Auditoria administrativa

Actividad evaluativa eje 3 y 4

Oscar Daniel Carvajal

Grupo 723

Yesica Tatiana Bello Ochoa

Ana Gabriela Bustos

Sofia Caballero

Fundación Universitaria Areandina

Administración De Empresas
 I

Tabla de contenido
1. Introducción ............................................................................................................................... 1

2. Antecedentes .............................................................................................................................. 2

3. Planeación .................................................................................................................................. 3

3.1. Objetivo General: .............................................................................................. 3

3.2. Objetivos Específicos: ....................................................................................... 3

3.3. Fuentes de información ..................................................................................... 3

4. Preparación del proyecto de auditoría ........................................................................................ 4

4.1. Antecedentes:..................................................................................................... 4

4.2. Operación Postobón ........................................................................................... 5

4.3. Objetivos:........................................................................................................... 5

4.4. Funciones para desarrollar: ................................................................................ 6

4.5. Justificación ....................................................................................................... 6

5. Diagnóstico Preliminar............................................................................................................... 7

6. Recopilación de la información ................................................................................................. 8

6.1. Técnicas de Recolección: .................................................................................. 8

La entrevista: ............................................................................................................................... 8

Recopilación documental: ........................................................................................................... 8

7. Medición 8

7.1. Indicadores de operación: .................................................................................. 8

 II

7.1.1. Indicadores cualitativos .................................................................................. 8

7.1.2. Indicadores cuantitativos ................................................................................ 9

8. Papeles de trabajo ..................................................................................................................... 10

9. Evidencia 10

10. Supervisión del trabajo ........................................................................................... 11

11. Propósito ................................................................................................................. 11

12. Procedimiento ......................................................................................................... 11

12.1. Planta de tratamiento ....................................................................................... 11

12.2. Tratamiento de agua ........................................................................................ 12

13. Enfoques de análisis administrativo........................................................................ 14

14. Informe .................................................................................................................... 16

15. Recomendaciones ................................................................................................... 26

15.1. Acciones especificas ........................................................................................ 26

16. Conclusión .............................................................................................................. 28

17. Fuentes de consulta ................................................................................................. 29

 1

1. Introducción

Siguiendo con el proceso de la actividad del eje 3, presentamos el informe de Auditoria

Administrativa en la empresa POSTOBON S.A, en el cual se detallan las actividades necesarias

para la realización del mismo

Con el objeto de establecer algunas técnicas de mejoramiento para el manejo operativo de la

empresa, según lo observado durante el proceso de estudio y con el fin que estas puedan ser

estimadas para su pertinente implementación.

Actualmente las entidades de comercialización de bebidas no alcohólicas se encuentran en un

constante ámbito de cambios y de competitividad lo que les exige ser cada vez innovadoras, algo

que Postobón acostumbra a hacer.

Se ejecutará un método de observación de los diferentes procesos de producción para determinar

las falencias, ventajas y oportunidades de la empresa, se analizará los diferentes procedimientos

que hoy la empresa maneja para verificar si son suficientes, para una administración funcional

que ayude a la producción efectiva.

La auditoría administrativa es una parte importante de las organizaciones, debido a que realiza

un seguimiento de la estructura organizacional, como el control, operación, sus recursos

humanos y materiales.
 2

2. Antecedentes

Postobón, una empresa que lleva más 111 años en el mercado ofreciendo diversidad en bebidas

sin alcohol, la cual ha tenido muy buena acogida por los usuarios, por su constante innovación

y la agresividad visionaria de su negocio.

En el año 2014 lanzó al mercado el producto HiT de leche siendo esta la última creación, con la

cual ha tenido muy buena aceptación dentro del segmento de jóvenes.

Su fundación se dio en el año 1904, cuando Colombia era un país donde abundaba la pobreza por

la guerra de los mil días.

El señor Valerio Tobón fue el productor del primer producto de esta compañía, llamado la Kola

Champaña, la cual se puso de moda en la ciudad de Medellín y sucre, dando lugar al convenio

entre gaseosas de Colombia y gaseosas Lux.

