INFORME DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN

DOCUMENTAL

FECHA: Cúcuta, 31 de octubre de 2019

ELABORADO POR: Carmen Rosa Villamizar Serrano

1. OBJETIVOS

1.1 Identificar el estado actual de la gestión documental en la empresa

1.2 Conocer los factores y parámetros para la conservación y trasferencias de los
documentos.
1.3 Conclusiones.
1.4 Recomendaciones.

2. RESUMEN

2.1 IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA

EMPRESA

Esta empresa ofrece servicio de venta de computadores para carros, venta de repuestos
mecánicos y electrónicos, instalación y servicio técnico, automotriz, instalación y venta
de repuestos para vehículos para vehículos RENAULT, MAZDA y CHEVROLET. En
cuanto a la organización documental, el archivo se encuentra bien estructurado de
manera alfabética, pero con documentos en mal estado, en general no se cumple con los
requerimientos de la en cuanto a la preservación y conservación documental.

2.2 CONOCER LOS FACTORES Y PARÁMETROS PARA LA CONSERVACIÓN Y

TRASFERENCIAS DE LOS DOCUMENTOS.

El acuerdo 08 de 2014 del archivo general de la nación establece las pautas que debemos
tener en cuenta para una adecuada estructuración del archivo. Realice una lista de
chequeó para conocer el estado en el que se mantiene el archivo, los cuáles serán
detallados a continuación
 Se encuentra ubicado en un terreno sólido, con baja probabilidad de inundaciones.
 Mantiene las instalaciones acondicionadas para mantener una temperatura adecuada
con el fin de conservar los documentos, tienen protegidos los cables eléctricos, cuenta
con tres extintores en caso de incendio, los estantes poseen el peso indicado
establecido por la norma, al igual que la distancia de piso y longitud de separación.
 No se presenta humedad, ni ningún tipo de insectos, sus condiciones ambientales son
idóneas para la conservación documental.
 En cuanto al recurso humano, se encuentra una persona contratada para esta área.
 En el proceso de limpieza documental no utilizan tapa bocas, guantes y las
herramientas necesarias para su manipulación.
 los documentos se encuentras archivados en carpetas Az y se puede identificar los
documentos aún tiene elementos metálicos como grapas y clips.
 En la mayoría de los documentos se presenta restos de polvos.
 En algunos documentos la foliación está en desorden y el embalaje no se ha tenido
en cuenta, puesto que hay documentos que se encuentras en la parte inferior de los
estantes e incluso en el suelo.
 Cuentan con equipos cómputo, implementan plantillas para el control de la
documentación, las tablas de retención documental se encuentran mal estructuradas.

3. CONCLUSIÓNES

De acuerdo con los factores que se encontraron, podemos que la empresa cuenta con
un buen archivo, pero no está siendo manejado idóneamente, por ende no se mantiene
control adecuado en la conservación documental, además podemos destacar que se tuvo
en cuenta la norma que establece el archivo general de la nación para adecuarlo física y
ambientalmente. Así mismo podemos concluir que no cumple con los parámetros de
transferencia documental.

4. RECOMENDACIONES

 Contratar personal con experiencia, capacitado para ejercer esta labor.

 Polarizar ventanas y puertas para evitar la luz directa del sol.
 Actualizar las plantillas para el control de la documentación.
 Adquirir y utilizar los implementos para la limpieza de los documentos
 Clasificar los documentos para realizar el debido proceso de depuración y
embalaje.
 Capacitar periódicamente al personal en cuanto a las normas que se establecen
por el archivo general de la nación.
 Retirar los soportes metálicos entre los documentos y revisar la debía foliación de
los mismos.