Guía Teórica de Office MICROSOFT WORD

Edgar Luna Huamaní TABLAS DE CONTENIDO

Correspondencia Masiva

Esta es la labor más importante de Word para personas que se dedican a la redacción de
documentos, con el fin de lograr uniformidad, rapidez y un menor margen de error, para
esto necesita contar con un origen de datos, podemos utilizar el mismo (Invitados), los
pasos son:

1. En un documento nuevo, haga clic en la opción [Correspondencia]

2. Elija la opción [Iniciar combinación de correspondencia]
3. Haga clic en la opción [Cartas]

4. Ahora debe vincular este documento con el origen de datos

5. Para esto debe vincular el documento con el origen de datos, mediante la opción
[Seleccionar destinatarios] – [Usar lista existente]

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Luego observará el cuadro de diálogo Abrir, aquí debe elegir su carpeta donde
guardó el origen de datos, buscar su archivo y abrirlo.

6. Debe escribir aquello que es constante en el documento, ojo se denomina carta al

documento de hoja entera, puede en realidad tratarse de un memorando, oficio,
certificado, etc.

7. De la lista elija el campo que necesita y escriba aquello que no hay en el origen de datos

1. Ahora ya puede terminar la combinación usando el botón de ese nombre que se

encuentra al final de las opciones del grupo Correspondencia en la cinta de opciones,
así:

Nos preguntará:
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Elija todos y finalmente dispondrá de un documento de tantas páginas como registros

estuviesen en grabados en el origen de datos.

Reglas en correspondencia masiva

El uso de estos campos y modificadores nos permitirá un mejor resultado de la
correspondencia masiva, así tenemos:

Campo Si … Entonces … Sino

Permite incluir uno de dos valores dependiendo de una condición o prueba lógica, para
insertarlo, SIGA ESTOS PASOS:
1. El cursor debe estar ubicado donde se desea obtener a uno de esos dos valores

2. Luego en la pestaña [Correspondencia], elegir el botón [Reglas]

3. Elija la opción [Si … Entonces … Sino], y le mostrará:

Si usted conoce la función SI del Excel, esto le resultará muy familiar:

 En Nombre de campo, elija el campo que produce la condición

 En comparación, elija el operador a utilizar para la comparación

 En Comparado con, escriba el valor con el que desea comparar

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 En Insertar este texto, escriba lo que desea que se muestre si el valor de la condición
es verdadero

 En Sino, insertar este otro, puede escribir el texto alternativo en caso la condición es
Falso.
Puede utilizarlo para el género de Señor o Señora, según el sexo, en este caso, se
desea mostrar como indicaciones del tutor el mensaje Debe corregir su conducta si el
valor de la nota de la conducta está por debajo de14, de lo contrario que indique
“Mantenga su buen comportamiento”.

Una vez insertado el campo si desea corregirlo, sobre el valor que ha provocado, presione
[SHIFT]+[F9], y podrá apreciar

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Donde usted puede corregir los valores de la condición o los valores a devolver en caso es
verdadera o falta la condición.

CONDICIÓN QUÉ DEVOLVER SI CUMPLE QUÉ DEVOLVER SI LA

LA CONDICIÓN CONDICIÓN ES FALSA

Las teclas:

F9, permite actualizar el valor del campo seleccionado

SHIFT + F9, alterna entre mostrar el código del campo o el resultado del mismo

ALT + F9, alterna entre mostrar todos los códigos de campo o todos los resultados

CAMPO PREGUNTAR
Este campo permite solicitar valores de último momento y se pueden utilizar a través de un
marcador, para insertarlo, siga estos pasos:

1. Ubicar el cursor de preferencia al principio del documento

2. Elegir de la pestaña [Correspondencia] la opción [Reglas]

3. Elegir la opción [Preguntar]

Pregunta que va a
formular para
solicitar el valor
Nombre del
marcador
(variable)
Puede escribir un valor
donde se
predeterminado, que
almacenará
se suele utilizar con
la respuesta
frecuencia

Si el mismo valor es para todos los registros, debe

activar esta casilla, pero si es un valor diferente
para cada registro debe ir apagada

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4. Al aceptar le mostrará una prueba de cómo le preguntará por el valor.

El código que ha creado es:

5. Luego donde necesite referirse a ese valor, presione [CTRL] + [F9] y escriba dentro de las
llaves que ha provocado el nombre del marcador {firmante} y luego presione [F9] para
que actualice su valor.

CAMPO RELLENAR
A diferencia del campo Preguntar, cuyo valor que se responde es almacenado en un marcador
y por tanto es posible referirnos a este valor varias veces, precisamente a través de su
marcador; sin embargo el campo rellenar, nos solicita un valor e inserta solamente esta vez
donde se encuentra el cursor.

De igual forma la casilla [Preguntar una vez] se activa si ese mismo valor será válido para todos
los registros, de lo contrario se mantiene apagada la casilla.

Luego nos muestra el cuadro de prueba, donde si se desea se cambia el valor.

