INSTITUTO TECNOLÓGICO NACIONAL

DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LEÓN

“UNIDAD 5:
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES”

Integrantes:
Espinoza Amaya Juan Luis
Guerrero Barajas Rosaura Isabel
Martínez Juárez Eduardo David

Materia:
Administración de las operaciones I

Docente: Ing. José Luis Araiza Guzmán

28 de noviembre de 2019
 ÍNDICE

5. Administración de Almacenes……………………………………………1

5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización,

despacho, mantenimiento de los registros…………………………………..2

5.2 Localización y distribución de almacenes.……………………..……….5

5.3 Selección de mobiliario y equipo de almacén…………………………..6

5.4 Sistemas Informáticos de administración de almacenes………………..7

Introducción.
Para comenzar, una breve historia de los almacenes. Fue en la Segunda Guerra
Mundial cuando la logística se practicó de forma más científica en el área militar y
empezó a recibir un poco más de atención estratégica de parte de la alta dirección de
las empresas, centrándose en los siguientes aspectos:

 Manejo eficiente de materiales (control de existencias y tiempo de respuesta a

requerimientos).
 Uso eficiente de los espacios.
 Localización y número de almacenes en la cadena de suministro.
 Uso de tecnologías de información, así como la automatización.

En las décadas de los 60 y 70 se estableció en el entorno empresarial un énfasis en la

nueva tecnología para mejorar y optimizar el resguardo, las operaciones y el manejo
de materiales.

En los 80 y 90 se siguió desarrollando una mejora continua en el manejo de

materiales y codificación de los mismos por medio de nueva tecnología, del control
manual se pasó al código de barras y lectores ópticos de los mismos códigos;
gradualmente se empezó a trabajar más por medio de sistemas de información
computarizados y menos por medio de control manual.

5. Administración de Almacenes.
En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio
para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este
concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función
principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una
manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de
inventarios, producción y distribución.
La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa.
El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información
precisa y comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus
esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacén.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:
1. Recepción de materiales en el almacén.
2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacén.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:
1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o producción en totales económicos.
4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios,

recepción, organización, despacho, mantenimiento de los
registros.
MANEJO FISICO DE INVENTARIO
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta
o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario
se hace en toda la empresa. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias físicas (cantidad real en existencia).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la
existencia del material y la aproximación del consumo real.

RECEPCION DE INVENTARIOS
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener
tres áreas en el almacén, como base de su planeación.
• Recepción
• Almacenamiento
• Entrega
El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y de la
organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente
separadas e independientes unas de otras.
ÁREA DE RECEPCIÓN: El flujo rápido del material que entra, para que esté libre
de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de
recepción y de su óptima utilización.
Condiciones que impiden el flujo rápido:
1. Espacio de maniobras
2. Medios de manejo de materiales deficientes
3. Demoras en la inspección y documentación de entrada

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que
la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.
En cualesquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:
• El montacargas eléctrico (de gasolina o Diesel)
• La carretilla neumática
• La carretilla manual
• Las tarimas de madera
• Los contenedores
• Los carros especiales
• Los transportes de rodillos

ZONA DE INSPECCIÒN:
El flujo rápido de los materiales que se reciben y requiere de un espacio óptimo para
descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del
proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.

ÁREA DE ALMACENAMIENTO
La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de
materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento
pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y
manejo.
Los espacios deben estar pensados para:
1. Para aminorar el riesgo de incendio.
2. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento.
3. Para que no se estropeen
4. Para evitar el deterioro

ÁREA DE ENTREGA.
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de
entrega debe:
a. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
b. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o
una factura remisión.
c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el
documento de salida.
d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de
material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.
e. Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles
necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de
los productos y de empaque.
REGISTRO DE INVENTARIO
Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que
cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos
pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:
1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra se
registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste
para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se registra a
la cuenta de Inventario directamente.

5.2 Localización y distribución de almacenes.

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico para
realizar las operaciones de una empresa. Seis grupos de factores dominan las
decisiones de localización en el caso de nuevas plantas manufactureras:
· Clima laboral favorable.
· Proximidad a los mercados, calidad de vida.
· Proximidad a proveedores y recursos.
· Proximidad a las instalaciones de la empresa matriz.
· Costos aceptables de servicios públicos, impuestos y bienes raíces.

