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Módulo 4: La planilla de cálculos Excel

1. Generalidades

1. En este módulo utilizaremos la planilla de cálculos de Excel. Es un programa o software


de aplicación que forma parte del paquete de programas de Microsoft Office.

Facilita la manipulación de datos numéricos. Permite la creación de hojas o planillas de


cálculos, listas y gráficos de todo tipo.

Su principal función es realizar operaciones matemáticas, complejas interrelaciones lógicas,


ordenar y buscar datos, utilizando fórmulas y funciones, y presentar los mismos en forma
de gráficos tanto bidimensionales como tridimensionales.

2. Además de la planilla de cálculos de Microsoft, llamada Excel, existen otros programas


similares. Por ejemplo:

 Calc; perteneciente al conjunto de programas Open Office.


 Gnumeric; perteneciente al conjunto de programas Gnomo Office.
 Lotus 1-2-3; perteneciente al conjunto de programas Lotus Smart Suite.

3. Dentro de su profesión, Excel puede ser utilizado para:

 Realizar todos los cálculos necesarios para llevar a cabo un remate o una subasta.
 Confeccionar la cuenta definitiva de gastos de bienes rematados y/o subastados.
 Efectuar cotizaciones para la venta, alquiler y/o administración de propiedades.
 Confeccionar una planilla para efectuar la venta de un fondo de comercio.
 Realizar estadísticas propias de su futura profesión.

2. Libro de trabajo y Hoja de cálculo

1. La Planilla u Hoja de cálculo es una especie de tabla similar a un papel cuadriculado.

2. Está estructurada en columnas, filas y celdas como las tablas del procesador de textos.

3. La planilla de cálculo permite registrar textos, valores numéricos, fechas y horarios.


Además puede ingresar formulas y funciones para realizar cálculos variados y Excel le
mostrará el resultado de dichos cálculos en forma automática.

4. Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de planillas de cálculo.


Esta cantidad estará supeditada a la memoria que tenga su computadora.

5. Todo el trabajo que usted realice en Excel, es grabado en un documento denominado


Libro de trabajo o Libro de cálculo. El cuál está formado las planillas de cálculo.
3. Ingresar a Microsoft Excel

a) Cuando se instala toda la familia de programas de Microsoft Office, automáticamente


se crea un acceso directo a Microsoft Excel. Puede ingresar a él de varias formas:

I) Ingreso a la pantalla principal de Excel a través del icono INICIO de Windows (Figura 1)

1. Clic en icono INICIO de la Barra de Tareas de Windows.

2. Clic en el menú TODOS LOS PROGRAMAS.

3. Clic en el menú MICROSOFT OFFICE.

4. Y Clic en el acceso directo MICROSOFT EXCEL.

Figura 1: Ingresar a Excel a través del menú TODOS LOS PROGRAMAS del icono INICIO

II) Ingreso directo a la pantalla principal de Excel a través del menú Inicio (Figura 2)

1. Si se ha utilizado recientemente la planilla de cálculos Excel.

2. Clic sobre el icono INICIO.


Figura 2: Ingresar a la planilla de cálculos Excel a través del menú Inicio

III) Ingreso a la pantalla principal de Excel a través de un acceso directo en el escritorio de


Windows

1. Crear un acceso directo en el escritorio de Windows.

2. Doble clic sobre él.

* En cualquiera de estas tres formas para ingresar a la planilla de cálculos. Aparecerá en


la pantalla de la computadora el logo de Microsoft Excel y finalmente, la pantalla de
edición.

4. La Pantalla de Edición

Cuando iniciamos Excel, lo primero que se verá es la pantalla de edición o pantalla inicial.

a) Área de trabajo de la pantalla de edición o pantalla inicial (Figura 3)

1. Se denominada Área de trabajo de la pantalla de edición o pantalla inicial al área


cuadriculada.

2. El Área de trabajo tiene la siguiente estructura:

A) Cada columna tiene por nombre una letra: A, B, C,…, AA, AB, entre otros.

B) El nombre de cada fila, es un número: 1, 2, 3, entre otros.

C) La intersección de una columna con una fila es la celda. Cuyo nombre será la unión de
una letra con un número. En la imagen 3 la celda pintada de color rojo es la celda D14
porque es la intersección entre la columna D y la fila 14.

D) Cada planilla de cálculo puede contener hasta 65.536 filas y hasta 256 columnas. Si
multiplicamos ambos valores, cada planilla de cálculo puede contener un total de
16.777.216 celdas.
Figura 3: Componentes del área de trabajo de la planilla de cálculo de Excel

b) Principales elementos de la pantalla de edición o pantalla inicial: (Figura 4)

1. Algunos elementos ya se vieron en el procesador de textos Word.

2. En Word como en Excel hay componentes en común: la barra de menús, la barra de


formato, la barra estándar, la barra de dibujo y las barras de desplazamiento.

