CONTROL DE ACTIVOS FIJOS: TRASLADOS Y BAJAS

GUIA OPERATIVA

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS:

TRASLADOS Y BAJAS
GO-FIN-B002-13
Versión 1.1

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. VIGENCIA

TIENDAS RIPLEY
Establecer la operatividad que se debe BANCO RIPLEY Inicio:25/02/2014
seguir para el control de los activos fijos
SEDE CORPORATIVA Fin: 30/06/2014
en los traslados y bajas.
CENTRO DISTRIBUCIÓN

4. GENERALIDADES

El proceso de Control de Activos fijos: Traslados y Bajas permite la actualización de la ubicación

física del activo fijo y/o el responsable de custodia.
Todos los formatos recibidos vía mail por el Áreas de Servicios Administrativos respecto a las
operaciones relacionadas al control de activos, serán reenviados al área de Contabilidad para
que puedan actualizar los datos del activo en SAP

Los responsables de custodiar los activos son:

 En Tienda: Gerente de Tienda o Subgerente Comercial
 En Centro de Tarjeta: Gerente de Agencia o Supervisor de Plataforma
 En las Tiendas Financieras: Gerente de Agencia o Jefes de Operaciones
 En el centro de distribución: Sub Gerente del Centro de Distribución
 En la sede corporativa: Gerente de Primera Línea o Gerente de Área.

Responsables de la emisión y envío de los formatos de traslados y Bajas:

 En Tiendas y Agencias dentro de la Tienda / Personal de Bodega de Transito.
 En Tiendas Financieras (Banco) Ubicadas fuera de Tienda / Usuarios responsables del
traslado.
 En Sede Corporativa: Usuarios responsables
Para muebles: Adicionalmente la Jefatura de Mantenimiento
Para equipos de cómputo, comunicaciones: Adicionalmente la Jefatura de Sistemas

Los encargados de autorizar traslado/baja de activo fijo son:

 En Tienda: Gerente de Tienda o Subgerente Comercial
Para muebles de Hall de Tienda => Adicionalmente Store Planning.
Para muebles de Visual => Adicionalmente Visual.
 En Centro de Tarjeta: Gerente de Agencia o Supervisor de Plataforma
 En Tiendas Financieras: Gerente de Agencia o Jefes de Operaciones
 En Centro de Distribución: Sub Gerente del Centro de Distribución
 Adicionalmente para el caso de baja de activos la Sub Gerencia del CD, informará a
Servicios Administrativos sobre la ejecución de las todas las bajas efectuadas mediante
formato (anexo 2) a los correos (pmunoz@bancoripley.com.pe) y
@serviciosadministrat@ripley.com.pe), el cual será enviado semanalmente los días viernes.
 En la Sede Corporativa: Gerente de primera línea o Gerente de Área

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Para muebles: Adicionalmente la Jefatura de Mantenimiento

Para equipos de cómputo, comunicaciones: Adicionalmente la Jefatura de Sistemas
 El área de Seguridad es responsable de verificar que todo activo fijo que sale
momentáneamente o en forma definitiva cuente con el formato de control de activos
debidamente autorizado y con la guía de remisión correspondiente, caso contrario no podrá
efectuarse el traslado. Además, verificar que los códigos de activos (en el formato y código de
etiqueta) sean iguales, caso contrario informar a los autorizadores del traslado o baja

5. OPERATIVIDAD

CONSIDERACIONES PARA EL TRASLADO DE ACTIVOS A TERCEROS

 El responsable debe llevar un control de todos los activos enviados a los talleres de
reparación completando el Formato de Traslado de activos a Terceros, con la finalidad de
validar e identificar a los activos al momento de su retorno.
 Los responsables de enviar los activos a los talleres y servicios técnicos de reparación
deben solicitar al proveedor que no retire y/o pinte las etiquetas con los códigos de barra
de los activos.
 Cuando se produzca el retorno del activo, el responsable debe verificar que todos los
activos tengan la etiqueta de código de barras y esta coincida con lo indicado en el
formato, si faltara la etiqueta a alguno debe identificar la etiqueta inicial y gestionar el re
etiquetado, seguidamente comunicar mediante formato de control de activos a Servicios
Administrativos (pmunoz@bancoripley.com.pe) y (serviciosadministrat@ripley.com.pe)
indicando los datos de la etiqueta inicial y de la nueva etiqueta, con la finalidad de
actualizar la información en el sistema.

