Administración Básica

Umaña Umaña SAS

Diego Guarín, Juan José Garzón, Geraldinne Ramos, Laura Galvis, Lilly Sequeda.

1. RESEÑA DE LA EMPRESA

Fundador: Enrique Huertas Hernández (1942-1994)

 Liceo Cervantes
 Administrador de empresas de London School of Economics (LSE), Londres,
Inglaterra. 
 Funda la empresa en 1986, Bogotá Colombia. 
 La llama Inversiones HUMA. 

Motivación 
La necesidad de aplicar un modelo Gerencial y administrativo, a la nueva tendencia
constructiva que se iniciaba en Bogotá 

→Propiedad horizontal
→Edificios residenciales y de oficinas.

Historia de la Empresa

Fundada en 1986, por Enrique Huertas Hernández como Inversiones Huma. Al morir en
1994 la hija y la esposa heredan la empresa. 
  Hija: Cristina Huertas
 Esposa: Helena Umaña

Tras este cambio, varios edificios les retiran el contrato y además tuvieron que cambiar el
nombre a Umaña Umaña SAS  por temas legales. Quedan con solamente 3 contratos y
deben trabajar muy duro para recuperar clientes. 

2000 La madre se retira y queda Cristina Huertas como jefe, con 11 edificios a su cargo. 

2004 Cristina Huertas contrae matrimonio con Felipe de Narváez y al año siguiente se
asocian. 

2005 En la asociación deciden cambiar la estructura de administración:

 Distribuyen funciones gerenciales entre los dos. 

 Cada uno se especializa en áreas de la administración. 
 Se dividen los edificios a la mitad. 
 Bajo su mando el equipo de trabajo correspondiente para generar cercanía. 
 Enfocan su trabajo en conseguir clientes

2010 Llegan a manejar más de 50 edificios. 

2015-hoy: Concentrados en aumentar número de clientes.

Hacen énfasis en bienestar del empleado implementando celebraciones a mitad y final del
año además de celebración de cumpleaños y premios por rendimiento y desempeño. 

Ubicación

Bogotá, Colombia. 

Calle 75 #13-51

Oficina 501
Servicios: 

 Administración de propiedad horizontal 

o Residencial
o Comercial
 Suministro de personal de aseo y servicios generales en propiedad
horizontal
 Elaboración de estados funcionales (contabilidad) para propiedad
horizontal. 

Mercado: 

 Copropiedades estratos 5-6

 Entre la calle 68 y calle 106 y de la autopista norte hasta los cerros orientales.

Stakeholders y Grupos de interés

Con su desempeño logra generar valor a la compañía y mejoras sustanciales en su

desarrollo profesional, empleado y ser humano. 
Los usuarios y los clientes, que logran que la empresa vea, dentro del valor que crea, su
continuidad y crecimiento dentro de la industria a la que pertenecen, permitiendo lograr
los objetivos trazados en su misión y visión. 

- Socios accionistas
- Gerencia
- Dirección de Contabilidad
- Dirección de Supervisión
- Personal de supervisión y administrativo
- Personal de aseo y servicios generales
- Clientes

 Accionistas: 
Los accionistas deben recibir la información más relevante del desempeño de la
empresa y decidir sobre los destinos de esta, así como de recibir de manera
constante el retorno de la inversión que una buena gestión gerencial pueda lograr
para ellos. 

 Empleados: 
Por su trabajo arduo, compromiso, talento y entrega deben ser tenidos en cuenta y
recibir retorno que el valor de la empresa genere. En su bienestar y deseo de
continuidad en la empresa generando cada vez un talento más desarrollado en
beneficio mutuo. 

 Clientes: 
Los residentes de los edificios deben recibir el mejor servicio posible lo que
genera la tranquilidad y calidad del servicio para que su inversión sea
administrada por las mejores manos posibles, situación que puede incrementar el
valor de su inversión y reducción en costos de administración. 
2. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA

 Razón social: UMANA UMANA SAS

 Forma Jurídica: Sociedad por Acciones Simplificada

 ACTIVIDAD: Actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o

arrendados

 DIRECCIÓN: CALLE 75 13 51 OF 501

 CIUDAD: BOGOTÁ

 DEPARTAMENTO: BOGOTÁ

 TELÉFONO: (1)3104796

 Según el beneficio que persiguen.

