10 Consejos para ser más la secretaria más eficiente 

Hay muchas actitudes que te hacen perder tiempo en el trabajo y no te permiten demostrar tu potencial al máximo. Sigue
estos tips que te ayudarán a evitarlo...
A continuación te presentamos 10 consejos para que empieces a ser más eficiente en el trabajo.

1. Resiste la urgencia que sientes de leer e-mail personales

El correo electrónico ha hecho que podamos comunicarnos con amigos y colegas de manera instantánea, fácil y asequible.
Sin embargo, ahora muchas personas pasan horas leyendo y contestando sus e-mails a diario. Deja los e-mails de tus
amigos para el final del día. De esta manera, tus horas productivas no se verán interrumpidas con asuntos personales.

2. Lee las noticias, en línea o por otros medios, en casa en lugar de la oficina
Internet es una gran distracción en el centro de trabajo y está al alcance con un solo click. Es posible que acabes de
enterarte de una noticia de último minuto, pero aprende a permanecer concentrado durante tus horas laborales. La historia
todavía estará en Internet cuando llegues a casa y en el periódico a la mañana siguiente.

3. Prioriza y delega
Si bien todas tus actividades podrán parecerte decisivas, probablemente las puedes clasificar en orden de importancia. De
la misma manera, saber cómo delegar es algo en que se destacan los mejores jefes. Observa con detenimiento tu lista de
actividades pendientes y reconoce lo que tiene que hacerse de inmediato, lo que puede esperar y lo que se le puede
delegar.

4. Aprende a decir no
Decir no tal vez sea lo más difícil de hacer en el trabajo, especialmente si estás intentando causar una buena impresión. Sin
embargo, es importante que sepas cuándo has llegado al límite de lo que puedes hacer. Está bien que ayudes a los demás
en tu centro de trabajo, pero algunas veces tienes que poner un límite si quieres usar tu tiempo de manera eficaz.

5. Rechaza las oportunidades de socializar 

Algunas veces simplemente tienes que tomar una decisión sobre el gran chisme que están contando en el dispensador de
agua. Es importante que hagas amigos en el trabajo, pero puedes limitar las conversaciones sociales a horas específicas
del día, como en la mañana cuando vas por el café. Tal vez tendrías que decirles a tus amigos que no puedes socializar en
el trabajo, pero sí fuera de horas de oficina.

6. Organízate
Es increíble cuánto tiempo se pasa uno buscando archivos, tratando de ver dónde archivar los documentos y anotando
números de teléfono. Llega al trabajo temprano y organiza toda tu área de trabajo. ¿No estás seguro por dónde empezar?
Existe una amplia variedad de recursos que te pueden ayudar a organizarte, desde tiendas que se especializan en la
organización hasta libros.

7. Haz una lista y síguela al pie de la letra

Parece un consejo de escuelita, pero para muchas personas hacer una lista es la mejor manera de ser más productivo. Haz
una lista de cosas que tienes que hacer todos los días cuando llegues al trabajo y comprométete a hacer todo lo que figura
en ella.

8. Date un tiempo ¿sin interrupciones?

Este consejo es más fácil de seguir si tienes una oficina y puedes cerrar la puerta, pero incluso si trabajas en un cubículo
puedes darte un tiempo sin interrupciones. Encuentra una sala de reuniones o lleva tu computadora portátil a un lugar
apartado. Ponte audífonos, prende tu computadora y evita sentarte frente a un compañero de trabajo. Esta medida hará que
sea más fácil rechazar la tentación de socializar en la oficina.

9. Encuentra el sistema que funcione mejor para ti

Algunos pequeños dispositivos portátiles funcionan de maravilla para algunos, pero terminan quitándole tiempo a otros. El
truco es encontrar el sistema que funcione mejor para ti. Tal vez prefieres una agenda y un lapicero o un organizador de
escritorio en lugar de un sistema computarizado. Cualquiera que sea el sistema que elijas, aprende a usarlo de manera
eficaz.

10. Disminuye tus materiales de lectura

¿En realidad tienes que recibir siete boletines electrónicos por semana? Trata de disminuir las publicaciones que lees y el
correo electrónico que recibes. Podrás recibir las noticias más importantes de una sola fuente y aún mantener tus
conocimientos al día.

