por el DNP, en la que a través grupos especializados, se
estructuran los problemas centrales, causas, objetivos, actividades y
productos. De acuerdo a esto se realizarán los talleres presentados a
continuación para cada una de las mesas de trabajo:

•Problema central Taller 2 •Priorizacion de

•Objetivo general problemas generales
•Casusas de •Objetivos especificos •Priorizacion de
problemas •Efectos problemas
•Actividades especificos
•Productos

Taller 1 Taller 3

Cada una de las áreas de estudio será abordada a través de una mesa de
trabajo encabezada por un miembro del CIP. Metodológicamente, las
mesas de trabajo deben contar con un número de participantes que oscile
entre 10 y 15 personas, los cuales deben ser escogidos según el criterio del
líder del área temática.

7
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Una vez culminadas las mesas de trabajo, se procesara la información y se

estructurará en matrices de la forma:

 Objetivo General
 Programas
 Indicadores
 Metas.

Esta etapa culmina cuando la Oficina Asesora de Planeación oficializa el

primer borrador del plan de desarrollo estratégico 2018 – 2022, luego de
realizar las correcciones sugeridas por el Comité Institucional de Planeación.

4.4. DISEÑO DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

La etapa de seguimiento y evaluación permite verificar su el curso de las

acciones emprendidas a través del plan de desarrollo, están teniendo el
efecto deseado.

La medición del plan de desarrollo se realizará a través de los indicadores

consignados en cada programa. Cada indicador mide la relación entre la
línea base (punto de partida), le ejecución de las actividades y la meta que
se quiere alcanzar.

Por otro lado, para garantizar el cumplimiento del plan de desarrollo, cada
programa estará alineado con diferentes actividades consignadas en el
plan de acción institucional, es decir, el plan de desarrollo se compondrá de
indicadores de resultado y el plan de acción de indicadores de producto.

Para cada uno de los planes, se tendrá como herramienta de seguimiento

las hojas de vida de indicadores, la cual se compone el tablero general y de
las hojas individuales para mirar el comportamiento de los indicadores y
registrar observaciones derivadas de su cumplimiento.

4.5. APROBACIÓN

La etapa de aprobación es la que culmina la formulación del plan de

desarrollo. Para esta fase, se pretende presentar el plan de desarrollo a los
siguientes órganos rectores de la Universidad:

 Consejo Académico
 Consejo superior.

8
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Cabe destacar que en cada una de las instancias, se pueden realizar

correcciones al documento, que deben ser tenidas en cuenta e
incorporadas al documento por la oficina asesora de planeación.

4.6. ESTRATEGIA TRASVERSAL DE COMUNICACIÓN Y

PARTICIPACIÓN

La estrategia de comunicación del plan de desarrollo no solo es un proceso

ex post a la aprobación del mismo, contrario a esto, cada una de las etapas
descritas anteriormente tiene una actividad comunicativa inmersa en ella.

El proceso de comunicación inicia desde la socialización de la propuesta al

comité de buen gobierno y continúa con la comunicación a los estamentos
universitarios sobre el inicio de la construcción del plan de desarrollo.

El principal instrumento del proceso será el micrositio web creado dentro de

la página web, al cual podrá acceder cualquier persona interna o externa
de la institución, en el cual se habilitará un formulario interactivo para dar
respuesta a los interrogantes plasmados en el documento propositivo rector.

Cada una de las estrategias expresadas en forma de respuestas por cada

uno de los interesados del proceso, será objeto de análisis por los diferentes
responsables en cada una de las mesas temáticas.

Además del documento propositivo rector y del formulario interactivo, el

micrositio web contará con los siguientes apartados:

 Que es el plan de desarrollo institucional

 Documentos de referencias
 Documento rector
 Mecanismos de participación
 Avances del proceso
 Documento final de plan de desarrollo

Por otro lado, cada etapa del proceso generará un producto o documento
de registro, que evidenciará los avances dentro del proceso de
construcción del plan. De acuerdo a esto, los productos de cada etapa se
muestran a continuación:

Etapa Documento de registro

Metodología formulación PDE
Alistamiento institucional
Cronograma formulación PDE

9
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Etapa Documento de registro

Diagnostico estratégico
Formulación estratégica
Documento ideas rectoras
Resultado de encuestas
Entrevistas
Documento de contexto estratégico
Resumen interactivo de etapa
Plataforma estratégica actualizada
Actas de talleres por temática
Borrador inicial plan de desarrollo
Resumen interactivo de la etapa

Seguimiento y evaluación Resumen interactivo de la etapa

Acto administrativo consejo superior

Acto administrativo consejo académico
Aprobación
Plan de Desarrollo final
Plan de Acción institucional

Al culminar cada etapa del plan, se deberá publicar un resumen interactivo

de las acciones realizadas dentro de la misma, el cual contará con registros
fotográficos, entrevistas, entre otras y, al mismo tiempo, mostrará la
programación de los próximos eventos venideros dentro del proceso.