Con fines de lucro

 Por sector económico

Terciario: servicios

 Por tamaño
Mediana: cuenta con 50 trabajadores

 Por orígen de capital

Privado

 Por explotación y conformación de capital.

Nacional

 Por responsabilidad legal

SAS

 Por conformación
Jurídicas: empresa responsable legal.

 Por número de socios

Unipersonal
  Por el grado de formalización
Empresa formal

 Grado de uso de tecnología

Poco masivos en tecnología

 Cubrimiento territorial
Local

Por responsabilidad legal: SAS

La sociedad por acciones simplificadas está reglamentada según la  Ley 1258 de 2008 . 

Dicha sociedad podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, quienes
sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes. 

Salvo lo previsto en el artículo 42 de la presente ley, el o los accionistas no serán

responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en
que incurra la sociedad (Cámara de Comercio de Bogotá, 2019) 

3.  PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO DE DIRIGIR
La gerencia y la dirección del área debe obtener el conocimiento y la información
pertinente, de manera clara, rápida y constante

PLANEAR
Se busca establecer con la anticipación necesaria las actividades a seguir para que para
que los procesos de administración de la copropiedad se realicen de forma satisfactoria. 

 Pagos a proveedores 
 Generación de informes 
 Reuniones 
 Prever posibles mantenimientos o reparaciones

ORGANIZAR
Dependiendo los clientes la firma establece sistemas de coordinación de los recursos para
poder brindar una excelente asesoría y servicio a cada uno de sus clientes. 

CONTROLAR:

Último paso del proceso administrativo en el cual se mide y revisa el desempeño

individual y organizacional para así asegurar que los hechos se ajusten a los planes. 

Ventaja competitiva
Gerencia cercana a todos los procesos del servicio, lo que permite un mayor control y
acceso inmediato de la situación financiera, facturación, etc. 

 Empresas similares tercerizan este proceso. 

Los clientes encuentran confianza y sienten que el servicio es personalizado y de mayor

tratamiento.

TEORÍAS DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADAS AL CASO DE

UMAÑA UMAÑA SAS

Teoría Clásica (Henry Fayol)

 Ejemplo: “División del trabajo entre quienes piensan (gerentes) y quienes

ejecutan (trabajadores)”.
 “La cabeza somos los 2” (Felipe y Cristina).
 Después está la contadora que además de ser la responsable de los servicios de
contaduría de los edificios, da apoyo gerencia en algunos momentos en nuestra
ausencia.
 Es la única que puede realizar pagos si nosotros la autorizamos.
 A ella le reportan 3 auxiliares contables y es la responsable de todo el. Depto
contable.

Teoría de la administración científica ( Frederick Winslow Taylor )

 Ejemplos: “La administración de las tareas”

 9 supervisoras son el contacto directo en los edificios y lo visitan varias veces a la

semana supervisando y haciendo seguimiento a las obras o situaciones a atender.
 Hay una asistente de gerencia que atiende las necesidades de la gerencia, atiende
al cliente externo y al cliente interno como apoyo a supervisores y contabilidad.
  Un mensajero que atiende las necesidades de mensajería de los edificios y de la
empresa.
 Una empleada de servicios generales y archivo
 42 aseadoras y toderos que trabajan en los edificios.

Teoría de las Relaciones Humanas (ELTON MAYO, KURT LEWIN)

 Ejemplos: “Conceptos de la dinámica de grupo y la motivación”.

 Hay flexibilidad en permisos, 

 Bonificaciones por desempeño o por haber logrado la solución de un problema.
 Hay un almuerzo a mitad de año en reconocimiento
 Una reunión de fin de año con comida regalos y rifas
 Se celebran los cumpleaños.

Teoría de la Burocracia (Max Weber)

 Ejemplo: “Adecuación de los fines a los medios en la búsqueda de un objetivo”.

 Al entrar el segundo socio
 Se redistribuyen funciones gerenciales en los dos nuevos socios.
 Adicionalmente cada uno se especializó en diferentes áreas de la administración.
 Cada uno se convirtió en la cabeza de la mitad de los edificios o clientes para
generar mayor contacto directo con los clientes, y en general de cada una de las
áreas de control de los edificios.
 De la empresa, cada uno asumió el control principal de algunas de las áreas
principales, pero siempre contando con el apoyo del otro en momentos de
necesidad o duda.

