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Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo
de almacenes:
4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
5.1.1.1 MANEJO FISICO DE INVENTARIO
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal
de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en
toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario
físico es importante por las siguientes razones:
a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y
las existencias físicas (cantidad real en existencia).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.
1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
5.1.1.2 RECEPCION DE INVENTARIOS
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres
áreas en el almacén, como base de su planeación.
• Recepción
• Almacenamiento
• Entrega
ÁREA DE RECEPCIÓN:
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.
Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las
plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén, en este caso se puede
usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía.
ZONA DE INSPECCIÒN:
El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para
descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del
proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.
El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo esta el edificio de la planta.
Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o
trailers. En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén.
De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran
perpendicularmente al andén.
ÁREA DE ALMACENAMIENTO
a) aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas,
tintas, tíner, pintura, etc.
c) c. Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.
e) e. Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales
de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm.
D. Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan
gases corrosivos.
E. Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.
• evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente
cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de
manejo de materiales
a. Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminación
los materiales o productos que se decoloren con la luz.
c. Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.
ÁREA DE ENTREGA:
d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.
REGISTRO DE INVENTARIO
Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que
cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden
ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:
Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una protección
adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir
el objetivo principal del almacén aprovechando al máximo el espacio disponible, para
lograr este es indispensable una cuidadosa planeación.
Función de Recepción:
Importancia:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que
una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la
recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas
grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la
compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la
responsabilidad del departamento de compra.
Proceso:
• Por su Naturaleza:
ü Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras,
cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)
• Por su Origen:
1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del
patrimonio y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos
federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros
o producidos por la misma institución.
a) Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con
seguridad.
b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las
medidas mínimas de seguridad para su operación.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.
Ü Determinísticos.
ü Probabilísticas.
ü Abiertos.
ü Cerrados.
INFORMACIÓN FINANCIERA
Todas las compañías tienen algún sistema de información financiera. Esta categoría de
la información es la que ahora se usa más comúnmente. La base del sistema es el flujo
de dólares en toda la organización, y si están diseñados correctamente los sistemas de
contabilidad, de costeabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura de la
organización. Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados
primordialmente con información histórica e interna, aunque en algunas zonas del
planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el
planeamiento. La presupuestación es totalmente futurista.