 3

3. Planeación

3.1. Objetivo General:

Evaluar el proceso de producción de la empresa Postobón, con el objeto de verificar debilidades

y opciones de mejora.

3.2. Objetivos Específicos:

 Caracterizar la unidad productiva de Postobón, teniendo en cuenta su naturaleza

jurídica, objeto social y actividad económica.

 Realizar el diagnóstico externo e interno de la unidad unidad productiva de

Postobón.

 Determinar factores de mejora en el área de producción, que contribuyan a un

desafío eficiente de la misma.

 Establecer la importancia que cumplen las auditorías externas dentro de las

empresas.

3.3. Fuentes de información

 Fuentes primarias.

Los testimonios de los clientes y empleados de las empresas son base fundamental

para el análisis de información real.

 Fuentes secundarias:

La auditoría se guiará con las investigaciones realizadas a través de internet.

 4

4. Preparación del proyecto de auditoría

Empresa Postobón

Alcance Área de operaciones

Responsables de la · Yesica Tatiana Bello

Auditoría · Ana Bustos

· Sofia Caballero

4.1. Antecedentes:

 El objeto de la empresa Postobón es satisfacer la necesidad y gustos de las personas con

bebidas refrescantes no alcohólicas.

 El talento humano de la empresa asciende las 12.000 personas sobre en territorio

nacional.

 Postobón utiliza la mejora materia prima y la más alta fabricación en el área de

producción, con el fin de obtener productos de calidad.

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4.2. Operación Postobón

4.3. Objetivos:

 Verificar que tan marcados son los procesos administrativos sobre el área de operaciones

en aras de su mejoramiento.

 Fundamentar la importancia de las auditorías internas y externas como apoyo a los

procesos de mejora.

 Determinar en la auditoría qué aspectos negativos internos de la operación, son

oportunidades de mejora y crecimiento.

 Lograr que los miembros del área de operaciones fortalezcan el trabajo en equipo.
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4.4. Funciones para desarrollar:

1. Estudio de las operaciones de la empresa

2. Examinar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales para el

proceso operativo.

3. Revisión del equilibrio de las cargas laborales.

4. Recopilar toda la información real como sea posible durante la auditoria operacional

de la empresa Postobón.

4.5. Justificación

Evaluar el funcionamiento operativo de la empresa Postobón para conocer las necesidades que se

fraccionen: aplicación de cuestionarios a empleados y clientes de Postobón. Recursos:

Humanos y financieros.

Resultados:

 Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.

 Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña el área de operaciones.

 Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarla

al área.

 Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.

 Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del

área.
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5. Diagnóstico Preliminar

De acuerdo con la información registrada en internet del proceso operativo de Postobón se

videncia que cuentan con un sistema de control interno, el cual les ha ayudado a realizar sus

proyectos.

En nuestro diagnóstico inicial también se pudo comprobar que desde las áreas operativas se

inicia el control de los riesgos, que son una empresa que se basa en metodologías definidas e

independientes.

No solo cuentan con auditores internos; si no que además con auditorías externas, la cuales van

dirigida por la junta directiva, los cuales son los siguientes:

· Miguel Ignacio Gutiérrez Navarro

· Iván Guillermo Lizcano Ortiz

· Ricardo Salazar Arias

La compañía cuenta con 28 índices de gestión, el cual les ayuda con la medición de las plantas

embotelladoras y los centros de distribución. Generalmente estos procesos se hacen cada tres

meses con el fin de analizar aspectos negativos y realizar correcciones.

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6. Recopilación de la información

La recolección de información se realizará por medio de entrevistas e información documental

en internet.

6.1. Técnicas de Recolección:

La entrevista: es un diálogo entablado entre dos o más personas, el entrevistador interroga y el

que contesta.

Recopilación documental: La recopilación documental es un instrumento o técnica de

investigación general cuya finalidad es obtener datos e información a partir de fuentes

documentales con el fin de ser utilizados dentro de los límites de una investigación en

concreto

7. Medición

Esta actividad se basó en los siguientes indicadores:

7.1. Indicadores de operación:

7.1.1. Indicadores cualitativos

En este proceso se administra los recursos necesarios para generar bienes y servicios requeridos,

esto por el área correspondiente y genera:

 Rentabilidad de los recursos productivos.

