5.

DISEÑO Y DESCRIPCIÓN DE PROCESOS: DIAGRAMAS DE FLUJO

5.1. Surgimiento de los Diagramas de flujo:

El primer método de diagrama de flujo de proceso fue introducido, en 1921,

por Frank y Lillian Gilbreth, con el objetivo de documentar el flujo para estudiar los
procesos de trabajo.

El objetivo de los Gilbreth fue representar de forma gráfica y sintética, el estado

actual de un proceso para, así, obtener una visión que facilitara su optimización. De
esta forma se conseguía hacerlo más eficiente y, por tanto, más rentable.
Comprobaron cómo, mediante el diagrama de flujo del proceso, se conseguía la
fácil detección de errores e inconsistencias, al alcanzar una visión general del
sistema.

Hay que tener en cuenta que el contexto en que se desenvuelven los Gilbreth es el
del Taylorismo, a principios del siglo XX. Así, uno de los objetivos centrales el
análisis del trabajo era la ganancias de productividad en los trabajadores mediante
el análisis de las operaciones y movimientos que esto se realizaban durante la
ejecución de las tareas.

El objetivo era reducir las operaciones implicadas para, así, realizar las más
rápidamente. Para ello, identificaron los movimientos y decisiones de los
trabajadores de modo que se pudieran analizar los retrasos y sus causas con el fin
de eliminarlos. (Qué es un Diagrama de Flujo de Proceso, s.f)

A su vez, y para maximizar la productividad, y también reducir la fatiga, idearon tres

conjuntos de reglas básicas aplicables a la economía de movimientos, relacionadas
con:

El cuerpo humano: por ejemplo, las manos deben iniciar y finalizar los
movimientos de forma simultánea.

La disposición del lugar de trabajo: como fijar un sitio para material y

herramientas.

El diseño de herramientas y equipo: combinar dos o más herramientas.

5.2. Definición:

Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un proceso.

Cada paso del proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una
breve descripción de la etapa de proceso.
Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que
indican la dirección de flujo del proceso.

El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en

un proceso. Muestra la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida
comprensión de cada actividad y su relación con las demás. Expresa igualmente el
flujo de la información y de los materiales.( María Estela Ruffino, 2019)

5.3. El diagrama de flujo y gestión de procesos: Beneficios

Las organizaciones constituyen sistemas de procesos. Por ello, es indispensable

identificar tanto los procesos como las relaciones que existen entre ellos.
Finalmente, han de ser documentados y mejorados continuamente.

Para el análisis de los procesos, y su documentación, es necesario diagramar el

flujo de actividades. Así, los diagramas de flujo son imprescindibles para
comprender cómo actúa un proceso y determinar sus puntos de mejora.

En este sentido, son numerosos los beneficios que aporta el uso del diagrama de
flujo, pero los principales son:

5.3.1. Ofrece una visión transparente del proceso:

En primer lugar, mejora la comprensión del proceso. El conjunto de actividades,

relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La
diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en
aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte
del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

5.3.1. Permite definir los límites de un proceso:

A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos
proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.

La cuestión de los límites es vital. Al estar los procesos relacionados entre sí, es
imprescindible determinar con precisión dónde se inician y dónde finalizan. Esta
información nos la dará el flujograma del proceso.

5.3.1. Mejora tiempos y costes:

Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las

variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de
la eficacia y la eficiencia.
 Finalmente, constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de
mejora, rediseño o reingeniería.

5.4. Diagramación de procesos:

Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos,

lo que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos,
sus tiempos y los de sus actividades.

Los principales símbolos convencionales que se emplean en los diagramas de flujo

son los siguientes:

5.5. Tipos de diagrama de flujo:

 Horizontal: Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.

 Vertical: Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.
 Panorámico.: Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el modelo
vertical y el horizontal.
 Arquitectónico: Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.

5.6. Pasos para elaborar un diagrama de flujo de proceso o flujograma:

5.6.1. Distinguir entre proceso y proyecto

En un proyecto se desarrolla una serie de actividades para alcanzar una meta: el

objetivo del proyecto. En esto es similar al proceso. Pero hay una diferencia
importante. Mientras que un proyecto se lleva a cabo una sola vez, los procesos
se reiteran en el tiempo; son repetitivos.

5.6.2. Decidir el grado de detalle del flujograma

El diagrama de flujo del proceso debe presentar a grandes rasgos la información
sobre el recorrido general de actividades principales, o ser desarrollado de modo
que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un flujograma
detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del
proceso.

5.6.3. Denominar el proceso

El nombre del proceso no es un asunto menor. En primer lugar, la denominación

nos indica en qué consiste el proceso, cuál es su materia. Además, nos facilita
indicios sobre su relación con otros procesos.

5.6.4. Definir los límites del proceso

Antes de realizar el diagrama de flujo es imprescindible delimitar el proceso. Esto

es, definir con claridad dónde se inicia y su punto final. Si no se delimita con
precisión del alcance del proceso, nos arriesgamos a desarrollar un diagrama que
se extienda por dos o más procesos distintos sin solución de continuidad.
Tengamos en cuenta que en muchas ocasiones los procesos encadenan el final
con el principio de otros. Por lo tanto, sin definir bien los límites, el flujograma se
extenderá a lo largo de varios procesos, resultando en un modelado incorrecto y,
por supuesto, nada operativo.
Por otra parte, la definición de los límites ayudará a identificar el objetivo del
proceso.

5.6.5. Determinar el objetivo del proceso

Los procesos se llevan a cabo con un propósito determinado. Así, definirlo

permitirá alcanzar una visión más acertada de la serie de actividades que llevan a
su logro. En todo caso, tenga en cuenta siempre que el diagrama de flujo debe
mostrar las actividades para lograr el propósito del proceso; no se trata de definir
la secuencia para ejecutar una tarea. En esto, los procesos son distintos a los
procedimientos.

5.6.6. Desarrollar la secuencia del proceso

Es decir, plasmar en el diagrama de flujo las actividades que se suceden entre el

inicio del proceso y el resultado final.

No obstante, es posible que tal secuencia tenga variaciones según ciertas

decisiones. Es lo que llamamos “bifurcaciones” del proceso. En estos casos,
 normales por otra parte, utilice la «figura de decisión» para representar dichas
bifurcaciones, continuando el flujograma derivado cada posible decisión.

5.7. Ejemplos de diagramas de flujo:

 Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

Fuente: Diagrama de Flujo (María Estela, 2019)

 Diagrama de flujo para reproducir un DVD:

Fuente: Diagrama de Flujo (María Estela, 2019)

Linkografía:

Qué es un Diagrama de Flujo de Proceso o Flujograma (s.f) Recuperado de:

https://www.aiteco.com/diagrama-de-flujo/
Concepto de Diagrama de Flujo. (02 de noviembre, 2019). Recuperado de:
https://concepto.de/diagrama-de-flujo/
Los 11 tipos principales de Diagramas de Flujo (s.f) Recuperado de:
https://www.lifeder.com/tipos-de-diagramas-de-flujo/
PROPUESTA: