La Gestión de Los Riesgos, Gestión de Las Adquisiciones y Gestión de Los Stakeholders Del Proyecto

LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS, GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y GESTIÓN
DE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
ANDREA ISABEL CEBALLOS ERASO
JHON JAIRO HOYOS PERDOMO
TUTOR
EDGAR OLMEDO CRUZ MICÁN
ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES ECCI
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ
2020
Tabla de contenido
Introducción…………………………………………………………………………………1
Gestión de los riesgos del proyecto………………………………………………………….2
1.1 Planificar la Gestión de los Riesgos…………………………………………………….2

1.2 Identificar los Riesgos…………………………………………………………..………3
1.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos…………………………………………….5
1.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos…………………………………………...8
1.5 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos………………………………………….11
1.6 Planificar la Respuesta a los Riesgos………………………………………………….12
1.7 Controlar los Riesgos………………………………………………………………….15
2. La gestión de las adquisiciones del proyecto……………………………………………19
2.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones……………………………………………..19
2.1.1 Enfoque de gestión de las adquisiciones……………………………………………..20
2.1.2 Definición de las adquisiciones………………………………………………………21

2.1.2.1 Identificación y gestión de riesgos de las adquisiciones…………………………...22
2.1.2.2 Determinación de los costos……………………………………………………..…23
2.1.2.3 Documentación…………………………………………………………………….24
2.1.2.4 Restricciones en las adquisiciones…………………………………………………26
2.1.2.5.1 Criterios de decisión……………………………………………………………...27
2.2 Control de adquisiciones……………………………………………………………….28
2.3 Cerrar las Adquisiciones……………………………………………………………….29
3 Gestión de los interesados………………………………………………………………..30
3.1 Identificación de los interesados……………………………………………………….30
3.2 Matriz de temas y respuestas…………………………………………………………...31
3.3 Gestión de la partición y administración de los interesados…………………………...32
3.4 Controlar la Participación de los interesados…………………………………………..33
Conclusiones…………………………………………………………………………….....34
Bibliografía………………………………………………………………………………...35
Introducción
A través del desarrollo del mundo industrializado, las técnicas implementadas para la
gestión de los riesgos, gestión de las adquisiciones y gestión de los Stakeholders del
proyecto. se han ido centrando en lograr dinamizar los recursos con los que se desean
trabajan y con los que realmente se tienen.
Con el establecimiento de la gestión de los riesgos del proyecto, donde se incluyen los
procesos relacionados con la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la
planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto
permitiendo aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la
probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.
En la gestión de las adquisiciones, se van a describir los procesos de compra o adquisición
de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del
proyecto incluyendo los procesos de gestión del contrato y de control de cambios
requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por
miembros autorizados del equipo del proyecto.
Con la gestión de los stakeholders, los interesados se pueden establecer una línea de
comunicación asertiva para manejar la comunicación con todos los interesados del
Proyecto; este proceso consigue comprender sus necesidades y las expectativas, respetar
sus legítimos intereses sobre el proyecto y abordar cualquier incidente o conflicto en el
momento en que se presente; es decir que con esta área del conocimiento en el proyecto de
logra fundamentar el éxito del proyecto.

La gestión de los riesgos, gestión de las adquisiciones y gestión de los stakeholders del
proyecto
1 Gestión de los Riesgos del Proyectos
1.1 Planificar la Gestión de los Riesgos:
El proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de un
proyecto. Complementar la planeación realizada en el “Plan para la Dirección del
Proyecto”. Para planear la gestión de los riesgos, es importante determinar con qué
esquema o modelo se va a identificar dichos riesgos (puede ser con un DOFA, un
POAM, un PCI, un EFE-EFI, etc.).
Tabla1: Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)
Proceso Planificar la Gestión de los Riesgos
Procedimiento Control de documentos y registros
Nombre del proyecto Implementación sistema de monitoreo y
seguimiento satelital de residuos biológicos y
materiales peligrosos.
Ámbito de aplicación Aplica a todos los procesos del Sistema
Matriz DOFA de los riegos: Debilidades y Oportunidades (ambiente interno),

