ACTIVIDAD 7

CASO 1 “JOSÉ VALDÉS”

ASIGNATURA: AUDITORIA Y CONROL INTERNO

Presentado por

tutor: westhyn

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS (UNIMINUTO)

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

DECIMO SEMESTRE

BUENAVENTURA- VALLE 2020-1

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 CASO 1.
CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que
preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca.
Cuenta con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015;
además, el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en
coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la
empresa contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las
dos normas ISO 9001 y el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de

auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de

un auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los

procesos relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema
Integrado de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos,
previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se reunió un día
antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30
minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta acerca de las
políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de Calidad,
el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en
coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen. Cuando el auditor indaga
sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de
calidad.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en
el que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.

Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta

acerca de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea de esa
implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al
asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,
incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto

al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin embargo, el
auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación
enviada, ellos están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al
analizar el cargo del operario de transporte en la actividad de cargue y descargue, en la
carpeta que le proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las
capacitaciones del jefe directo.

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la
parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia que no lleva
los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST,
él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad,
la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de SST no
está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se

encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de
Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las
inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo
tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copaso, no hay evidencia de su
gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de
condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del personal
administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el
procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una
adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de Gestión.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
Recursos Humanos

El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos pertinentes.

Al revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de seguridad y
salud en el trabajo.

Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es profesional en
Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos relacionados, y que
cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero no tiene ninguna
responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da cuenta de

que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo evidenciado.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 1. Lea el caso
2. Tome nota de sus principales características
3. Consulte la norma e identifique como se desarrolla la auditoria. luego en un
archivo Excel, aplique las etapas de la auditoria siguiendo la estructura que se
proponga continuación.
1.Portada (incluya su nombre y apellido).
2. realice el programa de auditoria
3. desarrolle el plan de auditoria
4. construya la lista de chequeo
5. consolide un informe final la no conformidades teniendo en cuenta los controles
internos y externos del caso.
Lleve a la tutoría el desarrollo del caso

1. EL gerente debe comunicar al auditor todo lo que está pasando

2.Con qué tipo de ejecutivos cuentan las tiendas?
3. El Plan de Gestión de Calidad implantado se acoge a la Norma
4. Están las tiendas con buen sistema de riesgos?
5. Todo lo que dice la Norma Iso 9001 del 2015, está vigente en la empresa.
6.Será que todo marcha también en una empresa donde hay muchos operarios.
7. Será que un auditor interno sobra en una empresa donde parece que todo marcha a la
perfección
8. Será que hay que medir los niveles de desempeño
9. Instalaciones y toda la planta responde a la normatividad?

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon
Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 1. El auditor aduce que las tiendas José Valdes no cuentan con un Sistema Integrado
de Gestión acorde a la normatividad

2. El auditor reunió el personal debido para solicitar información y a la vez su

respectiva evidencia a través de documentos y descubrió que existen incoherencias,
por lo cual sugirió realizar los ajustes pertinentes y completar todo lo necesario para
contar con una memoria que certifique su eficacia.

3. El auditor al reunirse con el líder de operaciones logística, este no le sabe dar

respuesta a la implementación del SG-SST, también habla con un profesional
contratado para que dé razón del tema y este es inexperto y no sabe definir lo
cuestionado.

4. La matriz de peligros e identificación de riesgos está desactualizada y por tanto no

corresponde a la normatividad vigente.

5. Se presenta en la planta operativa inconvenientes con un operador de transporte, que

no lleva los documentos que dicen sus jefes que porta para cargar y descargar.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
 Muchos informes se encuentran con dos fechas, Procedimiento de Control y
Registro. Al igual que el COPASO, no hay evidencia de nada.

1. Se debe implantar el SG-SST, en las tiendas de José Valdez, acorde a las Iso 9001 del
2015, actualizado.

2. SE sugiere darle un verdadero sentido a la información y a la responsabilidad con

respecto a documentación interna y externa.

3.Se debe capacitar al líder de operaciones logística, así mismo a la mayoría del personal de
la empresa.

4. Se debe actualizar la Matriz de riesgos, estudiando y contratando al personal adecuado

para dicho proceso.

5. Se debe revisar que todo el personal administrativo como operativo porte documentación
verídica.

6. En una empresa de más de 10 empleados debe estar presente y vigente el Comité

Paritario Ocupacional. Porque es el organismo que vigila, promociona las normas,
reglamentos y demás disposiciones.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
7. Se requiere que la gerencia innove y cree estrategias que estén estipuladas para un mejor
cumplimiento de la norma.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon

Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018