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MANUAL DE FUNCIONES, PERFIL DE CARGOS Y Versión 1

RESPONSABILIDADES
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2019
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MANUAL DE FUNCIONES, PERFIL DE

CARGOS Y RESPONSABILIDADES

HAS-008

VERSIÓN: UNO (1)

VIGENTE DESDE: SEPTIEMBRE DE 2019.

COPIA: UNO

ASIGNADA A: GERENCIA GENERAL

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1. OBJETIVO

Establecer una fuente de información que permita conocer las funciones de cada individuo
que ocupa un puesto de trabajo en la empresa HOGAR DEL ANCIANO,, sus
responsabilidades, competencias necesarias y los requisitos mínimos para acceder a
éste, tales como educación, experiencia y formación, entre otros.

2. ALCANCE

Este documento aplica para todos los cargos de la empresa HOGAR DEL ANCIANO,.

3. GLOSARIO

 Educación: La educación es el nivel académico alcanzado por una persona en un

programa soportado por el Ministerio de Educación Nacional.

 Formación: Es la educación complementaria que recibe una persona con el objetivo

de ampliar sus conocimientos o destrezas en aspectos relacionados con su profesión o
trabajo.

 Habilidades: Son las destrezas desarrolladas por una persona que le permiten realizar
una actividad de manera eficiente.

 Experiencia: Es la cantidad de tiempo que una persona ha destinado a la realización

de una tarea específica.

 Competencia: La competencia es una combinación de atributos, que describen el nivel

de suficiencia con que una persona es capaz de desempeñar un cargo asignado dentro
de la empresa. Los atributos con que medimos este nivel de suficiencia deben definirse en
términos de educación, formación, habilidades y experiencia.

 Capacitación: Complementar la educación académica del empleado o prepararlo para

emprender trabajos de más responsabilidad. Es el conjunto de conocimientos sobre el
cargo que debe desempeñar, de manera eficaz y eficiente, para mejorar las habilidades
manuales o destrezas de los individuos.

 Guía de perfiles: Documento que contiene los perfiles establecidos para los cargos
presentes en una organización.
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 Prestadores de Servicio: Personal contratado por HOGAR DEL ANCIANO,, para

ejecutar las labores de instructor, asesor o consultor, entrenador, monitor u otro servicio
en los procesos que la empresa desarrolla.

 Asesor: Persona que desempeña la función de orientador, guía o consejero de una

empresa.

 Consultor: Profesional con especialización o maestria o doctorado de mínimo 1 año de

experiencia en un área específica. Que provee de consejo experto en un dominio
particular o área de experiencia.

4. ORGANIGRAMA

La representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa se presenta a

continuación:

5. ESPECIFICACIÓN DE LOS PERFILES

A continuación, se detalla cada uno de los requisitos establecidos para la gestión del
talento humano en relación con las disposiciones de competencia, responsabilidad,
autoridad, objetivos de calidad y responsabilidades en seguridad y salud en el trabajo.

ORGANIGRAMA

JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR FINANCIERO/
RESPRESENTANTE LEGAL DIRECTOR ADMINISTRATIVO

AREA ADMINISTRATIVA Y AREA ASISTENCIAL AREA SERVICIOS

FINANCIERA
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PERFIL DE CARGO
CARGO REPRESENTANTE LEGAL

Gerencial, Recurso Humano,

NO APLICA PROCESO
JEFE INMEDIATO Planeación Supervisión

MISIÓN DEL CARGO

Actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas,
administrativas y de calidad de la empresa
Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el
desempeño organizacional
Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de
manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de
aplicación los nuestros productos y servicios.

EDUCACIÓN
COMPLETAR
FORMACIÓN

COMPLETAR

EXPERIENCIA

COMPLETAR

HABILIDADES Y VALORES
 Capacidad de concertación y negociación
 Liderazgo,
 Toma de decisiones,
 Capacidad de dirección en trabajos rutinarios y de inmediata respuesta
 Capacidad para atender varios asuntos de forma simultánea,
 Responsabilidad
 Buenas relaciones interpersonales
 Resolución de problemas
 Manejo de grupo
 Trabajo en equipo
 Disposición al cliente
 Iniciativa
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 Exámenes para el cargo: ver profesiogramas

