ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS - METODOLOGÍA

PLAN DE FORMACIÓN PARA UN GRUPO CRÍTICO DE LA ORGANIZACIÓN

Presentado por:

PAULA CRISTINA ATEHORTUA BRAN

Tutora:

AMPARO MARÌA QUINTERO MANDON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

OCTUBRE 2019
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TABLA DE CONTENIDO

Justificación..............................................................................................................................3
Objetivo General......................................................................................................................4
Objetivos Específicos...............................................................................................................4
Metodología Utilizada..............................................................................................................5
formato Para El Levantamiento De Necesidades De Formación.........................................6
Análisis de la Información.......................................................................................................9
Análisis de la situación de la empresa....................................................................................9
Fuentes de Información...........................................................................................................9
Aplicación de encuestas........................................................................................................9
Método de observación participante.................................................................................10
Encuestas individuales.......................................................................................................10
Reuniones grupales.............................................................................................................10
Estadísticas, anexos y gráficas..............................................................................................10
Plan de Acción........................................................................................................................11
Evaluación de Resultados......................................................................................................13
Seguimiento.............................................................................................................................13
Conclusiones...........................................................................................................................14
Referencias bibliográficas.....................................................................................................14
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Justificación

En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido

y ascendente. Es por ello por lo que la empresa debe estructurar un buen Plan de Formación
para sus empleados, con el fin de estar capacitados y obtener conocimiento en temas del
cargo que cada uno de ellos ostenta, como de aquella información general de relevancia y
concerniente a la preparación que todo colaborador debe asumir por el simple hecho de
pertenecer a la compañía.

El plan de formación debe estar elaborado por las directivas e ir alineado con el Plan
estratégico de la empresa LAP S.A.S, lo cual será fundamental, ya que nos llevarán al logro
de las metas propuestas y alcanzar objetivos empresariales.

El objetivo primordial de la formación es capacitar a uno o varios integrantes de la

compañía para que pueda realizar un trabajo determinado con eficiencia, eficacia y
efectividad. La formación se define, por tanto, como una “estrategia empresarial sistemática
y planificada, destinada a habilitar para la realización de tareas progresivamente más
complejas y responsables, a actualizar los conocimientos y habilidades exigidos por el
continuo desarrollo tecnológico y a lograr una mejora de la competencia personal haciendo
del trabajo una fuente de aprendizaje y de satisfacción personal” (Sánchez Cerezo, 1991: 249-
250).

Es importante resaltar que la formación del personal es un proceso inherente a la

actividad empresarial, ya que, por medio de ésta, se ayuda a la compañía al logro y
cumplimiento del plan estratégico organizacional, el cual evidencia y certifica la preparación
de sus integrantes, posiciona la empresa en un buen nivel con base en la prestación de un
servicio acorde por parte los colaboradores que la integran.

“Todo buen Plan de Formación debe contar siempre con el compromiso y apoyo de
la dirección, ser realista y estar diseñado para cubrir esas necesidades formativas
reales de la compañía, además de ser evaluable, para valorar su funcionalidad.”
(Necesitas Formación- Página Web).
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Objetivo General

Lograr que la empresa LAP S.A.S a través del área de talento humano, identifique y
elabore un plan de capacitación que saque el máximo potencial de los trabajadores,
actualizando sus conocimientos, habilidades y aptitudes, que más tarde podrán poner a
disposición de los demás empleados, beneficiándose así toda la empresa de la formación
impartida.

Objetivos Específicos

 Identificar las necesidades de capacitación de la empresa LAP S.A.S.

 Estructurar un plan de formación que permita garantizar la actualización permanente

de los colaboradores de la empresa.

 Realizar seguimiento permanente con indicadores de gestión que permita evidenciar

las oportunidades de mejora o las debilidades a fortalecer en los procesos formativos.

 Realizar el seguimiento a la gestión de capacitación con formatos de evaluación.

 Presupuestar el ingreso requerido para las capacitaciones necesarias durante el año.