Fuente: www.hey.es

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1 Siempre llega a tiempo. Estar en el trabajo a tiempo es una gran oportunidad

para hacer feliz a tu jefe. Llegar tarde puede volverlo (a) loco (a).

2 Siempre debes estar lista para responder preguntas inesperadas, también

debes de tener listas respuestas a preguntas anticipadas, en caso de que tu jefe

quiera que des información durante las juntas, etc. Tal vez incluso te pida que
escribas un discurso completo para él. Mantente al tanto de sus objetivos y de la
dirección que tienen las cosas en la compañía, lo que te servirá para ser su
apuntador para situaciones dadas.

3 Siempre conoce el horario de tu jefe. Si tu jefe tiene una junta y lo olvida,

podrás informarle para que se prepare con media hora de anticipación (o una hora,
dependiendo de qué tan organizado u ocupado esté).

4 Siempre debes de estar lista para contestar llamadas. Si alguien hace una

importante llamada para tu jefe, tendrás que tomarla. Ten un saludo estándar que
maximice el rango de ganancias en la ausencia de tu jefe, como ‘Buenos días,
oficina de (nombre del jefe, compañía). Habla su secretaria. ¿En qué le puedo
ayudar?’ Anota el nombre de quien llama, teléfono y el mejor momento para
devolverle la llamada. Dale seguimiento a la llamada con rapidez, pasando el
mensaje a tu jefe tan rápido como sea posible. Esta es una buena práctica de
negocios y puede brindarle un nuevo cliente a tu jefe porque pudo volver a atender
a esta persona en poco tiempo como resultado de tu diligencia. Eso también te
ganará puntos con tu jefe.

La secretaria perfecta
La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los
directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas?
¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que
hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".

Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas,
escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.

Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren
una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles,
las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones
de las secretarias convencionales sean sustituibles...

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¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta
dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. Damos algunos consejos.

Consejos para tener una buena secretaria

1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos
humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y
públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su
formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza
absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e
identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y
confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto directivo /a el
tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin
estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar
tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo
toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga
excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a una próxima reunión; es
alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y
llegar en perfectas condiciones a una reunión importante... Es dar la excusa perfecta por teléfono y que
el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de
no equivocarse. Es saber cuándo tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día
intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los
imprevistos. Al respecto leer Cómo reducir el estrés en el trabajo(la secretaria puede ayudar mucho).

4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve la suerte de conocer
cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante,
con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de
cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class. Se preocupaba de
hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más
especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables
en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto
vale una secretaria así?

5. Hacer valer la autoridad de su jefe. Me comentaba uno de los más altos directivos de América
que su secretaria era la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones.
Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas
recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... En resumen, era imposible que alguien
que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y
terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas
nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran
los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular...

6. Saber estar: la imagen. Un CEO amigo me confesaba que su secretaria conseguía que en el
entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Salía a recibir a las visitas al
ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está
esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le
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pasara. Su cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa.
Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de
confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo,
transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.

7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe.
Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas,
aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.
Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que
afecte al normal desarrollo de cada día.

¿Qué debe hacer una buena secretaria? Tus comentarios, recursos, trucos,
ideas, consejos son muy bienvenidos.
Dicen que detrás de todo gran jefe, hay una  excelente secretaria. Y no es para menos, porque aparte de ser la  mano
derecha  de éste, ella ejerce funciones fundamentales en el día a día de la empresa, de las que depende su correcto
funcionamiento.
A continuación algunas de las características que distinguen a una buena secretaria.

1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza.

Su formación, solidez, discreción,  carácter, personalidad son clave para que exista una relación de confianza
absoluta.

2. Para poder atender la mayor cantidad de  temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el
apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.

3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no
equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal.

4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución  de cualquier reunión  en la que se tomen decisiones. De esta
manera, la mente del jefe puede  descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad   será  mayor.

Ponerse al día
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la
empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos
especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor  diaria.

Las seis funciones más representativas de las secretarias son:

1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.

2. Buscar información a través de  la Internet y gestionar los correos electrónicos.

3. Gestionar el archivo.
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 4. Filtrar llamadas.

5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.

