INFORME ESCRITO

DISTRIBUIDORA LAP

Asesor Externo:

Yuly Liliana Veloza Hernandez

Instructoras:

Aida Carmenza Torres Vargas

Fanny Restrepo Morales

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
GETIÓN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS
Mayo 2020.
Contenido
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................3
OBJETIVOS DEL INFORME..................................................................................................................4
DESCRIPCIÓN DEL INFORME..............................................................................................................5
PROCESO REALIZADO........................................................................................................................6
ASPECTOS A MEJORAR....................................................................................................................11
PROPUESTA DE MEJORA.................................................................................................................12
CONCLUSIONES................................................................................................................................14
1467
 INTRODUCCIÓN

Mi nombre es Yuly Liliana Veloza Hernández soy Asesor Externo y les presentaré el
presente informe que contiene los resultados obtenidos de la auditoria aplicada a la
Distribuidora LAP S.A.S. con respecto a la implementación de la Metodología del Talento
Humano por Competencias enfocado en el proceso de Capacitación, Formación e
Inducción de los empleados.
 OBJETIVOS DEL INFORME

 Evaluar los procesos de Capacitación, Formación e Inducción de los empleados.

 Detectar el grado de eficacia y eficiencia del proceso de Capacitación, Formación e
Inducción.
 Hacer propuestas para mejorar el proceso de Capacitación Formación e Inducción.
 Proporcionar competitividad a la organización a través de la aplicación de instrumentos de
medición idóneos.
 DESCRIPCIÓN DEL INFORME

Inicialmente se realiza la introducción de lo que se pretende informar con el presente documento,

luego se muestran los objetivos que se buscan con el proceso de la auditoria aplicada a la
Distribuidora LAP S.A.S. con respecto a la implementación de la Metodología del Talento
Humano por Competencias enfocado en el proceso de Capacitación, Formación e
Inducción de los empleados.
Luego se menciona el proceso de la Auditoria que contiene Fase Previa, Planteamiento,
Diseño, Implementación, Análisis e Informe.
Se presentan los principales hallazgos con respecto a las Inducciones iniciales e Índice de
participación de capacitación comparado con la meta establecida.
Se mencionan los aspectos a mejorar y se realizan propuestas de mejora.
 PROCESO REALIZADO

Diseño:

La Técnica utilizada en la presente auditoria es el seguimiento de indicadores claves, en

este caso se tomaran Indicador de Inducción de personal nuevo e Índice de participación
en actividades de capacitación.
Los Instrumentos: La observación directa, Análisis de registros de capacitación y plan de
Formación.
Las personas que intervienen en el presente proceso serán la Directora de Talento
Humano y el Auditor.
CRONOGRAMA
DIA: 30/JUNIO/2020 HORA
Actividades 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00
Reunión de apertura
Revisión de la documentación

Comunicación
ALMUERZO
Recopilación y verificación de la información
Generación de hallazgos
Preparación de conclusiones
Reunión de cierre

Implementación:
Primer contacto del Asesor Externo con la Directora de Talento Humano, indica que
durante el proceso se solicitaran todos los registros necesarios para evaluar el proceso de
Capacitación Formación e Inducción.
Lugar: Sala de Reuniones
Material: Se solicitarán los registros de las capacitaciones realizadas de los últimos
periodos y plan de capacitación así como la planta de personal y el registro de los ingresos
e inducciones iniciales.
Directora de Talento Humano:

 Deberá tener listos los registros solicitados y organizar la logística con sus
subalternos si se necesitará algo adicional.
 Deberá estar pendiente de la alimentación del Auditor durante el tiempo que dure
el proceso e informar al área de cafetería para que realice las tareas
correspondientes.
Análisis:
Se analiza la información, se verifican los registros de ingresos a capacitaciones e
inducciones iniciales y se comparan con las metas del plan de capacitación y con los
ingresos para el caso de inducciones iniciales.
Se analiza la adecuación de las políticas y programas de la empresa y las causas del éxito o
fracaso, a la luz de la información disponible. Partiendo de esto, se sugieren medidas
correctivas o soluciones a los problemas y se recomiendan alternativas para la mejora.

Redacción del Informe:

Se procede a redactar el informe según la opinión del auditor sobre la gestión de los RRHH
de la empresa. El informe consta del alcance del trabajo hecho, los objetivos y el
procedimiento seguido. Se recogen los puntos fuertes, débiles, el ámbito auditado y las
indicaciones de mejora o alternativas de actuación. Las conclusiones finales se
argumentan a partir del análisis de la fase anterior. La información se presenta de manera
clara y precisa.
1. DATOS DE LA AUDITORIA
CAPACITACIÓN, FORMACIÓN E
PROCESO: INDUCCIÓN    
2. DISEÑO:

La Técnica utilizada en la presente auditoria es el seguimiento de indicadores claves, en este caso

se toman los Indicadores de Inducción de personal nuevo e Índice de participación en actividades
de capacitación.
Los Instrumentos: La observación directa, Análisis de registros de capacitación y plan de
Formación.
2.1 EQUIPO
DIRECTORA RECURSOS HUMANOS        
AUDITOR EXTERNO  
ASESOR EXTERNO          
3. IMPLEMENTACIÓN