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El código que genera es:

Campo Saltar registro si

Es una forma de filtrar los registros, ya que se deja anticipado que si el registro cumpliera con
alguna condición, este registro no debe ser combinado al momento de generar la
correspondencia masiva.

Campo Combinar Registro N°

Este campo hace referencia al número de registro actual, es una forma de conseguir una
numeración correlativa en los documentos que se combinan, ya que en el primer registro
provoca el valor 1, y luego 2 y así sucesivamente, sin embargo es posible utilizarlo para que los
documentos lleven una numeración correlativa, que no necesariamente empezaría en 1, para
esto:

1. Primero al inicio del documento utilizar el campo preguntar a fin de solicitar el número
en el que desea empezar la numeración de los documentos y utilizar por ejemplo el
marcador INICIO.

2. Ahora donde desea colocar el número correlativo, inserte un campo [CTRL] + [F9] y en su
interior insertar el campo Registro número + marcador inicio – 1, así:

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Recomendación: en las versiones de Word 2010, 2007 y anteriores siempre ha sido

necesario que en la configuración regional esté configurado como símbolo de moneda el $
en lugar de S/.

Filtrar y ordenar registros al combinar

Word cuando combina correspondencia, combina a todos los registros y en el mismo orden
en el que encuentra a los registros, sin embargo es conveniente que previamente los datos
se ordenen.

Ordenar registros

1. Seleccione en la cinta de opciones la pestaña [Correspondencia]

2. Elija la opción [Editar lista de destinatarios]

3. Haga clic en la opción [Ordenar]

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Al utilizar varios campos para ordenar, considere primero a aquel que agrupe a más
registros, como en este caso hay más alumnos del quinto grado, luego por Sección, y
cuando se ha generado estos grupos, puede ordenar por apellidos; usted decida si será
un ordenamiento ascendente o descendente.

Ojo: No significa que simultáneamente va a ordenar por grado, sección y apellidos, sino
que primero ordena por grado y si por ejemplo hay 60 que son del mismo grado, estos
60 se ordenan por sección, por ejemplo 25 son de la sección “A”, y luego estos 25 se
orden por el apellido.

Mejores criterios de ordenamiento lo obtenemos si el origen de datos es Excel o Access,

ya que estos programas disponen de mejores criterios de ordenamiento, y así ordenada
la tabla puede ser nuestro origen de datos.

Filtrar registros

1. Seleccione en la cinta de opciones la pestaña [Correspondencia]

2. Elija la opción [Editar lista de destinatarios]

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3. Elija la opción [Filtrar]

Y obtendrá:

Aquí elija el campo por el cual desea filtrar la tabla, puede elegir Grado igual a tercero
Y sección a la letra A, en este caso, solamente imprimirá boletas de los alumnos de
Tercero A.

4. Al aceptar, podrá ver el listado de quienes serán incluidos en el filtro, donde usted puede
manualmente incluir o excluir a otros.

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Sin desea imprimir libreta para los alumnos de Tercer y Cuarto grado, debería utilizar el
siguiente criterio de filtro:

Debe unir las condiciones con el operador O, porque si los registros corresponden a
Tercero no podrán ser de Cuarto, pero al utilizar el operador O, puede ser de cualquiera

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Etiquetas en forma masiva

Se trata de que al momento de combinar correspondencia, cada etiqueta muestre el

contenido de un registro diferente, es decir hay que utilizar un origen de datos, el
procedimiento es exactamente igual al de los sobres, claro está que primero hay elegir
combinar en etiquetas, los pasos a seguir son:
1. En un documento nuevo, haga clic en la opción [Correspondencia]
2. Elija la opción [Iniciar combinación de correspondencia]
3. Haga clic en la opción [Etiquetas]

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4. Puede cambiar las propiedades de las etiquetas en el cuadro de diálogo que le está
mostrando

5. Luego de aceptar las opciones las etiquetas, debe llenar el contenido de la primera
etiqueta, en el documento que está observando al frente.

6. Debe llenar el cometido de la primera etiqueta.

7. Para esto debe vincular el documento con el origen de datos, mediante la opción
[Seleccionar destinatarios] – [Usar lista existente]

Luego observará el cuadro de diálogo Abrir, aquí debe elegir su carpeta donde
guardó el origen de datos, buscar su archivo y abrirlo.
8. Debe dar clic en el lugar del documento donde necesita insertar un dato del origen de
datos y utilizar el botón [Insertar campo combinado]

9. De la lista elija el campo que necesita y escriba aquello que no hay en el origen de datos

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2. Antes de finalizar la combinación de correspondencia, deberá: actualizar etiquetas,

usando el botón de ese nombre en la sección Correspondencia.

3. Ahora ya puede terminar la combinación usando el botón de ese nombre que se

encuentra al final de las opciones del grupo Correspondencia en la cinta de opciones,
así:

El resultado sería:

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Claro, habría que trazar todos los bordes y centrar el contenido, tal como lo vimos en la
sección de las etiquetas individuales.

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