6.  Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

Consejos
Te presentamos un curso en el cual abordaremos un tema que debe ser tratado con mucha importancia;  ya que tenemos la
idea preconcebida en la que vemos a la Secretaria como una simple ayudante en la oficina; pero si usted piensa
detenidamente, es la parte principal y fundamental en una oficina. Existe un dicho muy común “detrás de un gran hombre,
existe una gran mujer” y ahora aplíquelo a este campo “detrás de un gran jefe, existe una gran Secretaria” o secretario,
porque aunque siempre asociamos esta profesión con la mujer, esta es una profesión también asumida por hombres, que
de igual manera desempeñan las mismas funciones.
Conoce algunos consejos y conceptos básicos de lo que significa ser una secretaria eficiente.
Para introducirnos al tema explicaremos cual es el significado de la palabra Secretaria, esta deriva del
Latín Secretarius que significa: “persona que se hace depositaria de un secreto”, aplicaremos este concepto a la parte
subjetiva de ser una Secretaria Eficiente; en este aspecto la buena Secretaria, debe saber escuchar al Jefe en los
momentos en los que no se encuentra dando las directrices de la oficina, más bien en su vida personal.
La sensibilidad humana nos indica que el Jefe también es humano; por lo tanto también tiene sus propios
problemas personales; que por las circunstancias en las que se encuentra la Secretaria, en la mayoría de los casos se hace
parte de la vida personal del Jefe, conoce mejor que los otros empleados: a la esposa/o, a los hijos, a los amigos,
compañeros de trabajo y hasta compañeros del colegio, conoce a los padres, etc.
La Secretaria se convierte en el nexo entre el Jefe y su entorno personal.  Este hecho ocasiona que siempre
mantenga una conversación con su entorno y por ello conoce detalles de su vida que deberá mantener en “Secreto” y no
divulgarlos en la oficina.
La relación entre el Jefe y su Secretaria van más allá de conocer al entorno personal, debe conocer sus gustos,
como ser: que le gusta tomar al llegar a la oficina, que colores de camisa le gustan, si le gusta que los ambientes estén
iluminados, que le gusta comer, que horarios acostumbra a descansar, cuando es oportuno pasarle una llamada, hasta
cuando está de buen humor o mal humor, cuando está triste y cuando está feliz, cuales considera que son fechas
importantes para su vida, cumpleaños, aniversarios, etc., etc.
Viendo el lado objetivo de una Secretaria, veremos cuáles son las funciones y que requisitos debe reunir una
Secretaria para llegar a ser Eficiente. Con relación a sus funciones, tenemos las siguientes:
-          Una Secretaria es la persona que se encarga de recibir, redactar, clasificar y archivar la correspondencia de

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su Jefe o de la oficina en general.
-          Debe atender las llamadas telefónicas, tener la destreza en el manejo de la tecnología informática, en el
manejo de paquetes de computación, centrales telefónicas, y otros aparatos modernos que se usen, para ello debe
actualizarse en esta área constantemente, tomando cursos cada vez más avanzados.
-          Debe llevar adelante la agenda del Jefe, administrar y planificar sus horarios, coordinar sus reuniones, sus
salidas, temas que debe enfocar y sobre todo estar informándole sobre estos puntos constantemente.
-          Entre sus funciones también están las de custodiar y ordenar los documentos de una oficina, responder los
correos electrónicos, recibir las visitas, coordinar pagos y cobros.
-          Una Secretaria debe ser Estratega al administrar sus funciones y planificar su trabajo.
-          Debe saber cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa en general.
-          Informar sobre los problemas, quejas, reclamos, que conoce de sus colegas de trabajo y evitar que existan
conflictos sociales.
Como parte de los requisitos que debe reunir, tenemos que una Secretaria debe ser:  Proactiva, debe generar
confianza, seriedad, ser de buen trato hacia las personas que la rodean; debe tener el conocimiento, habilidades y
destrezas en las interrelaciones humanas; debe tener disponibilidad horaria, debe tener personalidad, conducta intachable,
comportamiento adecuado; debe tener una vestimenta recatada y adecuada, alta autoestima, ser humilde, paciente,
servicial, debe capacitarse constantemente, en talleres, cursos, seminarios; y sobre todo ello debe tener una actitud positiva
que influya en sus propias funciones y en las de su Jefe, estar consciente  cada día de que es el pilar fundamental en su
oficina, y que es de quién depende que el Jefe sea un buen Jefe.