Ensayo: Incidencia en los procesos de las empresas 1

Actividad 1

ENSAYO

INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LAS EMPRESAS

Presentado por:

Eddy Arlein Rey Pérez

Tutora:

María Yaneth Osorio Caro

Curso Virtual

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA

Ficha: (2090803)

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

26 de marzo de 2020
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INTRODUCCION.

Los sistemas de información se originan en casi todas las áreas de una

empresa, de tal manera que están relacionados con la eficacia,
competitividad e inconvenientes de la misma, de ahí la definición de que
un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan
entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, en
el cual interactúan factores internos y externos para el desarrollo continuo
de esta misma.

Uno de los factores internos, más importantes en el desarrollo continuo

de una empresa y que forma parte como componente del sistema de
información, es “la Interrelación que hay entre hombre – máquina”, el
cual será nuestro tema en abordar, de esta manera trataremos las áreas
más representativas de una empresa, los controles a realizar y la
importancia del uso de las herramientas tecnológicas.

Cada departamento o área de una empresa en cualquier sector, requerirá

del uso de las herramientas tecnológicas, las cuales han impactado el
campo de los recursos humanos y la gestión de personal, a tal punto que
la masificación de las herramientas tecnológicas en la gestión del capital
humano, ha permitido efectuar un mayor análisis sobre la administración
del talento. Este tipo de instrumentos ayudan a los departamentos a
reducir costes, tiempo y esfuerzo, logrando que sus tareas básicas sean
más eficientes y rápidas.

El principal resultado obtenido del uso de herramientas tecnológicas es la

agilización del trabajo básico en los departamentos de Recursos
Humanos, además del aumento de la eficiencia de los mismos.

El desarrollo del presente trabajo se enfocará en las áreas más

representativas de una empresa, de esta manera se efectuará desde la
perspectiva del sistema de información los cuales son soportados a través
de herramientas tecnológicas.

Entre las áreas más comunes tenemos:

 Área Contabilidad y finanzas

 Área Recursos humanos.
 Área Mercadotecnia.
 Área Almacén en compras y ventas.

Existen más áreas de aplicación de los sistemas de información pero todo

eso dependerá del tipo de empresa que se vaya a efectuar el análisis,
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para desarrollar incluso más sistemas de información que los tradicionales

o comunes.
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DESARROLLO

Dentro de una empresa existen diferentes problemáticas que pueden ser

el origen de la implementación de un sistema de información, en cada una
de las áreas pueden existir problemas a resolver por un sistema, por
ejemplo; si en el área de recursos humanos nos encontramos con que
necesitamos conocer cuántos de los trabajadores actuales tienen en
común el área geográfica donde viven para decidir las rutas del transporte
de personal, o si contamos con trabajadores que cumplan con el perfil
para cumplir con vacantes en otras áreas; en el área de mercadotecnia si
deseáramos conocer el nivel de ingresos de los compradores de cierto
producto y su nivel escolar para hacer relaciones y proyectar campañas
publicitarias dirigidas hacia el mejor mercado con que puede contar la
empresa.

Los sistemas de información con sus herramientas tecnológicas se pueden

implementar en las distintas áreas de la empresa, como contabilidad y
finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, producción y almacén
(compras y ventas). A continuación, algunas herramientas tecnológicas de
las cuales hacen uso las empresas:

 Repositorios de Almacenamiento

En esta categoría de tecnologías se ubican a todos los medios de

almacenamiento de información comúnmente encontrados con el nombre
de bases de datos, bases de conocimiento e incluso dataware houses.
Estos elementos sirven como bodegas de almacenamiento de información,
el almacenamiento no es por sí mismo lo principal de estos repositorios
sino su explotamiento.

 Tecnologías de Red

Por tecnologías de Red entendemos todos aquellos protocolos y avances

en el ramo de las telecomunicaciones que permiten la creación de redes
en cualquiera de sus modalidades incluyendo Intranet y por supuesto la
Internet y el flujo de información entre ellas.

