PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Asistencia Administrativa

• Código del Programa de Formación: 122121
• Nombre del Proyecto: Fortalecer las técnicas de asistencia administrativa en los aprendices de las
instituciones educativas Articuladas con el sena Regional Casanare.
• Fase del Proyecto: PLANEACIÓN
• Actividad de Proyecto: Elaborar documentos organizacionales y legales para el correcto
funcionamiento de una empresa.
• Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente.

• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

226741 - Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones
de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las
normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de
la calidad.

• Duración de la Guía : 40 horas

2. PRESENTACIÓN

Estamos en la era de la información y la comunicación, esta tendencia nos compromete a proyectar de forma
oral y escrita, una comunicación clara, cortes y comprensible para el interlocutor sea cual fuere, basada en la
buena redacción, producción de textos y documentos escritos, la comunicación escrita se ha desarrollado y
multiplicado a altos niveles en una organización, se han modificado lenguajes, que han permitido una nueva
imagen de las organizaciones, estamos pasando del medio físico(papel) al medio electrónico (pc) y esta
tendencia nos permite aprender además el uso de las TIC, todo eso rompe con la noción tradicional que se
tiene de tiempo y distancia.
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Con el desarrollo de esta guía, Ustedes adquirirán conocimientos, destrezas y habilidades, en cuanto a la
elaboración de documentos organizacionales teniendo en cuenta la normatividad vigente. Así mismo,
desarrollarán la capacidad de redactar documentos de una manera ágil, teniendo en cuenta las reglas de
ortografía, semántica y redacción.

A partir de su capacidad de autoaprendizaje y con ayuda del instructor, usted debe comprender el contenido
de la guía técnica colombiana GTC-185 y aplicarlo en la clasificación y elaboración de documentos
organizacionales.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL

Participe activamente dando respuesta a los siguientes interrogantes:

• ¿Conoce a cerca de los documentos, concepto, clases, tipos de documentos,normas, objetivo de la

comunicación escrita, comunicación oficial o empresarial?
• Se encuentra documentado(a) a cerca de la normas Técnica Colombiana vigente para la elaboración
y presentación de documentos organizacionales?
• Reconoce las partes, zona y filas del teclado?

Responder las preguntas en su cuaderno de apuntes y enviar fotos a la instructora al Drive.

3.2 ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS

PARA EL APRENDIZAJE

El aprendiz debe realizar un autodiagnóstico diigenciando el cuadro presentado, tomando como refencia la
situación: Elaboración y presentación de una carta.

¿Qué conozco de como elaborar ¿Qué no conozco de como ¿Por qué es útil saber y
y presentar una carta? elaborar y presentar una carta? presentar una carta?

¿Qué conozco sobre digitación y Qué no conozco sobre ¿Por qué es útil conocer sobre la
transcripción de textos? digitación y transcripción de técnica de digitación y
textos? transcripción de textos?
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La evidencia del desarrollo de esta actividad debe ser subida al Drive.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTO( CONCEPTUALIZACIÓN Y TEORIZACIÓN )

Desarrollar aprendizaje autónomo, teniendo en cuenta el material de apoyo e investigación en

internet establecer conceptos claros sobre:
• Gramática (Definición, uso, elementos básicos de la gramática)
• Ortografía básica (uso de las letras mayúsculas, cantidades, abreviaturas, acentuación,
puntuación, sintaxis, el ciclo de las palabras y variedad de las palabras)
• Técnicas de redacción; recomendaciones para lograr una redacción efectiva, errores más
comunes en la redacción.
• Normatividad vigente sobre el diseño y presentación de documentos NTC 185.
• Gestión documental y cuál es su principal función en una organización.
• Documentos (concepto, clases, tipos de documentos), la comunicación (elementos, clases
e importancia en la organización)

Para mayor información pueden acceder al siguiente enlace:

https://view.genial.ly/5e776ee12dc19c0de003699a/presentation-produccion-de-documentos , leer la
presentación donde van a encontrar información sobre los anteriores temas.

ACTIVIDAD 1.

Para conocer los saberes previos de ortografía del aprendiz, desarrollará un test sobre conceptos básicos
de gramática, debe ingresar la pagina https://www.hacertest.com/cultura/ortografia/0/ e iniciar la prueba
debe guardar el pantallazo como la evidencia de haberlo presentado, el cual debe ser subido al Drive de
evidencias de aprendizaje.

ACTIVIDAD 2.