TRASLADO/ BAJA DE LOS ACTIVOS

 Todo traslado o baja de activos debe contar con el Formato correspondiente debidamente
aprobado por el responsable de la custodia de los activos, sustentando la necesidad del
traslado y enviar el formato a la Sub gerencia de Administración y Adquisiciones vía mail a
los correos (pmunoz@bancoripley.com.pe) y (serviciosadministrat@ripley.com.pe) hasta
máximo el día en que se realiza el traslado o baja de los activos.
 Adicionalmente, para el caso de traslado, copiar al destinatario de recepción (Bodega de
cada Tienda o responsables de recepción física en Sede Corporativa) quien confirmará vía
mail la recepción en un plazo máximo de 48 horas.
 Adicionalmente, para el caso de baja, copiar al destinatario de recepción (CD), quien
confirmará vía mail la recepción en un plazo máximo de 48 horas.

Ejemplos de Traslados
Algunos casos de traslados que requieren ser informados mediante los formatos de control:

1. Traslados que implican el cambio del Centro de Costo responsable y ubicación del activo.
Ejemplo: Traslado de un mueble de la Tienda S. Isidro (1er piso) a la Tienda San Miguel
(2do piso)
2. Traslados que implican solo el cambio de Centro de Costo responsable.
Ejemplo: Traslado de una laptop ubicada en oficina S. Isidro (piso 8) área de Sistemas, será
reasignada al área de Operaciones, S. Isidro (piso 8).
3. Traslados que implican solo el cambio de ubicación.
Ejemplo: Traslado de un mueble de la Tienda Miraflores del piso 1 al piso 2 de la misma
Tienda.

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6. ANEXOS

Anexo 1: Formato de control de activos

FORMATO DE CONTROL DE ACTIVOS : ALTA (compras nuevas), TRASLADO,BAJA
FORMATO Nro:

Centro de Tarjeta, Tienda Financiera, Sede

Corporativa (Area):
EMITIDO POR (Nombres): (*) Llenar obligatorio

LLENAR PARA A L T A S, T R A S L A D O S Y B A J A S OBLIGATORIO : L L E N A R P A R A T R A S L A D O S

LLENAR PARA ALTAS (INGRESOS POR
DATOS GENERALES DATOS DEL ACTIVO COMPRAS NUEVAS) Traslado ORIGEN DESTINO
TIPO CODIGO de Misma LOCAL LOCAL
FECHA CENTRO DE Sede Descripcion CENTRO Descripcion CENTRO DE
OPERACIÓN BARRA ó N° GUÍA DE Nro de Orden CT = Centro Tarjetas CT = Centro Tarjetas
(dd/mm/aa COSTO DESCRIPCION MARCA MODELO N° SERIE ESTADO PROVEEDOR Otra RESPONSABLE Centro de DE COSTO RESPONSABLE Centro de COSTO
Alta, Traslado, "Número de REMISIÓN de Compra TF = Tienda Financiera TF = Tienda Financiera
) (*) Sede Costo (*) Costo (*)
Baja Etiqueta" SCO = Sede Corporativa SCO = Sede Corporativa

*En la columna local; especificar el nivel de detalle siguiente:

- Sucursal San Isidro, Piso 10, Área RRHH
(Es necesario indicar el Local, el número de piso en donde se encuentra ubicado el activo).

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Anexo 2: Formato de activos en locales de terceros

FORMATO DE ACTIVOS FIJOS EN LOCALES DE TERCEROS

Marcar con "X"

ACTIVO PROPIEDAD DE TIENDAS RIPLEY

ACTIVO PROPIEDAD DE BANCO RIPLEY

Local:
Emitido por (Nombres):
Fecha de emision:

FECHA DE COD. BARRAS C A R A C T E R I S T I C A S D E L A C T I V O DATOS DE LA SALIDA DEL ACTIVO

Centro de Descripcion del
SALIDA DEL / Número de Responsable Ubicación final: Razón social / FECHA POSIBLE
Descripción del Activo Marca Modelo Nº de Serie Estado Medidas Costos Centro de Costos Motivo de Salida
ACTIVO Inventario Dirección Empresa DE RETORNO

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