Equipo Implementador del ERP en SUPERHIGH

Para la implementación del proyecto ERP, es necesario considerar de antemano quienes formaran parte del equipo de implementación, siendo
critica la correcta definición de perfiles y asignación de roles, para el caso SUPERHIGH hemos divido el equipo en tres grupos (según se verifica en
cuadro):

Cuadro

GERENTE GENERAL DIRECCION GLOBAL DEL PROYECTO

DIRECCION ESTRATEGICA/TACTICA
LIDER DEL PROYECTO CONSULTORES

USUAR IOS CLAVE GESTION ADMINISTRATIVA

USUAR IOS CLAVE GESTION FINANCIERA
GESTION DE SISTEMAS USUAR IOS CLAVE GESTION COMERCIAL DISEÑO DE PROCESOS/SISTEMAS
USUAR IOS CLAVE GESTION RRHH
USUAR IOS CLAVE GESTION TECNICA
Dirección Global del Proyecto: Rol asignado al Gerente General, cómo persona principal quien
toma la decisión de llevar el proyecto adelante y autoriza su financiación, además de ello de
garantizar la asignación y dedicación de los recursos (personal, equipos, dispositivos, etc).

Dirección estratégica /táctica: Rol asignado al líder del proyecto y los consultores, para este caso
el primero (nosotros) como encargados de planificar, dirigir y ejecutar el proyecto; dado que,
disponemos de una visión integral del proyecto nos encargamos de coordinar sus actividades, ir
monitoreando los avances y conservar toda la documentación de cada fase del proyecto para
asegurarnos que todo vaya bien de acuerdo a lo planificado. Finalmente seremos nosotros el canal
de comunicación entre el gerente general, los consultores y los usuarios clave de esta
implementación. Por otro lado, tenemos a los consultores quienes son pieza clave dentro del
proyecto, personal calificado que proporciona el Vendor que se ocupa de la parametrización,
programación, desarrollo de módulos y ajuste de la herramienta, en pocas palabras son quienes se
ocupan/asisten a los usuarios en su capacitación/entrenamiento/formación, elaboración de
documentación para la puesta en marcha del nuevo software.

Diseño de Procesos/Sistemas: Rol asignado a los usuarios clave y a funcionarios de informática de

la empresa, los primeros deben ser miembros de los distintos departamentos de la empresa en
este caso los Gerentes y algún miembro esencial/indispensable de la parte operacional que este a
su cargo(si es que lo tuviera) los cuales deben de facilitar la transmisión de conocimientos sobre
los procesos que administran así como también supervisar los aspectos de su rediseño( si es que
fuera el caso),además de ello supervisar el diseño, secuencias de trabajo y detalles de operación
dentro de cada modulo asignado a cada departamento del sistema integrador ERP;Finalmente
tenemos al funcionario de informática que para el caso analizado estaría a cargo del Gerente de
Sistemas quien deberá estar al pendiente del funcionamiento del software, brindar soporte de
tareas a usuarios y de buscar la mejora continua tanto en la operación como en el
aprovechamiento del mismo.
Listado de Requerimientos LR2 Funcionabilidad de requerimientos operativos para el ERP

Desde cada una de las áreas que conforman los pilares clave de la organización se identifican los
siguientes requerimientos para dar cobertura a las funciones o actividades a través del software a
implementar:

Finanzas, desde el área de finanzas, y en concreto desde las unidades de Contabilidad/Inventarios se

solicita una aplicación capaz de proporcionar información fiable de forma rápida para posibilitar el
control de inventarios, gastos de la compañía y seguimiento de la contabilidad general. Así pues, se
identifican las siguientes actividades o funciones dentro de esta área:

 Contabilidad General (registro de compras y ventas, plan de cuentas, control de caja, cierres,
reportes contables).
 Control de pagos a proveedores.
 Control de cuentas y cobros de clientes finales.
 Gestión de activos.
 Control de costo por producto.
 Análisis de rentabilidad
 Gestión de almacenes.
 Gestión de inventarios
 Consultas de Stock
 Gestión de Lotes
 Control de SS.

