Código SIG-P-006

SERVILAB PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y

SAC EXTERNA
Versión 01

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una eficaz comunicación interna y
externa entre los diferentes niveles y funciones correspondientes al Sistema Integrado de
Gestión (SIG), también recibir, documentar y responder las inquietudes de las partes
interesadas y registrar su decisión.

2. ALCANCE

Este procedimiento de comunicaciones externas e internas es de aplicación a toda la

organización de SERVILAB.

Alcanza las actividades relacionadas con:

- Comunicar la política, los objetivos y las metas de calidad a todo el personal, así
como informar sobre la evolución del comportamiento del sistema de la calidad en
SERVILAB a todas las partes interesadas.

- Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del

sistema de gestión.

- Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la

gestión de la calidad.

- Dar a conocer la política de la calidad y los aspectos más relevantes del sistema de
gestión al exterior, a todas las personas implicadas, así como recibir y responder a
las preocupaciones de todas las partes interesadas externas.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Gerencia General

 Es responsable de revisar, aprobar y hacer cumplir el presente
procedimiento.
3.2. Director de Comunicación
 Responsable del Plan Estratégico

3.3. Responsable del Sistema Integrado de Gestión (SIG)

 Es de su responsabilidad la ejecución, control y seguimiento de éste Procedimiento en los

términos recogidos en el mismo.

4. DEFINICIONES

 Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna.

 Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a las áreas, divisiones, secciones o unidades de los
cuales consta SERVILB SAC.
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A todos los efectos, las quejas y reclamaciones que tengan relación con la calidad del
servicio, serán regidas de acuerdo a lo recogido en el presente procedimiento.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Identificar la necesidad de comunicación interna y externa

5.1.1. El Director del área de Comunicaciones y coordinadores se reunirán para identificar y

determinar la información que se deberá difundir al interior y exterior de la institución a
través del Área de Comunicación y Difusión, mediante el formato de solicitud de
servicio de comunicación.

5.2. Recibe la solicitud de comunicación

5.2.1. Una vez identificadas las actividades a difundir por parte de los jefes de departamento,
se reunirán con el Departamento de Comunicación y Difusión para determinar las
acciones que se realizarán, donde se tomará en cuenta:
- Qué tipo de comunicación interna y externa pertinente al Sistema de Gestión
de la Calidad, que incluyan: ¿Qué comunicar?,¿Cuándo comunicar?, ¿A quién
comunicar?, ¿Cómo comunicar?, y ¿Responsable de la comunicación?

5.3. Revisa si la información cumple

5.3.1. El Departamento de Comunicación y difusión revisa si la información a difundir para

validar si cumple con los lineamientos de imagen institucional y con la política de
calidad.

Si cumple: pasa al paso 4

Si no cumple: informa al área solicitante y pasa al paso 1.

5.4. Registra la Solicitud de comunicación

5.4.1. El Departamento de Comunicación, llena formato

5.5. Difunde la información

5.5.1. El Departamento de Comunicación pública y difunde, en los medios pertinentes al

SGC.
Los canales de comunicación que se utilizarán serán: Reuniones en grupo,
publicaciones internas, circulares internas, vitrina o tablero de anuncios, cartel o manta,
videos, encuestas, redes sociales, página web o internet, Intranet y medios de
comunicación que considere pertinentes

5.6. Verifica eficacia de difusión y comunicación

5.6.1. Se verifica después de haber hecho la difusión, sí la comunicación fue efectiva.

Si no cumple: informa y pasa al paso 1

Si cumple: pasa al paso 7 informa al departamento de Difusión para que resguarde la
información
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5.7. Resguarda información

5.7.1. El Departamento de comunicación resguarda la información, evidencias, registros, etc.

6. REGISTROS

Los registros que genera este procedimiento son:

Código Nombre / Título

SIG-P-003 Formato para solicitud de comunicación