 Plataformas de Aplicaciones

Las plataformas de aplicación son un elemento clave y muchas veces

determinante en la selección de una herramienta ya que estas son la base
sobre las que corren las aplicaciones, se habla básicamente de Lotus
Notes y Microsoft como los dos grandes rivales.

 Tecnologías de Inteligencia Artificial

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Estas tecnologías utilizan modelos y metodologías alrededor del

conocimiento, incluyen sistemas multiagentes, aprendizaje y
razonamiento automático y agentes inteligentes.

 Aplicaciones

Se construyen sobre la infraestructura para proveer acceso a las bases de

conocimiento. Muchas veces utilizan las tecnologías de red para lograr la
colaboración a través de portales de información empresarial, avanzados
sistemas de búsqueda y consultas basadas en Web. Estas aplicaciones
para los usuarios son solo la interface con la cual ellos interactúan para
lograr acceso al conocimiento.

Ejemplos de Aplicaciones

DSS, CRM, sCm, Yellow Pages, Agendas, Workflow, BD de Procesos entre

otros.

Dentro del área de contabilidad y finanzas:

Si definimos a la contabilidad como una disciplina donde se enseñan

normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar operaciones
que se practicaron por unidades económicas de la empresa o un
individuo, entonces con esto nos daremos cuenta de que los sistemas de
información en la contabilidad deben ser enfocados en estos términos, por
ejemplo si tenemos un problema de duplicidad en el pago a proveedores,
entonces al efectuar un sistema podremos corregir este problema y evitar
la devolución del dinero depositado.

Como en todo proceso, tenemos entradas de datos o información, un

proceso y una salida de datos o información, en esta área la entrada de
datos o información.

En el área de contabilidad, se pueden implementar sistemas para el pago

nomina, pago de proveedores, cobranza a clientes, etc.

En si servirá para registrar las transacciones de la empresa, y ayudan a la

organización de los presupuestos de los departamentos de la empresa.

Los datos de entrada al sistema dependerán de la salida de información o

datos deseados, por ejemplo si se desea realizar un sistema para la
nomina los datos de entrada serán los nombres de los trabajadores, clave
del trabajador, numero de seguridad social, fecha de ingreso, faltas por
semana o quincena, retardos, herramienta extraviada, sueldo base,
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tiempos extras, prestamos, premios y compensaciones, viáticos, otros

ingresos y descuentos extras, según lo que se desea del sistema.

El proceso seria organizar la información y hacer operaciones

matemáticas con los datos ingresados.

Por otro lado la salida de la información estará enfocada en la

problemática a resolver, por ejemplo, con los datos ingresados en la
entrada, las salidas que podemos obtener son:

Nomina, que incluye:

• Pagos de sueldos semanales o quincenales, tiempos extras, viáticos,

premios o bonificaciones, aguinaldos, vacaciones y reparto de utilidades.

• Descuentos por conceptos de impuestos, seguro social, créditos de

infonavit, préstamos personales, faltas, retardos, herramienta extraviada
y otros.

Comparaciones, que incluyen:

• También se puede obtener información valiosa para la toma de

decisiones, como por ejemplo, el mejor trabajador en base a asistencias y
puntualidad, el mejor empleado en base a premios de productividad, y
por el contrario los peores empleados de la empresa en los mismos
conceptos, toda esta información se puede compartir con el departamento
de recursos humanos que podrá tomar decisiones de promociones,
reubicaciones o desvinculaciones.

• Si se incluyeran en la entrada datos como ventas realizadas (en el caso

de vendedores) y objetivos de cada empleado, las comparaciones se
realizarían en base a sus ventas mensuales y cumplimientos de objetivos.

Las finanzas las definimos como el manejo de los recursos de la empresa

para alcanzar los deseados de la forma más efectiva posible, así como
contar con los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la
empresa y sus actividades.

