UNIVERSIDAD GALILEO

Fissicc-idea
CEI: Central
CURSO: Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.
Día: sábado
Hora: 08:00 a 9:00
TUTOR: Lic. Jahiron Giovanni Gómez Morales

Entregable No. 1

Edgar Enrique Tuches Carnet: IDE0110109

Sergio Rodas IDE
Carolina García IDE 9622657
Stefany Carola Callo Arriaga IDE 1110015
Edwin Giovanni Samayoa de Leon IDE 9509257
Fecha: 08/02/2020
Contenido
INTRODUCCION ....................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 6
ENTREGABLE 1: PARTE 1 (TAREA NO.1) ........................................................................... 7
Tema: ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL/IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ..... 7
INSTRUCCIONES .................................................................................................................. 7
FACTORES INTERNOS (FORTALEZAS Y DEBILIDADES) ............................................... 7
Factores Externos (oportunidades y amenazas)....................................................................... 8
TAREA NO.2 ............................................................................................................................ 11
Tema: MATRIZ FODA / SOLUCIÓN DEL PROBLEMA .................................................. 11
Instrucciones .......................................................................................................................... 11
Automatización de Procesos: ................................................................................................ 14
Mejora del intercambio de información y colaboración:....................................................... 14
Se amplía la visión global de todos los recursos de la empresa: ........................................... 14
Los datos se mantienen actualizados: .................................................................................... 15
Reducción de costos por licencia: ......................................................................................... 15
La planificación de los Recursos Humanos:.......................................................................... 15
INTRODUCCION
 OBJETIVOS

En la presente investigación después de un análisis de la situación de la empresa se

identificaron oportunidades de mejora, de las cuales estamos enfocados en la
modernización y automatización del área de Recurso Humanos.

Con esta modernización se estará agilizando los procesos de esta área tan importante
para la empresa la cual es la encargada de contactar el personal adecuado a las
necesidades de la empresa y siempre contar con un inventario de personal disponible
para ocupar cada uno de los puestos de la empresa.
ENTREGABLE 1: PARTE 1 (TAREA NO.1)
Tema: ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL/IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
INSTRUCCIONES

1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores
externos (oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y
cualitativas. (Mínimo 5 de cada uno).

FACTORES INTERNOS (FORTALEZAS Y DEBILIDADES)

 Fortalezas:

 Exportadora más grande de algodón y tejidos

 Aumento Cartera de clientes
 Especialización en elaboración de patrones de tela
 Calidad de productos
 Respuesta rápida
 Materia prima de calidad
 Precios
 Especialización en la producción de diferentes tipos de Tela

 Debilidades:

 Insuficiente Maquinaria
 Insuficiente Personal
 No se cuenta con departamento de Despacho
 No se cuenta con personal para las áreas de despacho y empaques
 No se cuenta con departamento de empaques
 Mejorar la organización dentro de los departamentos
 Mejorar los procedimientos actuales
 Mejorar tiempos
 Problemas con la eficiencia
 Mejora de controles de inventarios
 No contar con procedimientos actualizados
 Poca automatización en procesos
 Capacitación del personal
 Duplicidad de órdenes de producción
 Conflictos entre el personal
 Comunicación inadecuada
Factores Externos (oportunidades y amenazas)

 Oportunidades:

 Importación de maquinaria sofisticada

 Mejor calidad con la nueva maquinaria
 Contratación de nuevo personal para la parte Operativa
 Incremento de producción
 Incremento en las ventas
 Reducción de costos operativos
 Confección de Ropa
 Ventas a otras empresas
 Exportación de productos al extranjero

 Amenazas:

 Robo de mercadería
 Impuestos
 Estabilidad política
 Economía
 Falta de implementación de sistemas de control de servicio al cliente
 No realizar estudios de marketing
 Falta de plan de acción para mantener liderazgo
2. Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso de estudio,
elabore la identificación del problema basado en el cuadro siguiente:

Recursos
Prioridad Problema Objetivo Limitantes
necesarios
Aprovechar al
Falta de equipo y
máximo los
Implementación de sistemas de Equipo y
recursos humanos
equipo y sistemas de información para software Falta de equipo y
con los que cuenta
información en el área llevar controles en sistemas
la organización Capacitación
de Recursos Humanos procesos
para hacerla
administrativos
efectiva

