EXCUSAS QUE LA SECRETARIA DEBE REUNIR

1. No creí que fuera tan importante
2. Siempre lo hemos hecho así
3. No sabía que era urgente
4. Tengo tanto trabajo que no he podido archivar
5. Eso no me corresponde a mi
6. Nadie me dijo que lo hiciera
7. Se me olvido
8. Estoy esperando que me lo autoricen
9. Lo entregue pero no me acuerdo a quien
10. Espera a que llegue y se lo preguntas
11. Te lo había dicho
12. Pa mañana se lo tengo
13. Ese es tu trabajo no el mío
14. Mi trabajo no es ese
 
CLASIFICACIÓN DE LOS TEMAS SECRETARIALES
Las tareas que realiza la secretaria se clasifican de la siguiente
manera
1. Cotidianidad: Se refiere a la apertura y clasificación de la
correspondencia, manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo
de la empresa, planeación permanente de la empresa de la agenda
personal y del jefe diaria y semanal.
2. Periodicas: Se refiere a la organización de reuniones del personal
de los diferentes departamentos de la empresa y ser la interlocutora
en el proceso de comunicación de la empresa.
3. Ocasionales: Preparar y reservar viajes, hoteles,espacios que el jefe
o la empresa lo necesiten.
 
7 PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA
La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los
medios de trabajo tanto en instituciones públicas o privadas.
Cada día la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola
paciencia para crear una empresa. Si bien es cierto que hay
excelentes secretarias también debemos reconocer que existen otras
que no pueden ni podrán considerase como buenos elementos.
Veamos las siete debilidades más frecuentes de algunas secretarias si
usted está decidida a superarse profesionalmente evite caer en los
siguientes horrores.
1. Apariencia descuidada: Se debe llegar a la oficina lista para trabajar
la apariencia de una secretaria ejecutiva sinónimo de pulcritud.
2. Banquetes en las horas de trabajo: Es de mal gusto comer dentro
de las horas de trabajo en el espacio exclusivo para lo laboral deja una
sensación de falta de cultura decencia buenos hábitos entre otras.
3. Abuso de teléfono: Una gran parte de los negocios a asuntos
oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se está bloqueando un
importante medio de comunicación de la empresa o institución se
forma un caos en el interior de la misma que obstaculiza el normal
desarrollo de la misma. El uso, de este medio de comunicación
permite identificar a las secretarias con criterio y conciencia de ética
profesional.
4. Indiscreción: Cometer con otras personas los asuntos y problemas
de su trabajo, constituye una falta gravísima. Una excelente secretaria
debe ser leal a su jefe y a la empresa donde labora.
5. Descortesía: Ser Cortez representa educación, respecto por
nosotros mismos y por los demás. Recuerde que el concepto que
tengan los visitantes de la empresa se deberá un alta porcentaje al
trato que usted le dé.
6. Murmuracion: La comunicación es muy importante para toda
empresa o institución no se involucre en grupos que se reúnen en los
pasillos para intercambiar chismes y rumores.
7.  Actividades ajenas al trabajo: Las rifas, las colectas, ventas de
todas las rifas son actividades prohibidas para una excelente
secretaria ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias
en el personal de una oficina.
 
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PROGRAMA DE LA SECRETARIA
1. 1.    Entrada puntual.
2. 2.    Preparación del trabajo del día, consulta de fichero donde
anoto lo concerniente a la presente jornada.
3. 3.    Lectura del correo y de los servicios de prensa si el jefe está
interesado en ellos.
4. 4.    Organización de las tareas que pertenecen a sus auxiliares
antes de la llegada del bjefe.
 5. 5.    La secretaria estará dispuesta a atender la llegada del
director. Con él tratará los asuntos relacionados con la jornada
más otros nuevos e interesantes que el jefe traerá consigo.
6. 6.    No olvidar que el jefe está en el despacho por lo tanto
permanecerá atenta e un nuevo llamado de él.
7. 7.    Atender debidamente el teléfono y las visitas que sucederán
sin duda a media mañana.
8. 8.    Cuando el jefe no la necesite, digitará algunas cartas o hará
que el subalterno de ello.
9. 9.    Por la tarde repasara el plan de trabajo si se ha desarrollado
conforme a lo previsto.
10. Tal vez el director quiera repasar de nuevo los asuntos
programados para el día o dicte algunas cartas.
11. La calma de la tarde será excelente para archivar y buscar algunos
documentos enlazados a otros temas por resolver.
12. Programa escrito para las labores del día siguiente.