RESPONSABILIDADES EN SST DEL CARGO

Responsabilidades del cargo en SST:
 Revisar y aprobar las políticas explícitas en el Programa de SST, demostrando así su
verdadero liderazgo y compromiso gerencial.
 Realizar revisión Gerencial anual del Programa de SST.
 Apoyar el desarrollo del Sistema SST
 Aprobar los recursos económicos, técnicos y humanos (Presupuesto) para garantizar
condiciones óptimas de trabajo, logrando así la protección integral del trabajador y el
medio que lo rodea.
 Velar por el cumplimiento de la legislación vigente del País en materia de SST.
FUNCIONES
1. Cumplimiento y ejecución de las políticas de la junta de socios
2. Ejercer la representación legal de la institución.
3. Dirigir el funcionamiento general de la empresa, trabajar por su crecimiento y disponer
las acciones necesarias para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos.
4. Orientar el proceso de Direccionamiento Estratégico de la institución, procurando la
integración armónica de todos los procesos operativos y de apoyo para alcanzar los
objetivos y directrices planteados.
5. Asignar los roles del personal dentro de la organización.
6. Buscar nuevos proyectos de trabajo.
7. Gestionar créditos bancarios
8. Asegurar el compromiso permanente con el cumplimiento de los objetivos del Sistema
de Gestión de Calidad, destinando para ello los recursos necesarios.
9. Realizar o delegar las entrevistas para la contratación de personal en la institución.
10. Aprobar los planes de capacitación para todo el personal.
11. Realizar la revisión del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo y
mantener su vigencia.
12. Informar cualquier situación o condición que pueda generar un incidente o accidente
de trabajo
13. Hacer uso adecuado de los elementos de protección personal suministrado
14. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo de la organización
15. Reportar accidentes de trabajo de forma inmediata
16. Asistir de manera obligatoria a las capacitaciones programadas por la empresa
HOGAR DEL ANCIANO ,
17. Reportar condiciones peligrosas a COPASST y/o vigía ocupacional
18. Cuidar los elementos para prevención de emergencias
19. Usar los elementos de protección personal
20. Consumir responsablemente recursos
21. Revisar comprobantes de egreso antes de los pagos.
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22. Revisar y controlar caja menor y bancos.

23. Gerenciar el sistema de gestión de seguridad de salud en el trabajo de la empresa.
24. Diligenciar los registros del Sistema de Gestión de SST que le correspondan.
25. Asignar los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para llevar a cabo la
implementación y mantenimiento del SG-SST.
26. Monitorear el entorno para establecer las estrategias de la organización y los posibles
cambios que afecten a la organización en sus procesos y al Sistema de Gestión SST.
27. Realizar periódicamente las revisiones del Sistema de Gestión SST.
28. Realizar reuniones con los prestadores de servicio.
29. Liderar las actividades de preparación y respuesta a las posibles situaciones de
emergencia de la empresa.
30. Responder ante los entes de control de la Salud Ocupacional y Medio Ambiente del
país y ante la ARL correspondiente.
31. Implementar prácticas y controles operacionales para el SG-SST.
32. Realizar periódicamente las revisiones del SG-SST.
33. Participar en la planificación, implementación, revisión y mejoramiento del Sistema de
Gestión Integral
34. Garantizar la capacitación de seguridad y salud en el trabajo al personal de la
organización.
35. Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y del medio ambiente.
36. Cotizar ante la ARL el valor correspondiente al seguro de riesgos laborales, con el
objeto de amparar las contingencias de accidente de trabajo y enfermedad laboral.
37. Notificar a la ARL, los accidentes de trabajo y enfermedades laborales que se
presenten.
38. Asegurar el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo y política de
prevención del consumo de y drogas y destinar los recursos necesarios para su
implementación.
39. Designar el representante por la dirección ante el sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.
40. Estudiar las recomendaciones emanadas del COPASST y/o Vigía Ocupacional y
determinar la adopción de las medidas más convenientes o informar las decisiones
tomadas al respecto.
41. Todas aquellas adicionales que la empresa requiera

PERFIL DE CARGO
CARGO CONSULTOR - COORDINADOR EN SST
JEFE INMEDIATO Gerente PROCESO Recurso Humano.
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MISIÓN DEL CARGO

Coordinar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa, de

manera continua.