5. CRONOGRAMA
5.1. Alistamiento institucional
Actividad Producto/resultado Fecha de inicio Fecha de finalización
Presentación de la propuesta
metodológica a comité de buen Propuesta presentada 15/06/2018 15/06/2018
gobierno
Oficialización del comité
institucional de planeación (CIP)
para presentar la propuesta
Oficios Enviados 18/06/2018 18/06/2018
metodológica de construcción de
plan de desarrollo previamente
aprobada
Solicitud de creación del micro sitio
web para proceso de consturccion Micro sitio web creado 18/06/2018 28/06/2018
del plan de desarrollo

4.1. Diagnostico institucional

10
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Actividad Producto/resultado Fecha de inicio Fecha de finalización

Realización del documento
propositivo rector en el cual se
incorpora el análisis de contexto
realizado para el proceso de
Documento ideas
transición, de la norma IOS 20/06/2018 16/07/2018
rectoras realizado
9001:2015, junto al análisis de
requerimientos estratégicos de los
diferentes grupos de interés y el
plan de gobierno rectoral
Remisión del documento de
Documento remitido a
"Ideas Rectoras" a los integrantes 17/07/2018 18/07/2018
través de oficios
del CIP para su revisión
Realización de ajustes al
Documento ajustado 19/07/2018 23/07/2018
documento propositivo rector
Envió de documento propositivo
Documento enviado 24/07/2018 24/07/2018
rector para publicación web
Preparación de encuestas para
Encuestas preparadas 25/07/2018 01/07/2018
consulta a comunidad
Publicación del documento
Documento publicado en
propositivo rector en la Página 31/07/2018 31/07/2018
micro sitio de planeación
web institucional
Recepción de respuestas de
preguntas orientadoras del Matriz de respuestas 31/07/2018 10/07/2018
documento propositivo rector
Realización de encuestas de
consulta para la comunidad Encuestas aplicadas 03/08/2018 10/08/2018
universitaria
Solicitud de designación de
integrantes de las mesas de
Oficios 04/08/2018 05/08/2018
trabajo a los responsables de los
ejes temáticos
Envío de citación para desarrollo
Oficios 06/08/2018 06/08/2018
de mesas temáticas 1
Realización de encuestas a
comunidad de programas a Encuestas aplicadas 11/08/2018 11/08/2018
distancia
Procesamiento de la información
recolectada a través de los Estadísticas 13/08/2018 17/08/2018
medios

4.2. Formulación estratégica

Actividad Producto/resultado Fecha de inicio Fecha de finalización
Taller de planeación
estratégica con miembros de
Árbol de problemas y
mesas temáticas 20/08/2018 22/08/2018
objetivos
(identificación de problemas y
objetivos)
Consolidación de la Árbol de problemas y
23/08/2018 23/08/2018
información objetivos
Envió de citación para taller
de planeación estratégica Oficios 23/08/2018 23/08/2018
con CIP
Realización de taller de
planeación estratégica con el Árbol de problemas y
24/08/2018 27/08/2018
CIP (Priorización de problemas objetivos priorizados
y objetivos)
Envío de citación para
desarrollo de mesas temáticas Oficios 24/08/2018 24/08/2018
2

11
 Propuesta Formulación PDI 2018 - 2022

Actividad Producto/resultado Fecha de inicio Fecha de finalización

Taller de planeación
estratégica con mesas de
Matriz problema - objetivo-
temáticas (identificación de 28/08/2018 30/08/2018
causa - actividad
factores problemas y
solucionadores)
Consolidación de la Árbol de problemas y
31/08/2018 31/08/2018
información objetivos
Taller de planeación
estratégica con el CIP Matriz problema - objetivo-
01/09/2018 02/09/2018
(priorización de factores causa - actividad
problema y solucionadores)
Construcción de matriz de
Matriz plan de desarrollo y
alineación estratégica y 02/09/2018 06/09/2018
plan de acción realizada
táctica
Matriz de indicadores y guía
Construcción de indicadores 07/09/2018 14/09/2018
de cálculo de indicadores

Declaracion de objetivos de Documento de objetivos de

15/09/2018 17/09/2018
calidad calidad declarados
Realización del documento
Borrador Plan de Desarrollo
preliminar de plan de 13/09/2018 27/09/2018
2018 - 2022
Desarrollo 2018 - 20122
envío del borrador del plan de
desarrollo a miembros del CIP Borrador enviado 27/09/2018 01/10/2018
para correcciones y ajustes
Realización de correcciones
propuestas por los miembros Documento ajustado 02/10/2018 07/10/2018
del CIP

4.3. Diseño del sistema de evaluación y seguimiento.

Actividad Producto/resultado Fecha de inicio Fecha de finalización
Construcción de hoja de vida de Hoja de vida de
08/10/2018 16/10/2018
indicadores plan de desarrollo indicadores
Construcción de hoja de vida de Hoja de vida de
17/10/2018 26/10/2018
indicadores plan de acción indicadores

4.4. Aprobación
Actividad Producto/resultado Fecha de inicio Fecha de finalización
Presentación consejo Plan presentado y
02/11/2018 02/11/2018
académico aprobado
Plan Presentado consejo Plan presentado y
16/11/2018 16/11/2018
superior aprobado
Publicación del plan de Plan Publicado en la página
16/11/2018 16/11/2018
desarrollo en la página web web

12