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HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS

Función BUSCARV

Busca un valor específico en la columna de una base de datos.

Sintaxis:
=buscarv(valor buscado;matriz;indicador columna;orden)

Valor buscado: Es la celda donde se digita el código del dato que se desea
buscar (debe ser un número)

Matriz: Es la Base de Datos (se deben incluir los títulos de las columnas), se
debe presionar la tecla F4 después de seleccionar toda la Base de Datos.

Indicador de Columna: Es el rango de celdas que contiene el resultado que


se desea hallar (se debe incluir el titulo de la columna) o se puede asignar un
número a cada columna.

Orden: Se utilizar para indicarle a Excel que los códigos de la base de datos,
están digitados de forma consecutiva. Si los códigos son no continuos, se
utiliza la palabra falso, si están ordenados no se escribe ningún orden.

Pasos:
1. Digitar la información. Debe estar en columnas. Don de la primer fila debe
tener los títulos de cada columna.

2. Ubicarse en la celda donde se digitará el código a buscar. Esta celda puede


estar ubicada en la misma hoja donde se encuentran los datos o en otra
hoja. Y realizar lo siguiente:

1
En esta celda se
digita el código a
buscar.
En esta celda se
digita la fórmula
para buscar el
nombre.

Celda Celdas que Falso para


donde se forman la base Número de la indicar que
digitó el de datos, se columna donde los códigos
código a presiona F4 para se encuentra el no son
buscar inmovilizar las dato a buscar consecutivo
celdas al hacer en la matriz. s
auto llenado En este caso
los nombres
están en la
columna B,
que
corresponde al
número es 2
SI.ERROR
En algunas ocasiones cuando se manejan fórmulas en Excel, la respuesta
presenta un error, porque no está utilizando la formula en la celda, pero se
utilizará en el futuro; por ende, se maneja esta función para cambiar el error
por un texto o número personalizado.

=SI.ERROR(Valor;Valor si es error)
Valor: Es cualquier valor, función o referencia.
Valor si es error: Es un Valor que será devuelto en caso que el parámetro
anterior sea un error. Es decir, un valor personalizado seleccionado por el
usuario. Se evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!,
#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!

Los ejemplos se realizarán en los temas siguientes.

FUNCIONES DE TEXTO

FUNCIÓN ENCONTRAR
Devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
La función encontrar siempre cuenta cada carácter como 1.

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=ENCONTRAR(Textobuscado;Celda)
Textobuscado: es el texto que se desea encontrar, debe ir entre comillas.
Celda: es la celda donde se realizará la búsqueda.

Ejemplo:
En la siguiente base de datos se desea hallar la posición de la palabra de en el
nombre del producto:

Solución:
A.)Nos ubicamos en la celda F2 y digitamos el nombre de la función a
utilizar:

B.)Entre comillas digitamos el texto que se desea encontrar, en este


caso “de”

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C.)Digitar el separador de lista, recuerde que puede ser coma o punto y
coma

D.)Indicar la celda donde se desea realizar la búsqueda

E.)Presionar enter.

Al realizar el autollenado este será el resultado:

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Observe que en las celdas donde no esté la palabra “de” aparece el error
#¡VALOR!, para cambiar este error por un mensaje, se utilizar la función
Si.Error, así:

Se inicia la fórmula Dentro del Digitar el texto que


con la función paréntesis de la reemplazará el
Si.error función Si.error, error.
digitar la función
encontrar.

Al hacer autollenado, el resultado será:

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Si observamos las respuestas, en algunos nombres de producto donde esta
digitada la palabra “de” en mayúsculas, no fue tenida en cuenta en la
búsqueda. Excel solo busca la palabra exacta, tal y como se coloca en la
formula. Para evitar esto se utiliza la función Hallar.

FUNCIÓN HALLAR
Indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.
=HALLAR(Textobuscado;Celda)
Continuando con el ejemplo anterior, para hallar la palabra “de” o “DE” o “De”
en el nombre del producto, se realiza la siguiente formula:

Recuerde que para cambiar el mensaje de error en las celdas donde no se


encuentre el texto a buscar, se combina la función Hallar con la función si.error

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FUNCIÓN EXTRAE
Devuelve la cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial
de una cadena de texto.

=EXTRAE(Texto;Posicion inicial;númerodecaracteres)

Texto: Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

Posición_inicial: Es la posición del primer carácter que se desea extraer del


texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1, y así
sucesivamente.

