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Centro de Cómputo Ofimática Empresarial Básico

SESION 7

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INTRODUCCION A EXCEL
Es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft
Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas,
gráficos y un lenguaje de programación.

PASOS PARA INGRESAR A EXCEL:

1. Primera forma:
 Hacer clic en el botón Inicio.
 Hacer clic en las aplicaciones
 Localizar Excel y hacer clic sobre Excel 2016

2. Segunda Forma
 Hacer doble Clic sobre el icono de Acceso directo de Microsoft Excel 2016

3. Tercera forma
 Presionando las Teclas Logotipo W + R
 Se abrirá el Ejecutador de Windows escribir ahí Excel

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ESPACIO DE TRABAJO

A continuación, podrás realizar un recorrido por la interfaz o espacio de trabajo de Excel

2016 para que aprendas conceptos básicos antes de dar el siguiente paso. Ubica los
números y lee su descripción en la parte inferior.

2
1
3

8
7 4

10
9 00

1. Barra de herramientas de acceso rápido: Es el conjunto de herramientas que se

encuentran arriba de la cinta con diferentes comandos rápidos.
2. Barra de título: Se muestra ahí el nombre otorgado que le da el usuario
3. Cinta de Herramientas: Se encuentran las pestañas de herramientas, los grupos
y comandos. Son los más importantes de la interfaz de Excel.
4. Columnas: Es el grupo de cuadros que van desde el lado izquierdo de la página
hacia la derecha. Se identifican por letras.
5. Filas: Es el grupo de cuadro que van desde la parte superior de la página hacia la
abajo. Se identifican por números.
6. Celda: Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.
7. Nombre de la celda: Esta casilla te indica el nombre la celda sobre la que estás
trabajando.
8. Barra de fórmulas: Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una
celda específica.
9. Hojas de cálculo: Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o
más hojas (también conocidas como hojas de cálculo).
10. Modos de visualización: Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a
derecha son:

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 Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de

celdas y columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen.
 Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas
que contenga.
 Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo.

LA CINTA DE OPCIONES
Está organizada en grupos lógicos y reunidos en fichas, de acuerdo al tipo de actividad
para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son
necesaria.

CONCEPTOS BASICOS
Para entender y desarrollar Microsoft Excel, revisamos los siguientes conceptos.

1. LIBRO: es el conjunto de hojas de cálculo. Es el archivo informático de los

programas de hojas de cálculo.
2. HOJA DE CÁLCULO: Es la matriz que permite la manipulación de datos
(numéricos y alfanuméricos) a través de fórmulas, operaciones matemáticas,
etc. Que está compuesta por un conjunto de filas y columnas.

3. CELDA: Es la intersección de una columna con una fila. Es la unidad en la hoja de

cálculo, todas las celdas conforman la hoja de cálculo. La celda almacena
información, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora, una
fórmula, una función o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su
dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo,
A1, A2, A3…etc.

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4. COLUMNA: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Reciben nombre de letras, por ejemplo. Columna A, Columna B. etc.
5. FILA: Es el conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben
nombres de números, por ejemplo, Fila 1, Fila 2… etc.
6. RANGO: Son un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo, y el nombre del
conjunto de rangos se puede apreciar en el cuadro de nombre que se encuentra
en la esquina superior izquierda, ejemplo (A1:D5), que corresponde al
subconjunto creado por las celdas A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4, B5, C1, C2,
C3, C4, C5, D1, D2, D3, D4, D5.

TIPO DE DATOS EN EXCEL

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FORMAS DEL PUNTERO EN EXCEL

El puntero del mouse puede adoptar formas diferentes. La forma indica qué
efecto tendrá en el movimiento del ratón y la acción de las teclas. Por
ejemplo.

APLICAR FORMATO A LAS CELDAS

Grupo Fuente
El grupo fuente, tiene todos los comandos necesarios para modificar las
características de la fuente actual, tales como el tipo, el tamaño de la
fuente, el estilo de la fuente (negrita, cursiva, subrayada), el color de relleno
de las celdas y los bordes.

Grupo Alineación
Alinear consiste en colocar los datos de una hoja de cálculo bien en
una parte u otra: Derecha, Izquierda, Centrada, pero además es
posible rotal los datos, ajustarlos al ancho de la celda y muchas otras
posibilidades.