EDUCACIÓN
Profesional de cual área con especialización en salud ocupacional.
FORMACIÓN
Curso en ISO 9001:2008
Curso en OHSAS 18001:2007
Curso en ISO 14001:2004 o
Curso en Sistemas Integrados de Gestión
Curso de auditor interno en OHSAS 18001: 2007n
EXPERIENCIA

Cinco años de experiencia en cargos relacionados

HABILIDADES Y VALORES
 Capacidad de concertación y negociación
 Liderazgo,
 Toma de decisiones,
 Capacidad para atender varios asuntos de forma simultánea
 Responsabilidad
 Buenas relaciones interpersonales
 Resolución de problemas
 Manejo de grupo
 Trabajo en equipo
 Disposición al cliente
 Iniciativa
 Exámenes para el cargo: ver profesiogramas
RESPONSABILIDADES EN SST DEL CARGO
Responsabilidades del cargo en SST
 Administración total del programa de SST.
 Establecer el sistema de SST para los trabajadores, estableciendo las estrategias de
motivación, participación y evaluación
 Dar el apoyo necesario para el óptimo desarrollo de cada parte del programa SST.
 Investigar inmediatamente los incidentes y accidentes que se presenten
 Presentar resultados a Gerencia General y hacer que sus recomendaciones sean
implementadas.
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 Representar a la empresa ante cliente interno y externo, en el óptimo desarrollo del

sistema de gestión en seguridad, salud ocupacional y protección ambiental.
 Mantener informada a cada área de la empresa en todo lo relacionado a la gestión en
SST.
 Proponer a la administración de la empresa, la adopción de medidas y el desarrollo de
actividades, que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
 Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional, en
las actividades que se adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los
informes correspondientes.
 Proponer al empleador las medidas preventivas y/o correctivas a que haya lugar, para
evitar la ocurrencia de accidentes de trabajo o lesiones incapacitantes.
FUNCIONES
1. Dar cumplimiento al cronograma del SG-SST
2. Coordinar la implementación, mantenimiento y mejora del SG-SST
3. Controlar que se cumplan los objetivos establecidos del SG-SST
4. Mantener el sistema de Gestión integral de manera dinámica y permanente.
5. Asegurar que se establezca, se implemente y se mantenga un sistema de gestión
integral, de acuerdo con los requisitos de la norma OHSAS 18001
6. Coordinar con la Gerencia el desempeño del SG-SST, para efectos de su revisión
y como base para el mejoramiento del sistema
7. Controlar los registros y documentos del Sistema de Gestión Integral y asesorar a
la gerencia en los recursos que se requieran para el mismo.
8. Liderar el proceso de la empresa, acorde con los Manuales; Planes; procesos y
programas establecidos.
9. Participar en los procesos de evaluación de personal de planta y de proveedores.
10. Elaborar cronograma de actividades del SG-SST.
11. Retroalimentar a los prestadores de servicio sobre su desempeño
12. Diligenciar los registros que le correspondan.
13. Velar porque el servicio y la atención al cliente interno, externo y potencial sea
excelente e informar a la Gerencia sobre cualquier anomalía.
14. Identificar los mecanismos y herramientas que permitan procesar y analizar la
información referente a los índices de SG-SST, para ser presentados al personal
de la empresa.
15. Cumplir con las normas y recomendaciones del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo / SG-SST, Reglamento Interno de trabajo y Reglamento de
Higiene y Seguridad Industrial; así como con los procedimientos de seguridad y
medio ambiente para su propia protección, la de sus compañeros, la Empresa y el
medio ambiente.
16. Conocer y practicar las Políticas del SG-SST de la empresa.
17. Suministrar información veraz sobre su estado de salud
18. Informar oportunamente al representante por la dirección la presencia de
condiciones inseguras o actividades peligrosas en los lugares de trabajo; además,
si es el caso, presentar sugerencias que corrijan esta situación, colaborando en la
participación de la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo.
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19. Establecer comunicación inmediata ante la presencia de accidentes o incidentes