Fortalezas y Amenazas (ambiente externo)
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
 Riesgo de contagio de alguna
enfermedad por parte del personal
laboral.  Desarrollo tecnológico e
 Desarrollar algún foco de infección innovación en transporte de
dentro de las instalaciones de trabajo. residuos.
 Falta de conocimientos de los  Realizar capacitaciones de
empleados sobre la destinación final de sensibilización a los empleados y a
los residuos la comunidad en general.
 Irregularidades en el monitoreo  Nuevas posibilidades de
satelital. inversionistas.
 No contar con la dotación específica

para desarrollar las actividades
correspondientes.
FORTALEZAS AMENAZAS
 Existencia de botaderos a cielo

abierto y escombreras no
 Se cuenta con unas rutas de autorizadas.
recolección especiales.  Contaminación de suelos y fuentes
 Donación de canecas y recipientes hídricas.
adecuados para el transporte de los  Diversidad y aumento de residuos
mismo. biológicos debido al incremento de
 Se cuenta con oficinas de actividades.
peticiones, quejas y recursos.  No se separan los residuos desde su
 Aumento de posibles clientes. fuente de generación.

 No se han realizado
caracterizaciones de residuos.
Fuente: Elaboración Propia

1.2 Identificar los Riesgos
El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus
características. Aplicación de uno o varios modelos para identificar los riesgos internos y
externos.
Tabla2: Identificación de Riesgos.
Proceso Identificar los Riesgos
Procedimiento Elaboración y control de documentos y registros
NOMBRE DEL PROYECTO Implementación sistema de monitoreo y

materiales peligrosos
Realizar la identificación de riesgos, del proyecto Implementación sistema
Objetivo de monitoreo y seguimiento satelital de residuos biológicos y materiales
peligrosos.
Identificación de riesgos
Riesgos Análisis
Es conveniente la utilización
correspondiente de los elementos de
No contar con la dotación específica para
protección personal, para la seguridad del
desarrollar las actividades
empleado de quien los porta, además esto
correspondientes
contribuye a prevenir con cualquier
infección que se pueda desarrollar.
algunas enfermedades que se presentan en
Riesgo de contagio de alguna enfermedad este tipo de actividades pueden ser; de tipo
por parte del personal laboral contagiosa como por ejemplo la hepatitis,
sida, herpes, tuberculosis
Los contaminantes biológicos son seres

vivos, con un determinado ciclo de vida
Desarrollar algún foco de infección dentro
que, al penetrar en el ser humano pueden
de las instalaciones de trabajo
ocasionar enfermedades de tipo infeccioso
o parasitario.
Al no contar con la suficiente capacitación,

entrenamiento y protección adecuada, para
Falta de conocimientos de los empleados el apropiado manejo de estos residuos, se
sobre la destinación final de los residuos pueden versen expuestos a enfermedades
contagiosas y a accidentes de trabajo y
enfermedad profesional.
La accidentalidad laboral tiene una gran

Accidentalidad laboral. incidencia debido al manejo que estos
residuos requiere
La cultura ciudadana, hoy en día tiene un

gran desconocimiento sobre la
clasificación de residuos, en muchas
No realizar la adecuada clasificación de los ocasiones desde hospitales hasta las
residuos bilógicos. grandes industrias se sufren de
enfermedades por este tipo de acciones,
generando enfermedades las cuales
provienen de residuos biológicos.
1.4 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
El proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la
probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. Hacer una descripción cualitativa
de los riesgos identificados (explicación de por qué se considera riesgo y su implicación en
el proyecto).
Tabla3: Análisis Cualitativo de Riesgos
Proceso Análisis Cualitativo de Riesgos

Análisis Cualitativo de Riesgos
Riesgo Riesgo
Ítem Riesgos Descripción Cualitativa
interno externo
Este riesgo afecta de manera legal a le