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Metodología Utilizada

Diagnóstico de necesidades de formación

Para el caso hipotético que nos atañe de la empresa LAP S.A.S, en el proceso de
recolección de datos se utilizaran los métodos de recolección de información basados en la
observación participante y en la encuesta, la cual tendrá preguntas preestablecidas que nos
lleven a identificar las necesidades de capacitación en los miembros de la compañía, lo que
coadyuvará al fortalecimiento de la empresa y porqué no, al mejoramiento de las relaciones
interpersonales entre sus integrantes.

Según antecedentes de la empresa LAP, se identificó las siguientes necesidades de

capacitación, las cuales son de orden general y no para cargos específicos, así:
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De igual forma se realizarán encuestas personalizadas a todos los miembros de la

Organización, las cuales permiten determinar si ellos tienen conocimiento de la plataforma
estratégica de la empresa (misión, visión, estructura organizacional).

A continuación, se relaciona formato para el levantamiento de necesidades de

formación, teniendo en cuenta lo enunciado por Alejandra Blandón y otros, lo cual es
interesante de resaltar y se toma como ejemplo de formato.

FORMATO PARA EL LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

Datos generales

Ciudad y fecha: ______________________________________ Nombre completo:

__________________________

Área: __________________________ Cargo: ____________________ Tiempo en el cargo:

___________________

A continuación, encontrará una serie de preguntas que buscan identificar las necesidades de
formación que usted percibe requiere para su cargo, por favor sea lo más específico posible y
piense en el DESEMPEÑO DE SU CARGO. Diligenciado este formato, por favor enviarlo a
Gestión Humana.

1. Revisando la MISION DE LA ORGANIZACIÓN, ¿Qué habilidades considera deberá

aprender para exhibirla en su comportamiento habitual?
_______________________________________

2. De acuerdo con la VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué conocimientos considera

debe adquirir para alcanzar las metas trazadas?
_____________________________________________

3. Desde el punto de vista de los VALORES DE LA ORGANIZACIÓN ¿Qué

habilidades considera debe aprender para exhibirlos en su comportamiento habitual?
______________________
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4. Para alcanzar los OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN,

¿Cuáles son las habilidades que requiere desarrollar?
___________________________________________________

5. Evaluando el CLIMA ORGANIZACIONAL que usted percibe ¿Cuáles son las

actitudes que considera debe aprender para optimizarlo?
__________________________________________________________________________

6. De acuerdo con los CAMBIOS EN EL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN

¿Cuáles son los nuevos conocimientos / habilidades / actitudes que debe aprender para estar a
la altura de las expectativas del mercado? _______________

7. Analizando las COMPETENCIAS TÉCNICAS que pide el perfil de su cargo ¿Cuáles

considera son los conocimientos y habilidades que requiere fortalecer para mejorar su
desempeño? _________________________________________

8. Analizando las COMPETENCIAS PERSONALES que pide el perfil de su cargo

¿Cuáles considera son los conocimientos, habilidades y actitudes que requiere mejorar el
servicio que presta en su cargo? _____________________________

9. De acuerdo con los PROCESOS, TAREAS O RESPONSABILIDADES a su cargo,

¿cómo considera que puede optimizar el tiempo de ejecución?
______________________________________________________________________

10. De acuerdo con la última EVALUACION DE DESEMPEÑO, ¿Qué conocimientos,

habilidades y actitudes recomendó su jefe puede fortalecer para lograr los objetivos trazados?
______________________________________________

11. Quién considera es la persona más apta para transmitirle el conocimiento requerido:

a. Una persona de la organización

b. Una persona externa de la organización

c. Una combinación de ambas

12. Qué tipo de formación requiere para obtener las habilidades y conocimientos
anteriores:

a. Presencial

b. Virtual
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c. Combinada

13. De qué forma adquiere más fácilmente los conocimientos, habilidades y actitudes que
requiere para mejorar el desempeño de su cargo: (puede marcar hasta dos opciones)

a. Por si mismo

b. En reuniones grupales

c. Experimentando lo aprendido

Formato recuperado de Alejandra Blandón y otros.