3. Todas estas barras se utilizan de la misma forma que en el procesador de textos. Por
ejemplo, si en su computadora no ve la barra de dibujo, puede incorporarla a la pantalla
de edición de Excel de la misma forma que en Word.

4. En la planilla de cálculo que se ve en la pantalla de edición, siempre hay una celda activa.
La misma aparece enmarcada con un borde negro. Como es la celda que se está editando,
es la única que puede recibir fórmulas, funciones o un texto breve. La celda se convierte en
activa haciendo un clic sobre ella.
Figura 4: Principales elementos de la pantalla de edición de Excel

c) Además de las barras citadas en el punto b), en la pantalla de edición de Excel puede
ver los siguientes elementos:

Elementos Descripción
Barra de fórmulas Esta barra permite ingresar fórmulas y/o funciones de
Excel.
Cuadro de nombre Es un cuadro que muestra el nombre de la celda activa,
está representado por la columna y la fila donde se
encuentra.
Etiquetas de hojas Son solapas que muestran cuantas planillas de cálculo u
hojas de cálculo contiene el libro de trabajo. En la figura
4 el libro contiene 3 hojas. Los nombres de cada una
son: Hoja1, Hoja2 y Hoja 3.
Nombres de filas y columnas En el margen superior está el nombre de las distintas
columnas. En el margen izquierdo está el nombre de
cada fila.
Puntero del mouse Al igual que en Word, indica el lugar donde está ubicado
el mouse. Está representado por un símbolo en forma de
cruz.
* A continuación, comienzan los primeros pasos en la planilla de cálculos de Excel. Antes
de introducirnos en las fórmulas y las funciones, lea el Anexo A a través del cual conocerá
trucos para trabajar sin inconvenientes en las celdas, filas, columnas y hojas de Excel.

5. Formato de la planilla de cálculos

1. En Excel pueden utilizarse diversos tipos de datos.

2. Al escribir cualquiera de ellos, los mismos se ingresan en la celda que está activa en
ese momento.

a) Datos que pueden introducirse en las celdas de la planilla de cálculo:

1. Números

1a. Se utilizan los números del 0 al 9 inclusive.

1b.Por defecto, los números se alinean a la derecha de la celda.

1c. Para escribir un número negativo, éste tiene que ir precedido por el signo -. Al escribir
un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo.

1d. Con respecto a los puntos separadores de miles, es aconsejable no escribirlos.

1e. Para escribir una fracción y evitar que Excel lo interprete como una fecha. Hay que
escribir primero el cero, dejar un espacio en blanco y luego escribir la fracción.

Por ejemplo Debe escribirse…


Para ingresar 1/4 0 1/4
Para ingresar 5/70 0 5/70

2. Fecha u Hora

2a. Al igual que los números, las fechas y las horas aparecen alineadas a la derecha de la
celda.

2b. Cuando se ingresa una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo debe
escribir los dos últimos dígitos.

2c. Para las fechas que no estén comprendidas en dicho rango, necesariamente debe
escribir las cuatro cifras del año.

3. Texto

3a. Al escribir un texto puede utilizar letras, dígitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora.
3b. Al igual que en Word, podemos configurar la alineación del texto a la derecha, a la
izquierda o centralizada.

3c. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

3d. Si un texto no cabe en la celda, Excel utiliza todas las celdas adyacentes que están a
la derecha de la celda activa para visualizarlo. No obstante, el texto se almacena
únicamente en la celda activa.

4. Fórmulas

4a.Es una secuencia formada por números, referencias a celdas, funciones de Excel,
operadores matemáticos, lógicos, entre otros.

4b. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas. Siempre debe comenzar con el signo =.

4c. Los operadores que pueden utilizarse son:

* Aritméticos: Utilizados para generar resultados numéricos. Por ejemplo: +, -, *, /, entre


otros.

* Referencia: Indica que el contenido de la celda referenciada debe ser utilizado en la


fórmula.

4d. Este tema se profundizará en el apartado “Referencias relativas y absolutas” y en el


apartado “Fórmulas y funciones” de este mismo módulo.

5. Funciones

5a. Una función es una fórmula especial escrita con anticipación por los diseñadores de
Excel.

5b. En la cual ingresamos determinados valores y Excel realiza los cálculos


automáticamente mostrando los resultados.

5c. Todas las funciones tienen una sintaxis. Si ésta no se respeta, Excel muestra un
mensaje de error.

5d. Este tema se profundizará en el apartado “Fórmulas y funciones” de este mismo


módulo.

b) Dar formato a una celda

1. Antes de iniciar el ingreso de cualquier información en una celda o en un conjunto de


celdas, es fundamental indicarle a Excel que tipo de dato se va a ingresar.

2. Esta tarea de dar formato a una celda facilita todas las operaciones matemáticas que
se realicen en la planilla de cálculos.
3. Anexo A de este módulo se vio como se seleccionan las celdas que están contiguas.