de trabajo, para prestar atención médica oportuna y adecuada y colaborar con la
investigación de los mismos.
20. Conocer el Plan de Emergencia de la empresa
21. Evitar actividades que impliquen riesgos ocupacionales y ambientales, sin el
entrenamiento adecuado y el conocimiento profundo de la acción.
22. Participar de manera activa en las actividades y capacitación que lleve a cabo la
empresa
23. Participar de la ejecución, vigilancia y control de los puestos de Trabajo y del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo / SG-SST.
24. Utilizar los elementos de Protección Personal que la empresa le ha asignado y
mantenerlos adecuadamente dándole el uso debido
25. Planificar y asesorar en las actividades preventivas y en particular, en la
identificación de los peligros, evaluación de los riesgos y el establecimiento de
medidas de emergencia.
26. Realizar y apoyar las investigaciones de accidentes y revisar que la prestación de
auxilio haya sido oportuna, adecuada y eficaz.
27. Establecer las acciones correctivas, a partir de accidentes, incidentes
ocupacionales y ambientales así como enfermedades profesionales detectadas.
28. Estudiar las necesidades, seleccionar y controlar el suministro de elementos de
protección persona
29. Programar y dar capacitación en lo referente a salud ocupacional, medio ambiente,
estilos de vida saludable y ambientes laborales sanos a la población trabajadora
en general
30. Proponer a la Dirección, la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que
procuren y mantengan ambientes de trabajo saludables
31. Llevar registros y estadísticas de accidentes de trabajo. Enfermedad profesional,
ausentismo e índice de lesiones incapacitantes (I.L.I.) elaborando la Vigilancia
epidemiológica de la población trabajadora.
32. Programar inspecciones periódicas a los puestos y áreas de trabajo para verificar
los correctivos o acciones tomadas
33. Dar a conocer a la población trabajadora, las normas o procedimientos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo / SG-SST, el Reglamento
de Higiene y Seguridad Industrial y el Reglamento Interno de trabajo.
34. Elaborar el presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo / SG-SST y para ser revisado por la representante por la dirección de la
empresa.
35. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes,
informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgos y sugerir las
medidas correctivas y de control.
36. Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se
desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del empleador, los
trabajadores y las autoridades competentes.
37. Diligenciar los registros del SG-SST que le correspondan.
38. Implementar prácticas y controles operacionales amigables con el medio ambiente
así como disponer adecuadamente los residuos generados en el desarrollo de las
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actividades
39. Recopilar periódicamente la información de entrada para las revisiones del SG-
SST
40. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo de la organización
41. Reportar accidentes de trabajo de forma inmediata
42. Otras que le sean asignadas.
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PERFIL DE CARGO
CARGO AUDITOR INTERNO
JEFE INMEDIATO Gerente PROCESO Recurso Humano.

MISIÓN DEL CARGO

Asesorar a la alta dirección en el diseño e implementación del sistema de auditoria interna
y establecer las acciones para verificar la correcta aplicación de los procesos y
procedimientos de orden administrativo, financiero, técnico, operacional y de gestión
adoptadas por la entidad, con la finalidad de proponer medidas correctivas en forma
oportuna y efectiva y fomentar la cultura fundamentada en el autocontrol, que contribuya
al mejoramiento continuo en la entidad
EDUCACIÓN
Professional
FORMACIÓN

Curso de Auditor de Sistemas de Gestión de la(s) norma(s) a auditar

EXPERIENCIA
Haber participado como observador en mínimo dos auditorías internas si el auditor es
interno.
HABILIDADES Y VALORES
Ético

Mente abierta

Versátil

Tenaz

Decidido

Facilidad de expresión

Decidido

Diplomático

Observador

Perceptivo
 Exámenes para el cargo: ver profesiogramas ; si es personal de la organización.
 Si es una prestación de servicio por solo la auditoria, no aplica.
RESPONSABILIDADES EN SST DEL CARGO
Responsabilidades del cargo en SST
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RESPONSABILIDADES
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 Coordinar y liderar el desarrollo de las auditorías internas de la empresa.

 Desarrollar las actividades de planeación de la auditoria.
 Desarrollar la reunión de apertura y de cierre de la Auditoría Interna.
 Definir y redactar las no conformidades; aspectos favorables, débiles, observaciones y
conclusiones de la auditoría interna.
 Asesorar a la alta dirección en la implementación de políticas, estrategias y
estándares de Auditoría
FUNCIONES
1. Coordinar y liderar el desarrollo de las auditorías internas de la empresa.
2. Desarrollar las actividades de planeación de la auditoria.
3. Desarrollar la reunión de apertura y de cierre de la Auditoría Interna.
4. Desarrollar las entrevistas, observar las actividades, recolectar evidencias objetivas
y revisar los documentos del sistema de gestión de la(s) norma(s) a auditar.
5. Definir y redactar las no conformidades; aspectos favorables, débiles, observaciones
y conclusiones de la auditoría interna.
6. Elaborar y entregar a la gerencia los informes de Auditorías internas.
7. Cumplir con las normas y recomendaciones del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo, Reglamento Interno de trabajo y Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial.
8. Evitar actividades que impliquen riesgo, sin el entrenamiento adecuado y el
conocimiento profundo de la acción
9. Realizar una gestión adecuada de los residuos generados en el desarrollo de su
actividad
10. Implementar prácticas y controles operacionales amigables con el medio ambiente
11. Utilizar los elementos de Protección Personal que la empresa le ha asignado y
mantenerlos adecuadamente dándole el uso debido
12. Diligenciar los registros del Sistema de Gestión de SST que le correspondan
13. Implementar prácticas y controles operacionales amigables con el medio ambiente,
así como disponer adecuadamente los residuos generados en el desarrollo de las
actividades
14. Realizar una gestión adecuada de los residuos generados en el desarrollo de su
actividad
15. Realizar periódicamente las revisiones del Sistema de Gestión Integral
16. Informar cualquier situación o condición que pueda generar un incidente o accidente
de trabajo
17. Hacer uso adecuado de los elementos de protección personal suministrado
18. Consumir responsablemente recursos
19. Asesorar a la alta dirección en la implementación de políticas, estrategias y
estándares de Auditoría.
20. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin
que se obtengan los resultados esperados
21. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado
del control interno dentro de la entidad.
22. Realizar auditorías a las áreas designadas según la metodología definida.
23. Coordinar la elaboración y seguimiento al plan de trabajo del área en el
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que se estructuran las auditorias, los resultados de auditorías internas

