SOP Equipo: Todos

STANDARD Modelos: Todos

OPERATING PROCEDURE Nº doc: 00001
Manipulación de archivos de configuración críticos Técnicos: Todos

CONTENIDO:
• Se detalla el proceso para comprobar los cambios en la configuración de los sistemas que afectan a la parte
financiera y al negocio de los clientes, para así evitar pérdidas económicas.

1.- Raíz del problema:

Una parametrización no adecuada de los archivos de configuración de los sistemas ALVIC, pueden producir
desajustes en la contabilidad, un cálculo erróneo del suministro, o que las operaciones bancarias no se
traspasen a la entidad de forma adecuada o directmente se pierdan.
El resultado son pérdidas económicas.

2.- Elementos afectados:

• Archivos de configuración *ini:
o SCP2.ini
o SCP5.ini
o SCP7.ini
o SCD5.ini
o SCD7.ini

• Programación de precios, tanto en el Front Office como en el Back Office.:

SOP r00 Rev doc. 1 SOP- Proceso Standard de Operaciones 20-Agosto-2020

 SOP Equipo: Todos
STANDARD Modelos: Todos
OPERATING PROCEDURE Nº doc: 00001
Manipulación de archivos de configuración críticos Técnicos: Todos

• Archivos relacionados con las operaciones bancarias:

o EPS.ini
o EPSS.cfg

3.- Comprobación y control:

Cualquier modificación realizada en alguno de los elementos afectados (Mencionados en el punto número 2),
implica tener que realizar una serie de comprobaciones para confirmar que el sistema se comporta de forma
adecuada y por lo tanto no causará problemas ni pérdidas económicas a nuestros clientes. Para ello, las
comprobaciones deben ser las siguientes:

SOP r00 Rev doc. 1 SOP- Proceso Standard de Operaciones 20-Agosto-2020

 SOP Equipo: Todos
STANDARD Modelos: Todos
OPERATING PROCEDURE Nº doc: 00001
Manipulación de archivos de configuración críticos Técnicos: Todos

• Comprobar el ticket de venta.. (Técnico).

o En el caso de que los elementos afectados sean los archivos de configuración que conectan con HCP
o DOMS, o bien se haya realizado una programación de precios, revisaremos los datos relativos a los
LITROS, PRECIO e IMPORTE para confirmar que lo que se imprime en el ticket, se ajusta
exactamente a lo que muestra el surtidor.

o En el caso de que los elementos afectados sean los archivos de configuración bancaria, a parte de
revisar lo anteriormente mencionado, también revisaremos que el COMERCIO sea el correcto, este
dato nos lo debe confirmar el cliente.

• Comprobar la información ofrecida en OCTAN POS (Siempre que el cliente disponga de esta aplicación)
(Técnico).
• Comprobar que las operaciones con tarjeta queden correctamente reflejadas en la cuenta bancaria del cliente.
Esta verificación la tendrá que hacer el cliente una vez se haya hecho el cierre bancario. (Cliente).

SOP r00 Rev doc. 1 SOP- Proceso Standard de Operaciones 20-Agosto-2020

 SOP Equipo: Todos
STANDARD Modelos: Todos
OPERATING PROCEDURE Nº doc: 00001
Manipulación de archivos de configuración críticos Técnicos: Todos

4.- Comunicación:

4.1 Intervenciones IN SITU

Si cualquiera de las modificaciones o correcciones mencionadas en el punto anterior las ha realizado un
técnico de SAT in situ, realizaremos las siguientes acciones para constatar que el sistema queda
funcionando de forma satisfactoria:

4.1.1.- En las observaciones de la intervención se reflejará que se han realizado las comprobaciones del
ticket y que coincide la información relativa a los litros, precio, importe y comercio (en el caso de
operaciones bancarias) con la información del suministro.
“Finalizada la intervención, se han procedido a realizar todas las comprobaciones necesarias junto al
señor/a XXXXXX para confirmar que el sistema está funcionando correctamente, no se ha detectado
ninguna irregularidad.”.

4.1.2.- Igualmente, para aquellos clientes que dispongan de sistema bancario, en las observaciones del
ticket, se anotará lo siguiente “Queda pendiente por parte del cliente, revisar que el importe bancario
registrado en su cuenta, inmediatamente después al primer cierre bancario tras esta intervención, sea
correcto, en caso contrario el cliente deberá contactar de forma urgente con el servicio técnico de
ALVIC.”.

4.1.3.- El técnico tomará una fotografía del ticket y la adjuntará al servicio.

4.2 Intervenciones remota

Si cualquiera de las modificaciones o correcciones mencionadas en el punto anterior las ha realizado un
técnico en remoto, realizaremos las siguientes acciones para constatar que el sistema queda funcionando
de forma satisfactoria:

4.2.1.- Se solicitará al cliente una muestra del ticket, esta muestra la adjuntaremos al TICKET de OTRS, a
modo de constatación.

4.2.2.- Se enviará un e-mail al cliente desde el propio ticket de OTRS, desde el menú COMUNICACIÓN ->
E-MAIL SALIENTE. En dicho e-mail mencionaremos lo siguiente, “Finalizada la intervención, se han
procedido a realizar todas las comprobaciones necesarias junto al señor/a XXXXXX para confirmar que el
sistema está funcionando correctamente, no se ha detectado ninguna irregularidad, se adjunta el ticket a
modo de constatación,” (Adjuntamos la muestra del ticket al correo para que lo reciba el cliente)

4.2.3.- Igualmente, para aquellos clientes que dispongan de sistema bancario, incluiremos en el e-mail lo
siguiente “Queda pendiente por su parte, revisar que el importe bancario registrado en su cuenta,
inmediatamente después al primer cierre bancario tras esta intervención, sea correcto, en caso contrario
el deberá contactar de forma urgente con el servicio técnico de ALVIC.”.

4.2.4.- Dejaremos el ticket abierto y bloqueado a nuestro nombre, para realizar seguimiento. Justo el día
siguiente enviaremos un e-mail al cliente desde el propio ticket de OTRS indicando lo siguiente “Hola,
contactamos con ustedes para que nos puedan confirmar que, tras la intervención realizada ayer, no se
haya detectado ninguna irregularidad en el sistema, al igual que nos puedan confirmar que han revisado
el cierre bancario y han recibido el importe correspondiente a todos los suministros realizados por este
medio. Por favor agradeceríamos respuesta a este mismo e-mail. Un cordial saludo”. Esperaremos 24
horas para que la persona nos de respuesta, si la recibimos y es positiva, podremos proceder a cerrar el
ticket de OTRS puesto que ya tendremos toda la información necesaria, en caso que no recibamos
respuesta, contactaremos telefónicamente con el cliente para pedirle respuesta al e-mail, pues es
imprescindible tener la confirmación escrita por parte del cliente de que todo el sistema está funcionando.

SOP r00 Rev doc. 1 SOP- Proceso Standard de Operaciones 20-Agosto-2020