Análisis de la Información

Después de analizar la plataforma estratégica institucional para el desarrollo del plan

de capacitación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para el análisis de la
información, así: Número de empleados, conocimientos específicos de cada cargo,
habilidades generales del personal en general, trabajo en equipo, niveles de desempeño en
cada cargo, relacionamiento organización, capacidad de tolerancia a la frustración, índice de
ausentismo y rotación, entre otros.

El área de gestión humana será la encargada de la planeación y montaje de todo el

plan de capacitación empresarial, teniendo en cuenta la importancia de mejorar los
conocimientos del personal de la empresa en los diferentes cargos existentes en la misma.

Análisis de la situación de la empresa

Al realizar el análisis de la empresa se pudo diagnosticar que hay falencia en los

procesos logísticos de recepción, almacenamiento y distribución lo que hace evidente una
disminución en la productividad de la compañía. Aunado a lo anterior también se hace
evidente la necesidad de capacitar el personal en relaciones interpersonales a fin de mejorar el
clima laboral.
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Fuentes de Información

Método de observación participante: La gerencia asignará dos personas de confianza e

idóneas para que desarrollen este trabajo, teniendo en cuenta indicadores que permitirán
encontrar los problemas que pueden presentarse tanto en las áreas de productividad como de
logística y, por otro lado, que observe e identifique las causas y comportamientos que puedan
estar generando un mal clima laboral.

Encuestas individuales: estas son claves en la recolección de información, por lo tanto, se

elegirán personas claves en la empresa que puedan aporta información relevante en cada una
de las necesidades de capacitación elegidas por los directivos.

Reuniones grupales: A través de ellas se puede obtener información de los empleados, de

una forma dinámica y concertada.
Otros aspectos importantes para tener en cuenta al momento de tomar las decisiones de
futuras formaciones:

 Reducción o cambio de empleados (alto grado de rotación que desperdicien los

procesos de formación).

 Creación de nuevos cargos (Que no estén contempladas dentro de los presupuestos

iniciales de formación para el año).

 Modernización de la empresa (cambio de visión del negocio, resistencia al cambio).

 Baja productividad (resistencia al cambio).

 Relacionamiento interno o externo (poca aplicación de la formación).

 Sobrecostos.

Estadísticas, anexos y gráficas

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Según las encuestas aplicadas a los colaboradores de la distribuidora LAP, los resultados
arrojados fueron los siguientes:

De acuerdo con la gráfica por el método de las encuestas podemos evidenciar necesidades de
formación como:

 Relaciones interpersonales

 Habilidades de Servicio al Cliente.

 Procesos logísticos de recepción, almacenamiento y distribución de mercancía.

30

25 Relaciones
Interpersonales
20

15 Habilidades de
Servicio al
10 Cliente
Procesos
5 logìsticos
0
Necesidades de Capacitaciòn

Ejemplo hipotético de gráfica y elección de temas de capacitación en la Distribuidora

LAP, para los primeros 60 funcionarios.

Plan de Acción

Después de obtener la información relacionada anteriormente sobre las necesidades de

formación del personal de la distribuidora L.A.P S.A.S, se plantea iniciar actividades de
formación general en tres niveles de la organización:

● Formación corporativa.

● Entrenamiento de Recursos Humanos.

● Grupos de Operaciones.
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En primera parte debe formar en los empleados sobre la importancia de las relaciones
interpersonales, los valores corporativos y de la Gestión del Talento Humano en las
Organizaciones, dado que se evidencia en los personajes de esta organización descrita
anteriormente la falta de buenas relaciones con sus colaboradores, pérdida de valores
corporativos y la carencia de buenas prácticas, adicional a eso es importante realizar
programas de formación en áreas comerciales, de servicio al cliente, administración del
tiempo.