4. El conjunto de celdas contiguas que se seleccionen con el mouse o el teclado se llama


Rango. Es uno de los conceptos claves que tiene Excel.

5. Usted puede aplicar el mismo formato para todas las celdas que forman parte del Rango
o utilizarlo en una función.

6. Antes de comenzar a dar formato a cada celda de la planilla de cálculo que vamos a
usar, debemos tener presente que información es la que ingresaremos en cada caso.

7. Es fundamental que se observe detenidamente toda la información que se insertará en


la planilla.

c) Ejemplo

1. Vamos a realizar en Excel una planilla como la ilustrada en la Figura 5. Esta planilla es
el resultado final que queremos lograr.

Figura 5: Ejemplo de planilla de cálculo de Excel

2. Teniendo claro que esta planilla queremos realizar, se debe observar lo siguiente:

2a. El primer paso es identificar las celdas donde escribiremos números…. ¿las encontró?

2b. Desde la celda B4 hasta la celda B9 los números están expresados en monedas. Lo
mismo ocurre desde la celda E4 hasta la celda E9 porque en dicho rango se ingresará el
importe de la cuota.

2c. Desde la celda C4 hasta la celda C9 los datos están expresados como fechas.

2d. Y desde la celda D4 hasta la celda D9, también se ingresarán números.

2e. Asimismo, en la celda G4 y H4 los números están expresados en porcentajes.


d) En base a este ejemplo, abra y elabore una nueva planilla de Excel.

1. Comencemos a reproducir la planilla de la Figura 5 dándole a cada rango de celdas el


formato que le corresponde.

I) Formato de celda para los números expresados en alguna moneda:

a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de moneda. Por ejemplo,
B4:B9.

b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS.

c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted


selecciona MONEDA.

d. Debajo de la opción SIMBOLO, hacer un Clic y seleccionar la moneda que utilizará. Por
ejemplo: $ (pesos), U$S (dólares), € (Euros), entre otros.

e. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, debe
ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo
general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma.

f. Por último realiza un clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración.

g. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
usted ingrese.

h. Estos pasos puede repetirlos para el rango de celdas E4:E9.

II) Formato de celda para las fechas:

a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha.

b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS.

c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted


selecciona FECHA.

d. Debajo de la opción TIPO, seleccionar el formato de la fecha, haciendo un Clic sobre el


mismo.

e. Por último realiza un Clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración.

f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.

III) Formato de celda para los números:

a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha.


b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS.

c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted


selecciona NÚMERO.

d. Si desea que los números tengan la separación de miles, debe hacer un Clic en la
opción USAR SEPARADOR DE MILES.

e. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, debe
ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo
general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma.

f. Donde dice NÚMEROS NEGATIVOS, podrá ver una muestra de cómo quedarían los
números ingresados con las opciones que activó.

g. Por último, realiza un Clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración.

h. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.

IV) Formato de celda para los porcentajes:

a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha.

b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS.

c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella selecciona


PORCENTAJE.

d. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, sólo
debe ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo
general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma.

e. Por último, realiza un clic con el mouse en el icono ACEPTAR para efectivizar la
configuración.

f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.

V) Formato de celda para los textos:

a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha.

b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS.

c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted


selecciona TEXTO.
d. En la solapa ALINEACIÓN. Puede configurar de qué manera Excel mostrará el texto
contenido en la celda. Por ejemplo: Si en la celda D3 escribe el texto “Número de cuota”
se verá como en la Figura 6.

Figura 6: Ingreso de un texto en la celda D3

e. Pero, si queremos que el texto se vea como en la Figura 5. En la solapa ALINEACIÓN,


donde dice VERTICAL, realizamos un Clic y elegimos la opción DISTRIBUIDO.

e. Por último, realiza un Clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración.

f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.

6. Ingreso y modificación de los datos

1. Antes de ingresar cualquier tipo de dato en una celda, debe activarla haciendo un clic
sobre ella

2. Además, según el tipo de dato que ingresará, debe darle formato a la celda de la
manera que se desarrolló en el apartado anterior.

a) Procedimiento:

Para ingresar… Usted debe efectuar lo siguiente…


Un número (Exceptuando 1. Escribir el número directamente.
números expresados en 2. Le recomendamos utilizar el teclado numérico.
porcentaje o en alguna 3. No es necesario escribir previamente el signo =.
moneda) 4. Si el número es negativo, debe escribirlo entre
paréntesis o anteponerle el signo -.
5. Para escribir la coma decimal debe utilizarse la tecla
del teclado numérico con un punto ubicada debajo del 3.
6. Se recomienda no escribir los puntos separadores de
miles.
Un número expresado en 1. Debe darle formato a la celda para que Excel tome el
pesos, dólares, euros o número como un valor numérico expresado en moneda.
cualquier otra moneda 2. Ingrese el número, usando los mismos criterios de los
números comunes
3. No escriba el signo de la moneda, Excel lo colocará
automáticamente.
Un número expresado en 1. Debe darle formato a la celda para que Excel tome el
porcentaje número como valor numérico expresado en porcentaje.
2. Ingrese el número, usando los mismos criterios de los
números comunes
3. No escriba el signo de porcentaje, Excel lo colocará
automáticamente.
Una fecha u hora 1. Escribir la fecha o la hora directamente.
2. Usar tecla / del teclado numérico y separar día, mes y
año.
3. Debe darle formato a la celda para que Excel muestre
la fecha de la forma que necesitamos.
Un texto 1. Escribir el texto directamente.
2. Al terminar, presionar Enter.
Una fórmula 1. Antes de ingresar una fórmula debe escribir signo =.
2. Este tema se profundizará en el apartado “Fórmulas y
funciones” de este módulo.
Una función 1. Antes de ingresar una función debe escribir signo =.
2. Este tema se profundizará en el apartado “Fórmulas y
funciones” de este módulo.

7. Controlador de relleno

El controlador de relleno es una herramienta útil para ingresar una secuencia de datos en
Excel.

a) Los siguientes son algunos ejemplos:

I. 1, 2, 3, 4, 5…
II. Enero, Febrero, Marzo…
III. Lunes, Martes, Miércoles, Jueves…
IV. 1º período, 2º período, 3º período,…
V. 9:00, 10:00, 11:00,….

* Lea el Anexo B para conocer el controlador de relleno y de qué manera utilizarlo.

8. Referencias relativas y absolutas

1. Una referencia identifica a una celda o a un grupo de celdas en una hoja de cálculo.

2. Indica en qué celdas debe buscar Excel los valores que se necesitan utilizar en una
fórmula o en una función.

3. Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo
en una fórmula o utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
4. Es fundamental utilizarlas en todas las fórmulas o funciones que realicemos en Excel.

5. Las referencias están basadas en los nombres de la fila o columna de una hoja de cálculo.
Como lo muestra la Figura 7, si en una fórmula o función necesitamos utilizar el contenido
de la celda B4, en lugar de escribir el número 562, escribimos el nombre de la celda. Es
decir, B4.

6. De la misma forma, si en una función necesitamos utilizar el contenido de las celdas


C8:D12, en lugar de escribir el contenido de esas celdas, escribimos una referencia a las
mismas. Es decir, C8:D12.

Figura 7: Ejemplos de referencias de celdas

a) Operadores de referencia

1. Existen dos tipos de operadores de referencia:

1a. Los dos puntos: Producen una referencia para todas las celdas contiguas que estén
incluidas entre dos referencias. Por ejemplo: en la Figura 8, C8:D12 es un rango que
hace referencia a todas las celdas comprendidas entre C8 y D12.

1b. La coma: Produce una referencia que incluye dos referencias que no están
contiguas. Por ejemplo: en la Figura 8, B6,D6 implica la unión de ambas celdas
Figura 8: Ejemplos de operadores de referencia

b) Tipos de referencias

1. En Excel se utilizan habitualmente dos tipos de referencias:

1a. Referencia relativa: Se aplica cuando en una fórmula o función utilizaremos


referencias a celdas que se encuentran en la misma hoja. Ej.: si en una función escribimos
(A1:A5) hacemos una referencia relativa a las celdas A1, A2, A3, A4 Y A5. Esta referencia
es relativa porque las celdas que estamos referenciando están en la misma hoja que la
celda donde está la fórmula.

1b.Referencia absoluta: Es igual que la referencia relativa. La única diferencia es que


tenemos la fórmula en una hoja y las celdas que estamos referenciando, en otra hoja. Es
decir, hay más de una hoja involucrada. Ej.: en la hoja2, tenemos una función en alguna
celda determinada. Para hacer referencia a las celdas (A1:A5) de la hoja1, la referencia
debe ser (Hoja1! A1:A5). Dentro de este paréntesis, tenemos el nombre de la hoja (Hoja1),
el signo de admiración (!) y el rango de las celdas.

9. Fórmulas y funciones

1. Las fórmulas junto con las funciones constituyen el núcleo de cualquier planilla u hoja
de cálculo, son aspectos fundamentales de Excel.

2. Las fórmulas son ecuaciones que generan cálculos utilizando los valores ingresados en
la hoja de cálculo.

3. Cada persona que utilice Excel puede crear sus propias fórmulas.

4. Las mismas comienzan siempre con el signo =.

5. Se utilizan para múltiples usos: sencillas operaciones matemáticas hasta complejos


cálculos financieros, estadísticos y científicos.

6. Las funciones permiten que el trabajo en Excel resulte más sencillo.


7. Son fórmulas predefinidas se ejecutan utilizando valores específicos
denominados argumentos.

8. La estructura de una función comienza siempre con el signo =, luego se escribe el


nombre de la función y los argumentos se colocan entre paréntesis.