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Grupo Números
El formato de números en Excel es utilizado para cambiar la apariencia
de los números que se muestran como valores de las celdas. Al
cambiar o modificar el formato no cambiamos el valor de número si
no solamente su apariencia.

BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Supongamos que vamos a borrar el contenido de la celda C7 porque lo que gastaste en
transporte supera esa cifra. Para ello:
 Paso 1: Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso,
la C13.
 Paso 2: Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al
lado derecho.
 Paso 3: Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en el botón
Borrar contenido.

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¿CÓMO ARRASTRAR Y SOLTAR CELDAS?

 Paso 1: Selecciona las celdas que quieres mover de lugar y ubica el curso sobre
los bordes. Verás que su forma cambia de ser una cruz blanca a una cruz de color
negro con 4 flechas.
 Paso 2: Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y, con el botón del mouse
presionado, arrastra las celdas a su nuevo lugar de ubicación.
 Paso3: Suelta el botón cuando hayas encontrado un nuevo lugar para las celdas.

CREACIÓN DE SERIES EN EXCEL

Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas.

También llamado autorrelleno, simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado

y Excel creara una serie automática, colocar las dos primeras series para que excel las
autorrellene automáticamente.

Pasos para utilizar las series:

 Escribir el dato en la celda, por ejemplo: 1, 2.
 Arrastra los cuadros de llenado unas cuantas celdas hacia abajo
 Suelta el botón del ratón:

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NOTA: Observaras como Excel ha creado una serie automática de los datos, de esta
forma, podemos ahorrarnos tiempo y trabajo en formar listas de datos numeradas,
meses, días, etc.

Realizar ejemplo:

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ELIMINAR, AJUSTAR TEXTO Y COMBINAR

Pasos para eliminar filas y columnas
Paso 1: Selecciona la fila o columna que deseas eliminar. Para ello, pulsa la letra
o número de encabezado.
Paso 2: Haz clic en el comando Eliminar ubicado en la pestaña Inicio.

¿Qué significa ajustar texto y cómo hacerlo?

Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la celda para que todo su contenido sea
visible dentro de ella mostrándolo en varias líneas.
Paso 1: Selecciona la celda que deseas ajustar.
Paso 2: Haz clic en el comando Ajustar texto ubicado en la pestaña Inicio. Si
cambias de opinión, vuelve a hacer clic en el comando Ajustar texto.

Combinar celdas
Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más tamaño.
Generalmente se usa para crear títulos que abarcan varias columnas.
Paso 1: Selecciona las celdas que deseas combinar.
Paso 2: Haz clic en el comando Combinar y centrar ubicado en la ficha Inicio.

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Opciones de combinación
Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y centrar. Se
desplegará un menú que contiene las opciones de combinación.

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, se aplique un
formato sobre dicha celda. Mediante la aplicación de formato condicional a los datos,
es posible identificar rápidamente varianza en un intervalo de valores con solo echar un
vistazo.

Por ejemplo, las celdas que contengan número menores a 15 se muestren de color rojo.

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REALIZAR:

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LAS FORMULAS EN EXCEL 2016

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SIMBOLIZACION EN EXCEL

REFERIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS EN EXCEL

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LAS FUNCIONES EN EXCEL 2016

BIBLIOTECA DE FUNCIONES
La biblioteca de funciones está ubicada en la ficha Fórmulas. Aquí puedes buscar y
seleccionar las funciones de Excel 2016 basado en categorías como financiera, lógica,
Texto, Fecha y hora, y mucho más. A continuación, verás la descripción de cada una de
las categorías para que puedas ubicarte fácil y rápidamente.

1. Insertar función: Te permite buscar fácilmente una función ingresando la descripción

de lo que estás buscando.
2. Autosuma: Con este comando puedes obtener automáticamente el resultado de
funciones comunes.
3. Recientes: Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado
recientemente.
4. Financieras: La categoría contiene funciones para cálculos financieros como
determinar un pago (PAGO) o la tasa de interés de un préstamo (RATE)
5. Lógicas: Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o
condición. Por ejemplo, si una orden es superior a 50 se cobra 4.99 por envío. Pero si
es superior a $ 100, no cobran.
6. Texto: Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto. Por
ejemplo, convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.
7. Fecha y Hora: Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes
resultados como la fecha y hora actual.
8. Búsqueda y referencia: Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y
referencia. Por ejemplo, puedes agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor de
la intersección de una fila y columna.
9. Matemáticas y trigonométricas: Incluye funciones para argumentos numéricos. Por
ejemplo, puedes redondear valores (REDONDEAR), encontrar el valor de Pi (PI),
multiplicar (PRODUCTO), subtotal (SUBTOTALES) y muchas más.
10. Más funciones: Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de
Estadística, Ingeniería, Cubo, Información y Compatibilidad

