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5.

1 FUNCIONES Y MANEJO FISICO DE LOS


INVENTARIOS, RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN,
DESPACHO, MANTENIMIENTO DE LOS
REGISTROS

DEFINICIÓN DE ALMACÉN: el almacén es una unidad de servicio en la estructura


orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos
de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para


lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este
concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal
es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica
al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y
distribución.

También se le da al almacén la altura que debe de tener dentro de la organización en la


selección de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacén o de control de
inventarios, hasta el último puesto de mozo o cargador. Se estudia científicamente su
localización, las medidas adecuadas de su área y la división de sus espacios, los medios
de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseños más indicados de
estantería y, muy especialmente, los procedimientos y prácticas administrativas que han
de normar su funcionamiento económico y eficiente. Todo esto debe partir de la
definición y establecimiento de objetivos y políticas.

La función del almacén se integra en el concepto de gestión general de la empresa.

La gestión se define como la administración y dirección de una empresa atendiendo a


una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinación y organización de los
recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera más eficaz
posible.

El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y


comprensible de tales objetivos para que él y su personal orienten sus esfuerzos hacia
ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacén.

Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo
de almacenes:

1.   Recepción de materiales en el almacén.

2.   Registro de entradas y salidas del almacén.


3.   Almacenamiento de materiales.

4.   Mantenimiento de materiales y del almacén.

5.   Despacho de materiales.

6.   Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y


de contabilidad.

Función de los Almacenes:

1.   Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2.  Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3.   Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las


existencias reales de materia prima.

4.  Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)

5.  Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:


Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

1.   Retraso en el abastecimiento de materiales.

2.  abastecimiento parcial

3.   Compra o producción en totales económicos.

4.  Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

 
5.1.1.1 MANEJO FISICO DE INVENTARIO

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí


la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal
de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en
toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El inventario
físico es importante por las siguientes razones:

a)   Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y
las existencias físicas (cantidad real en existencia).

b)  Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.

c)  Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1.   El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación.

2.   El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad,


la existencia del material y la aproximación del consumo real.

 
5.1.1.2 RECEPCION DE INVENTARIOS

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres
áreas en el almacén, como base de su planeación.

•         Recepción

•         Almacenamiento

•         Entrega

El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y de la


organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente
separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado.
Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o levantar
divisiones.

ÁREA DE RECEPCIÓN:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Condiciones que impiden el flujo rápido:

2.   Espacio de maniobras

3.   Medios de manejo de materiales deficientes

4.   Demoras en la inspección y documentación de entrada

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de


mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.
Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las
plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén, en este caso se puede
usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía.

En cualesquiera de estas instalaciones los medios mas usuales son:


•         El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel)

•         La carretilla neumática

•         La carretilla manual

•         Las tarimas de madera

•         Los contenedores

•         Los carros especiales

•         Los transportes de rodillos

ZONA DE INSPECCIÒN:

El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para
descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del
proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.

ANDÉN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHÍCULOS:

El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo esta el edificio de la planta.
Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o
trailers. En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén.
De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran
perpendicularmente al andén.

El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para trailers


arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente. 

5.1.1.3 organización de inventarios

ÁREA DE ALMACENAMIENTO

La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de


materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno
del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. En
seguida se dan algunas recomendaciones:

1. Para aminorar el riesgo de incendio:

a)   aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas,
tintas, tíner, pintura, etc.

b)  Prevenir la combustión de espontánea de estopa, trapo o papel impregnados


de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba
de fuego, y donde haya una libre ventilación.

c)  c. Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.

d)  d. Revisar periódicamente los extinguidores.

e)   e. Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales
de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm.

2. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento.

A. Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de


agua o vapor.

B.  Corregir las goteras de techos y tuberías

C. Evitar la humedad en pisos y paredes.

D. Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan
gases corrosivos.

E.  Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.

F.  Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de


almacenamiento de aceros.

G. Evitar derrames de aguas o líquidos en el piso.

3. Para que no se estropeen

•         evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente
cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de
manejo de materiales

•         no permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los


artículos.

•         Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o


tráfico dentro del área de almacenamiento

•         Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y


salida de los estantes con alguna tela.

4. Para evitar el deterioro

a.  Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminación
los materiales o productos que se decoloren con la luz.

b.  Evitar que se ensucien o manchen las mercancías ya materiales al manejarlos


o almacenarlos.

c.  Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.