Generalmente los datos que se utilizan en estos sistemas son los que se
encuentran en los estados de resultados y el balance general, y la
información de salida son las comparaciones de los ejercicios o periodos,
de la cual se toman decisiones, como por ejemplo el aumento o
disminución de activos o pasivos, que puede ser el endeudamiento a
través de crédito, liquidación de créditos, venta de inmuebles, adquisición
de maquinaria, etc.
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Sistemas de información aplicados a la mercadotecnia (SIM):

La mercadotecnia de defina como el estudio de las necesidades para

satisfacerlas a través de procesos de intercambio entre la oferta y la
demanda, estudia el comportamiento del comprador, con respecto a la
demanda, y tiene como objetivo equilibrar la oferta y la demanda.

Un SIM puede ayudar a ver la necesidad de nuevos productos, crear

mejoras en un producto existente, actualizar precios, promociones y
estrategias de venta y distribución.

Con un SIM se pueden conocer las necesidades de los clientes y hacer

más estrecha la relación entre un vendedor y un comprador, facilitando la
colocación del producto en el mercado.

En un SIM la información deseada puede ser muy variada y dependerá de

las necesidades de quien necesita la información, por ejemplo si
deseamos conocer cuál es el impacto de una campaña publicitaria
televisiva de un producto de belleza, se deberán hacer encuestas dirigidas
al público al que se dirige la campaña, esta información se ingresa, se
almacena, entra al proceso y arroja una salida que dependerá de las
preguntas elaboradas, si una de las preguntas fuese, ¿La presentación del
producto es? (buena, regular, mala), entonces la salida nos dirá si al
público de gusta o no la presentación del producto, pero si también
incluimos la pregunta ¿Cuál es su nivel máximo de estudios?, entonces
podríamos hacer relaciones entre el nivel de estudios del cliente con el
gusto hacia la presentación del producto, probablemente esta información
nos de elementos para la toma de decisiones sobre la presentación del
producto o quizás no, pero el poder hacer relaciones con diferentes datos
es muy útil.

Otra información que podemos obtener con los SIM son:

• En las investigaciones de mercado, conocer tendencias, patrones y

preferencias.

• En la distribución, conocer lugares, momentos y cantidades de compra.

• En publicidad, hacer mensajes a costos más bajos.

Sistema de información en Recursos humanos:

El área de Recursos Humanos tiene por objetivo proporcionar el personal

adecuado para los puestos requeridos por el perfil del puesto, así como
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capacitar personal de nuevo ingreso y personal existente, motivar al

personal y encargarse de promociones y desvinculaciones.

En un sistema de información en recursos humanos, las entradas de los

datos van a ser relacionadas con el personal, datos generales del
trabajador (nombre, dirección, teléfono, tipo de sangre, etc.), su currículo
(grado escolar, cursos, etc.), historial dentro de la empresa
(entrenamiento y desarrollo), evaluaciones de desempeño, administración
de salarios, registros, controles (fallas, atrasos, disciplina, etc.), higiene y
seguridad, etc.

Los resultados de este sistema son:

• Análisis de rotación, permite retener al mejor personal y sustituir malos

elementos, identificar el grado de juventud o vejez de la empresa, activar
plan de carrera.

• Análisis de ausentismo, analiza las causas de la ausencia del trabajador.

• Análisis de selección y reclutamiento, atraer un número suficiente de

candidatos, candidatos potenciales e identificar al personal idóneo para el
puesto.

• Análisis de accidentes, mejorar el ambiente laboral, reducir las primas

por accidentes, localizar zonas inseguras, eliminar condiciones inseguras e
implementar medidas preventivas.

• Análisis del desempeño, aumentos de sueldos por resultados

particulares, compensación justa, identificar candidatos para promociones
y reubicaciones, mejorar el rendimiento y estimular la productividad.

• Análisis de capacitación, elevar las competencias del personal,

incrementar la productividad al tener personal capacitado, adiestrado y
conciente, contar con el personal adecuado, preparar al personal para
afrontar responsabilidades en cargos mayores.