Núm_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que se desea que


EXTRAER.

Ejemplo:
En la siguiente base de datos, se tiene en la primer columna esta digitado el
código del producto. Éste se forma por un número y la ciudad de producción
separados por un guion. Se desea Extraer la ciudad de este código.

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Solución:
a. Se debe hallar la posición que ocupa el guion en el código, ya que todos
los números que lo forman son diferentes en su longitud. Para ello se
utilizará la función Encontrar, así:

b. Cuando se tenga la posición de todos los guiones se procede a extraer


las ciudades de los códigos producto, de la siguiente forma:

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Celda donde se cuenta
el dato a extraer, en Indica la cantidad de
este caso, código caracteres que tiene el
producto. texto a extraer. En este
caso se coloca 3,
debido a que las
Es la celda donde se encuentra ciudades del código
la posición del guion de cada producto tienen 3
código producto, en este caso caracteres.
se suman 2, debido al espacio
después del guion. Recuerde
que el guion se cuenta como
número 1 + espacio en blanco.

En este caso la respuesta será:

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Tablas Dinámicas
Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos,
permitiendo comparar y analizar la información mostrando diferentes vistas
y permitiendo una mejor presentación y facilidad de interpretación de los
datos. Además, permiten la creación de Gráficos dinámicos.

Nota: Reciben el nombre de Dinámicas porque permiten manipular


los datos de diferentes formas.
1. Para insertar una tabla dinámica se debe
seleccionar cualquier dato de la base de
datos y hacer clic en la cinta Insertar,
hacer clic en el icono Tabla dinámica y
elegir la opción Tabla dinámica.

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2. Automáticamente Excel selecciona
toda la base de datos.

Si esta selección es correcta, se hace clic


en Aceptar. De lo contrario, se debe
seleccionar manualmente el rango de
celdas y hacer clic en aceptar.

3. Elegir dónde se desea crear el informe,


en una nueva hoja de cálculo o en la hoja
de cálculo donde se encuentra la Base de
Datos.

4. Al elegir una nueva hoja de cálculo aparecen dos opciones:

Área de diseño de la tabla dinámica

En esta opción aparecen los datos resumidos, dependiendo de la selección


que se realice en la lista de campos.

Lista de campos de tabla dinámica

En esta opción se deben seleccionar los datos que se desean resumir e


indicar su ubicación en la tabla dinámica.

Po defecto Excel ubicará los datos en la opción Rótulos de fila y los datos
numéricos los colocará en la opción Valores.

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Dependiendo del resumen que se desee obtener, se pueden colocar datos en
las columnas, para ello se debe arrastrar el campo hasta la opción Rótulo de
columna
Ejemplo: Generar un informe que muestre el total de las Ventas por
Estado Civil y por Sexo.

a) Clic en la ficha Insertar – Insertar Tabla Dinámica –


Tabla Dinámica
b) De la Caja de diálogo Lista de Campos de tabla dinámica,
activar las opciones: Estado Civil, Sexo y Ventas.
c) La tabla dinámica quedará así:

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- Al generar un Informe de tabla dinámica, se activan dos nuevas fichas que
son Opciones y Diseño, que contienen iconos para el manejo de los
informes.

a) Cambiar funciones (suma, max, min, promedio entre otros) en los


informes de tablas dinámicas

Por defecto, al crear un informe de tabla


dinámica, Excel genera unos totales que
equivalen a la función suma, pero estos
pueden cambiarse por otra función.

Para cambiar a otra función, se debe hacer


clic derecho sobre el informe y clic en la
opción Configuración de campo de valor
y aparece una caja de dialogo como la
siguiente:

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b) Agregar información a un informe de tabla dinámica
Para agregar información a la tabla dinámica, no es necesario borrarla,
basta con ubicarse en la Base de datos original de la cual se genero la
tabla, se deben insertar las filas que se requieran, digitar la información,
hacer clic en la ficha Opciones y clic en el icono actualizar y
automáticamente se actualizará tanto la tabla dinámica como el gráfico
dinámico.

c) Eliminar una tabla dinámica.


Para eliminar una tabla dinámica se debe seleccionar el informe de la
tabla dinámica y presionar la tecla Supr.