Comercialización, los comerciales del equipo solicitan una aplicación capaz de trabajar en tiempo
real, con información confiable y de forma integrada, ofreciendo datos de ventas, pedidos y
facturación de servicios a clientes. Las actividades o funciones que se requieren del nuevo sistema de
información son:

 Gestion de Ventas
 Gestión de tarifas y condiciones de precio
 Análisis de rentabilidad de productos
 Facturación de clientes.
 Seguimiento estado de pedido.
 Programación de entregas.
 Devoluciones/Reclamos.
 Datos maestros.
 Reportes (ventas y/o pedidos por producto/cliente)

Compras,

 Planificación y necesidades de productos

 Gestión de compras
 Control de Facturas
 Órdenes de compra
  Inventario de Proveedores
 Notas de crédito

Recursos Humanos, el departamento de recursos humanos busca mejorar las aplicaciones actuales
con un sistema de información que facilite la gestión de los empleados de la organización dentro de
cada una de las áreas que la componen. Para ello las actividades o funciones a las que debe dar
cobertura el nuevo sistema de información son:

 Gestión del Personal

 Datos Maestros de personal
 Nomina
 Organización y planificación de personal
 Gestión de la formación
 Selección de personal
 Gastos de Viaje
 Marcaciones

Servicio Técnico,

 Informes de Servicio
 Base de datos de soluciones
 Cronograma de disponibilidad de servicio.

Administración,
Definir Riesgos Posibles y Planes de Contingencia

La implantación de un sistema ERP no es simplemente la adopción de una herramienta tecnológica.

Un ERP es donde se asientan todos los procesos de negocio interconectados entre sí de una empresa,
el cual unifica toda la información en un único espacio para su recopilación, almacenamiento y
distribución. Y para conseguir tal configuración, será necesario optimizar los procesos, sistematizar
funciones, y eliminar tareas innecesarias o repetitivas. Todo esto implica que el trabajo del personal,
en general, se verá afectado.

Posibles Riesgos:

Análisis de los implicados:

hay que identificar a las
personas que pueden verse
 Análisis de los implicados: hay que identificar a las personas que pueden verse afectadas por
el cambio. Comprender su cargo y su predisposición a entornos puede ayudar a neutralizar
posibles resistencias.
Se sugiere que, para contrarrestar esta resistencia al cambio, es bueno hacerles partícipes del
cambio y mostrarles los beneficios de la adopción de un ERP.

Identificación del equipo de

proyecto: una inadecuada
definición de roles,
Identificación del equipo de
proyecto: una inadecuada
definición de roles,
  Identificación del equipo multiciplidinario implementador del proyecto: una inadecuada
definición de roles, responsabilidades, y toma de decisiones puede comprometer la
organización del proyecto.

Metodología de la selección
del ERP y el consultor
implantador: la selección de
 Metodología de la selección del ERP y el consultor implantador: la selección de un ERP que
no cubra las necesidades de negocio de la empresa, y un proveedor implantador poco
profesional pueden llevar al fracaso absoluto de la operación.

Mantenimiento preventivo y
correctivo: el seguimiento de
las incidencias, las
 Mantenimiento preventivo y correctivo: el seguimiento de las incidencias, las actualizaciones
o versiones necesarias en el sistema, y la continua mejora y optimización de sus procesos,
son claves para estabilizar el sistema y acelerar la obtención de beneficios a corto plazo.

Participación del usuario: una

comunicación transparente de
todo el proceso de
 Participación del usuario: una comunicación transparente de todo el proceso de cada una de
las etapas de esta fase, una batería de pruebas sobre el prototipo para familiarizarse con la
herramienta, una formación adecuada y una buena planificación de arranque, son
determinantes para aplacar resistencias en esta fase del proyecto.
La disciplina de la Gestión del Cambio es el conjunto de tácticas y técnicas dirigidas a minimizar el
impacto del cambio en la estructura organizativa y en las personas, reduciendo los riesgos asociados
a toda estrategia de transformación mediante actuaciones que faciliten progresivamente el
compromiso y adaptación al cambio en la organización

Incidencias Plan de acción

Impacto adverso en la Ejecución del plan de
organización de un nuevo acción de Gestión del
sistema de la información Cambio.
que modifica los procesos de Seguimiento del proyecto
negocio. por parte de dirección.

Incidencias técnicas a lo Seguimiento periódico del

largo del proyecto que estado del proyecto.
pongan en peligro la Análisis de los resultados
ejecución en tiempo calidad de pruebas de validación.
y coste.

Demoras en la gestión del Ejecución de ejecución del

suministro por parte de
proveedores y terceras
partes implicadas.
plan de seguimiento de
proveedores.
Reuniones periódicas con
los principales
proveedores

Desviaciones en el Seguimiento de los flujos

presupuesto inicial de de caja del proyecto en
partida que se acordó en la base al plan de costes.
aprobación del caso de Revisión y gestión de
negocio. presupuestos.