Implementación
Ventas que cumplen
equipo y sistemas de Establecer la Equipo y
con las metas, pero no Falta de equipo y
control de ventas situación software
se observa mayor sistemas
actuales para financiera de la
crecimiento debido a Capacitación adecuados
aumentar el proceso empresa
la baja producción
de producción

Desviación y mala Mejorar los Falta de equipo y

Implementación de utilización de recursos controles de la sistemas
Equipo y
equipo y sistemas de que incurren en producción por adecuados
software
control para reducir desperdicio y por ende medio de equipo y Desconocimiento
costos. aumento de costos sistemas Capacitación
de controles
dentro de la empresa adecuados. administrativos
3. Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse
puede coadyuvar a la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe
mencionar que la solución al problema identificado debe orientarse a la aplicación
de los conceptos de sistematización y equipamiento.

Modernización e Innovación Tecnológica

Uno de los principales problemas dentro de la compañía está en el

departamento de Recursos Humanos, por la falta de equipo y sistemas de
información que permitan llevar mejores controles en los procesos
administrativos.

Derivado de lo anterior, se implementará un Sistema de Planificación (ERP,

por sus siglas en inglés, enterprise resource planning), ya que es un software
con el cual se podrá registrar datos de dirección, selección, formación y
desarrollo, capacidades, dirección de habilidades y otras actividades, se
administrarán datos personales (edad, dirección, familia, etc.), las
competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el
registro de los datos del currículum vitae entre otros.

El objetivo es distribuir apropiadamente en el puesto de trabajo adecuado

según el perfil del aspirante, seguido de acoplar la cultura de la organización
con los intereses de cada empleado, por medio de herramientas de
evaluación, entrevistas, observaciones, y así se mejoran las relaciones
interpersonales, y se detectan las necesidades de adiestramiento. El
Sistema de información permitirá integrar segmentos, creando conexiones
funcionales entre las actividades en el programa informático.
TAREA NO.2
Tema: MATRIZ FODA / SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Instrucciones

1. Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes.

Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al problema determinado en tarea
No.1

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

 Fácil acceso a la  La instalación del sistema

Factores Internos información. es costosa.

 Mejora continua.  El sistema puede ser difícil

de utilizar.
 Tecnología Avanzada.
 Resistencia de compartir
 Su capacidad de información entre
análisis facilita la departamentos puede
toma de decisiones reducir la eficiencia del
estratégicas. software.

 Retraso en los procesos de

implementación.
Factores Externos
ESTRATEGIAS (FO) maxi-mini ESTRATEGIA (DO) mini-maxi
OPORTUNIDADES (O)
 Ofrecer un  Contar con canales de
 Aumenta de outsourcing en la comunicación
forma implementación de multidireccionales que
significativa el tecnologías en la nube garanticen la información
nivel de con el fin de crear un oportuna para todos los
seguridad en la ambiente unificado. involucrados, además de
información. eso es importante
organizar reuniones para
 Permite mantener el compromiso y
organizar los ofrecer monitoreo y
 procesos para retroalimentación durante
hacerlo más todo el proceso.
eficiente.

 Permite al
cliente interno
brindarle
información en
tiempo real.

AMENAZAS (A) ESTRATEFIA (FA) maxi-mini ESTRATEGIAS (DA) mini-mini

 Rotación de  Es necesario  establecer un presupuesto

personal de identificar los cambios realista que incluya todos
programadores. en los sistemas, los costos asociados al ERP
procesos y estructura y mantener un control
 Al cliente interno organizacional, estricto del mismo. Al
no le agrada comprender cómo los mismo tiempo, es necesario
tener su roles y las que durante la
información en responsabilidades implementación no se
una plataforma cambiarán e reduzcan los destinados a
virtual. incorporar esos la gestión del cambio, la
cambios en las capacitación y la
 Perdida de comunicaciones y el administración del
inversión y material de proyecto.
desajuste entrenamiento.
económico.
 También, es
importante crear
guías de impacto para
que los usuarios
finales puedan
entender claramente
cómo sus roles
cambiarán y se verán
beneficiados.
 2. Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter

Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha solución debe
obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma debe ir orientada tal
como se indicó en la tarea 1, a la aplicación de conceptos de sistematización y
equipamiento en la organización.

“Las empresas deben de ser conscientes que solo sobrevivirán aquellas que sean
capaces de alinearse a las exigencias del entorno”.