Para lograr el plan de formación de forma asertiva hay que tener en cuenta todos y cada uno
siguientes aspectos:

● Contenidos formativos:

El plan formativo estará a cargo de un comité liderado por el coordinador de talento

humano, el cual debe ser acorde a los hallazgos identificados como la necesidad de capacitar
en relaciones interpersonales y el tema de logística de recepción, manejo de inventarios y
cadena de distribución de la empresa.

● Población destinataria:

Relaciones interpersonales: Todo el personal de la empresa.

Logística de recepción, manejo de inventarios y cadena de distribución: Personal del área

comercial y ventas.

● Número de personas:

La planta de personal directa de LAP la conforman 168 colaboradores, por lo tanto,

para no afectar el normal desarrollo de las actividades de la empresa, se dará inicio con 60
funcionarios, divididos en 3 grupos de 30 personas.

● Cronograma:
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El cronograma de formación irá acorde a los tiempos programados por los

coordinadores de cada área (Talento humano y comercial); se fijarán fechas y horarios.

● Duración:

Para no afectar la producción de la empresa se realizarán las capacitaciones dos horas

los días de miércoles y viernes.

● Jornada:

Horas de la mañana.

● Modalidad:

De manera presencial y para la capacitación en el área comercial se podrán realizar

prácticas de campo.

● Lugar para la formación:

El escenario será la misma compañía para ahorrar costos en desplazamientos y

tiempo.

Evaluación de Resultados

Después de cada proceso de capacitación se realizará encuesta de satisfacción para

hacer las correspondientes mediciones y determinar aspectos a mejorar, así:

 Satisfacción de aprendizaje (alumnos y profesores).

 Etapa productiva (prácticas en campo, desarrollo de habilidades, teórico-práctica).

 Mejora en el clima laboral

Seguimiento

 Se valorará la efectividad del plan de formación midiendo el incremento de la

producción y con base en las novedades reportadas por las tiendas y tiempo de
respuesta.
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 En cuanto al clima laboral se puede desarrollar otra encuesta a mediano plazo con el
fin de evaluar nuevamente las relaciones interpersonales e identificar aquellos factores
que necesitan refuerzo e intervención directa.

Conclusiones

Las empresas suelen utilizar el informe de resultados para conocer de primera mano la

evolución de la compañía, en cuanto a sus procesos misionales. Por lo anterior se debe tener
una frecuencia de elaboración de estos, por parte de personal idóneo para esta actividad.

De igual forma a través de este informe se puede valorar en una empresa el proceso de
producción o de evolución de los servicios. Permite valorar si todo está resultando según el
plan de acción empresarial.

El informe de resultados también es un insumo importante para las reuniones

gerenciales donde se evalúan los resultados de todas las áreas y/o procesos de una empresa
para rendir cuentas a los actores que intervienen en el proceso empresarial.

Referencias bibliográficas

 Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. (5ª Ed.). Buenos Aires,

Argentina: Mc

 Graw Hill. Mondy, R., Wayne & Noé, Robert, M. (1997). Administración de
Recursos Humanos. México D.F. México: Pearson Educación. Echeverría, R.

 La Crisis Actual del Modelo de Gestión. (28/07/2011) Tomado de:

https://www.youtube.com/watch?v=OCqWrsyz_Ok.

 Descargable Actividad de aprendizaje 7

 Web Grafía

 https://revistas.ucm.es/index.php/RCED/article/viewFile/RCED9999120181A/17245

 https://es.scribd.com/document/353027740/Actvidad-7-PAULA
 14

 https://www.coursehero.com/file/26290680/INFORME-DE-RESULTADOS-
ACTIVIDAD-7docx/

 https://www.academia.edu/36185037/INFORME_DE_RESULTADOS_DISTRIBUI
DRA_LAP

 http://necesitasformacion.blogspot.com/2014/10/la-importancia-de-disenar-un-plan-
de.html