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CASO 1.

CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Fecha de la auditoría: 15 de febrero de 2017

La cadena de cafés “José Valdés” tiene abiertos en Bogotá 105 establecimientos que
preparan diferentes tipos de café, platos y productos exclusivos de su propia marca. Cuenta
con un sistema de calidad que pretende certificar según la norma ISO 9001:2015; además,
el Ministerio les acaba de notificar que realizará una visita de inspección en coherencia con
el decreto 1072 de 2015; por lo tanto, el representante legal solicita a la empresa
contratada llevar a cabo el proceso de auditoría interna teniendo en cuenta las dos normas
ISO 9001 y el Decreto 1072 SG_SST.

Auditoría

El director del Sistema Integrado de Gestión realiza la programación y planeación de


auditorías, en la que se incluye la auditoría interna, que se describe a continuación.

En la planeación de las auditorías se evidencia que la gerencia aprobó la contratación de un


auditor externo, apoyado por auditores en formación.

Para iniciar la auditoría interna se efectúa una reunión de apertura.

Al terminar la reunión de apertura (8 a. m. a 8:30 a. m.), el auditor se orienta a los procesos


relacionados de acuerdo con la planeación entregada por el director del Sistema Integrado
de Gestión.

El auditor resalta la voluntad del director de Calidad y SST, de enviar algunos documentos,
previa auditoría, y el soporte de los auditores en formación, con quienes se reunió un día
antes para preparar el ejercicio de auditoría.

Gerencia (9 a. m. a 10 a. m.)

El primer proceso que se auditará es la gerencia; el auditor saluda, pero debe esperar 30
minutos porque el gerente tiene problemas inesperados; luego, le pregunta acerca de las
políticas de la organización, incluida la política de SST. Al indagar por la Política de Calidad,
el gerente le responde que es una política que se ha trabajo a conciencia y que, en
coherencia, todos los integrantes de la organización la conocen. Cuando el auditor indaga
sobre la Política de SST, el gerente pregunta que si no se trata de la misma política de
calidad.

El auditor pregunta al gerente acerca de los recursos, y este le muestra un presupuesto en


el que se evidencian rubros para los Sistemas de Gestión de Calidad y SST.
Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon
Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
Operaciones y logística (10 a. m. a 12 m.)

El auditor se reúne con el líder del proceso de Operaciones y Logística, y le pregunta acerca
de la implementación del SG-SST, a lo cual responde que no tenía ni idea de esa
implementación, pero que sí conoce lo relacionado con calidad; sin embargo, llama al
asistente profesional, quien le indica que llevan trabajando 6 meses en el tema, y que,
incluso, él participó en 3 reuniones.

El auditor pregunta acerca de la Matriz de Peligros e Identificación de Riesgos con respecto


al proceso de operaciones y logística, y él responde que sí la conoce; sin embargo, el auditor
en formación señala al auditor líder que, de acuerdo con la documentación enviada, ellos
están utilizando una matriz desactualizada. No obstante, el auditor, al analizar el cargo del
operario de transporte en la actividad de cargue y descargue, en la carpeta que le
proporcionan, encuentra en coherencia tanto la entrega de EPP como las capacitaciones del
jefe directo.

El auditor y el líder del proceso visitan la planta; revisa la parte operativa y, por último, la
parte logística. Allí se encuentran con el operario de transporte y se evidencia que no lleva
los EPP correspondientes, según fueron relacionados. Al preguntarle por la Política de SST,
él responde que la conoce, pero no así la Política de Calidad.

HSEQ

El auditor pregunta al director del Sistema Integrado de Gestión por la Política de Calidad,
la cual está en coherencia con la NTC-ISO 9001 (2015); sin embargo, la Política de SST no
está firmada ni tiene fecha.

En cuanto al Procedimiento de Control de Documentos y Registros, en la carpeta se


encuentran dos procedimientos con dos fechas diferentes. La Matriz de Identificación de
Peligros y Valoración de Riesgos está en coherencia con el Decreto y con la GTC 45. Las
inspecciones que alimentan el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud para el trabajo
tienen fecha de 2013, pero estamos en 2016. Sobre el Copaso, no hay evidencia de su
gestión ni tampoco se cuenta con la Matriz Legal.

Existe un plan de trabajo que tiene por objeto implementar la norma; hay un informe de
condiciones de salud, pero solo se encontraba el perfil sociodemográfico del personal
administrativo. No se encontró el Programa de Capacitación y Salud en el Trabajo ni el
procedimiento de comunicación ni se evidencian mecanismos que permitan realizar una
adecuada comunicación; tampoco existe una evaluación del Sistema de Gestión.

Recursos Humanos

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon


Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018
El auditor pregunta al líder de Recursos Humanos acerca de los documentos pertinentes. Al
revisar el Manual de Funciones no se evidencian las responsabilidades de seguridad y salud
en el trabajo.

Al indagar por la hoja de vida del asistente profesional, se evidencia que es profesional en
Administración de Empresas, con experiencia de 1 año en cargos relacionados, y que
cumple con las habilidades señaladas en el Manual de Funciones, pero no tiene ninguna
responsabilidad en SG-SST.

Al preguntar por las capacitaciones del operario de transporte, el auditor se da cuenta de


que el operario fue a la inducción, pero nunca volvió a las demás capacitaciones.

Reunión de cierre

El auditor realiza la reunión de cierre sin comentar ni un solo aspecto de lo evidenciado.

Caso suministrado por la experta disciplinar Susana Patricia Hernández Hamon


Administración en Salud Ocupacional
29/05/2018

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