CASO 1: Un centro de investigación médica sin fines de lucro

Usted es Alexis, el director de asuntos externos de un centro nacional de investigación médica sin
fines de lucro que realiza investigaciones sobre enfermedades relacionadas con el envejecimiento.

El trabajo del centro se mantiene gracias al financiamiento de diversas fuentes, entre ellas, el
público en general, los estados y subsidios de empresas, fundaciones y el gobierno federal. Su
departamento prepara un reporte anual de los logros y el estatus del centro financiero para el
consejo de administración. El reporte se compone principalmente de texto con algunas gráficas y
tablas, todo en blanco y negro, y una portada sencilla. Es voluminoso y su 130 Parte 2 Planeación,
ejecución y control del proyecto redacción es muy concisa. Su producción resulta barata, fuera del
esfuerzo para integrar el contenido, lo cual requiere tiempo para solicitar y obtener información de
los otros departamentos del centro.

En su última junta, los miembros del consejo propusieron que el reporte anual se “renovara” para
tener un documento que se pudiera utilizar para marketing y publicidad. Quieren que el próximo
reporte anual se envíe por correo a los diversos grupos de interés del centro, a los donantes
anteriores y a los potenciales. El consejo considera que un documento como éste es necesario para
colocar al centro “en la misma liga” que otras organizaciones grandes sin fines de lucro, con las
cuales compite por donaciones y fondos. El consejo piensa que el reporte anual podría utilizarse
para comunicar a estos grupos de interés los avances que el centro está logrando en sus esfuerzos
de investigación y su sólida administración fiscal, para aprovechar mejor los fondos y las donaciones
que recibe.

Usted deberá elaborar un reporte anual más breve, sencillo y fácil de leer que muestre los beneficios
de la investigación del centro y su impacto en la vida de las personas. Debe incluir fotografías de
varios hospitales, clínicas e instalaciones de atención médica a largo plazo que apliquen los
resultados de la investigación del centro. También debe incluir testimonios de pacientes y familias
que se hayan beneficiado de la investigación del centro. El reporte debe ser “atractivo”, a color,
contener muchas imágenes y gráficas fáciles de comprender, y estar redactado en un estilo
comprensible para el posible donador adulto promedio.

Es un trabajo considerable para su departamento, que está conformado por otros tres miembros.
Tendrá que contratar por fuera algunas de las actividades y tal vez tenga que viajar a varias
instalaciones médicas de todo el país para tomar fotografías y recoger los testimonios. También
deberá someter a licitación el diseño, la impresión y la distribución para que varios contratistas
presenten propuestas y precios. Según sus cálculos, se deben imprimir y enviar por correo alrededor
de cinco millones de copias.

Hoy es 1 de abril. El consejo le pide que asista a la siguiente junta del 15 de mayo para que presente
un plan detallado, el programa y el presupuesto, y explique cómo completará el proyecto. El consejo
quiere el reporte anual “en el correo” para el 15 de noviembre, de modo que los posibles donantes
lo reciban en la temporada navideña cuando es probable que sean “generosos”.

El año fiscal del centro termina el 30 de septiembre y sus estados financieros deben estar disponibles
para el 15 de octubre; sin embargo, la información no financiera para el reporte se puede empezar
a recabar justo después de la junta del consejo del 15 de mayo. Por suerte, usted está tomando un
curso de administración de proyectos por las tardes en una universidad cercana y esto representa
una excelente oportunidad para aplicar lo que ha aprendido. Sabe que es un proyecto grande y que
el consejo abriga grandes expectativas. Usted quiere asegurarse de cumplir con las expectativas del
consejo y que éste apruebe el presupuesto que necesitará para realizar el proyecto; sin embargo,
sólo lo aprobarán si están seguros de que tiene un plan detallado para hacerlo. Usted y su personal
tienen seis semanas para elaborar el plan que presentarán al consejo el 15 de mayo. Si lo aprueban,
tendrá seis meses, del 15 de mayo al 15 de noviembre, para implementar el plan y completar el
proyecto. Su personal está conformado por Grace, una especialista en marketing; Levi, un
escritor/editor, y Lakysha, una asistente cuya afición es la fotografía (por las tardes cursa la carrera
de fotoperiodismo en la universidad y ha ganado varios concursos de fotografía en la ciudad).

ACTIVIDAD EN EQUIPO (Cap. 4)

Usted y su equipo deben elaborar un plan para presentarlo al consejo. Para ello hagan lo siguiente:

1. Establecer el objetivo del proyecto y hacer una lista de supuestos respecto al proyecto.
2. Elaborar una estructura de división del trabajo.
3. Preparar una lista de las actividades específicas que deben realizarse para lograr el objetivo del proyecto.
4. Para cada actividad, asignar a la persona que será responsable.
5. Elaborar un diagrama de red que muestre la secuencia y las relaciones de dependencia de todas las
actividades.

ACTIVIDAD EN EQUIPO (Cap. 5)

1. Calcule la duración estimada de cada actividad.

2. Utilizando un tiempo de inicio del proyecto de 0 (o 15 de mayo) y un tiempo de terminación requerido de
180 días (o 15 de noviembre), calcule las fechas de PI, PT, UI y UT, y la holgura total de cada actividad. Si sus
cálculos producen un programa de proyecto con una holgura negativa total, revise el alcance del proyecto,
la duración estimada de las actividades y/o la secuencia o relaciones dependientes para llegar a un
programa inicial aceptable para completar el proyecto en 180 días (o el 15 de noviembre). Describa las
revisiones que hizo.

3. Determine la ruta crítica e identifique las actividades que conforman la ruta crítica.
4. Trace una gráfica de barras (gráfica de Gantt) con base en las fechas PI y PT del programa obtenidas en el
inciso 2.