CONTROLES DE FORMULARIO EN EXCEL


Los controles de formulario en Excel son objetos que se pueden colocar dentro
de una hoja de cálculo y que ofrecen una funcionalidad adicional para
interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la
información.
Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar
elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro
con tan solo pulsar un botón. Los controles de formulario en Excel se
encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles.
Solamente pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de ellos:

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen


diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple
etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones.
A continuación una breve descripción de cada uno de ellos:

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 Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va
desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.
 Botón. El botón permite ejecutar una macro al momento de hacer clic
sobre él.
 Botón de opción. Permite una única selección dentro de un conjunto de
opciones.
 Casilla de verificación. Permite la selección de varias opciones dentro
de una lista.
 Control de número. Ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.
 Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un
cuadro de lista.
 Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.
 Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos
elegir una sola opción o múltiples opciones de acuerdo a la
configuración del control.
 Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el
formulario.

Para utilizar estos controles, se debe activar la ficha Programador en la cinta


de opciones, para ello realice lo siguiente:
- Clic en Archivo
- Clic en opciones
- Seleccionar la categoría Personalizar cinta de opciones
- Y en la columna Pestañas principales, activar Desarrollador
- Aceptar

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Automáticamente en la cinta de opciones aparecerá la ficha Desarrollador, con
los grupos de iconos necesarios para trabajar con formularios y macros:

CUADRO COMBINADO
Permite generar una lista desplegable con un listado de opciones

NOTA: Para generar estos botones se debe tener digitada la información en


otra hoja de cálculo diferente a la que se utilizará para crear los controles de
formulario. En este caso se tienen digitada la información en la hoja Datos.

Pasos:
1. En el grupo controles de la ficha Programador, elegir el icono cuadro
combinado y dibujarlo con clic sostenido en el área de la hoja donde se
desea insertar este control

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Tenga en
cuenta utilizar
los iconos del
área controles
de formulario,
NO utilizar
controles
ActiveX

Tenga en cuenta que al dibujar el botón, quedan activos los manejadores


de tamaño (ubicados en las esquinas y el centro del botón), con el fin de
cambiarle la dimensión al botón. Además, cuando el botón esta
seleccionado se puede mover, arrastrándolo con clic sostenido.

Manejador de tamaño

Al quitar la selección del botón, los manejadores de tamaño se desaparecen. Si


se hace un clic sobre el botón para seleccionarlo, se desplegara la lista que
forma el botón. Para que los manejadores de tamaño vuelvan a aparecer, se
debe hacer clic derecho sobre el botón, y cerrar el menú que aparece
presionando la tecla ESC.

2. Hacer clic derecho sobre el botón y seleccionar Formato de control


3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Se deben seleccionar las celdas que


contienen los datos que formaran la lista
del botón, en este caso se deben elegir las
celdas del código artículos (sin el título)
ubicadas en la hoja Datos.

Esta opción vincula los datos de la


lista con el botón. Se debe elegir una
celda vacía. En este caso es la celda
E2 de la hoja datos.

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4. Clic en aceptar.

Al hacer clic sobre el botón se desplegará la lista con los códigos de los
artículos.

Cuando se elija un valor de la lista, en la celda vinculada (en este caso la


celda E2 de la hoja datos) aparecerá un número, que indica la posición del
elemento elegido en la lista.

BOTÓN DE OPCIÓN
Permite tener un grupo de opciones de los cuales sólo se puede elegir uno.

NOTA: Para generar estos botones se debe tener digitada la información en


otra hoja de cálculo diferente a la que se utilizará para crear los controles de
formulario. En este caso se tienen digitada la información en la hoja Datos.

1. En el grupo controles de la ficha Programador, elegir el icono botón


de opción y dibujarlo con clic sostenido en el área de la hoja donde se
desea insertar este control

Tenga en
cuenta utilizar
los iconos del
área controles
de formulario,
NO utilizar
controles
ActiveX

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Tenga en cuenta que al dibujar el botón, quedan activos los manejadores de
tamaño (ubicados en las esquinas y el centro del botón), con el fin de
cambiarle la dimensión al botón. Además, cuando el botón esta seleccionado
se puede mover, arrastrándolo con clic sostenido. Este tipo de botones
requiere que se escriba un texto que indique su función, por tal motivo se hace
doble clic sobre el texto que trae por defecto y se digita el nuevo texto.

Manejador de tamaño

Se deben crear los botones necesarios que forman el grupo, en este caso son
tres: Contado, TC y Cheque, así:

Tenga en cuenta que cuando se hayan creado todas las


opciones del grupo, sólo se podrá elegir uno.

