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EFECTIVO:

Es la primera partida, la má s importante y las má s circulante que aparece en el


Balance General, es la disponibilidad inmediata que la empresa cuenta en el momento
de dinero de curso legal; como monedas, billetes, cheques que esta en caja o en banco
y que se utiliza para fines generales o para cubrir obligaciones o responsabilidades.
(pago a proveedores, compra de activos fijos, pago de dividendos, pago de nó mina,
gastos operacionales, etc.)

CUENTAS QUE LO CONFORMAN

- Caja Principal

- Caja Chica

- Banco

Está n ubicadas en el Activo Circulante Disponible y tienen saldo Deudor

CAJA

Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa, bien
sea en monedas, billetes o cheques, dá ndosele un cargo y es abonada para registrar la
salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una
factura.

REGISTRO CONTABLE

------------------X--------------------

Caja xx

Ingreso por Servicios o Ventas xx

P/r ingresos por ventas

------------------X---------------------
Cuentas por pagar xx

Pago a empleado xx

Gastos varios xx

Caja xx

P/r desembolsos varios

-------------------X---------------------

Banco xx

Caja xx

P/r el depó sito en la cuenta bancaria

FALTANTE O SOBRANTE EN CAJA FALTANTE

XX-X-XX -X-

Diferencia en caja xx (cuenta transitoria)

Caja xx

P/R el faltante existente en el arqueo realizado el día xxx

xx-xx-xx -x-

Cuenta x Cobrar xx

Diferencia en caja

P/r que el faltante existente en caja el día xxx


SOBRANTE

x-xx-xx -x-

Caja xx

Diferencia en caja xx

P/R el sobrante existente en el arqueo realizado el día xx

xx-xx-xx -x-

Diferencia en caja xx

Venta o cuenta por cobrar xx

P/R sobrante segú n arqueo realizado el día xx proveniente de .....

Formulario de movimiento de diario de caja que contiene columnas de entradas


(ventas) salidas( egresos varios)

 El efectivo en caja puede estar constituido por:


- Dinero en efectivo en moneda nacional

- Moneda extranjera en efectivo o cheque de gerencia

- Cheques pagaderos por terceros

- Giros postales o bancarios

- Recibos de tarjetas de crédito pendientes por depositar

- Vales de cesta ticket recibidos de clientes

 El efectivo en caja no puede estar conformado por:


- Cheques posfechados. Por razones legales no esta permitido aceptar cheques
posfechados.

- Cheques devueltos por falta de fondo. Deben reclasificarse a una cuenta por cobrar o
cheques devueltos de clientes

- Vales
CAJA CHICA

- Es un fondo fijo que se crea a través de un cheque emitido a nombre de la persona


responsable de manejar ese dinero en efectivo para efectuar desembolsos menores.
(Para no elaborar un cheque por una cantidad irrisoria, se pierde tiempo y papeleo)

- La empresa debe definir el monto má ximo y la naturaleza del gasto a pagar por el
fondo.

- Los pagos que se efectú en deben estar aprobadas por las personas responsables y
autorizadas para tal fin.

- Deben asignarse los fondos fijos a personas responsables con controles estrictos a fin
de que no se desvíe su fin.

- Todo desembolso debe estar amparado por un comprobante de pago de caja chica y
su respectiva factura..

- El custodio conserva todos los comprobantes de los pagos realizados, los cuales
será n contabilizados en el momento que el fondo sea sujeto de reposició n.

CONSTITUCION O CREACION DE LA CAJA CHICA

XX-X-XX -X- Dr. Cr.

Caja Chica o Fondo Fijo xx

Banco xx

P/r creació n del fondo fijo o caja chica

Una vez creada caja chica no recibirá ningú n cargo o abono, es decir su saldo
permanecerá inalterable, a menos que se quiera aumentar, disminuir o cancelar su
saldo
REPOSICION O REEMBOLSO

-Debe reponerse cuando el monto en Bolívares de comprobantes o facturas


(desembolsos) asciende a un 75% de su monto total.

- El custodio elabora la relació n de gastos, la solicitud de reembolso con los


comprobantes debidamente autorizados para entregarlos a la persona autorizada
(administrador o gerente) quien verificara el saldo aun disponible del fondo mas el
total de los importes de los comprobantes que debe ser igual a la suma o saldo del
fondo fijo, para emitir el cheque por la diferencia que corresponde a los pagos
efectuados, a nombre de la persona responsable con el cará cter NO ENDOSABLE.

- Las facturas que soportan los pagos hechos por el fondo fijo deberá n ser inutilizadas
con una maquina troqueladora o por medio de un sello que tenga la expresió n
“Cancelado”, para evitar que sean presentadas nuevamente para su cobro.

REGISTRO CONTABLE

xx-xx-xx -x-

Fletes s/ compra xx

Gastos de artículos de escritorio xx

Gastos de transporte xx

Gastos de correspondencia xx

Gastos de alimentació n xx

Banco xx

P/R el reembolso o reposició n del fondo de caja chica de acuerdo a la relació n


presentada por el custodio del fondo

AUMENTO DEL FONDO

El registro contable es igual al de su constitució n, con la variante de que el monto a


contabilizar es por la diferencia entre el fondo actual y el nuevo.
xx-xx-xx -x-

Caja Chica o fondo fijo xx

Banco xx

P/R el aumento del fondo de caja chica del dpto. x

DISMINUCION DEL FONDO

El registro se realiza en forma inversa al de su constitució n

xx-x-xx -x-

Banco xx

Caja Chica o fondo fijo xx

P/R la disminució n del fondo fijo del Dpto. X

Aquí se hace un depó sito bancario, si no es así y se decide depositar en la caja


principal el cargo se haría a caja y no a banco

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Se presenta cuando hay diferencia entre el saldo del arqueo y saldo contable del fondo