9. Por ejemplo: La fórmula (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9)/9 y la función PROMEDIO


(A1:A9) realizan el mismo cálculo. Es decir, ambas calculan el promedio entre las celdas
A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8 y A9.

10. Siempre es mejor utilizar las funciones que tiene Excel antes que escribir las propias
fórmulas. Las funciones reducen la posibilidad de errores tipográficos.

11. Además los argumentos de las mismas pueden ser una celda o un rango de celdas.

12. En Excel, se pueden ingresar las fórmulas y funciones utilizando la barra de fórmulas.

Figura 9: La barra de fórmulas

a) Ingreso de funciones y formulas en una celda

1. Las funciones pueden ingresarse en una celda determinada en forma manual o


utilizando el asistente de fórmulas. Las fórmulas, en cambio, se ingresan a una celda
manualmente.

b) Los pasos necesarios para ingresar manualmente una fórmula o una función son los
siguientes:

1. Clic en la celda donde quiere insertar la fórmula o la función.

2. Usando el teclado, escribe el signo =. De esa manera Excel sabrá que usted ingresará
una fórmula y/o función.

3. Escribe la fórmula o la función. Al escribir operaciones matemáticas puede usar los


paréntesis cuando lo necesite.

4. La resta o la diferencia entre dos números se calcula manualmente y se usa el signo


menos. Por ejemplo: =A1-A5 para calcular la resta entre el contenido de las celdas A1 y
A5.

5. La división entre dos números, también se calcula manualmente y se usa el signo /.


Por ejemplo:=A1/A5 para calcular la división entre el contenido de las celdas A1 y A5.

6. Puede escribir operaciones usando los paréntesis. Por ejemplo: ((A1+A3)*(A2-A4))/5


7. Al escribir una fórmula recuerde sus conocimientos de matemática. Por ejemplo, el
orden en el cuál se resuelven las cuatro operaciones básicas o cómo se calculan los
porcentajes.

8. Si no se acuerda como se calculan los porcentajes, lea el siguiente archivo Excel –


Porcentajes

9. Al terminar, presiona Enter.

c) Los pasos necesarios para ingresar una fórmula usando el asistente de fórmulas son
los siguientes:

1. Clic en la celda donde quiere insertar la fórmula.

2. Usando el teclado, escribe el signo =. De esa manera Excel sabrá que usted ingresará
una fórmula y/o función.

3. En las Barras del Menú, hacemos un clic en icono Fx de la barra de fórmulas.

4. La Pantalla que verá a continuación es la siguiente: (Figura 10)

Figura 10: Insertar una función utilizando el asistente

5. En esta pantalla de “Insertar función” puede hacer lo siguiente:

5a. En Buscar una función puede escribir una palabra que resuma la operación que
necesita hacer. Por ejemplo: suma, producto, resta.

5b. En Seleccionar una categoría hacer un Clic en el box contiguo y seleccionar alguna
de las categorías de funciones. Cuando elige una, por ejemplo en matemáticas, Excel le
mostrará las funciones que están es esa categoría.
5c. En Seleccionar una función, puede seleccionar alguna de las fórmulas del listado.
En el margen inferior de la ventana, Excel muestra una descripción de la fórmula elegida y
cuál es la forma en la cual tenemos que escribir la función.

6. Después de presionar el icono Aceptar, Excel muestra la siguiente ventana “Argumentos


de función” donde debe ingresar los argumentos de la función que seleccionó.

Figura 11: Insertar los argumentos de una función utilizando el asistente

7. Para seleccionar cada argumento (celda) de la función, hacer Clic sobre el icono
destacado en la imagen 11.

8. Al terminar, presionar Enter.

d) En Excel exista una cantidad grande de funciones y, según la utilidad, se clasifican en:

1. Funciones de Fecha y Hora

2. Funciones de búsqueda

3. Funciones de matemáticas

4. Funciones estadísticas

5. Funciones lógicas

* A continuación veremos las más importantes. Para conocer las demás funciones, dentro
de Excel, puede presionar la tecla F1 para ingresar a la ayuda y buscar la función que
necesite. Además en la sección Materiales de este módulo tiene sitios de Internet al
respecto.
10. Errores en los datos

1. Cuando estamos trabajando en cualquier programa, es habitual cometer errores. Por


suerte, pueden solucionarse fácilmente.

2. En Excel, los errores más frecuentes suelen ocurrir cuando:

2a. Las celdas tienen un formato que es incompatible con el tipo de datos que
ingresamos.

