ACTIVIDAD NO.

12 COMBINAR
CORRESPONDENCIA
Esta opcin nos permite incluir en un documento, datos almacenados
en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo
escribimos el texto que se repetir en todas las cartas y Word se encarga de
generar los datos ariables que cambian en cada carta seg!n la persona. De
esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
"a utilidad de combinar correspondencia la podemos aproec#ar en
otras situaciones como lo son la generacin de etiquetas, la impresin de
sobres para initaciones, etc.
Conceptos previos
Documento principa. Es el documento Word que contiene el texto
$jo y los campos ariables que toman su alor del origen de datos.
Ori!en "e "atos. Es el lugar donde residen los datos que amos a
utilizar en el documento principal. Puede proenir de distintos programas,
por ejemplo puede ser una tabla de %ccess, un libro de Excel, una lista de
direcciones de &utloo', una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos er el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos.
(n registro corresponde a una $la )rengln*, y un campo corresponde
a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de %ccess,
el registro ser la $la correspondiente a un cliente, y un campo sern por
ejemplo, el nombre del cliente, otro ser+a la direccin del cliente, es decir
cada uno de los datos de ese cliente.
Crear e "ocumento principa
%brir Word y tener en la entana
actia un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto
$jo.
,eleccionar de la pesta-a
.orrespondencia el men! /niciar
combinacin de correspondencia.
%ll+ #az clic en la opcin Paso a paso
por el %sistente para combinar
correspondencia.
,e abrir la seccin
.ombinar correspondencia con el
primer paso del asistente, el cual
nos a preguntando y nosotros le
contestamos #aciendo clic en la
opcin deseada.
Primero tenemos que elegir
el tipo de documento que
queremos generar )cartas,
mensajes de correo electrnico,
sobres, etc.*.
,eleccionamos .artas y
#acemos clic en ,iguiente para
que aparezca el segundo paso del
asistente.
En el paso 0 de$nimos el documento
inicial, que es el documento que contiene la
parte $ja a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la
opcin seleccionada en este momento.
De#ar seecciona"a a primera opci$n % &acer cic en Si!uiente
para continuar con e asistente.
En el paso 1 seleccionamos el origen de
datos )destinatarios*.
'tii(ar una ista e)istente. %parece la
opcin Examinar...,
#acer clic en ella
para buscar el arc#io que contiene el origen
de datos.
Seeccionar "e os contactos "e Outoo*. En lugar de Examinar...
aparece la opcin Elegir la carpeta de
contacto.
Escri+ir una ista nueva. %parece la opcin .rear..., #acer clic en
ella para introducir los alores en la lista )esta
es la que utilizaremos en este ejemplo*.
%l #acer clic en la opcin .rear... se abre el cuadro de dilogo 2uea
lista de direcciones y aqu+ podremos comenzar a llenar nuestros registros.
3ambi4n podemos con$gurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.
(na ez modi$cada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se
procede a guardarla.
&bsera cmo cambiamos las columnas y el nombre de algunos
campos. Para lograrlo, puedes entrar a personalizar columnas donde
encontrars de una forma sencilla, la forma de modi$car estos elementos.
.lic en %ceptar y pasamos a guardar nuestra lista.
,acer cic en Aceptar para pasar a paso - "e asistente
En este paso redactamos en el documento
abierto el texto $jo de nuestra carta y a-adimos
los campos de combinacin. Para ello debemos
posicionar el cursor en la posicin donde
queremos que aparezca el campo de combinacin
y a continuacin #acemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar5
(n 6loque de
direcciones..., una "+nea de
saludo..., 7ranqueo
electrnico... o 8s
elementos.... En la opcin 8s
elementos... aparecer la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a
insertar.
.uando #ayamos completado el documento #acemos clic en
,iguiente para continuar al paso 9 del asistente.
En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los
alores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario
anterior y siguiente respectiamente, podemos 6uscar un destinatario...
concreto, Excluir al destinatario )en el que nos encontramos* o Editar lista
de destinatarios... para corregir alg!n error detectado.
Para terminar #acer clic en ,iguiente.
Para eniar las cartas a la impresora
#acer clic en la opcin /mprimir....
,i queremos guardar las cartas en un
nueo documento por ejemplo para recti$car
el texto $jo en algunas de ellas, o eniar
luego el documento a otro usuario #acemos
clic en E"itar cartas in"ivi"uaes... En
este caso nos permite elegir combinar todos
los registros, el registro actual o un grupo de
registros. El documento creado ser un
documento normal sin combinacin.
,i no queremos realizar ninguna de las
acciones anteriores cerramos el panel de
tareas.
.a pesta/a Correspon"encia
Para recti$car un documento combinado o utilizarlo para eniar
nueas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del
asistente que ya #emos isto, pero tambi4n podemos utilizar los botones de
la pesta-a .orrespondencia.
Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia para realizar los cambios conenientes.
Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de
direcciones tal como imos con el asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor una l+nea de
saludos tal como imos con el asistente.
Permite insertar en la posicin del cursor un
campo del origen de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est
actiada, los datos correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos
dentro del documento.
%signar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos
ms adelante.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est
disponible con un documento de tipo etiquetas.
En este men! podrs utilizar una barra de desplazamiento
para moerte por los diferentes destinatarios. 3ambi4n podrs
buscarlo o comprobar alg!n tipo de error por tu parte en la
creacin de la carta.
Insertar campos "e com+inaci$n
Para incluir un campo de combinacin, #acer clic en el icono
de la pesta-a .orrespondencia y se abrir el cuadro /nsertar campo de
combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos,
seleccionamos el campo a insertar y #acemos clic en el botn /nsertar.
Podemos insertar as+ todos los campos que queramos.
El campo aparecer en el documento principal entre y esto
nos indica que a#+ a un campo que ser sustituido por un alor cuando se
ejecute la accin de combinar.
:er datos combinados
,i queremos er el aspecto que tendr el documento
combinado, #acemos clic en este botn, el cual nos permite er el
documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.
"a imagen anterior muestra el documento combinado con los datos
del primer registro del origen de datos. ,i estamos isualizando el
documento de esta forma a eces es un poco complicado localizar los
campos que son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este
problema es #acer clic sobre el icono , los campos del origen de datos
aparecern resaltados.
Despa(arse por os re!istros
El origen de datos puede contener arias $las de datos )arios
destinatarios*, al combinar, se generarn tantos documentos como registros
tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las
$las del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.
Permite er los datos del primer registro del origen.
Permite isualizar el registro anterior.
Este cuadro permite saber qu4 registro se est isualizando as+
como, permite ir directamente a un registro determinado
escribiendo el n; del registro. Por ejemplo, < indica que estoy en
el primer registro, si sustituimos ese < por un =, se isualizar el
documento con los datos del cuarto cliente.
Permite isualizar el registro siguiente.
Permite isualizar el !ltimo registro.
Buscar un re!istro
.uando el origen de datos tiene muc#os registros puede ser largo y
tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los
botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botn
. Permite ir a un registro concreto, indicando el alor que
buscamos y en qu4 campo lo tiene que buscar.
%parece el cuadro de dilogo 6uscar entrada que emos a
continuacin.
En buscar5 escribimos el dato que queremos encontrar.
En 6uscar en5 elegimos el campo del origen de datos en el que tiene
que buscar el alor. ,i elegimos 3odos los campos, buscar el dato en toda
la lista.
>acer clic en el botn buscar siguiente. ,i no encuentra ning!n
registro de las caracter+sticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
"a b!squeda siempre se realiza a partir del registro en el que se
encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue
al $nal del origen de datos y no #aya encontrado el registro buscado, nos
deuele otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el
principio del origen.
,i encuentra un registro de las caracter+sticas buscadas, se posiciona
en 4l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro
registro con las mismas caracter+sticas, tal como se muestra en la imagen.
Destinatarios "e com+inar correspon"encia
%unque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir
desde Word a modi$car los datos almacenados en ese origen, indicar alg!n
tipo de ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por alg!n campo
de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de $ltro para que
slo se combinen ciertos registros del origen de datos en ez de todos.
>aciendo clic en el icono se abre el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos #acer
todo esto.
En este cuadro aparece
una rejilla con los datos de los
destinatarios )los que se
combinarn con el documento
principal*. .ada $la corresponde
a un destinatario y por cada
destinatario se generar una
carta )o lo que se #aya dise-ado*.
"a segunda columna contiene
casillas de eri$cacin que
indican los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las
casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el
documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla. ,i queremos
modi$car el alor de alg!n dato almacenado #acemos clic sobre el origen de
datos en la parte inferior y pulsamos Edicin. ,e abrir este cuadro de
dilogo5
Desde aqu+ podremos cambiar los datos del destinatario o incluso
a-adir nueos.
,i la lista es muy extensa con el botn 6uscando se abrir el cuadro
de dilogo 6uscar entrada donde podemos introducir un alor y un campo y
se posicionar en el primer destinatario que tenga el alor en ese campo.
0itrar "estinatarios
,i se quiere $ltrar los destinatarios que tengan un determinado alor
en un campo de combinacin )por ejemplo queremos los clientes de
3ijuana*, primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono
, a continuacin #acemos clic en la ?ec#a que est
en el encabezado del campo .iudad y se despliega una lista con arias
opciones5
1To"os23 se seleccionan todos los alores de
poblacin.
1Espacios23 se seleccionan todos los
destinatarios que no tienen poblacin.
1Sin espacios2 se seleccionan todos los
destinatarios que tienen un alor en el campo
poblacin.