La auditoría se realiza con base en el análisis de diferentes muestras aleatorias seleccionadas por
los auditores como son los registros de capacitación y los indicadores ya propuestos.
OBJETIVO
Realizar la evaluación y seguimiento al Plan de Capacitación, Formación e Inducción de la
Distribuidora LAP S.A.S
LUGAR Y FECHA:
SEDE ADMINISTRATIVA DE DISTRIBUIDORA LAP/ JUNIO 30 DE 2020
4. ANALISIS:
Se analiza la información, se verifican los registros de ingresos a capacitaciones e inducciones
iniciales y se comparan con las metas del plan de capacitación y con los ingresos para el caso de
inducciones iniciales.
Se analiza la adecuación de las políticas y programas de la empresa y las causas del éxito o
fracaso, a la luz de la información disponible. Partiendo de esto, se sugieren medidas correctivas
o soluciones a los problemas y se recomiendan alternativas para la mejora.
5. REDACCIÓN DEL INFORME:

Se procede a redactar el informe según la opinión del auditor sobre la gestión de los RRHH de la
empresa. El informe consta del alcance del trabajo hecho, los objetivos y el procedimiento
seguido. Se recogen los puntos fuertes, débiles, el ámbito auditado y las indicaciones de mejora
o alternativas de actuación. Las conclusiones finales se argumentan a partir del análisis de la fase
anterior. La información se presenta de manera clara y precisa.

PRINCIPALES HALLAZGOS
Hallazgo No. 1
Debilidad de comunicación en algunas áreas de la organización donde no se le informa al
trabajador que debe asistir a su inducción inicial de la empresa antes de iniciar labores.
Debilidad en el proceso por parte de Talento Humano para informar sobre el proceso de
inducción.
Debilidad en los registros de asistencia en capacitación ya que no se encuentran bien
estructurados.
 INGRESOS DEL ULTIMO TRIMESTRE
Dependencia Directos Indirectos
Dirección General 9 5 Comparación resultados /meta indicador de
Regionales a Nivel Nacional 18 9 inducción
TOTAL 27 14 90%
TOTAL GENERAL INGRESOS 41 80%
70%
PROCESO DE INDUCCIÓN DEL TRIMESTRE 60%
Dependencia Directos Indirectos 50%
Dirección General 7 3 40%
Regionales a Nivel Nacional 13 4 30%
TOTAL 20 7 20%
TOTAL GENERAL INDUCCIONES 27 10%
META CUMPLIMIENTO 80% 0%
META CUMPLIMIENTO RESULTADOS DEL INDICADOR
RESULTADOS DEL INDICADOR 66%

Hallazgo No. 2
Debilidad de la planeación de las capacitaciones y formaciones por falta de información
de las necesidades de formación y comunicación de las mismas.
 Administración de tiempo Liderazgo Trabajo en Equipo Excel Intermedio Servicio al Cliente
Meta de Cumplimiento 80% 80% 80% 80% 80%
Resultados 42% 60% 69% 25% 81%

Comparación Resultados Indicador Meta

Indicador/capacitaciones

Servicio al Cliente

Excel Intermedio

Trabajo en Equipo

Liderazgo

Administración de tiempo

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Resultados Meta de Cumplimiento

Hallazgo No. 3
No existe un procedimiento de evaluación de las capacitaciones (no hay registros de tal
evidencias)
Hallazgo No. 4
Los registros de asistencia a las capacitaciones no se encuentran bien estructurados, faltan
registros de asistencia a las capacitaciones.

Capacitaciones Realizadas 804

Registro de Asistencia 524
65%

Hallazgo No. 5
El Plan de formación se encuentra con los parámetros establecidos y se ha cumplido en un
80% el cronograma.

ASPECTOS A MEJORAR

 Revisar el proceso de inducción

 Revisar necesidades de formación requeridas para cada cargo.
 Revisar formatos de asistencia a capacitaciones e inducciones.
 Revisar proceso de evaluación a las capacitaciones.
 PROPUESTA DE MEJORA

1. Proceso de inducción.

Se sugiere al área de Talento Humano:

o Informar al nuevo personal sobre el proceso de inducción con un registro físico al igual
que a los jefes de área.
o Se sugiere crear un registro de inducción en donde todos los jefes de área confirmen con
su firma la inducción que realizan.
o Se sugiere crear un Flujo grama del proceso de inducción y compartirlo con los implicados
para que exista claridad del procedimiento.
o Se sugiere cambiar registro de asistencia, que contenga fecha, Nombres completos del
formador y asistentes.
o Se sugiere tener en cuenta los siguientes parámetros.

 Se sugiere tener en cuenta el siguiente diagrama para el proceso de capacitación.

 Es necesario cambiar los formatos de registro de asistencia a las capacitaciones,
inducciones y formaciones.
 CONCLUSIONES

1. Se evidencio que existe un plan de formación que se está llevando a cabo.

2. Existe variedad en los temas de capacitación (todo tipo de personal).
3. Insuficiente seguimiento de la asistencia a capacitaciones e inducciones.
4. Se debe reestructurar el procedimiento de inducción.
5. Los registros de asistencia a capacitaciones deben ser modificados.
6. Se debe crear un proceso de evaluación de capacitación e inducción.