2b. La fórmula o la función se ingresaron de manera incorrecta.

a) La tabla muestra los errores frecuentes al trabajar en Excel con fórmulas o funciones:

Mensaje de Descripción del error Solución


error
#N/A Al escribir una función, no se
introdujo un parámetro necesario
o el mismo no está disponible.
#NOMBRE? Excel no reconoce el nombre de
la fórmula ingresada.
#NULO! Los rangos no se interconectan o Le proponemos que investigue en
los operadores están incorrectos. la ayuda de Excel de qué manera
Excel utiliza dos operadores: puede solucionar este mensaje de
1.Operador de rango (:) error.
2.Operador de unión entre
rangos (;) Le damos una pista… busque en
la ayuda de Excel el mensaje de
#NUM! Los valores numéricos de la error y encontrará la explicación
fórmula o la función no son del mismo junto con la solución.
válidos.
#DIV/0! Se dividió el contenido de una
celda por cero.
##### 1. El ancho de la celda no es
suficiente.
2. La fecha u hora ingresada es
negativa.
#REF! La referencia a una celda no es
válida.
#¡VALOR! Los operadores, valores,
referencias y/o nombres en una
fórmula o función son
incorrectos.
b) Aviso de errores en los datos ingresados

1. Al trabajar con una fórmula, puede ocurrir que se produzca un error.

2. Dependiendo del problema, Excel le avisará o no del mismo.

3. Si Excel no le avisa del error que se produjo en la fórmula ingresada.

4. La manera de detectar el error es la siguiente.

5. Vamos a suponer que ingresó una fórmula en la celda B3. Si dicha fórmula tiene un
error y Excel no le dio ningún aviso. En el margen superior izquierdo de la celda B3 verá
un símbolo similar al ilustrado en la próxima imagen.

6. Al hacer Clic sobre dicho símbolo, Excel le mostrará un icono similar a éste.

7. Si ingresa al mismo, podrá ver un cuadro donde se explica que la fórmula no es correcta
y tendrá varias opciones para solucionar el problema.

11. Formato de las celdas

1. En la planilla de cálculos, podemos realizar operaciones de todo tipo utilizando las


fórmulas, las funciones y las referencias relativas y absolutas.

2. Además, Excel brinda una serie de opciones con las cuales podemos darle un aspecto
más profesional a nuestros trabajos y/o resaltar la información más relevante.

3. A continuación, podrá conocer estas opciones y de qué manera puede utilizarlas.


Alineación del texto
a) Celda activa y celdas adyacentes

1. Por defecto, cuando se escribe un texto en una celda, Excel lo almacena en la celda
activa.

2. En general, la alineación del mismo es a la izquierda.

3. Si un texto no cabe en la celda, Excel puede utilizar todas las celdas adyacentes que
están a la derecha de la celda activa para visualizarlo. No obstante, el texto se almacena
únicamente en la celda activa.

b) Si usted lo desea, puede modificar esta orientación del texto.


1. Para ello, debe utilizar la barra de herramientas FORMATO o la opción CELDAS del
menú FORMATO.

1a. En el primer caso, los iconos se utilizan igual que en el procesador de textos Word.

1b.En el segundo caso, usted puede: I) hacer Clic en FORMATO y luego en CELDAS. II)
Presionar en el teclado CTRL y 1. III) O hacer Clic en la celda activa con el botón derecho
del mouse y elegir la opción FORMATO DE CELDAS.

2. A continuación, se abrirá la ventana Formato de celdas, igual a la siguiente: (Figura 14)

Figura 14: Ventana Formato de celdas

c) Ventana Formato de celdas (Figura 14)

1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Trama y
Proteger.

2. La primera de ellas (NUMERO), se la utilizó anteriormente para configurar que tipo de


dato contendrá la celda. Puede volver a leer el apartado “Formato de la planilla de cálculos”
de éste mismo material.

3. Para modificar el formato de una o más celdas, debe seleccionarlas previamente.

4. Se puede modificar las opciones en cada solapa. Y presionar el icono ACEPTAR para
que Excel guarde los cambios que realizó.

5. En la solapa ALINEACIÓN, se puede modificar la alineación horizontal y vertical del


texto. Cada una de ellas tiene varias opciones que puede elegir.

5a. También puede cambiar la orientación del texto para que el mismo esté escrito a una
determinada cantidad de grados.
5b. Cuando la cantidad de texto es mayor al ancho de la celda, Excel utiliza las celdas
adyacentes que están a la derecha de la celda activa para visualizarlo. En ésta situación,
se puede activar la opción AJUSTAR TEXTO y podrá visualizar todo el texto dentro de la
celda activa.

12. Formato del texto o fuente

a) Ventana Formato de celdas (Figura 14)

1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y
Proteger.

Figura 14: Ventana Formato de celdas

b) Dentro de la solapa FUENTE, encontrará varias opciones:

1. Le permitirá modificar el tipo y tamaño de fuente para los textos.

2. También podrá configurar el color de la fuente, la negrita y el subrayado.

3. Algunos efectos servirán para darle un aspecto más profesional a los textos de la
planilla de cálculos. Por ejemplo: el efecto tachado, el superíndice y el subíndice.