 Estimular el respeto de las condiciones ambientales.

Medidores de desempeño:
 9

 Uso de cuestionarios de satisfacción de los clientes internos y del Comité de

Auditoría

 Participación de auditoría interna en la administración de riesgos.

 Contribución de auditoría interna para disminuir el costo de la auditoría externa;

 Reportes de auditoría interna que generen valor a las áreas revisadas

 Participación de auditoría interna en la implementación de controles internos,

siempre privilegiando su independencia.

 obertura de las expectativas de la Alta Dirección;

 Cómo promueve la rentabilidad de los recursos productivos.

 Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

7.1.2. Indicadores cuantitativos

La aplicación del indicador cuantitativo justifica inmersión de los trabajadores en las

operaciones.

 Número de revisiones formales comprometidas en el Programa de Trabajo Anual

 Número de revisiones informales que generalmente son las clásicas emergencias

del día a día

 Horas hombre reales contra presupuestadas

 Porcentaje de recomendaciones aceptadas e implementadas

 Porcentaje de tiempo utilizado para el seguimiento de observaciones

 Número de reportes emitidos por el área de auditoría interna

 Monto pagado a terceros por servicios de auditorías de outsourcing

 Ahorros generados por la intervención de auditoría interna

 10

 Inversión/horas por conceptos de capacitación y actualización del equipo de

auditoría interna.

8. Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo que se utiliza son los actuales o de periodo, donde se obtienen en el

transcurso de la auditoria, en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa

de auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos,

operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y

oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona que

aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la

revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

9. Evidencia

Evidencia física

 Incumplimiento en las políticas internas de los procesos operativos.

 Altos costos en el manejo operativo.

 Alto nivel inseguridad en las labores de operación del personal.

 Falta de controles y manuales internos para el proceso operativo.

 Falta de capacitación y entrenamiento al personal operativo exenta periódicamente en la

organización.

 Procesos ineficientes.

 Incremento de costos.
 11

Evidencia testimonial

Según una encuesta realizada a consumidores en general es satisfactorio, ya que sus productos

son de calidad y con precios bajos.

10. Supervisión del trabajo

Se mantiene en constante comunicación con la empresa, el quipo auditor mantuvo su

compromiso en el proceso.

11. Propósito

Por medio de los enfoques de análisis organizacionales cualitativas y cuantitativas, se busca

lograr el objetivo planteado para la realización de la auditoría de tal forma que se pueda

analizar de acuerdo con las circunstancias específicos del área, esto para que los hallazgos

sean evaluados para una mejora.

12. Procedimiento

12.1. Planta de tratamiento

Vierte dos tipos de agua residual. Agua azucarada y alcalina. Por lavada de botellas y residuos

líquidos de la soda caustica. Proceso al agua azucarada. Pasa a un birreactor donde las

bacterias degradadoras de azúcar = Producto secundario. Se libera alcohol en forma de

metanol. Este proceso se realiza con el fin de que las emisiones emitidas a la atmosfera sean

menos el agua es reutilizada de nuevo para lavar procesos. El Gestor de calidad y control

monitoreo, el control de emisiones y calidad de agua. El agua entra al reactor-cantidad 100 a

200mL litros de agua. Agua alcalinizada; Se elimina el agua alcalina y se utiliza para lavar los

pisos.
 12

12.2. Tratamiento de agua

a. Floculación: En este proceso el agua es puesta en movimiento por medio de agitadores para

lograr un mayor número en este proceso el agua es liberada de sólidos en suspensión y partículas

coloidales que afectan la calidad del agua

b. Filtración: La filtración es un proceso en el cual las partículas sólidas que se encuentran en un

fluido líquido o gaseoso se separan mediante un medio filtrante, o filtro, que permite el paso del

fluido a su través, pero retiene las partículas sólidas. Unas veces. Interesa recoger el fluido; otras,

las partículas sólidas y, en algunos casos, ambas cosas Arena (elimina partículas finas y la

retiene) Carbón activado (retiene iones, cloro).

d. Filtros: su mantenimiento se hace cada mes, se lava y se cambian. Las fugas de agua se

corrigen solo los domingos. Pozo de almacenamiento Tiene una capacidad de 8 años, el agua

pasa por varios procesos.

