Código: P-GI-03

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES Versión No.: 2

CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
Fecha de Vigencia: 28/ABR/2018
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1. OBJETIVO

Establecer una metodología para Identificar y tratar las no conformidades reales o potenciales y tomar
acciones preventivas y correctivas que permitan la mejora de los procesos del sistema integrado de
gestión.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión, cada vez que se detecte incumplimiento de los
requisitos estipulados.

3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Es responsabilidad del Coordinador HSEQ hacer cumplir este Procedimiento y es responsabilidad del
personal de GEOCING SAS aplicarlo.

4. DEFINICIONES

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.

Acción de mejora: Acción tomada para aplicar una oportunidad de mejora detectada.

Acción de preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o de otra
situación potencialmente indeseable.

Anomalía: Irregularidad o desviación de lo que se considera normal o regular.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Riesgo: Posibilidad o proximidad de factor(es) que pueden representar peligros para la organización.

5. NORMAS

• Cuando se presenten acciones correctivas o preventivas se debe seguir como mínimo los pasos
contemplados en este procedimiento.

• Se deben establecer periodos de seguimiento documentados a las acciones tomadas.

• Al cierre de la acciones debe documentarse su eficacia

6. DESCRIPCION

6.1. Fuentes de Identificación:

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En este ítem se describir persona u organización que detecta el hallazgo, fecha y proceso involucrado, de
igual manera se describe como se detecta un hallazgo, el cual puede ser detectado por:
- Auditorías / Inspecciones
- Revisiones Gerenciales
- Reportes de incidentes / Productos No Conformes
- Estudios / Diagnósticos
- Medición de los indicadores (objetivos y metas)
- Quejas y Reclamos.
- Aplicación de requisitos legales. entre otros.

6.2. Describir el Hallazgo:

Se transcribe el hallazgo según la fuente de identificación referenciando (documentos, procesos,

actividades etc.), cuando aplique.

6.3. Determinar Causa Raíz:

Para determinar la causa raíz de una No Conformidad se realizará a través de 2 opciones metodológicas:
“Lluvias de Ideas” o por “5 por qué” según necesidad y se realizará a las encontradas en:

• Auditorias
• Producto No Conforme
• Quejas y Reclamos
• Incidentes Laborales y Ambientales.
• Inspecciones (después de dos Hallazgos repetitivos).
• Objetivos y Metas "Generales"
• Aspectos Legales. (En Incumplimiento total)
• Planes de Calidad.

6.3.1. Metodología:

La técnica requiere que el equipo pregunte “Por Qué” al menos cinco veces, o trabaje a través de cinco
niveles de detalle. Una vez que sea difícil para el grupo responder al “Por Qué”, la causa más probable
habrá sido identificada.

1 Utilizar el formato de “Evaluación de Hallazgos y Acciones” para identificar la Causa Raíz.

COMO USARLO

2 El grupo realiza la sesión de Lluvias de Ideas de las posibles causas del hallazgo.

3 Una vez identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué así?” o “¿Por qué está pasando esto?”.

4 Continuar preguntando “Por Qué” al menos Cinco veces.

5 En ocasiones se podrá ir más allá de las Cinco veces preguntando “Por Qué”.

6 NO empezar a preguntar “Quién”. El grupo está interesado en el Proceso y no en personas involucradas.

6.4. Clase de Intervención:

Definir si el hallazgo corresponde a una acción correctiva, preventiva o de mejora.

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6.5. Determinar la Prioridad de la intervención:

• Alta: Inmediata
• Media: Mediano Plazo
• Baja: Tratamiento antes de culminar los 90 días.

6.6. Definir las acciones correctivas o preventivas:

Definir las acciones correctivas, teniendo en cuenta la causa raíz, definir las preventivas para eliminar
eventos no deseables o las oportunidades de mejora para optimizar los procesos.

6.7. Análisis de Aspectos y Riesgos:

Verifiqué si acción propuesta elimina, modifica o genera Aspectos o Riesgos en su implementación, si es

así, seguir el Procedimiento de Análisis de Riesgos o Aspectos antes de su implementación.

6.8. Gestión del Cambio:

Asegurar que los cambios significativos que surjan de las acciones se analicen a través del procedimiento
de Gestión de Cambio.

6.9. Determine el responsable de ejecutar la acción:

Describa la persona que tomará la acción para realizar e implementar.

6.10. Tener en cuenta los tiempos estimados para dar cierre a los Hallazgos:

Para definir fechas tener en cuenta los tiempos estimados para el cierre del hallazgo. Cuando el hallazgo
dependa de terceros el plazo se podrá ampliar.

Para definir Acciones Para Cierre Acciones

<30 días (A. Inmediatas)
15 días 60 días (A. Mediano Plazo)
<90 días (A. Bajas)

6.11. Revisión y Aprobación de las acciones propuestas:

Una vez definidas las acciones, deben ser revisadas y aprobadas teniendo en cuenta la conveniencia,
oportunidad y factibilidad.

6.12. Evaluar los resultados de las acciones correctivas y preventivas:

Verificar que los resultados de las acciones han eliminado las causas de los hallazgos.

7. REGISTROS

F-GI-14 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

F-GI-16 Quejas y Reclamos

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