CASO 1.

CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que
preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca.
Cuenta con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015;
además, el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en
coherencia con el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la
empresa contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las
dos normas ISO 9001 y el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de

auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de

un auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los

procesos relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema
Integrado de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos,
previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se reunió un día
antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30
minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta acerca de las
políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de Calidad,
el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en
coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen. Cuando el auditor indaga
sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de
calidad.
El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en
el que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.

Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta

acerca de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea de esa
implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al
asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,
incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto

al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin embargo, el
auditor en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación
enviada, ellos están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al
analizar el cargo del operario de transporte en la actividad de cargue y descargue, en la
carpeta que le proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las
capacitaciones del jefe directo.

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la
parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia que no lleva
los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST,
él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad,
la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de SST no
está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se

encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de
Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las
inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo
tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copaso, no hay evidencia de su
gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de
condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del personal
administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el
procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una
adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de Gestión.
Recursos Humanos

El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos pertinentes.

Al revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de seguridad y
salud en el trabajo.

Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es profesional en
Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos relacionados, y que
cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero no tiene ninguna
responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da cuenta de

que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo evidenciado.

ANALISIS DEL CASO

Principios de Auditoria

Auditoria interna de calidad en referencia a la ISO 9001:2015, Decreto 1072, NIA 265
Cafés “José Valdés”.

 Se encuentra que se está aplicando la NIA 265, donde delimita la

responsabilidad del equipo auditor, conjuntamente de la programación y
planeación de la auditoria por el administrador del sistema de calidad, con
información fundamentada de la contratación para el mismo, dando de esta
forma cumplimiento al decreto 1072 cap. 6 responsabilidades frente al SG-SST.

 Se destaca ante los resultado de parte del equipo auditor sensibilizo sobre el
objetivo y la documentación adecuada para cada proceso al cual se destinaba la
auditoria de calidad.

 Se destaca la diligencia en la cortesía y la prontitud por parte del equipo auditor en

la realización de la auditoria en los períodos del antes y durante. Lo importante de
mejorar en cuanto al principio de auditoria, es en cuanto a la realización del
informe final junto con las no conformidades encontradas con el fin de trabajar en
 pro de lograr la mejora continua para las futuras auditorias. El documento en
mención no fue realizado por el equipo auditor.

NO CONFORMIDADES ASPECTOS CALIDAD ISO 9001:2015

GERENCIA

 Se muestra que la alta dirección no cuenta con la Política de SST, lo que lo lleva a
incumplir el ítem 2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST firmada, fechada y comunicada al COPASST”, lo cual lo lleva a
tener una no conformidad menor, la cual debe ser corregida por medio de un plan
de mejoramiento.

OPERACIONES Y LOGÍSTICA

 Se evidencio que el líder de este proceso desconoce la totalidad de los procesos

logísticos lo que lo lleva a incumplir el ítem “1.2.2 Inducción y Reinducción en
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, actividades
de Promoción y Prevención PyP” lo cual es una no conformidad menor, debido a
que dicha inducción debe ser direccionada por lo menos a 02 integrantes en
especial (Gerente, transportes) debido a que la entidad que fue auditada tiene 6
meses de trabajo en la implementación y además que cuenta con presupuesto
para la implementación del mismo.

 Se encuentra que la matriz de Peligros e identificación de Riesgos esta

desactualizada, instaurando una conformidad menor, debido a que esto es un
tema administrativo que debe ser corregido de forma inmediata para corregir el
hallazgo. Lo anterior en atención al ítem “4.1.2 Identificación de peligros con
participación de todos los niveles de la empresa”

HSEQ

 Observando, la política de SST no se encuentra firmada, por lo tanto se registra

la no conformidad menor, debido a que dicho proceso tiene solución
administrativa inmediata, para la revisión de futuras auditorias. Lo anterior
según directriz del ítem “2.1.1 Política del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST firmada, fechada y comunicada al COPASST

 Se realiza la no conformidad menor teniendo en cuenta que el procedimiento de

control documentos y registros debido a que el documento presenta 02 versiones
sin claridad de cuál es la actualizada para dicho trámite. Por lo tanto, se
registra la presente no conformidad menor por incumplimiento al ítem No 2.5.1
 Archivo o retención documental del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST.