ARQUEO DE CAJA CHICA

Consiste en la revisió n e inspecció n de todos los valores en poder del custodio

FALTANTE
Este registro se realiza cuando se haga la reposició n, así

xx-x-xx -x-

Suma de todos los gasto xx

Faltante de caja Chica xx

Banco xx

P/R la reposició n del fondo de caja chica y el respectivo faltante

SOBRANTE

Si hay sobrante este beneficia a la empresa, por lo tanto es tomada como una cuenta
de ingresos llamada sobrante de caja chica

xx-x-xx -x-

Suma de todo los gastos xx

Banco xx

Sobrante de caja chica xx

P/R reposició n de caja chica y el respectivo sobrante

EJERCICIOS

1.- La empresa Jabillos S.R.L. posee una caja chica por Bs. 10.000 para manejar
desembolsos en forma eficiente. El 15-4-05 el encargado del manejo de dicho fondo
solicitó que se aumentara el monto del mismo debido a que las reposiciones se
estaban realizando con demasiada frecuencia. Una vez analizados los argumentos
presentados, se decidió aumentar el monto de dicho fondo a Bs. 20.000.

El 29-4-05 el encargado del manejo de fondo solicitó la reposició n del mismo de


acuerdo a la siguiente relació n:
Comprobantes por pago:

Fletes en compras Bs. 8.700

Traslado de personal “ 1.270

Gastos Varios “ 2.400

Timbres Fiscales “ 2.500

Estampillas “ 3.500

Artículos de Oficina “ 1.150

Efectivo en caja chica “ 480

Total “ 20.000

A los efectos de reponer el fondo se emitió un cheque

Se pide: registrar en el diario principal el aumento y la reposició n de caja

2.- La empresa LOS HABILES SNC, posee una caja chica que fue creada con un monto
de Bs. 25.000 para cancelar aquellas cantidades pequeñ as por las cuales no se justifica
la realizació n de un cheque. El 17-5-05 el encargado del manejo del fondo, planteó a la
gerencia que el monto con el cual se había abierto la caja chica era muy alto, lo que
traía como consecuencia que las reposiciones se estaban realizando cada 4 meses. En
vista de este caso, se decidió rebajar el monto de caja chica a Bs. 7.000, dicha
disminució n se efectuará al momento de que se fuera a realizar la reposició n.

El 11-8-05, el encargado del manejo del fondo solicitó la reposició n, para lo cual
entregó la siguiente relació n:

Recibos por:

Suministro de Oficina Bs. 5.600

Fletes sobre compras “ 4.130

Anticipos a empleados “ 7.230

Estampillas “ 4.100

Envío de correspondencia “ 3.600

Efectivo 340
Total “ 25.000

En vista de lo aprobado se emitió un cheque.

Se pide: registrar la reposició n de caja chica con su correspondiente disminució n

3.- Para el 09-4-05 el gerente de la empresa LOS ALTOS C.A., decidió realizar un
arqueo sorpresa de caja chica, la cual fue creada con un monto de Bs. 10.000. Al efecto
se presentó a la oficina del encargado del fondo y le solicitó que le mostrara el
contenido de caja chica a los efectos de proceder a su reposició n. Este arqueo mostró
lo siguiente:

Recibos por pago de agua Bs. 612,50

Recibo por pago de luz “ 1.250,15

Pago de taxis “ 1.150,00

Efectivo “ 7.187,35

Total en comprobantes y efectivo 10.200,00

En vista de que se encontró un sobrante, el gerente procedió a reponer la caja chica


mediante la emisió n de un cheque y registrar el sobrante.

Se pide: realizar los registros correspondientes

4.- La empresa Ferretería Central SNC, tiene abierta una caja chica con un monto de
Bs. 12.000 para la realizació n de pagos menores a Bs. 500. El administrador de la
firma decidió el 13-7-05 realizar un arqueo sorpresa al mencionado fondo. En el
arqueo se encontraron los siguientes comprobantes y efectivo:

Comprobantes:

Aseo Bs. 750

Artículos de oficina “ 3.100

Traslado de personal “ 830

Efectivo ” 7.020
Faltante ” 300

Total 12.000

Se consideró el faltante como anticipo al empleado

Se pide: registrar la reposició n de caja Chica

5.- La empresa ABC C.A; decide crear un fondo fijo el 12-03-05 por Bs. 15.000, para lo
cual emitió un cheque por ese monto.

- El 31-03-05 El encargado del fondo solicitó la reposició n del mismo, para la cual
envió la siguiente relació n:

Comprobantes:

Material de oficina Bs. 2.300

Anticipo a empleados ” 6.500

Correspondencia ” 3.700

Fletes s/compra ” 1.270

Efectivo ” 1.230

Total 15.000

Se pide: - Registrar la creació n y la reposició n de Caja Chica

6.- La empresa Comercial Mesa C.A posee un fondo de Caja Chica por Bs. 80.000. El 21-
05-06 se decidió realizar un arqueo sorpresa al encargado de dicho fondo,
encontrá ndose lo siguiente:

Fletes s/ Compras Bs. 10.000

Anticipo a Empleados ” 20.000


Articulo oficina ” 30.000

Efectivo ” 20.000

Total 80.000

Se pide: hacer el registro correspondiente