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LAS PARTES DE UNA FUNCIÓN

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el
resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:
1. Insertar un signo igual (=).
2. Seleccionar una función (SUMA, por ejemplo, es el nombre de la función para la
adición).
3. Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para
hacer el cálculo.

= SUMA (A1:A10)
Signo Igual
Nombre de la Argumentos
Función

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de

celdas, separados ya sea por dos puntos o punto y coma. Fíjate cómo debes hacerlo en
cada caso:

Dos puntos
Crean una referencia a un rango de celdas. Por ejemplo, =PROMEDIO(E19: E23) calcula
el promedio del rango de celdas E19 a E23.

Punto y Coma
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas en los
paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar cada argumento por una coma.
Por ejemplo, =CONTAR (C6:C14;C19:C23;C28) cuenta todas las celdas en los tres
argumentos incluidos entre paréntesis.

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FUNCIONES MATEMETICAS

 ABS
La función ABS en Excel nos devuelve el valor absoluto de un número y es de
utilidad cuando las operaciones que estamos realizando en Excel requieren que
utilicemos solamente el valor absoluto de un número, es decir sin tener en cuenta
su signo.

=ABS(número obligatorio)
 ALEATORIO
La Función Aleatorio genera un número aleatorio. El número siempre es mayor (o
igual) a cero, pero menor que uno.

=ALEATORIO() = 0.8495374
 ALEATORIO.ENTRE
Función Aleatorio.Entre Devuelve un número aleatorio entero que se encuentra
entre dos números especificados.

=ALEATORIO(inferior;superior)
 inferior (obligatorio): El límite inferior de los números aleatorios.
 superior (obligatorio): El límite superior de los números aleatorios.

 COCIENTE
La función cociente Devuelve la parte entera de una división descartando el
residuo.

=COCIENTE(numerador;denominador)
 Numerador (obligatorio): Dividendo.
 Denominador (obligatorio): Divisor.

 ENTERO
Convierte un número real al entero inferior más próximo

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=ENTERO(número)
 Número (obligatorio): Número real que se desea redondear
 EXP
Devuelve la contante e elevada a una potencia especificada.

=EXP(número)
 Número (obligatorio): El exponente que será aplicado a la constante e
 FACT
Devuelve el factorial de un número

=FACT(número)
 Número (obligatorio): El número del cual se obtendrá el factorial.

 POTENCIA
Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia

=POTENCIA(número;potencia)
 número (obligatorio): El número que se elevará a una potencia.
 potencia (obligatorio): El exponente al que se elevará el número

 PRODUCTO
Multiplica todos los números especificados como argumentos

=PRODUCTO(número1;número2;número3..)
 Número1 (obligatorio): El primer número a multiplicar.
 Número2 (obligatorio): El segundo número a multiplicar y hasta un máximo
de 255.
 RAIZ
Obtiene la raíz cuadrada de un número

=RAIZ(número obligatorio)

 Número (obligatorio): El número del que se obtendrá la raíz cuadrada.

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 REDONDEAR
Redondea un número al número de decimales que se especifiquen

=REDONDEAR(número;núm_decimal)
 Número (Obligatorio): El número que se va a redondear.
 Núm_decimales (Obligatorio): El número de dígitos después del punto
decimal que necesitas.

 RESIDUO
Obtiene el residuo de la división de dos números

=RESIDUO(número;divisor)
 Número (Obligatorio): Número del cual quieres obtener el residuo.
 Divisor (Obligatorio): Número por el cual se va a dividir.

 SUMAR
Suma todos los números específicos de varios elementos.

=SUMA(número1;número2;número3..)

 SUMAR.SI
Suma todos los números específicos de varios elementos con una condición

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

FUNCIONES LOGICAS
 SI
Nos permite evaluar una condición y devolver un resultado si se cumple y otro
sino se cumple.

=SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

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