1. Rayos ultravioleta

2. Análisis físico –químico

3. Temperatura al agua para eliminar bacterias (carbón activado) Torre de enfriamiento a

26 º C llega por aireamiento condesando evaporado.

4. Este es condensado en forma de agua, por la tubería se absorbe agua y se produce agua a la

planta con un promedio de 50 y 60 litros diarios.

5. Gas carbónico- burbujas de la gaseosa

6. Soda caustica –desinfectante de vidrio

7. El litro de gaseosa expuesto a altas temperaturas genera 𝐶𝑂2

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12.3. Preparación de la gaseosa

a. Capacidad de Temperatura

Concentración de soda 250-350 ml 70®C ±2 3.0 % ± 0.3 Tanque 4

Capacidad de temperatura concentrada en SODA 250-300 ml Solo agua para lavar la soda

1 % | 3. El carbona pasa a la tubería y el vapor fluye a 40 ®C mínimo 2 se enfrían para que

se mezcle mejor. Este se mezcla con amoniaco como refrigerante a 10 kg recirculando

constantemente. Cada 6 meses se realiza un aprueba de fuga. Cuando La firma se lo lleva

cuando ya no se necesita (Ardila Lule) En llenado de la gaseosa hay una pantalla que

determina los imperfectos delas gaseosa por medio de una válvulas de venteo Existen unos

controladores electrónicos que trabajan con sensores de presión para cuando se llene el

embotellamiento

b. Cuarto De Calderas: allí hay una Producción de vapor que se utiliza para el lavado de

cajas y botellas, el proceso de lavado se realiza con agua a presión y jabón, al final de cada

producción se recogen los residuos y se lava.

c. Agua de mesa para tratamiento de agua azucarada

En este proceso se pasan primero por un tanque de ozono y luego a los rayos ultravioleta

que destruyen microorganismos. Bomba dosificadora de cloro: 0.5 Max con una

dosificación permanente Para la prueba de agua y sellado se debe tener en cuenta la

calidad, la cantidad de cloro residual que se le adicione Cada hora de 0.5 a 0.1

d. Kit Cloro Residual Es un indicador de fefnotaleína para que reaccione la muestra. En el

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laboratorio microbiológico Se realizan las siguientes muestras frotosis en la mano

Coliformes total y fecal Examen de bebidas Bacterias, hongos (envase).

13. Enfoques de análisis administrativo

Análisis DOFA del área de operaciones.

Fortalezas.

- Cuenta con certificaciones reconocidas por la ISO en producción y calidad

independiente.

- Cuenta con Mega-plantas, plantas, cedes, y agencias que permiten la buena

distribución y proceso en las áreas de trasporte, almacenamiento y comercialización.

- El amplio portafolio en productos, la hace ser una empresa altamente competitiva, sus

productos se encuentras en cualquier dispensa de los ciudadanos.

- Cuenta con tecnología y equipos adecuados para el eficaz funcionamiento, generando

un excelente servicio al cliente por sus oportunas respuestas a la queja y reclamo de

los clientes.

- Personal altamente calificado para cada área de la empresa, capacitaciones continuas

de sus empleados, oportunidades laborales, profesionales que motivan la fidelidad y

lealtad de sus trabajadores.

 15

Debilidades

- La empresa no recopila toda la información en un mismo sistema, lo que dificulta

problemas en distintas áreas de la empresa.

- No se limita la producción en algunas plantas por disposición de trabajadores,

generando contra tiempos con la producción estimada.

- Falta de comunicación entre las áreas de venta y dispensa de productos.

- Falta seguimiento y control en la empresa contratada para la distribución de los

productos.

Oportunidades

- Contratar un sistema integral capaz de soportar la dimensión de áreas de la empresa y

sus labores administrativas y operativas.

