INFORME DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O

RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE CINCO

DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO.

CUENTAS DE COBRO.
 Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción
revisando los datos más importantes como fecha, numero de documento,
anexos y también las copias ( si se trata de una cuenta de cobro son dos
copias, una que reposara en el archivo de la oficina y una dirigida a la
secretaria de Hacienda)
 Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a
través de un formato donde se registran los datos más relevantes como la
fecha de recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que
entrega el documento.
 Luego se entrega la carta de recibo a la persona que entrego el
documento.
 La persona encargada de la recepción de la documentación que en este
caso es la asistente procede a guardar la documentación y anexos si fuera
el caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos
se trasladan a otras dependencias de la secretaria de Hacienda para hacer
efectivo el pago de la misma). La comunicación dentro de la oficina es de
forma interna y externa. La interna cuando se realiza comunicaciones en
general o también individuales hacia los empleados, esta comunicación se
realiza mediante el uso del sistema empresarial el cual funciona como un
correo institucional y tiene la respectiva numeración y radicación para
cada oficio que se envié a cualquier dependencia. La externa se realiza
mediante el envió de documentos y correspondencia. Parte de la
comunicación externa también se realiza mediante el sistema empresarial.
Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la
empresa se toma la siguiente manera: la comunicación interna se realiza
mediante el sistema empresarial y para que esta comunicación sea
efectiva se utiliza un usuario institucional, a partir de allí se crea un
correo donde se maneja toda la información relacionada de manera muy
clasificada, es decir, está clasificada por el tipo de comunicación como:
información al personal, memorandos, comunicación individual por
empleado. Una vez que se tiene la información se procede a mandarla al
destinatario que va con copia a la dependencia del archivo general (y
copia a las demás destinatarios si los desea) y se activa la opción de
correspondencia leída para verificar que la comunicación haya sido
recibida en tiempo y al destinatario correcto.
 CORRESPONDENCIA.

 RECIBO: la documentación es recibida en forma directa, personalmente

o a través de los aparatos aéreos y los servicios de correspondencia
personalizados. Cuando el procedimiento está centralizado, debe existir
instrucciones claras en el sentido de que las demás oficinas de la empresa
no pueden recibir y tramitar documentación directamente. Todo
documento recibido tiene que ser canalizado a través de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la
clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
correspondencia externa, correspondencia interna, folletos, revistas,
publicaciones, paquetes, correspondencia personal, correspondencia
confidencial de carácter institucional.

 RADICACION: consiste en asignarle al documento un número mediante

el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración
debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa en
toda la documentación recibida. Solo se radican cartas, memorandos,
telegramas. Fax, correspondencia confidencial de carácter institucional,
haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y
algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y
que van a conformar la memoria de la institución. Otro paso para la
radicación es colocar fecha que se recibe el documento. Esta información
es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la
responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y
la propiedad de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de
elaboración de la correspondencia no coincide con la recepción. El paso
siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del
asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo
preliminar del análisis del flujo de la información, ese posible que se
asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el
código que registra en el documento. La mayoría de las empresas utilizan
para el proceso de radicación un sello que puede ser mecánico o
electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se
adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de
sistemas, un programa en base de datos para el recibo y despacho de su
correspondencia.
 REGISTRO: Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la
correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y
mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y
despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: facha,
remitente, destinatario, número de radicación, etc. Produce listados sobre
documentos en tránsito porque la información queda registrada
automáticamente. Cuando no es así, el registro deberá llevarse
manualmente, por lo cual debe diseñar un formato que permita tener la
información sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y la
situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos:
número de registro, fecha de elaboración y de recibido, ciudad de origen,
persona o entidad que la envía y el asunto que trata. Adicionalmente con
fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para
registrar el número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas
impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de
la organización. Dentro de este proceso de radicación y registro es
importante tener en cuenta:
1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la
información personal, se puede asumir como personal la que venga
dirigida a un funcionario y no tenga escrito el cargo que desempeña dentro
de la organización. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.
2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones,
inscripciones.
3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta
oficina.
4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las
comunicaciones llegan sin firmar.
5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario,
hacer la aclaración en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente
cuando la comunicación llega a través del correo.

 DISTRIBUCIÓN Y REPARTO: El último paso dentro del proceso de

recibo de correspondencia es su distribución o reparto. Uno de los
procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el nombre de la
dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la
correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas para tal
fin. Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en
la oficina de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la
oficina respectiva para guardar la correspondencia que será enviada.
Cuando el mensajero hace su recorrido hará el cambio respectivo
 CARTAS

 RECIBO: La documentación es recibida en forma directa, personalmente

o atreves de los aparatos aéreos y los servicios de correspondencia
personalizado. Cuando el procedimiento está centralizado, debe existir
instrucciones claras en el sentido de que las demás oficinas de la empresa
no pueden recibir y tramitar documentación directamente. Todo
documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central.
La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la
clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así:
Correspondencia externa Correspondencia interna Folletos, revistas,
publicaciones, paquetes. Correspondencia personal Correspondencia
confidencial de carácter institucional.

 RADICACIÓN: consiste en asignarle al documento un número mediante

el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración
debe iniciarse anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con
toda la documentación recibida. Solo se radican cartas, memorandos,
telegramas, fax, correspondencia confidencial de carácter institucional,
haciendo la salvedad de que se debe radicar en el sobre sin abrirse y
algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y
que van a conformar la memoria institución. Otro paso de la radicación es
colocar la fecha que se recibe el documento. Esta información es muy
importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la
responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y
la propiedad de la comunicación, y en muchos casos, la fecha de
elaboración de la correspondencia no coincide con la recepción. El paso
siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del
asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo
preliminar del análisis del flujo de la información, ese posible que se
asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el
código que registra en el documento. La mayoría de las empresas utilizan
para el proceso de radicación un sello que puede ser mecánico o
electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el control se
adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta.
Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de
 sistemas, un programa en base de datos para el recibo y despacho de su
correspondencia.
 REGISTRO: Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la
correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y
mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y
despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: facha,
remitente, destinatario, número de radicación, etc. Produce listados sobre
documentos en tránsito porque la información queda registrada
automáticamente. Cuando no es así, el registro deberá llevarse
manualmente, por lo cual debe diseñar un formato que permita tener la
información sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y la
situación actual del trámite.

CIRCULARES

 RECIBO: Recibe los documentos oficiales por medio de mensajería

interna, correo ordinario, o entrega personal; verifica que el nombre del
destinatario (s) al igual que la documentación corresponda a la
Universidad, si hay duda se consulta con la oficina de Talento Humano y
se procede al recibido colocando el sello (hora y fecha de quien recibe), se
diligencia, según corresponda.

 RADICACIÓN: Asignación de un número consecutivo a los documentos

en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío; luego
Impresión de rótulo de la radiación; y por último se realiza registro
impreso de planillas de radiación y control.

 DISTRIBUCIÓN Y REPARTO: Se debe garantizar la llegada oportuna

a su destinatario, sin importar el flujo o circulación al interior y exterior de
la entidad o proceso. Se requiere contar con mecanismos de control y
verificación diligenciando, según sea el caso.