CONSIDERACIONES DE ALMACENES
Las consideraciones siguientes, de aplicación general, son más importantes en un
almacén que en cualquier otro lugar:

1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones más adversas.
2. Los almacenes requieren ser seguros, no permitir la entrada de otro personal que
no sea el del almacén.
3. La impermeabilización debe ser particularmente buena en un almacén, la gotera
puede estar en una zona oculta que puede causar daño considerable antes de que sea
descubierta.
4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden
estar compartidos con otros departamentos.
5. La estantería en los almacenes evitará el movimiento normal de aire con lo que la
distribución de la temperatura se puede afectar seriamente.
6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir la
circulación.
7. Los artículos de uso frecuente tienen que estar lo más cerca de las ventanillas de
distribución.
8. Los artículos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como sea
posible.
9. Los anaqueles y compartimientos no deberán ser tan profundos teniendo así un
acceso fácil a la parte posterior.
10. Hay que proporcionar un área de recepción donde los artículos se puedan
separar y desempacar antes que distribuir.
11. Las cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se protegerán de
las corrientes de aire.
12. Es esencial un sistema de localización que haga posible conocer la posición de
cualquier artículo que cambie frecuentemente de lugar. Un sistema sencillo es dar
una letra de referencia a cada línea de compartimientos y numerar éstos en forma
consecutiva a partir de uno de los extremos.
13. El almacenamiento es esencialmente un problema volumétrico, esto es, depende
tanto de la altura como del área del piso. La altura útil puede incrementarse
empleando algunos de los modernos montacargas con el elevador vertical junto con
cestas especiales.

PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES

· Artículos con mayor movimiento deben estar en un lugar de fácil acceso.
· Los artículos pesados deben estar ubicados de tal manera que minimicen el
trabajo de manipulación en el almacén.
· Los espacios en alto deben usarse para artículos ligeros y protegidos.
· Materiales peligrosos deben ubicarse en un anexo o externos al almacén
general.

ETAPAS DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN

1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de
almacenamiento.
2. Establecer el sistema de manejo de materiales
3. Mantener un sistema de control de inventarios
4. Establecer procedimientos para tramitar pedidos.
5. Seleccionar el medio de transporte.

5.3 Selección de mobiliario y equipo de almacén.

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicación implica
compaginar las necesidades de movimiento y almacén con las características de
equipamiento.

Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: Maximizar el uso del
volumen, y permitir un fácil y rápido acceso a los productos almacenados.
En general se puede admitir que un sistema de almacén bien diseñado debería:

 Usar adecuadamente el volumen construido

 Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y
favorecer el flujo de bienes.
 Favorecer el movimiento y el control de stocks.
 Proteger contra incendios, daños y robos.
 Prevenir el deterioro y/o la contaminación del stock.

La selección del equipamiento debería tener en cuenta la siguiente

información:
 Características físicas de los bienes almacenados.
 Contaminación-olores que pueden afectar a los bienes.
 Riesgos asociados a los bienes: Incendios, gases...
 Factores de deterioro, obsolescencia y caducidad.
 Valor de los bienes.
 Número de líneas en los pedidos.
 Número de referencias.
 Niveles mínimos, máximos y medios de stock.
 Disponibilidad de capital.
 Características del equipamiento disponible.

5.4 Sistemas Informáticos de administración de

almacenes.
Los sistemas, según su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:

 Determinísticos.
 Probabilísticas.
 Abiertos.
 Cerrados

El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño

de uno nuevo como el rediseño de un sistema que se encuentre en operación. Un
 nuevo sistema se requiere cuando la organización inicia sus operaciones o
cuando una nueva división solicita por primera vez el proceso de datos de un
cierto sistema. Los sistemas en operación normalmente necesitan ser rediseñados
o modificados parcialmente en forma periódica para asegurar que estén acordes
con lo actual y no con los requerimientos históricos. Una organización se puede
clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son:

o Subsistema administrativo.

o Subsistema operativo.

o Subsistema de información.

INFORMACIÓN FINANCIERA
Todas las compañías tienen algún sistema de información financiera. Esta categoría
de la información es la que ahora se usa más comúnmente. La base del sistema es el
flujo de dólares en toda la organización, y si están diseñados correctamente los
sistemas de contabilidad, de contabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura
de la organización.

Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados

primordialmente con información histórica e interna, aunque en algunas zonas del
planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el
planeamiento. La presupuestación es totalmente futurista.

En general la conversión de un sistema, financiero, manual a otro basado en

computadoras, no podrá tener tantas mejoras como mecanismo administrativo como
ocurre en otros tipos de sistemas de información. Desde un punto de vista de manejo
de datos y de costo, ordinariamente los sistemas financieros son los que se prefieren
para conversión, pero no hay la misma oportunidad de mejorar el sistema de
información debido a la naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se
ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejoría consistirá en la prontitud y la
exactitud de los informes.

Es probable que el sistema financiero sea el más importante sistema de información

aislado de la compañía, y en la mayor parte de las empresas, es el más antiguo y el
mejor desarrollado. La principal preocupación de ese sistema consiste en las
actividades necesarias de diseño para convertirlo en un importante instrumento para
la operación y el planeamiento.
FUENTES:
 http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2005/administracion/op
tativas/0001.pdf
 https://sites.google.com/site/aolucina/unidad-5
 http://cursos.aiu.edu/ADMINISTRACIaN%20DE%20OPERACIONES/Sesi
%C3%B3n%2010/PDF/Administraci%C3%B3n%20de%20Operaciones%20
Sesi%C3%B3n%2010.pdf
 http://documents.tips/documents/localizacion-y-distribucion-de-
almacenes.htmlhttps://es.scribd.com/doc/221392958/4-2-Localizacion-y-
Distribucion-de-Almacenes