- Innovar con nuevos productos que no manejen las competencias.

- Nuevas alianzas estratégicas con restaurantes posicionados

- Exclusividades en los principales eventos culturales, deportivos, educativos y sociales

a nivel nacional.

- Nuevas técnicas de Merchandising

Amenazas

- Ingreso de marcas reconocidas mundialmente destinadas a la salud del ser humano.

- Nuevas normativas por parte del INVIMA y los entes de salud pública.
 16

- Conflictos nacionales en los que se priorice intereses en los departamentos y

municipios, Bloqueos en el trasporte pesado, Transacciones internacionales, cierre de

vías principales canales de distribución de la empresa.

14. Informe

INFORMACIÓN INICIAL DEL INFORME

Naturaleza del Verificar el estado de implementación de los procesos internos

Informe: del área de Gestión Humana de la empresa Postobón.

Objeto: Verificar el grado de implementación de los procesos de

capacitación, incentivos, seguimiento y desarrollo de las

competencias del personal de Postobón.

Dirigido a: Director de Gestión Humana

Periodo 10-02-2020 al 06-04-2020

Alcance Revisión del grado de eficacia de los procesos de capacitación,

incentivos, seguimiento y desarrollo de las competencias del

personal de Postobón.
 17

AREA DE
OPERACIÓN PREBLEMA SOLUCION

Recursos La Auditoría interna nos permitirá identificar Realizar la Auditoría

humanos aquellas fortalezas y debilidades en el proceso de interna al proceso de
Talento Humano de la empresa Postobón S.A., selección de personal de
teniendo en cuenta que se han encontrado la empresa Postobón
algunas falencias frente a la contratación de S.A., identificando
personal idóneo y competente frente a los debilidades y
perfiles que requieren algunos cargos, con oportunidades de mejora
capacitación adecuada para el cumplimiento de suministrando
las labores a desempeñar y tener una correcta y recomendaciones y
justa evaluación de desempeño. acciones correctivas que
permitan un
mejoramiento continuo
que minimicen la
rotación de personal.

Estándares de contrato

• Se solicita la auditoria sea realizada en un periodo de un mes por lo tanto va desde el

10-02-2020 hasta el 06-04-2020.

• Naturaleza (Auditoría Externa)

• Conocer el trabajo del departamento de recursos humanos y cómo se familiarizan con la

estrategia organizacional.

• El grado de aceptación y adherencia del personal a las políticas de recursos humanos en

relación con los planes estratégicos de su empresa.

• Identificar contribuciones del departamento hacia la empresa.

• Definir funciones y responsabilidades del personal del departamento.

• Esclarecer los problemas y su importancia crítica.

• Promover uniformidad en las políticas, procedimientos y prácticas.

 18

• Garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales e internas.

• Tener cuidado en el efecto que estos procedimientos tienen sobre los trabajadores.

• Obtener un enfoque de los objetivos a auditar.

• Adecuado manejo de los procedimientos del personal a cargo por parte de jefes

inmediato.

● Breve descripción de las condiciones contractuales

De acuerdo a los contratos de auditoría externa se presentan las siguientes condiciones:

✔ PRIMERA - OBJETO: El Contratista Independiente se obliga a cumplir la labor

de Auditoría Externa en la compañía Postobón, por el año calendario de 2020, de

acuerdo con lo establecido por la ley y de conformidad con la propuesta que

presentó al Contratante de fecha de marzo del 2020, la que para el efecto de

descripción de funciones se considera incorporada al presente contrato.

✔ SEGUNDA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus

funciones, el Contratista Independiente designará las personas que habrán de

cumplir con las obligaciones que por este contrato asume, las cuales deben llenar

los requisitos que para este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y

el contratante no existirá ninguna relación de carácter laboral, y por ende, el pago

de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del

Contratista Independiente. PARÁGRAFO: Además del citado personal, el

Contratante designará de su nómina los funcionarios que se requieran para que

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presten su colaboración a la Auditoría Externa. Estos empleados trabajarán de

tiempo completo con el Contratista Independiente, pero sin que exista ninguna

relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios, prestaciones e

indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante.

