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Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de
su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento
administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo
de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos,
secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría
de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o
sistema.

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Cualquier organización por pequeña que sea tendrás varios procesos. Un diagrama de flujo ayudará a
visualizar y mejorar estos procesos y en definitiva a llevar una mejor gestion empresarial.

Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un diagrama
de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una cantidad
importante de pasos por las cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.

 ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del proceso que se está

representando en la organización.

 complementar una caracterización de procesos.

 ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un proceso.

 facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles facilitando su
comprensión global.

 contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso, proporcionando

información sobre posibles mejoras.

 establecer un buen punto de partida para documentar tus procesos y elaborar los

procedimientos.

 identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo o este paso pueda
ser crítico para la consecución del objetivo del proceso.

 ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al poder visualizar
que valor aporta cada paso en la consecución del objetivo del proceso

 animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y representación gráficos de

los procesos que ellos desarrollan.

 ofrecer una herramienta básica para realizar un análisis de procesos dentro de tu

organización.
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 Compromiso y autorización de la dirección y de los involucrados.

 Llenar el formato de descripción de actividades con cada de una de las actividades,

secuencias y tiempos en que se realizan.

 Elaborar el diagrama de flujo correspondiente.

 Analizar el procedimiento actual, aplicar los principios de organización, eliminar

duplicidades y simplificar tiempos y actividades.

 Presentar la propuesta con los ahorros de tiempo y costo-beneficio.

 Elaborar la descripción del procedimiento propuesto.

 Elaborar el diagrama de flujo propuesto.

 Obtener la aprobación de quien realiza el procedimiento y de su jefe inmediato.

 Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.

 Implantar el nuevo procedimiento.

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A la hora de representar y dibujar un diagrama de flujo existe una simbología comúnmente

aceptada. ANSI (American Normalitation and Standarization Institute) ha publicado una lista con
símbolos nos ayudan a realizar diagramas de flujos a la hora de representar actividades y el flujo de las
mismas

Explicar las imágenes

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Desde un punto de vista empresarial, yo los sintetizaría todos según la forma de dibujarlos y los
clasificaría solo en dos:

 diagrama de flujo por bloques

 diagrama de flujo funcional
Diagrama de flujo por bloques: se dibujan los pasos del proceso pero sin entrar en el detalle de qué
puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.

Diagrama de flujo funcional: se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de trabajo dentro
de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.

Vamos a ver esto con un ejemplo.

Supongamos que en una empresa para el proceso “Recepción y Pago de facturas a Proveedores”
existen sólo dos métodos para el pago de facturas: confirming y transferencia bancaria.

El diagrama de flujo por bloques podría ser algo así: EXPLICAR IMAGEN

Y el diagrama de flujo funcional algo así: EXPLICAR IMAGEN

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Paso 1: Qué proceso vas a dibujar

Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño proceso? ¿Vas a dibujar un
gran proceso o vas a dibujar los diferentes subprocesos que componen un gran proceso?

Un consejo es dibujar procesos más bien sencillos para ir adquiriendo destreza y práctica para
posteriormente ir pasando a procesos más complejos en tu organización.

Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.

Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos. Qué duda cabe que las
personas más idóneas para representar un proceso en un gráfico son las propias personas involucradas
en los propios procesos.

Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan explicar con detalle que pasos
realizan.

En muchas ocasiones no se realiza esta reunión porque se cree que se conoce el proceso y los pasos
que existen dentro de él. Te sorprendería saber las ocasiones en las que se cree que las cosas se hacen
de una forma pero luego se hacen de otra forma por parte de los trabajadores.

Pregúntales a ellos y toma nota.

Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.

Como toda tarea debes tener claro dónde comienza y donde termina cada uno de los procesos que vas
a dibujar.

Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes de
entregar tu producto / servicio al cliente. Por lo tanto identifica bien dónde comienza el proceso (qué
tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde termina.

Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de
ambas formas.

Con la información que te han aportado las personas involucradas en los procesos resume esa
secuencia en una serie de pasos que serán los que vas a representar mediante un dibujo.

Cada paso dentro del diagrama de flujo podrá contener documentación/información/tareas/

materiales que irán aportando valor para conseguir el objetivo del proceso que estás representando.

A la hora de dibujar el diagrama de flujo si quisieses aprovechar espacio en el formato de papel lo

podrías dibujar de izquierda a derecha e ir bajando el dibujo a medida que vas avanzando con los pasos
el proceso.

Sin olvidar utilizar la simbología adecuada para cada caso .

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EXPLICAR EJEMPLO