 Se registra una no conformidad menor, por no contar con el Documento formato

actualizado de inspecciones del SG-SST, con el fin de colocar al día el registro al
año 2016. Lo anterior en atención al ítem No 2.5.1 Archivo o retención documental
del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

 Se registra una no conformidad menor debido a que se encontró que según el

ítem No “2.7.1 Matriz legal” no poseen matriz legal. Se recomienda generar
documento para resarcir dicha observación de manera inmediata.

RECURSOS HUMANOS

 Se reporta de la misma forma una no conformidad mayor, debido a que el

profesional asignado para el cargo no cuenta con manual de funciones el cual
contenga el ítem, “1.1.2 Responsabilidades en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo – SG- SST”, además de incumplir con lo descrito en
el ítem “1.2.3 Responsables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST con curso virtual de 50 horas” debido a que el profesional
designado no posee dicha capacitación.
 PROGRAMA DE AUDITORIA
A continuación, se muestra el documento que soporta el programa de auditoria para el
caso anteriormente analizado

PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y/O AUDITORIA

Ciudad y fecha de elaboración dependencia que elabora el programa

Bucaramanga - Santander, 18 de mayo de 2021 Auditoria - control Interno
Objetivo (s) del programa Alcance del programa

1 Verificar el cumplimiento de las Normas y disposiciones 1. Evaluar la eficiencia, eficacia y la efectividad de la CADENA DE
evaluando el funcionamiento de la CADENA DE CAFÉS CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” mediante el empleo de indicadores de
“JOSÉ VALDÉS” gestión y resultados.
2. Emitir normas e instrucciones con relación a las 2. Efectuar los análisis financieros sobre el manejo gerencial de los
inspecciones a realizar durante el año 2021. recursos, en desarrollo de las políticas de transparencia, eficacia y
3. Verificar el cumplimiento de las políticas de la CADENA austeridad.
DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” y la estricta aplicación de las 3. Propender en todo nivel la cultura de Gestión evaluación y
leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, directivas, preservación de la moralidad administrativa, con el fin de erradicar la
disposiciones, órdenes y normas vigentes que lo enmarcan corrupción.
para su correcto funcionamiento. 4. Supervisar permanentemente la CADENA DE CAFÉS “JOSÉ
VALDÉS” para que alcancen y mantengan el máximo grado de
preparación, alistamiento y disponibilidad para cumplir exitosamente
las actividades propuestas.

Criterios: Recursos:

"A la hora de la inspección se tendrá en cuenta Leyes, • Recurso Humano: Equipos de Trabajo de la Comisión Inspectora.
Decretos, Reglamentos, Directivas, Normatividad y Órdenes • Recursos tecnológicos: Equipo de cómputo con software necesario,
Superiores. impresoras, internet, oficinas con dotación.
Ley 1474/2011 (Estatuto anticorrupción)
Políticas de la CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS” • Financieros: Pasajes, viáticos y Apoyos aéreos de acuerdo a la
Verificación al cumplimiento de la normatividad vigente necesidad
Órdenes verbales e instrucciones de la dirección • Disponibilidad de horas y apoyos aéreos hacia los sectores de
Órdenes verbales e instrucciones del Señor Inspector inspección donde no se pueda ingresar por tierra.
Delegado
Mejora continua iso 9001/2015
ACTIVIDADES AÑO: 2021
No UNIDADES, UBICACIÓN Área responsable
MAR

AGO

UNIDAD
MAY
ABR

NOV
OCT
ENE
FEB

JUN

SEP
JUL

DIC

. DEPENDENCIAS
SUPERIOR
Y/O PROCESOS
INSPECCIONES
CADENA DE Gestión de
Bucaramang
1   CAFÉS “JOSÉ       X               Evaluación -
a
VALDÉS”   Inspectores.
SEGUIMIENTOS
SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE
                         