✔ TERCERA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las

obligaciones generales derivadas del presente Contrato, el Contratante se

compromete a: a) Prestarle toda la colaboración que solicite el Contratista

Independiente, facilitando todos los documentos o informes que éste requiera para

el correcto cumplimiento de sus funciones; b) Asumir todos los gastos que se

ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como fotocopias, gastos

de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas telefónicas

locales y de larga distancia, servicio de fax, etc.; c) En caso de documentos que

deban ser revisados y/o certificados por el Contratista Independiente para su

posterior presentación a entidades oficiales o particulares, el Contratante se obliga

a entregar dichos documentos al Contratista Independiente con no menos de 2 días

hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su presentación.

✔ CUARTA. - DOTACIONES Y RECURSOS: El Contratante facilitará al

Contratista Independiente el espacio físico, así como los elementos necesarios

requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas,

sillas, etc.
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✔ QUINTA. SUPERVISIÓN E INSPECCIÓN:

El Auditor deberá supervisar y ser responsable por la calidad del servicio prestado por

aquellas Personas que éste asigne para prestar los servicios materia de este

Contrato.

En la prestación de los servicios materia de este Contrato, el Auditor deberá reportar el

progreso de los mismos al Contratante de acuerdo a los términos acordados

El Auditor permitirá que Postobón, a través de sus representantes autorizados, inspeccione

en cualquier momento la ejecución de sus labores y pueda revisar sus registros y

documentos, para lo cual contará con su más amplia colaboración.

Responsabilidades de la empresa:

1. Postobón debe proporcionar toda la información necesaria para realizar el proceso

de auditoría.

2. Suministrar al equipo auditor los recursos y elementos para realizar el proceso de

auditoría.

3. Colaborar con los procesos de investigación para el logro de los objetivos de la

auditoría.

4. Comunicar al área de Gestión Humana el proceso de auditoría.

Responsabilidades del equipo auditor:

El equipo auditor tendrá las siguientes responsabilidades generales:

1. Cumplir con las normas establecidas para realizar la auditoría.

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2. Recolectar toda la información necesaria para el proceso eficaz de la auditoría, así

como el análisis detallado de estas.

3. Elaboración del informe de auditoría.

4. Promocionar y aplicar la ética de la empresa Postobón.

5. Comunicar de manera clara el paso a paso del proceso de auditoría a la empresa

Postobón.

6. Mantener la confidencialidad.

Jessica Bello

1. Comunicar a la empresa Postobón los lineamientos para realizar la auditoría.

Gabriela Bustos

1. Realizar los registros documentales de la investigación de la auditoría

Sofia Caballero

1. Encargarse de mantener en buen estado la documentación entregada por la

empresa y así mismo realizar la devolución de esta.

Restricción de información y los propósitos del informe.

Los requerimientos de la empresa Postobón son llevar a cabo la auditoría sin restricción de

información con el área de talento humano con el propósito de permitir al auditor alcanzar los

objetivos, identificando las mejoras del grado de eficiencia y eficacia, con el fin de desarrollar

un plan de mejora a la mano del área de talento humano.

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Respecto a los motivos de retiro se pudo evidenciar que el igualdad de porcentaje están que el

trabajo no cumple con las expectativas y otros motivos los cuales cada uno obtuvo el 18%, en

cuanto a la falta de capacitación se evidenció un 16%, no hay programas de capacitación un

14%, sólo resaltan lo malo del desempeño un 10% y otros motivos como no fueron claros sobre

el trabajo, al ingresar se comprometieron con ascensos, los horarios extensos y la falta de

oportunidades de crecimiento, entre las cuales suman un 18% del total de encuestados.