4. Esta solapa, al igual que la solapa NÚMERO, es similar a la que se estudió con el
procesador de textos Word.

13. Bordes en las celdas

a) Ventana Formato de celdas (Figura 14)


1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y
Proteger.

Figura 14: Ventana Formato de celdas

b) Dentro de la solapa BORDES, encontrará varias opciones:

1. Le permitirá crear líneas en los bordes de las celdas.

2. En opción ESTILO verá una lista de estilos de línea que puede seleccionar.

3. En general, el color activo del borde en las celdas es automático. Pero haciendo Clic
sobre AUTOMÁTICO podrá elegir otros colores.

4. Con los tres iconos de la sección PREESTABLECIDOS podrá configurar bordes en


forma preestablecida.

5. Podrá utilizar los iconos de la sección BORDE, cuando los bordes preestablecidos no le
sirvan. Con los referidos iconos podrá agregar o quitar un borde superior, inferior, izquierdo,
derecho, interno, entre otros.

6. Al elegir cualquiera de las opciones de esta solapa, en la sección BORDE se verá un


modelo de cómo quedarán los bordes de las celdas seleccionadas.

14. Tramas en las celdas

a) Ventana Formato de celdas (Figura 14)

1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y
Proteger.
Figura 14: Ventana Formato de celdas

b) Dentro de la solapa TRAMAS, encontrará varias opciones:

1. Excel le permitirá colocarle un sombreado en las celdas.


2. Haciendo Clic en TRAMA podrá elegir de la lista un estilo de trama y el color de la
misma. Si esas tramas no le gustan, puede elegir alguno de los colores de la paleta de
colores.
3. Dentro del cuadro MUESTRA podrá ver cómo quedaría el sombreado en las celdas.
* Teniendo en cuenta todo lo desarrollado hasta aquí, lea el Anexo C a través del cual
conocerá sobre la configuración de la altura de las filas, el ancho de las columnas, la
opción autoajustar y el ancho estándar de las columnas.

15. Gráficos

a) Gráficos en Excel

1. Los gráficos deben ser representativos de los datos almacenados en una hoja de
cálculo.

2. Excel dispone de varias categorías de gráficos. Esto permite a cada persona conseguir
el tipo de gráfico que se adecue a sus necesidades.

3. Para conocer sobre éste tema, lea el siguiente material:

3a. Si usted está trabajando con Excel 2010, lea el archivo: Tipos de gráficos – 2010.
3b. Si usted está trabajando con Excel 2007, lea el archivo: Tipos de gráficos –2007

3c. Si usted está trabajando con versiones anteriores a Excel 2007, lea el archivo: Tipos
de gráficos.

b) Asistente de Gráficos

1. Excel dispone de un asistente que lo guiará paso a paso en la creación de gráficos.

2. Con el Asistente de Gráficos puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base
a los datos de su hoja de cálculos.

3. Para conocer cómo utilizar el asistente de gráficos, mire los videos que se encuentran
en los siguientes accesos directos.

3a. Si está trabajando en Excel 2010, mire los dos videos siguientes: Excel 2010 – A,
disponible en www.youtube.com/watch?v=-_y7iHxp93w , y Excel 2010 – B, disponible
en www.youtube.com/watch?v=r-Qxh9-zIzg.

3b. Si está trabajando en Excel 2007, mire el video: Excel 2007 – A, disponible
en www.youtube.com/watch?v=seY-RruTveM

3c. Si está trabajando en versiones anteriores a Excel 2007, mire los dos videos siguientes
Excel 2003 – Parte 1, disponible en www.youtube.com/watch?v=2IbiGVZhC7E; y Excel
2003 – Parte 2, disponible en www.youtube.com/watch?v=KA7_V_wshH4.

16. Imprimir

a) Imprimir en Excel

1. Imprimir una planilla de cálculos de Excel exige tomar precauciones.

2. Esto se debe a que los saltos de página y los márgenes no son tan visibles como en el
procesador de textos Word.

3. Cada paso en el proceso de impresión es muy importante.

4. Para comenzar, debe hacer una vista previa de la impresión. Esto permite ver cómo
quedaría la hoja con su trabajo impreso. Puede realizar esta visualización de dos formas:

4a. Ingresando a la opción VISTA PRELIMINAR del menú ARCHIVO.

4b. Presionando el icono VISTA PRELIMINAR de la Barra de Herramientas FORMATO.

4c. Luego se abre la ventana Vista preliminar, la cual contiene el área de impresión
(Figura 15)
Figura 15: Vista preliminar

b) Ventana Vista Preliminar

1. El área de impresión es el sector de la hoja de cálculo que realmente se imprimirá.

2. Si mueve el mouse por dicha área, el mismo se convierte en una lupa. Esto significa que
haciendo un Clic en dicha zona, Excel aplicará el zoom y la visualización aumentará o
disminuirá.