MEJORAMIENTO UNIDADES TACTICAS
 CADENA DE Gestión de
Bucaramang
1 BR05 CAFÉS “JOSÉ                   X     Evaluación
a
VALDÉS” Seguimiento Control
VERIFICACIONES PERIODICAS
Acompañamiento Gestión de
al proceso al Bucaramang Evaluación -
1       X     X     X  
proceso de gestion a Delegados Estado
Documental Mayor.
BR05
Gestión de
Acompañamiento
Bucaramang Evaluación -
2 al proceso Talento     X     X   X     X
a Delegados Estado
Humano
Mayor.
GESTION DE CULTURA CONTROL
Capacitacion
elaboracion Gestión de
redaccion de Bucaramang Evaluación
1   X X X X X X X X
hallazgos e a Seguimiento
Informes detallados Control.
de Inspeccion      
Reunion para Gestión de
revisar, aprobar o Bucaramang Evaluación
2   X X X X X X X X
desaprobar un plan a Seguimiento
de mejoramiento.       Control.
Difusion de Gestión de
BR05
Boletines del Bucaramang Evaluación
3 X X X X X X X X X X X X
Modelo Estandar a Seguimiento
de Control Interno Control.
Asesorias y
acompañamientos
sobre cultura de Gestión de
control, según Bucaramang Evaluación
4 X X X X X X X X X X X X
solicitudes dde la a Seguimiento
CADENA DE Control.
CAFÉS “JOSÉ
VALDÉS”
Elaboró: Revisó: Aprobó:

MARIA JOSE CORREA QUIROZ MARIA JOSE CORREA QUIROZ MARIA JOSE CORREA QUIROZ
Inspector Delegado Inspector Delegado Inspector Delegado
 PLAN DE INSPECCIÓN

 
Bucaramanga 18 de mayo No.
Ciudad y fecha de
de 2021 Directiva o 00000036
elaboración
Plan
Unidad y/o
Fecha
dependencia que Control Interno 20 al 25 de mayo
inspección
elabora el plan
Líder (es) Comisión Inspectores Delegados
     
MARIA JOSE CORREA QUIROZ
     
Informal
Clase de Inspección   Enfoque Sistema de Control Interno
total
Objetivos de la inspección Criterios de Inspección
Verificar y evaluar el cumplimiento de los planes, * Políticas de la CADENA DE CAFÉS “JOSÉ
programas, procesos y procedimientos de la CADENA VALDÉS”
DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”, a fin de que mantengan el * Marco Normativo Vigente que regula el
máximo grado de preparación, alistamiento y funcionamiento de las diferentes áreas y procesos
disponibilidad para una mayor eficiencia, eficacia y a inspeccionar (decretos, reglamentos, manuales,
efectividad en desarrollo de la misión de acuerdo con la directivas, proceso y procedimientos entre otros)
normatividad vigente. * Lista de verificación 2018-2020-2021
* Idoneidad del inspector
Brindar asesoría para coadyuvar a la mejora continua de
los procesos de la CADENA DE CAFÉS “JOSÉ
VALDÉS”
Alcance Recursos requeridos
ACTIVIDADES, ÁREAS
DEPENDENCIA
Y/O PROCESOS A EMPRESA INSPECTORES CRONOGRAMA
Y/O SECCIÓN
INSPECCIONAR
ADMINISTRACION DE
PERSONAL
PERSONAL
SEPSE SGSST

COMPAÑÍA A.S.P.C,
INTENDENCIA LOCAL
CADENA
COMPAÑÍA IR - POLICIA DE CAFÉS MARIA JOSE CORREA
MILITAR, 20 al 25 de mayo
“JOSÉ QUIROZ
ALIMENTACION VALDÉS”
SOLDADOS LOGISTICA

ALMACEN DE
ARMAMENTO
ALMACEN DE
INTENDENCIA

TRANSPORTES Y
ALMACEN
ESCUADRA DE
MANTENIMIENTO
CONTROL
FINCA RAIZ
INTERNO
ALMACEN DE
COMUNICACIONES - COMUNICACIONES
TICS
GESTION AMBIENTAL Y
AMBIENTAL
SERVICIOS PUBLICOS
Observaciones

Elaboró: Revisó: Aprobó:

MARIA JOSE CORREA QUIROZ MARIA JOSE CORREA QUIROZ MARIA JOSE CORREA QUIROZ
Inspector delegado Inspector delegado Inspector delegado

AJUSTES AL PLAN
Fecha del ajuste:
 

Fecha del ajuste:

Justificación: N/A

Elaboró: Revisó: Aprobó:

MARIA JOSE CORREA QUIROZ MARIA JOSE CORREA QUIROZ MARIA JOSE CORREA QUIROZ
Inspector delegado Inspector delegado Inspector delegado