5.1.1.4 despacho de inventarios

ÁREA DE ENTREGA:

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de


entrega debe:

a.  Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.

b.  Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión,


una factura o una factura remisión.

c.  Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía


con el documento de salida.

d.  Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

e.  Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y


útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las
maniobras de manejo de los productos y de empaque.

5.1.2 mantenimiento y registro de inventarios

REGISTRO DE INVENTARIO

Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que
cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden
ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

1.   Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra


se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de
ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.

2.   Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se


registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se
lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y
el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o
más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan
ocurriendo las transacciones o movimientos.

5.2 LOCALIZACIÓN Y REGISTRO DE


INVENTARIO
La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos
emplazamientos alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo
de respuesta a los pedidos de los clientes.

Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una protección
adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir
el objetivo principal del almacén aprovechando al máximo el espacio disponible, para
lograr este es indispensable una cuidadosa planeación.

5.3 MOBILIARIO Y SELECCIÓN DE EQUIPO


DE ALMACEN
Estrategias y cajas o casilleros:

Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que


emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas
compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros,
compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas.
Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de
madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran
variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción:

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador


común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro
departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el
mismo.

Importancia:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que
una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la
recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas
grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la
compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la
responsabilidad del departamento de compra.

Proceso:

Ø  Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en


orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el
número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente
inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es
esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como
se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos
ocultos.

Ø  De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía


también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en
el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte
materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,


origen, condiciones físicas y situación legal:

• Por su Naturaleza:

a.  Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos


o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que
tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse
individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto.

b.  Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el


desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste
parcial, total ó que tienen un periodo de vida corto y que además no pueden ser
inventariados en forma individual.
• Por su aprovechamiento:

ü  Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las


actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de
algún dispositivo para su operación.

ü  Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operación (computadoras,
cámaras fotográficas y de vídeo, máquinas de escribir, calculadoras, etc.)

• Por su Origen:

1)   Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del
patrimonio y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos
federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros
o producidos por la misma institución.

2)   Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas físicas y


morales) y que a través de un contrato o convenio. Transitoriamente están a
disposición del Instituto para su uso y aprovechamiento.

3)   Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores


públicos del Instituto para su uso personal, (radios, cámaras fotográficas,
computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre
ellos.

• Por sus Condiciones Físicas:

a)   Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con
seguridad.

b)  Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las
medidas mínimas de seguridad para su operación.

c)  Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su


rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o que su
mantenimiento es muy alto.

d)  Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas


prácticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitación.

• Por su situación legal:

1.   Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su


ubicación por extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.

2.   Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.

3.   Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un


accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de
seguros.

5.4 SISTEMA INFORMATICO DE


ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO
 

Los sistemas, según su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:

Ü Determinísticos.

ü  Probabilísticas.

ü  Abiertos.

ü  Cerrados.

El proceso de diseño de los sistemas de información comprende tanto el diseño de uno


nuevo como el rediseño de un sistema que se encuentre en operación. Un nuevo sistema
se requiere cuando la organización inicia sus operaciones o cuando una nueva división
solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en
operación normalmente necesitan ser rediseñados o modificados parcialmente en forma
periódica para asegurar que estén acordes con lo actual y no con los requerimientos
históricos. Una organización se puede clasificar como un sistema total, y sus
subsistemas son:

o   Subsistema administrativo.

o   Subsistema operativo.

o   Subsistema de información.


 

Éstos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organización. 

INFORMACIÓN FINANCIERA

Todas las compañías tienen algún sistema de información financiera. Esta categoría de
la información es la que ahora se usa más comúnmente. La base del sistema es el flujo
de dólares en toda la organización, y si están diseñados correctamente los sistemas de
contabilidad, de costeabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura de la
organización. Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados
primordialmente con información histórica e interna, aunque en algunas zonas del
planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el
planeamiento. La presupuestación es totalmente futurista.

En general la conversión de un sistema, financiero, manual a otro basado en


computadoras, no podrá tener tantas mejoras como mecanismo administrativo como
ocurre en otros tipos de sistemas de información. Desde un punto de vista de manejo de
datos y de costo, ordinariamente los sistemas financieros son los que se prefieren para
conversión, pero no hay la misma oportunidad de mejorar el sistema de información
debido a la naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del
control presupuestal. La mejoría consistirá en la prontitud y la exactitud de los informes.

Es probable que el sistema financiero sea el más importante sistema de información


aislado de la compañía, y en la mayor parte de las empresas, es el más antiguo y el
mejor desarrollado. La principal preocupación de ese sistema consiste en las actividades
necesarias de diseño para convertirlo en un importante instrumento para la operación y el
planeamiento.

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