3. Esto puede hacerlo también usando el icono ZOOM ubicado en el margen superior de
la vista preliminar.

c) Iconos de la ventana Vista Preliminar

1. Si observa el margen superior de la vista preliminar, podrá ver una serie de iconos
como muestra la siguiente imagen: (Figura 16)

Figura 16: Iconos de la vista preliminar

2. Los iconos SIGUIENTE y ATRÁS son útiles cuando la hoja de la planilla de cálculos que
deseamos imprimir ocupa varias páginas. Con éstos iconos podrá avanzar o retroceder por
cada una de ellas.

3. El icono CONFIGURAR es similar a la función “configurar página” del procesador de


textos Word.

4. Al presionar el icono CONFIGURAR se abre la ventana Configurar Página (Figura 17).

5. Puede acceder también a ésta ventana ingresando a la opción CONFIGURAR PÁGINA


del menú ARCHIVO.
Figura 17: Configurar página

d) Ventana Configurar Página

1. Esta ventana tiene varias solapas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página,
Hoja.

2. Al igual que en Word, puede modificar las opciones de cada solapa. Luego presionar el
icono ACEPTAR.

I) Solapa PÁGINA (Figura 17)

1. Haciendo Clic en la solapa correspondiente. La ventana que verá es la siguiente:


Figura 17: Solapa Página (Ventana Configurar página)

2. Define todos los aspectos relacionados con la configuración del papel.

3. En la sección ORIENTACIÓN, puede precisarse si la hoja se imprimirá en forma vertical


u horizontal.

4. En la sección AJUSTE DE ESCALA, se indica si el trabajo se imprimirá en escala normal


(al 100%) o en otra. En este último caso, basta con indicar la cantidad de páginas. Por
ejemplo, un trabajo que en escala normal ocupa 2 páginas de ancho y 2 páginas de alto,
se puede imprimir a escala reducida. De ésta forma, se imprime a 1 página de alto y 1
página de ancho.

5. En la sección TAMAÑO DE PAPEL, se selecciona si la impresión se hará en hojas A4,


oficio, entre otros.

II) Solapa MÁRGENES (Figura 18)

1. Haciendo Clic en la solapa correspondiente. La ventana que verá es la siguiente:


Figura 18: Configurar los márgenes de la hoja

2. Recuerde que en el margen superior de la vista preliminar hay un icono MÁRGENES.

3. Si presionara dicho icono accedería a ésta misma ventana.

4. Lo primero que verá es una imagen reducida de la hoja y a su alrededor hay varias
opciones.

5. A través de ellas usted puede controlar:

5a. La cantidad de centímetros que tendrán los márgenes, el encabezado y el pie de página.

5b. También puede configurar que el trabajo se imprima dentro de la hoja centralizada
verticalmente, centralizada horizontalmente o ambos.

III) Solapa ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA (Figura 19)

1. Recordará el tema cuando aprendió a utilizar el procesador de textos Word.

2. Un encabezado puede contener el logo de su estudio jurídico, su nombre, entre otros.

3. El pie de página puede contener su dirección postal, su correo electrónico, entre otros.

4. Ambos son importantes para darle un aspecto profesional a sus trabajos en Excel.

5. Haciendo Clic en la solapa correspondiente. La ventana que verá es la siguiente:


Figura 19: Encabezado y pie de página

6. Haciendo Clic en NINGUNO, se puede ver una lista predefinida de posibles encabezados
y pie de páginas listos para utilizar.

7. Hay un área en blanco que muestra cómo quedará el encabezado y pie de página con
los cambios realizados.

8. En opción PERSONALIZAR ENCABEZADO puede configurar un encabezado que se


mostrará en todas las páginas de su hoja de cálculo. Ingresando al mismo verá botones
para poder insertar una fecha, un número de página o una imagen. Debe ubicar el cursor
en la sección deseada y presionar el icono correspondiente.

9. En PERSONALIZAR PIE DE PÁGINA, también están presentes esas mismas opciones.

V) Solapa HOJA (Figura 20)

1. Haciendo Clic en la solapa correspondiente. La ventana que verá es la siguiente:

Figura 20: Configuración de la hoja


1. Si observa la imagen 20, aquí usted define el área de impresión.

2. En sección IMPRIMIR TÍTULOS. Si estuviese haciendo en Excel una tabla con varias
columnas y filas, aquí define que al imprimir cada página se repitan los títulos de las filas
y/o de las columnas.

3. Si activa la opción LÍNEAS DE DIVISIÓN, Excel imprimirá la cuadrícula de cada celda


de la hoja.

4. En sección ORDEN DE LAS PÁGINAS. Puede seleccionar la secuencia de impresión de


cada una de las páginas: Hacia abajo y luego hacia la derecha, o hacia la derecha y luego
hacia abajo.