Universidad Galileo.

Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.

Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

ENTREGABLE 1: PARTE 1 (TAREA NO.1)

Tema: ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL/IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
INSTRUCCIONES
1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos
(oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y cualitativas. (Mínimo 5 de cada
uno).

 Fortalezas:
 Materia Prima Importada
 Producto reconocido internacionalmente
 Alta gama de productos
 Empresa en crecimiento
 Empresa Guatemalteca con mucho prestigio

 Debilidades:
 Desviación y mala utilización de recursos
 Maquinaria en mal estado
 Falta de equipo y sistemas de información
 Pérdida de tiempo en producción por malos procesos
 Conflictos entre vendedores y supervisores

 Oportunidades:
 Aumento De clientes constante
 Excelente posicionamiento en el mercado
 Realizar estudios de mercado
 Reducción de costos operativos en un 50% para evitar desperdicio
 De recursos
 Contratar un Outsourcing para llevar la contabilidad

 Amenazas:
 Pagos excesivos de Impuestos
 Falta de implementación de sistemas de control de servicio al cliente
 No realizar estudios de marketing
 Falta de plan de acción para mantener liderazgo
 Pagos excesivos de impuestos

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2. Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso de estudio, elabore la
identificación del problema basado en el cuadro siguiente:

Prioridad Problema Objetivo Recursos Limitantes

necesarios
Implementación Falta de Aprovechar Equipo y Falta de equipo
de equipo y equipo y al máximo software y sistemas
sistemas de sistemas de los recursos Capacitación
información en información humanos
el área de para llevar con los que
Recursos controles en cuenta la
Humanos procesos organización
administrativos para hacerla
efectiva
Ventas que Establecer Equipo y Falta de equipo
Implementación cumplen con la situación software y sistemas
equipo y las metas, financiera Capacitación adecuados
sistemas de pero no se de la
control de observa mayor empresa
ventas actuales crecimiento
para aumentar debido a la
en un 50% el baja
proceso de producción
producción
Implementación Desviación y Mejorar los Equipo y Falta de equipo
de equipo y mala controles de software y sistemas
sistemas de utilización de la Capacitación adecuados
control para recursos que producción Desconocimiento
reducir costos a incurren en por medio de controles
un 50%. desperdicio y de equipo y administrativos
por ende sistemas
aumento de adecuados.
costos dentro
de la empresa

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3. Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse puede
coadyuvar a la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe mencionar que la
solución al problema identificado debe orientarse a la aplicación de los conceptos de
sistematización y equipamiento.

Desviación y mala utilización de recursos que incurren en desperdicio y por

ende aumento de costos dentro de la empresa

Uno de los principales problemas dentro de la compañía está en el departamento de

producción, muchas veces se repiten procesos debido a errores que se comenten por
falta de control en los procesos de trabajo, lo que lleva a provocar excedentes, mala
utilización de los recursos disponibles, desperdicio de materiales utilizados.

Lo que requerirá un análisis del costo beneficio de las actividades que ameritan, teniendo
como objetivo principal aumentar la productividad a trávez de la sistematización,
implementando el sistema RI con el que se podrá despachar las cantidades necesarias
para evitar desperdicios en la producción. Dicho sistema de control tendrá que ser
utilizado por los jefes de cada área de producción en el cual se generaran reportes diarios
como mensuales sobre los porcentajes de materia prima que se utilizan periódicamente,
lo cual hará que nuestra empresa sea más eficiente reduciendo costos de producción.

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TAREA NO.2
Tema: MATRIZ FODA / SOLUCIÓN DEL PROBLEMA
Instrucciones
1. Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes.
Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al problema determinado en tarea No.1
Factores Internos FORTALEZAS (F)
 Materia prima importada
desde el extranjero.
 Producto reconocido a
nivel internacional.
 Empresa Guatemalteca
con solidez en el
mercado
 Crecimiento constante
con el 49% de ventas a
nivel nacional
comparado con otras
textilerías.
 Alta gama de productos
textiles de excelente
calidad.
Factores Externos
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) maxi-mini
 Crecimiento de clientes.  Desarrollar nuevos
 Excelente productos,
posicionamiento en el aprovechando la solidez
mercado extranjero. del 49% del mercado.
 Creación e introducción  Aprovechar la influencia
de nuevos productos. extranjera para adquirir
 Estudios de marketing. materia prima a bajo
 Implementar un sistema costo y continuar siendo
de servicio al cliente. líderes en el mercado
 Implementar sistema que operamos.
para controles de
producción y lograr
reducir costos hasta un
50%
AMENAZAS (A) ESTRATEFIA (FA) maxi-mini
 Pagos excesivos de  Implementar productos
Impuestos. promocionales para
 Presiones económicas, poder competir con las
legales y sociales. empresas consideradas
 Mejor atención a los como competencia local.
clientes por parte de la  Mejorar la atención de
competencia. servicio al cliente para
 Leyes fiscales. captar más clientes por
 Globalización y la buena
competencia extranjera. recomendación.
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DEBILIDADES (D)
 Desviación y mala
utilización de recursos.
 Conflictos entre
vendedores y
Supervisores.
 Maquinaria en mal
estado.
 Pérdida de tiempo en
producción por malos
procesos.
 Desconocimiento de la
estructura
organizacional.
 Falta de equipo y
sistemas de información.
ESTRATEGIA (DO) mini-maxi
 Implementar un sistema
de control sobre
procesos de producción,
que nos hagan evitar
pérdidas y lograr la
reducción de costos.
 Implementar nuevas
normas y políticas en la
organización para evitar
conflictos laborales entre
personal.
ESTRATEGIAS (DA) mini-mini
 Desarrollo de técnicas
de venta con tecnología
para incrementar
porcentajes de ventas.
 Implementar charlas
motivacionales para
mantener al personal
motivado y asi brindar
un excelente servicio al
cliente.
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2. Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter

ESTRATEGIAS DE PORTER
 Diferenciación: Creación de productos exclusivos.
 Liderazgo en costos: Ser el líder del mercado en costos.
 Concentración: Línea de productos por segmento.
ESTRATEGIAS DE PIERCE & ROBINSON
 Innovación: Crear productos a la vanguardia de la moda.
 Integración Horizontal: Fusión con empresa similar para minimizar la competencia.
 Integración vertical: Desarrollar un sistema de distribución interna, que coloque a la
compañía más cerca de los usuarios finales.
ESTRATEGIAS DE JOIN VENTURE
 Riesgo compartido: Asociarse con otra empresa para la creación de nuevos
productos.
 Diversificación concéntrica: Fusión con empresas afines con los mercados y
productos de la organización.
 Diversificación: Fusionarse con compañías que compensen sus propias fortalezas y
debilidades.
 Atrincheramiento: Reversar las tendencias negativas en los beneficios a través de una
variedad de métodos para la reducción de costos.
ESTRATEGIAS DE INTEGRACION
 Integración hacia adelante.
 Integración hacia atrás.
 Integración horizontal.
ESTRATEGIAS INTENSIVAS
 Penetración de mercado.
 Desarrollo de mercado.
 Desarrollo de producto.

3. Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha solución debe
obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma debe ir orientada tal como
se indicó en la tarea 1, a la aplicación de conceptos de sistematización y equipamiento
en la organización.

El proyecto se basa en la implementación de equipo y sistematización del control de

calidad para hacer más eficiente el sistema de producción, lo cual nos permitirá aumentar
la productividad del proceso mediante las mejoras realizadas, durante la implementación
del sistema se logrará incrementar la productividad de la mano de obra para la confección
de las piezas/hora, así como reducir los porcentajes de errores.

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4. Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la solución de
dicho problema.

Una vez implementado de forma adecuada, los beneficios para la empresa serán entre
otros el aumento de la productividad, así como de la rentabilidad, además se facilita el
control de desperdicios, rechazos y devoluciones, se aumenta la motivación del personal,
se fomenta capacitación en todos los niveles y se presenta la oportunidad de competir en
igualdad de condiciones con organizaciones de cualquier parte del mundo.

5. Elabore la Planeación de la solución, identificando una lista de actividades necesarias

para cumplir con el objetivo.

 Adquisición de los equipos y sistemas de la automatización para el área de

producción
 Instalación de equipos
 Implementación de políticas de operación
 Capacitación del personal
 Ejecución y puesta en marcha

6. Elabore el Modelo IPO. Donde pueda visualizar el análisis del sistema identificado en la
problemática.

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NOTA: Una vez identificado el problema con su solución, todo el desarrollo de los
futuros casos (tareas) deberán ser continuación de la solución identificada en esta
parte

TAREA NO.3
Tema: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS
3.1 PARTE /ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

INSTRUCCIONES

1. Elaborare una nueva estructura organizacional de acuerdo a la solución del problema

identificado.

Direccion General

Direccion Direccion de
Administrativa Produccion

Depto. de Recursos Depto. Depto. De Servicio al Departamento De

Depto De Informatica Depto. De Logistica Depto. De Mercadeo
Humanos Financiero Cliente Produccion

Seccion de Seleccion Seccion de

Seccion de Seccion de Soporte Seccion de Atencion
y Reclutamiento de Seccion de Diseño Distribucion y Seccion de Compras
Contabilidad Tecnico al Cliente
Personal despacho

Seccion de Seccion de almacen Seccion de

Seccion de Bodega Seccion de Ventas
Capacitacion e inventarios Manofactura

Seccion de
Facturacion

2. Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance, explique.

Organigrama por ámbito o alcance:

Contiene información representativa de la organización a nivel jerárquico, según la
magnitud y características.
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3. Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta.

Basándonos en la pirámide de Piercing se realizaron los siguientes cambios:

Se determina que lo más conveniente es un Organigrama por ámbito o alcance, para

que todo el personal conozca las áreas que lo integran, líneas de autoridad y asesoría.

4. Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se encuentra

localizado el problema.

Departamento de Producción

3.2 ESTRUCTURA DE PROCESOS

INSTRUCCIONES

1. Elabore un Diagrama de Flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson, con su
respectivo análisis estructurado (entradas, procesos, almacenes, salidas y flujos de
datos)

Simbología utilizada:

FLUJO DE DATOS

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2. Indique los tipos de entradas y tipos de salidas.

Entradas: Salidas
Pantallas sensibles Reportes de Inventarios de materia prima
Lectores Ópticos Reportes de salidas de materia prima al
inventario
Scanner Reportes de entrada de materia prima al
Reconocimiento de voz inventario
Plumas de luz Formas preimpresas como plan de
contingencia
Teclado Graficas
Ratón Correos electrónicos
USB Catálogos de materia prima
Tarjetas Inteligentes Memorándums
Reconocimiento de caracteres Informes
Reconocimiento de voz Notificaciones
Formas preimpresas como plan de
Contingencia

3. Indique el tipo de sistema de información propuesto.

AS400

4. Elabore el diagrama de procesos en formato columnar.

5. Elabore una propuesta de hardware y software adjudicando costos.