Sistema de Diario y Caja

Este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para
el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos,
denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema de
diario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diario especial,
en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales.

como se registran las operaciones.

POLIZAS DE DIARIO
Las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al
efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a
otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.
FORMAS DE POLIZAS
1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se
trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.
2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:
a.- Columna para la fecha de la operación.
b.- Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida
de caja, así como la redacción de la operación efectuada.
c.- Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos,
y la segunda, a los créditos.
3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres
espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:
Quien la preparó
Quien la revisó
Quien la autorizó
También es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel
de color diferente, con el objeto de que, simple vista, se pueda distinguir la
naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como ya se había indicado -
cada clase de pólizas deberá llevar el nombre de la misma, para mayor seguridad.
Ventajas:
Las operaciones quedan clasificadas por cuentas, lo cual permite conocer el
movimiento deudor como el acreedor de cada una de las cuentas que tienen
movimientos de efectivo.
Los asientos de las operaciones pasan por concentración del diario general lo cual
representa un considerable ahorro de tiempo y trabajo.

Empresas Que Pueden Implantar El Procedimiento:

Micro y pequeñas.

Formatos de registros
Se hace en la misma forma que en el diario tabular.
Es decir, que los asientos por entradas y salidas de efectivo se van acumulando
en las columnas de las cuentas correspondientes.
Al terminar el ejercicio, por todos ellos se hace, en el diario genral un solo asiento
de concentración.

Ejemplo.
Conclusión: Es una buena opción para empresas de pequeñas ya que con ello
se ahorras demasiado tiempo y es fácil de realizar y entender.

Sistema Centralizador.
El sistema centralizador surge a raíz de un incremento en el volumen de
transacciones que debían ser registradas diariamente el libro Diario en forma
cronológica, los que entorpecían el sistema produciendo la necesidad de canalizar
y simplificar el registro de estas operaciones en libros especializados en la cual
ciertas personas especializada en un área solo se dedicaran a un solo tipo de
registro.

Registro de las operaciones.

constituido por libros auxiliares los cuales se centralizan en un diario general ya
que cuando empieza a incrementar el volumen de las transacciones aparece la
especialización.
Es decir, el sistema centralizado se caracteriza por que el trabajo que antes solo
podía realizar un contador puede ser realizado por distintas personas yaqué
debido a que cada una se especializa en un área el trabajo se divide (en
departamentos o secciones)

VENTAJAS:
•La organización funciona con pocos jefes.
•Uniformidad en la toma de decisiones y en la aplicación de políticas y métodos.
•Las decisiones son tomadas por la gente más entrenada y preparada.
•La dirección es ejercida por aquellos que tienen una visión global de la
organización.

DESVENTAJAS:

•Los decisores no tiene contacto estrecho con las personas y situaciones

involucradas.
•Se incrementa el grado de distorsión en la información dado la cantidad de
personas involucradas en su generación y transmisión.
•No permite el desarrollo de los niveles más bajos de la organización.
•Puede ocasionar demoras en la llegada de la orientación a los niveles inferiores.
•Es generadora de sobrecarga en el trabajo de los directivos superiores.
•No se toman las mejores decisiones porque, generalmente, se carece del
conocimiento directo del que realiza el trabajo.
•Disminuye la motivación debido a la poca participación en las decisiones.
•Los ejecutores realizan una labor reactiva (responden ante el hecho y no
proactivamente) limitando así el éxito.

Formatos de registros.
-Diario de caja
-Diario de compras
-Diario de ventas
-Diario de salidas de almacén
-Diario de documentos por pagar
-Diario de documentos por cobrar
-Diario de operaciones diversas
-Pueden hacerse los asientos mensuales de concentración de los diarios
auxiliares en el diario general.
-Maneja un diario de operaciones diversas para las operaciones no específicas y
que son poco numerosas
-El número de diario especial es ilimitado, debido a que se fija con relación al
número de grupos de operaciones que se efectúan con más frecuencia

Empresas en las que se puede utilizar:

Pequeñas y medianas.
Ejemplo:
Conclusión:
con este tipo de sistema permite distribuirlo en departamentos, facilitando en
manejo y registro de la información contable.

Sistema de una, dos o tres pólizas.

El término procede de un tecnicismo estadounidense (voucher), el cual significa
"comprobante" o "vale" y se utiliza como un documento de carácter interno que
sirve para registrar las operaciones de las negociaciones, además ahí se archivan
los documentos soporte que dieron origen a dichos registros.
Contiene datos como: fecha, número, nombre y codificaci6n de las cuentas
afectadas, importes, quién lo hizo, autorización, así como el concepto.

Registro de las operaciones:

En las pólizas de diario se deben registrar las operaciones que se denominan
virtuales, es decir que no tienen movimiento de entrada ni salida de efectivo, como
ejemplo el registro de las depreciaciones y amortizaciones, asiento de apertura.
registramos las entradas de dinero, es decir los ingresos, como son cobros a
clientes por ventas o servicios.
registramos todas las salidas de dinero, es decir todos los pagos o gastos
realizados por un negocio, actualmente las pólizas se llaman "de egreso" o
"pólizas de cheque".
Las pólizas de egreso se utilizan para el registro de salidas, como comisiones y
situaciones bancarias.
Las pólizas de cheque son las más usadas actualmente en virtud de que por
medio de ellas registramos todos los gastos y las compras que se realicen en una
negociación, e incluso es un requisito fiscal que para que los egresos tengan ese
carácter deben ser realizados a través de las cuentas bancarias (cheque)

Ventajas:
Mayor división del trabajo.
No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no
estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas
responsables.
Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las
operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Desventajas:
El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como
equivocarse en las columnas.
Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

Empresas en las que se puede utilizar:

Mediana y grandes empresas

Conclusión:
Con el sistema de pólizas el libro diario o libro continental conserva su formato
tanto en características como en datos.