GUILLERMO LASSO

PRESIDENTE

Memorando Nro. PR-DPSC-2022-0045-M

Quito, D.M., 30 de diciembre de 2022

PARA: Sr. Ing. Ángel Geovanny Cruz Jácome

Analista de Proyectos Estrátegicos

Sr. Mgs. Carlos Alberto Criollo Loaiza

Analista Senior de Procesos

Sr. Lcdo. Eduardo Estéban Rojas Montero

Analista Senior de Cuentas Sectoriales

Srta. Mgs. Jessica Alexandra Panchi Luzuriaga

Analista de Planificación e Inversión

Sra. Lcda. Johanna del Rocío Galarza Morales

Especialista de Contenidos de Relacionamiento Interno y Comunicación
Organizacional

Sr. Mgs. Luis Eduardo Acosta Mensias

Especialista de Gestión de Servicios

Sr. Ing. Mauricio Jesús Mena Flores

Diseñador Gráfico

Srta. Lcda. Mery Jacqueline Campo Olalla

Analista de Comunicación Interna y Externa

Sra. Lcda. Mirian Yadira Melo Jácome

Especialista de Evaluación de Plan de Medios

ASUNTO: Lineamientos archivo de documentación en el Sistema de Gestión Documental Quipux

De mi consideración:

Con memorando Nro. PR-SSGIN-2022-0117-M, suscrito por el señor Subsecretario de Gestión

Institucional Interna, se menciona lo siguiente:

"Mediante Acuerdo No. SGPR-2019-0107 del 10 de abril de 2019, la Secretaría General de la

Presidencia expide la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos, cuyo objeto es normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos, en cada una
de las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el
cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos
de archivo.

El artículo 24 Ibídem señala “Control de la gestión. - Quién tenga asignada esta responsabilidad,
elaborará un reporte de los trámites respondidos, de aquellos que no requieran contestación y de los
pendientes. Dicho reporte será remitido al superior jerárquico para las acciones que correspondan al
caso.”

La Disposición General Primera de la Regla Técnica Nacional señala “Las entidades públicas que
utilicen el Sistema de Gestión Documental Quipux, además de la presente Regla Técnica, deberán
Presidencia de la República del Ecuador
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo
Código postal: 170401 / Quito-Ecuador. Teléfono: +593-2 382 7000
www.presidencia.gob.ec
1/2
* Documento firmado electrónicamente por Quipux
 GUILLERMO LASSO
PRESIDENTE

Memorando Nro. PR-DPSC-2022-0045-M

Quito, D.M., 30 de diciembre de 2022

observar los instructivos y manuales de uso para el mencionado sistema.”

El Manual del usuario “Bandeja de Salida”, actualizado en octubre de 2021 por la Subsecretaría de
Gobierno Electrónico y Registro Civil del Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la
Información, señala en el numeral 2.4 la acción de “Archivar”, de acuerdo al proceso de trámite de un
documento recibido, el cual indica: “(…) Archivar un documento cuando su trámite ha finalizado (…)
debe ingresar un comentario que describa los motivos del archivo del documento”

En este contexto, a fin de mantener el control de la gestión de la documentación asignada a cada una de
sus áreas, solicito gentilmente una vez finalizado el trámite, proceder con el archivo de cada documento
ya sea físico y/o digital; así como, en el Sistema de Gestión Documental Quipux, señalando en el
comentario la acción realizada, fecha y/o número de documento con el cual fue atendido el trámite.

De igual manera, se dispone a cada Coordinación General de esta Subsecretaría, coordinar con las
áreas a su cargo la elaboración y actualización del reporte de trámites atendidos y aquellos que no
requieren contestación; así como, el seguimiento de los trámites pendientes hasta el cierre de cada uno,
información que podrá ser requerida cuando la situación lo amerite".

Particular que comunico para su conocimiento y estricto cumplimiento conforme lo descrito

anteriormente.

Con sentimientos de distinguida consideración.

Atentamente,
JUNTOS LO LOGRAMOS

Documento firmado electrónicamente

Ing. Patricia Maribel Reyes Navarro
DIRECTORA DE PROCESOS, SERVICIOS, CALIDAD Y COMUNICACION SOCIAL
Referencias:
- PR-SSGIN-2022-0117-M

Anexos:
- manual-de-usuario-quipux-bandeja-de-salida-04-10-2021_.pdf

Firmado electrónicamente por:

PATRICIA
MARIBEL REYES
Presidencia de la República del Ecuador NAVARRO
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo
Código postal: 170401 / Quito-Ecuador. Teléfono: +593-2 382 7000
www.presidencia.gob.ec
2/2
* Documento firmado electrónicamente por Quipux