Consulta la norma GTC-185, la pueden encontrar y descargar en :

https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxhbmdpZW1vcmFnYW1iYX
xneDo1MTgyMzdmZWJkNWY3Nzll , deben elaborar siguiendo las recomendaciones de la norma y
buena redacción y ortografía , lo siguiente:

1. Elaborar una carta estilo bloque extremo, de carácter organizacional, solicitando una
información a una empresa.
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 2. Elaborar un memorando (estilo bloque extremo), usted es el gerente de la empresa e invita
a sus empleados a un seminario sobre servicio al cliente.
3. Elaborar una circular de carácter general en bloque extremo que cumplan los siguientes
objetivos: donde se solicite la actualización de hoja de vida de los empleados de una
empresa.
4. Elaborar un correo electrónico de carácter personal.
5. Elaborar informe corto ( Tema libre)

Elaborar trabajo en computador o a mano utilizando la norma GTC-185 y subirlo al Drive

para su calificación.
• Ambiente Requerido: Casa
• Materiales: Computador con conectividad a internet, papel bond.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Redacta documentos Cuestionario

conocimiento:
Ampliar conocimientos en
reglas ortográficas,
redacción, uso de la
gramática.
Evidencias de Desempeño
Pruebas de aptitud en
digitación, transcripción y
redacción de documentos
Evidencias de Producto:
Elaboración de documentos
organizaciones.
organizacionales aplicando las
normas gramaticales, de
sintaxis y las de redacción.
• Elabora documentos
organizacionales, aplicando las Lista de Chequeo
técnicas de digitación; las
Normas Técnicas Colombianas
vigentes.
• Identifica la papelería
en cuanto a tamaño y calidad
para el proceso de digitación
y/o transcripción, de
acuerdocon los estándares
internacionales.

• Digita con precisión y

velocidad documentos
aplicando las técnicas de
digitación.

• Opera los equipos de

digitación de acuerdo con los
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 manuales de usuario y las
normas de seguridad.

• Realiza la limpieza de
los equipos para su
conservación de acuerdo con el
manual.

• Adopta la postura
corporal requerida, durante el
proceso de digitación, para el
desarrollo de habilidades y
destrezas, de acuerdo con las
normas de salud ocupacional

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

GRAMATICA: Parte de la lingüística que estudia la estructura de las palabras y sus accidentes, así como la
manera en que se combinan para formar oraciones; incluye la morfología y la sintaxis, y ciertas escuelas
incluyen también la fonología

ORTOGRAFIA: Forma correcta de escribir las palabras y de utilizar los signos auxiliares de una lengua,
respetando sus reglas.

SINTAXIS: Disciplina lingüística que estudia el orden y la relación de las palabras o sintagmas en la oración,
así como las funciones que cumplen.

PRODUCIR DOCUMENTOS: La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y

diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia. Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.

CARTA: es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de
mantener comunicación inter-empresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas
de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles
nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en
la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos;
con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas
o sus servicios de post venta.

MEMORANDO: El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información

entre distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación,
instrucción, disposición, etc.

CERTIFICACIÓN: Documento que emite una autoridad competente o entidad de alta credibilidad y que afirma
la autenticidad o la certeza de algo.
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ABREVIATURA: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas
de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra con un punto.

ACRÓNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo:
SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.

COPIA: Fiel reproducción del documento.

DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación

ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad
del documento.

ESPACIO: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

ESQUEMA: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los
documentos.

FOLIAR: Acción de numerar las hojas.

LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la
identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

MENSAJE ELECTRÓNICO: Comunicación escrita, a través de la Internet

PORTADA: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

RADICACIÓN: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el
propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos
términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

RÚBRICA: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después
de su nombre o título.

SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

TERCIO: Cada una de las tres partes en se visualiza el sobre.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
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PALACIOS SIERRA, Margarita. Gramática y Ortografía. Primera edición . impreso en Mexico
2000.
WERTHER, William B. Jr. Administración de Personal y de Recursos Humanos. McGraw-Hill.
Quinta Edición.

Webgrafia
https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxhbmdpZW1vcmF
nYW1iYXxneDo1MTgyMzdmZWJkNWY3Nzll

https://prezi.com/jnrrjzi_zpk7/manual-produccion-de-documentos/

https://view.genial.ly/59a61eeb6882b52e8441dd05/interactive-content-cartilla-producir-
documentos

http://normagtc185aguirresalcedo.blogspot.com/2015/03/carta-estilo-bloque-extremo.html

http://ymk2.blogspot.com/2013/04/introduccion-este-trabajo-tiene-como.html

https://es.slideshare.net/CarolAlicia/informe-corto-15241396

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) YESENIA VELANDIA GRUPO 2/04/2020

INSTRUCTORES
ANA ELIZABETH MT ASISTENCIA
LOMBANA SUA. ADMINISTRATIVA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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