• Análisis de salarios, tener una estructura de salarios justa y mantener la

calidad de vida del trabajador.

Sistemas de información en el almacén (compras y ventas)

El almacén son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercancías, y los productos que se guarda en él dependen de las políticas
de inventarios. Las funciones de los almacenes son: proteger los
materiales, controlar el acceso, proporcionar información al departamento
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de compras sobre existencias, registrar entradas y salidas, controlar los

máximos y mínimos.

El almacén está ligado con los departamentos de compras y ventas, pues

el inventario reducirá por las ventas y aumentará por las compras, y por
tanto debe existir comunicación para no tener mercancías de más que
desajusten las finanzas de la empresa o de menos que limiten las ventas.

Las entradas de datos en un sistema de información de almacén incluye

datos de proveedores (generales, condiciones, garantías, etc.) y
compradores (generales, descuentos, compras, etc.), así también como
políticas de compras, políticas de venta, existencias y faltantes.

La salida de éste sistema nos dará reportes de pagos, estados de cuenta,

disponibilidad de materiales y productos, tendencia de precios, cantidad
de clientes, tipo de clientes, cantidad y tipo de proveedores, reporte de
facturación, reporte de compras, estados de cuenta, cobros o pagos
realizados, historiales de clientes y proveedores, selección de los mejores
clientes, servicio de proveedores, clientes morosos, mercancías de mayor
y menor movimiento, rotación de productos, máximos y mínimos.
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Conclusiones

Los sistemas de información tienen muchas herramientas tecnológicas

dentro de las distintas áreas de una empresa y pueden ayudar a resolver
distintas problemáticas que se nos presentes, en sí no siempre implantar
un sistema de información con grandes herramientas tecnológicas nos
ayudara a resolver todos los problemas, no siempre invertir en tecnología
de punta es la mejor opción para el desarrollo empresarial, pues ésta trae
cambios, los mismos que son resistidos por la gente, especialmente por
quienes son expertos en el manejo de la tecnología que se quiere
reemplazar y por las costumbres arraigadas al viejo estilo de hacer las
cosas.

La empresa y cualquier otra organización que desee implementar nueva

tecnología deberá prepararse muy bien para dichos cambios y planearlos
cuidadosamente teniendo en cuenta el factor humano como aspecto
prioritario.

Debido a que la tecnología sufre cambios cada vez más profundos y

rápidos, es necesario prever o tratar de anticipar la reacción de la gente
planeando la debida capacitación y entrenamiento para asimilar mejor el
proceso de adaptación, facilitando así, el cambio. La alta calidad del
personal es clave en este proceso, se requiere cada vez más, personas
más inteligentes, mejor preparadas y que sean flexibles mentalmente.

Otra de las consideraciones a tener en cuenta al manejar un cambio de

tecnología, es su vigencia. Debido a la velocidad que experimenta el
desarrollo del conocimiento humano, los niveles tecnológicos no
permanecen por mucho tiempo, siendo superados rápidamente. Por lo
tanto, la vigencia tiende a ser un factor estratégico a considerar en toda
inversión tecnológica a realizar.

Vencer la resistencia al cambio será el principal objetivo durante la

implantación de una nueva tecnología, esto se puede suplir buscando
siempre el desarrollo humano del personal, que tengan capacidad de
análisis y que la organización priorice las comunicaciones para que no se
agreguen rumores, prejuicios y miedos que dificultarían aún más dicha
implementación.

De lo anterior se deduce que en elemento esencial y diríamos clave para

el desarrollo tecnológico en la empresa es el factor humano. Esto significa
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que el personal debe ser no sólo capacitado para llevar adelante su tarea,
sino que, además, deberá ser motivado a desarrollarse como individuo,
pues el desarrollo humano precede al tecnológico, en la medida que éste
requiere de gente cada vez más preparada, más inteligente y con mayor
capacidad para entender y manejarse adecuadamente en los nuevos
entornos que la misma tecnología impone.
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