"os alores que aparecen sin par4ntesis son
los distintos alores que aparecen en la poblacin
del origen de datos )en este caso tenemos clientes
de 8exicali y 3ijuana*. ,i seleccionamos uno de
estos alores, seleccionar del origen de datos los
destinatarios que tengan ese alor en la poblacin
y los dems no se combinarn.
1Avan(a"o...23 abre el cuadro de dilogo 7iltrar y ordenar que eremos a
continuacin5
En la pesta-a 0itrar re!istros se pone la condicin que debern
cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan
combinados. ,e puede poner una condicin o arias. En la primera l+nea se
a formando la primera condicin.
En Campo5 seleccionamos el campo que a a formar parte de la
condicin.
En Comparaci$n5 seleccionamos el tipo de comparacin que amos
a utilizar. "os tipos de operaciones son los conocidos )igual, distinto, menor
que, mayor que, etc.*.
Vac4o3 indica que el campo no tiene alor. Por ejemplo si no
queremos que salgan combinados los clientes que no tengan direccin,
seleccionamos .ampo5 direccin y .omparacin5 2o ac+o, en .omparado
con5 no pondremos nada.
En Compara"o con5 se pone el alor con el que se compara el
campo excepto cuando la comparacin es :ac+o o 2o ac+o.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leer+a5
nombre igual a @uan, de esta forma slo aparecer+an combinados los clientes
de nombre @uan.
Podemos utilizar arias condiciones uni4ndolas por el operador A u &
para formar condiciones compuestas, como por ejemplo5 nombre igual a
@uan A direccin 2o ac+o, sacar+a los clientes de nombre @uan que tuiesen
algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones #acemos clic en el botn Borrar to"o.
(na ez formulada la condicin, salimos #aciendo clic en Aceptar.
.uando el campo interiene en el $ltro su ?ec#a aparece de otro
color.
Or"enar "estinatarios
,i queremos ordenar los destinatarios por alg!n campo de ordenacin
)por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos
para que luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados*, #acemos clic en
el nombre de la columna que queremos ordenar y eremos que los
destinatarios se ordenarn por ese campo. ,i olemos a #acer clic sobre el
nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden
inerso.
3ambi4n podemos ordenar por arios campos por ejemplo queremos
ordenar las cartas por proincia y dentro de la misma proincia por
poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso,
tenemos que utilizar la $c#a Or"enar re!istros del cuadro de dilogo
7iltrar y ordenar.
>acer clic en la ?ec#a del encabezado de la primera columna por la
que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin
)aanzado...*, aparecer el cuadro de dilogo 7iltrar y ordenar, a
continuacin #acer clic sobre la pesta-a &rdenar registros.
,lo tenemos que seleccionar en &rdenar por5 el campo por el cual
queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente )de
menor a mayor* o descendente )de mayor a menor*.
Para ordenar por ms campos, rellenar en luego por5
(na ez formulada la condicin, salimos #aciendo clic en %ceptar.
Com+inar a imprimir
"a opcin imprimir documentosB permite eniar a la impresora el
resultado de la combinacin.
%l #acer clic en 4l aparece el cuadro de dilogo de la derec#a.
Podemos imprimir todos los registros )todos los destinatarios despu4s
de aplicar los $ltros*, el registro actual )el que se isualiza en es momento,*
o un grupo de registros )Desde5 ...>asta5 ...*.
En Des"e3 ponemos el n!mero de orden del primer registro a
combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.
En &asta3 se pone el n!mero de orden del !ltimo registro a
combinar, dejarlo en blanco indica #asta el !ltimo.
Por ejemplo, del
segundo al quinto
)desde5 0 #asta5 9*C a
partir del segundo
)desde5 0 #asta5 en
blanco*C los tres
primeros )desde5 en
blanco #asta5 1*.
%l pulsar %ceptar
se abrir el cuadro de
dilogo /mprimir que ya
conoces.
Com+inar en correo eectr$nico
"a opcin Eniar mensajes de correo electrnico permite eniar cada
carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico.
.on la creciente y casi ineitable utilizacin del correo electrnico es
eidente que esta utilidad a#orrar muc#o trabajo. %l #acer clic en 4l aparece
el cuadro de dilogo de la derec#a, en este, adems de indicar qu4 grupo de
registros queremos eniar )como con la opcin .ombinar al imprimir*
debemos completar los parmetros del mensaje a eniar.
En Para3 ,e seleccionamos de la lista despegable el campo que
contiene la direccin de eDmail del destinatario.
En Asunto5 ,e escribe el texto que $gurar en el asunto del mensaje.
En 0ormato "e correo5 ,e seleccionamos de la lista despegable el
tipo de formato del mensaje, puede ser 3exto sin formato, >38" o datos
adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un
programa de correo electrnico compatible con 8%P/, por ejemplo, 8icrosoft
&utloo' 0EEF.