Teoría Neoclásica ( peter ferdinand drucker)

 Ejemplos: “administración por objetivos”

 Visión de la empresa
 Consolidarse como un referente principal dentro de las mejores compañías de
administración de propiedad horizontal en Bogotá manteniendo un crecimiento
continuo, en términos de facturación, retorno a sus accionistas y valor a sus
clientes.
 Centralización vs descentralización: cuando la empresa es pequeña, es
centralizado porque todo lo controla una persona. Si crece demasiado y una
persona la intenta controlar, se vuelve paquidérmica.

Teoría Estructuralista (James D thompson, Amitai Etzioni, Meter Blau Victor  A.

Thompson )

 Ejemplo: “Agrupamiento social establecido con el propósito de alcanzar un

objetivo específico”.
  En la visión de la empresa se contempla como objetivo el consolidarse como un
referente principal dentro de las mejores compañías de administración de pro hor
en Bogotá manteniendo un crecimiento continuo, en términos de facturación,
retorno a sus accionistas y valor a sus clientes
TIPOS DE OBJETIVOS 
 De la sociedad: relacionados con la sociedad en general como la producción de
bienes.
 De producción: relacionados con el tipo de público que entra en contacto con la
organización. Definidos en función de las necesidades del consumidor. 
 De sistemas: relacionados con cómo funciona el sistema, independientemente de
los productos o servicios a los que se dedica la organización. 
 De productos: características de los bienes producidos. 
 Derivados: relacionados con los usos que la organización hace del poder
originado en la consecución de los objetivos. Es utilizado para influenciar a sus
propios miembros y el ambiente.

Teoría del Comportamiento

 La empresa tiene en cuenta las necesidades de los copropietarios que viven en los
conjuntos.

Teoría del desarrollo organizacional (Warren Bennis)

 Ejemplo: “Proceso de cambio planeado”

 Motivación de la empresa: Una respuesta al cambio, estrategia educativa cuya
finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las
organizaciones de tal forma que éstos puedan adaptarse mejor a nuevas
tecnologías, mercados y retos, así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.

Teoría de los Sistemas ( ludwig  bertalanffy, fremont  kast  )

 Ejemplo: Organigrama de la firma

 Socios accionistas
 Gerencia
 Dirección de Contabilidad
 Dirección de Supervisión
 Personal de supervisión y administrativo
 Personal de aseo y servicios generales
 Clientes
Teoría de la Contingencia ( Idalberto Chiavenato)

 Ejemplo: “Hay modelos y planes apropiados para situaciones específicas”

 La empresa emplea un modelo de administración en la que la gerencia se

encuentra muy cercana a todo proceso del servicio, generando confianza adicional
con cada tipo de cliente. 
 Sistema mecanicista pero un poco orgánica por su capacidad de adaptación.

Conclusiones

 Con los nuevos mandos la empresa logró crecer ya que plantean nuevas metas y
utilizan la división del trabajo para aumentar eficiencia.  
 Esta empresa se destaca por su toma de decisiones con una detallada información
previa permitiendo así que sus actuaciones sean más acertadas y correspondientes
a las vivencias de sus clientes o empleados.

 A veces las empresas pequeñas tienen dificultades porque dependen del nombre
de una persona, pero cuando crece demasiado pierde su ventaja competitiva →
tendrían que adaptarse de nuevo.

 Por ser una de las primeras empresas en innovar en este tema tienen una mayor
ventaja competitiva.  Deben saber adaptarse y ser flexibles en el cambio.

 Es posible aplicar los principios a la administración de esta empresa y

comprueban su efectividad

Principales aprendizajes del trabajo

 Para competir en un mercado con tantas empresas que se dedican a lo mismo, es
importante tener un factor diferenciador en el servicio a prestar, para así atraer
más clientela
 Tener conocimiento de la administración permite saber lo que es mejor para la
empresa propia. 
 La rigidez de las instituciones puede ser positivo en tanto permite mayor
productividad y eficiencia, pero la adaptabilidad ayuda a sobrevivir ante las
contingencias y el cambio.