y la revisión al cumplimiento de los planes de mejora.
24. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
25. Apoyar a las dependencias en la elaboración y seguimiento de
los planes de mejoramiento que establezca la entidad, para dar
cumplimiento a las normas sobre la materia.
26. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas,
procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la
organización
27. Verificar que los controles definidos para los procesos y
actividades de la organización se cumpla por los responsables de su
ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados
de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan
adecuadamente esta función
28. Identificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la
evolución de la entidad.
29. Presentar informes a entes externos en cumplimiento de la
normatividad vigente cuando estos sean requeridos
30. Proponer mejoras para optimizar los procesos y procedimientos.
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RESPONSABILIDADES
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PERFIL DE CARGO
CARGO AUXILIAR CONTABLE Y ADMINISTRATIVO
Compras e
JEFE INMEDIATO GERENTE PROCESO
Infraestructura

MISIÓN DEL CARGO

Asistir al contador de HOGAR DEL ANCIANO , en el control y contabilización de
las diferentes operaciones administrativas y financieras y del adecuado manejo del
presupuesto.
EDUCACIÓN
Carrera técnica en contabilidad, Auxiliar contable y/o carreras afines.
FORMACIÓN
Conocimientos de tecnologías de la información.
Actualización tributarias
EXPERIENCIA
Un año en cargos en el área contable.
HABILIDADES Y VALORES
 Solución de problemas
 Capacidades cognitivas (concentración, atención, memoria y comprensión).
 Integridad (valor)

FUNCIONES

1. Servir de apoyo y colaborar a gerencia y Contabilidad

2. Realizar llamadas y diligenciar la correspondencia de la gerencia.
3. Manejar la caja menor.
4. Llevar los registros contables.
5. Realizar transferencias y pagos a proveedores por internet.
6. Elaborar nómina administrativa y de docentes y realizar los pagos.
7. Realizar los trámites administrativos para el ingreso del personal, las
afiliaciones a la seguridad social y otras pertinentes.
8. Preparar informes del Departamento de Contabilidad.
9. Llevar archivo general del Departamento.
10. Elaborar y confirmar referencias del personal que trabaja y que trabajó en la
empresa.
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RESPONSABILIDADES
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11. Realizar inventario físico anual de muebles y enseres e inventario físico de

material para la venta.
12. Elaborar los cheques para la cancelación de las cuentas por pagar.
13. Reemplazar a la secretaria e informadora en sus ausencias o permisos,
colaborar en el proceso de matrículas.
14. Realizar liquidación de aportes a la seguridad social y parafiscal.
15. Elaborar los contratos del personal.
16. Actualizar los libros fiscales.
17. Realizar mensajería de la empresa según lo solicitado por el jefe inmediato.
18. Solicitar y recibir cotizaciones de las compras a realizar.
19. Realizar las respectivas compras para el funcionamiento de la organización.
20. Realizar la selección, la evaluación del nuevo proveedor y la evaluación del
desempeño de los proveedores.
21. Estar pendiente del mantenimiento y reparaciones que se presenten y/o se le
reporten.
22. Semanalmente hacer copias de seguridad en discos duros externos de la
información de los diferentes puestos.
23. Realizar el plan de capacitaciones semestralmente.
24. Velar porque los formatos pertenecientes al Proceso de Compras e
Infraestructura sean diligenciados y ejecutados apropiadamente.
25. Demás que se le sean asignadas

Elaboro Reviso Aprobó

Cargo Asesor Líder de Proceso Gerente

Nombre

Firma

Fecha Septiembre de 2019 Septiembre de 2019 Septiembre de 2019