2. Hacer clic derecho sobre el primer botón de opción y seleccionar


Formato de control
3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción vincula los datos de la


lista con el botón. Se debe elegir una
celda vacía. En este caso es la celda J2
de la hoja datos.
Clic en Aceptar.
Automáticamente
Cuando se elija una opción del grupo, en la celda vinculada (en todos los caso
este botones
la
que forman
celda J2 de la hoja datos) aparecerá un número, el grupo
que indica quedaron
la opción
elegida. vinculadas con esta celda.

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CUADRO DE GRUPO
Se utiliza para agrupar los botones que hagan parte del mismo conjunto.

Para utilizar este botón ya debe estar creado el grupo de botones que se desea
agrupar. Para ello se hace clic sobre el icono cuadro de grupo de los controles
de formulario y se dibuja un cuadrado sobre el grupo de botones.

Para cambiar el nombre al cuadro de grupo, se hace doble clic sobre el nombre
que éste trae por defecto y se digita el nuevo nombre que llevará este grupo.

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CASILLA DE VERIFICACIÓN
Se utilizan para crear un grupo de opciones de los cuales se pueden elegir
varias simultáneamente.
NOTA: Para generar estos botones se debe tener digitada la información en
otra hoja de cálculo diferente a la que se utilizará para crear los controles de
formulario. En este caso se tienen digitada la información en la hoja Datos.

1. En el grupo controles de la ficha Programador, elegir el icono Casilla


de verificación y dibujarlo con clic sostenido en el área de la hoja
donde se desea insertar este control

Tenga en
cuenta utilizar
los iconos del
área controles
de formulario,
NO utilizar
controles
ActiveX

Tenga en cuenta que al dibujar el botón, quedan activos los manejadores de


tamaño (ubicados en las esquinas y el centro del botón), con el fin de
cambiarle la dimensión al botón. Además, cuando el botón esta seleccionado
se puede mover, arrastrándolo con clic sostenido. Este tipo de botones
requiere que se escriba un texto que indique su función, por tal motivo se hace
doble clic sobre el texto que trae por defecto y se digita el nuevo texto.

Manejador de tamaño

Se deben crear las casillas necesarios que forman el grupo, en este caso son
dos: Tarjeta de Puntos y Domicilio, así:

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Tenga en cuenta que cuando se hayan creado todas las
opciones del grupo, se podrán elegir varios simultáneamente.

2. Hacer clic derecho sobre la primera casilla de verificación y seleccionar


Formato de control
3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Esta opción vincula los datos del


grupo con la casilla de verificación. Se
debe elegir una celda vacía. En este
caso para la primera casilla es la celda
G8 de la hoja datos. Para este tipo de
botones, se debe elegir una celda
vinculada para cada casilla dibujada.
Para la segunda casilla se elige la
celda G9

4. Clic en aceptar.

Tenga en cuenta que en las casillas seleccionadas (activas) en la celda


vinculada aparecerá la palabra VERDADERO y en las casillas que no estén
seleccionadas en la celda vinculada aparecerá la palabra FALSO.

Tarjeta de puntos esta activa, entonces en la celda vinculada aparece


VERDADERO y en Domicilio que esta inactiva aparece en la celda vinculada
FALSO.

Recuerde agrupar las casillas que forman el grupo Descripción:

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CONTROL DE NÚMERO
Este botón permite aumentar o disminuir un valor numérico.
Ejemplo: Se desea crear un botón de control para aumentar o disminuir la
cantidad de artículos, teniendo en cuenta que la cantidad mínima es 1 y la
máxima es 12

1. En el grupo controles de la ficha Programador, elegir el icono control de


número y dibujarlo con clic sostenido en el área de la hoja donde se desea
insertar este control

Tenga en
cuenta utilizar
los iconos del
área controles
de formulario,
NO utilizar
Tenga en cuenta que al dibujar el botón, quedan activos los manejadores de
controles
tamaño (ubicados en las esquinas
ActiveX y el centro del botón), con el fin de
cambiarle la dimensión al botón. Además, cuando el botón esta seleccionado
se puede mover, arrastrándolo con clic sostenido.

2. Hacer clic derecho sobre el control de número y elegir formato de control.


Se activa el siguiente cuadro de diálogo:

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Indicar el valor
mínimo del rango.
En este caso es 1

Indicar el valor
máximo del rango.
En este caso es 12

Seleccionar la celda Indicar el valor del


vinculada, en este caso es incremento. En este
la celda H8, que es donde caso será 1
se desea que aparezca el
número.

3. Clic en aceptar

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