Documentación Base

Informe de gestión de POSTOBON publicado anualmente

● Programa de capacitación

● Manual de funciones

● Indicadores de gestión

● Plan de incentivos
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● https://www.postobon.com/sites/default/files/informe_de_sostenibilidad_2018.pdf

Desarrollo de puntos Centrales

Para determinar si la ejecución de los procesos que se realizan en el área de talento humano

están afectando de manera importante en el alto índice de rotación que refleja la empresa, se

hará una descripción de la metodología que será utilizadas para obtener la información

necesaria que nos permitan obtener una visión y conocimiento total de procesos que se

aplican en el área de Gestión Humana, como lo son la selección de personal, evaluación de

desempeño y la capacitación. La metodología que se aplicará para realizar la auditoría al

proceso de selección de personal es a través de entrevistas directas con el personal a todo

nivel, Se busca a través de esta metodología identificar las causas que hacen que el proceso de

selección no sea el más apropiado, la tasa de rotación de los empleados y otros problemas que

se estén presentando directamente relacionados con la selección de personal y realizar las

observaciones respectivas para los lineamientos de mejora que se deben aplicar.

15. Recomendaciones

15.1. Acciones especificas

Reorganizar la distribución interna de la producción:

 El gerente de RR.HH. debe vincular el cambio con la estrategia de negocio. Es

su tarea transmitir la visión a los empleados para que entiendan la justificación

de los cambios y nuevas medidas implementadas

 27

 Se recomienda al personal de recursos humanos no realizar contrataciones de

manera apresurada. Las vacantes que necesiten ser ocupadas de manera urgente

puede hacerlo con un empleado temporal mientras se lleva a cabo la

contratación de la persona indicada, realizando de forma correcta el proceso de

selección, sin omitir ninguna de sus fases.

 Realizar inducción al nuevo empleado, brindando información general amplia y

suficiente que permita su ubicación y este a su vez pueda identificar el rol a

desempañar dentro de la empresa

 Realizar capacitación al empleado como método de entrenamiento y también

capacitar de manera permanente a todo el personal con el propósito de

mantenerlos actualizados

 Implementar un “comité innovador” conformado por colaboradores del área

cuyo objetivo será el de hacer seguimientos periodicos de los procesos del área,

es decir realizar auto – auditorias, que permitan evaluar el mejoramiento

continuó de los procesos del área, así mismo medirá los avances de las

acciones correctivas que se realizan a las oportunidades de mejora

evidenciadas.

 Fortalecer el proceso de inducción en el puesto de trabajo, garantizar que se

cuenta con toda la información y que se tiene manejo adecuado de las

aplicaciones que requiere el cargo.

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 Realizar encuestas y analizar los resultados de retiro e implementar un plan

para inhibir este proceso de desvinculación.

 Fortalecer la retroalimentación por parte de los jefes inmediatos a los

empleados que participan de las evaluaciones de desempeño, esto les permitirá

sentirse acompañados y mejorar en sus procesos

16. Conclusión

 La auditoría administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo

de la estructura organizativa de una empresa, así como de sus métodos de control, medios

de operación, recursos humanos y materiales. En conclusión, la auditoria administrativa

es un accionar eminentemente dinámico, la cual debe de aplicarse en cada nivel de la

empresa, independientemente de su magnitud, de sus productos, y de sus objetivos, aun

en las pequeñas empresas en donde muchas veces se llega a considerar que no es

necesaria. Su aplicación debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el

objeto de lograr la eficiencia en toda su dimensión.

 No se cuenta con un cronograma de capacitación para los empleados al momento del

ingreso a la compañía, se realizan retroalimentaciones después de haber ingresado y más

por necesidades del servicio y no porque estén establecidas en la organización.

 Se realizan procesos de selección de personal sobre el tiempo, lo que no permite obtener

buenos perfiles para los cargos que se tienen vacantes y un alto porcentaje en rotacion de

personal.

 No se tienen en cuenta las observaciones de los evaluados, lo que desmotiva el personal.

 29

 No se realiza un análisis de las causas o motivos que conllevaron a los empleados a

retirarse de la organización.

17. Fuentes de consulta

https://prezi.com/-ldqqpnthlus/postobon-auditoria/

http://postobonzarzal.blogspot.com/

https://repository.cesa.edu.co/bitstream/handle/10726/1823/TG00779.pdf?sequence=1