La interacción entre humano y maquina es una de las tendencias que apuntan hacia el
éxito por medio tecnologías de producción integrada, procesos híbridos, eficiencia en
los procesos y los más importante; la calidad del producto.

La efectividad en los procedimientos llevados actualmente en Textiles H & A son muy

lentos y radican en la pérdida de tiempo, y nos hace pensar que debe a que la
demanda ahora es muy grande y que la tecnología utilizada es “obsoleta”.

En este análisis nos enfocaremos a la “Innovación Tecnológica”. Se adquirirán máquinas

que sean tendencias globales del sector textil, para ello contrataremos los servicios de
“Accuratex” empresa con 30 años de experiencia que se dedica a la modernización
industrial textil.

Con este cambio ayudaríamos a:

• Los mecanismos de seguridad físicos y de procedimientos.
• Mala utilización de recursos que incurren en desperdicio.
• Control de la materia prima utilizada.
 4. Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la
solución de dicho problema.

Una vez implementado de forma adecuada, los beneficios para la empresa serán:

Automatización de Procesos:

La entrada de datos en el sistema y el reporte periódico de estos datos ahorrará un

tiempo que se podrá dedicar a distintas tareas. El cual pueden llevarse en diferentes
situaciones, por ejemplo, cuando existe un proceso en el que participan varias
personas con tareas y actividades definidas que deben realizarse específicamente en
un mismo orden.

Los procesos y acciones que se desencadenan vienen determinadas por la

información que entra en el sistema, y activa diferentes acciones que ya habíamos
previsto y predeterminado previamente.

Mejora del intercambio de información y colaboración:

Los datos relacionados en RRHH probablemente se necesiten ser compartidos en

algún momento con otros departamentos de la empresa. Si no se contara con un
Sistema de Planificación (ERP), esta tarea podría traer demasiadas horas y tiempo
que en muchos casos no se tiene. Esta centralización de datos en un mismo sistema
facilita y acelera el intercambio de información y colaboración entre cada uno de los
trabajadores y departamentos.

Se amplía la visión global de todos los recursos de la empresa:

Facilita el visionado rápido y preciso para detectar posibles fallos o faltas de recursos
a corto plazo, por ejemplo, si hay demasiados empleados que se han reservado las
vacaciones en las mismas fechas, o la activación de alertas cuando un proyecto supera
las horas previstas para llevarlo a cabo.
Por lo tanto, se tiene una planificación más detallada de todos los trabajos, un acceso
a la información directamente desde cualquier dispositivo, se hace un control más
exhaustivo de la presencia de todos los empleados y se facilita toda la información
necesaria que requiere cada empleado en un Portal del empleado.
De igual modo, se permite hacer una previsión económica y de recursos a largo plazo
para administrar de forma eficiente todos los procesos internos de la empresa.
Los datos se mantienen actualizados:

Gracias a un software de gestión para Recursos Humanos se mantiene toda

la información actualiza proveniente de diferentes fuentes en un mismo sitio,
evitando la duplicación de datos o errores que pudieran aparecer al tener
varias versiones de un mismo documento gestionado por diferentes
personas.
Esto acelera y mejora la toma de decisiones enormemente, reduciendo el
miedo o la incertidumbre de estar ante la información correcta.

Reducción de costos por licencia:

Sin un software, la empresa puede invertir en distintas licencias, así como en

diferente software para mantener un cierto orden de trabajo. Esto implica un
gasto elevado para la empresa. En cambio, con una solución integral para
RRHH se estaría pagando solo una única licencia para cubrir todas tus
necesidades, mejorando la eficiencia.

La planificación de los Recursos Humanos:

Como hemos comentado antes, una suite especializada en RRHH ayuda a la

toma de decisiones de los directores, pero a su vez permite la opción de hacer
una simulación del desempeño de la planificación de recursos humanos y
comparar los datos. Además, el sistema de gestión también puede analizar o
pronosticar los costes de planificación de RRHH mediante la integración de
información relevante.

Una buena planificación de los Recursos Humanos permitirá tener una provisión
y demanda de empleados que la empresa pueda necesitar en un futuro próximo,
para comenzar con antelación el proceso de reclutamiento, captación y
selección.
5. Elabore la Planeación de la solución, identificando una lista de actividades
necesarias para cumplir con el objetivo.
6. Elabore el Modelo IPO. Donde pueda visualizar el análisis del sistema identificado
en la problemática.