No contar con empresa, debido a que la entrega de la
la dotación dotación es de manera obligatoria,
específica para además es conveniente la utilización
1 desarrollar las correspondiente de los elementos de X
actividades protección personal, para la seguridad
correspondient del empleado debido a que esto
es contribuye a prevenir cualquier
infección que se pueda desarrollar.
Esto afecta al rendimiento del
Riesgo de
empleado, debido a que algunas
contagio de
enfermedades que se presentan en este
alguna
tipo de actividades pueden ser; de tipo
2 enfermedad X
contagiosa como por ejemplo la
por parte del
hepatitis, sida, herpes, tuberculosis, por
personal
lo que la empresa tendría que prescindir
laboral
de los servicios del empleado
Los contaminantes biológicos son seres

vivos, con un determinado ciclo de vida
Desarrollar
que, al penetrar en el ser humano
algún foco de
pueden ocasionar enfermedades de tipo
infección
3 infeccioso o parasitario, además la X
dentro de las
empresa seria afectada debido a que
instalaciones
debería regirse al seguimiento ciclónico
de trabajo
que el personal afectado por el foco de
infección.
Falta de
Al no contar con la suficiente
conocimientos
capacitación, entrenamiento y
de los
protección adecuada, para el apropiado
empleados
4 manejo de estos residuos, se pueden X
sobre la
versen expuestos a enfermedades
destinación
contagiosas y a accidentes de trabajo y
final de los
enfermedad profesional.
residuos
La accidentalidad laboral tiene una gran

Accidentalidad incidencia debido al manejo que estos
5 X
laboral. residuos requiere, esto influye a un
desgaste económico y laboral para la
1.5
empresa como afectación tanto
emocional como física del trabajador.
La cultura ciudadana, hoy en día tiene

un gran desconocimiento sobre la
No realizar la
clasificación de residuos, en muchas
adecuada
ocasiones desde hospitales hasta las
6 clasificación X
grandes industrias se sufren de
de los residuos
enfermedades por este tipo de acciones,
bilógicos.
generando enfermedades las cuales
provienen de residuos biológicos.
1.5 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
El proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los
objetivos generales del proyecto. Hay que volver el riesgo cualitativo en cuantitativo,
haciendo una valoración, por ejemplo, como lo sugiere un modelo como el POAM (perfil
de oportunidades y amenazas del medio). Toma cada riesgo identificado y descrito de
forma cualitativa, se le dan 2 valores: un valor de 1 a 5 que identifique la probabilidad de
que dicho riesgo suceda; y otro valor, del impacto de que dicho riesgo si llega a suceder
hhpueda afectar al proyecto, también en una valoración de 1 a 5. Se hace la multiplicación y se señalan con ROJO, los riesgos con
valores superiores a 15, en amarillo, los valores entre 10 y 14, y en verde, aquellos valores de 1 a 9.
Tabla4: Análisis Cuantitativo de Riesgos
Proceso Análisis Cuantitativo de Riesgos
Nombre del proyecto Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos

biológicos y materiales peligrosos.
Fuente : Elaboración Propia

Análisis Cuantitativo De Los Riesgos
Probabilidad e Impacto de Riesgo
1.6 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Probabilidad de Riesgos Probabilidad de Impacto
Categoría Valor Categoría Valor

Muy improbable 1 Muy improbable 1
improbable 2 improbable 2
posible 3 posible 3
probable 4 probable 4
Casi seguro 5 Casi seguro 5
Niveles del Riesgo= (Probabilidad X Impacto)
Riesgo alto Rango: resultado mayor o igual a 15
Riesgo Moderado Rango: resultado entre 10 y 14

Riesgos bajos Rango resultado entre : 1y 9
Riesgos del Proyecto
codigo Riesgos Probabilidad Impacto Nivel
No contar con la dotación específica para desarrollar las

1 1 1 1x1: 1
actividades correspondientes
Riesgo de contagio de alguna enfermedad por parte del
2 5 5 5x5: 25
personal laboral
Desarrollar algún foco de infección dentro de las instalaciones
3 5 5 5x5: 25
de trabajo
Falta de conocimientos de los empleados sobre la destinación
4 2 5 2x5: 10
final de los residuos
5 Accidentalidad laboral. 4 1 4X1: 4
6 No realizar la adecuada clasificación de los residuos bilógicos. 3 5 3X5: 15

El proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
Aquellos riegos identificados en rojo y en amarillo, se debe construir una estrategia que debe desarrollarse para prevenir, evitar,
trasladar, transferir, mitigar, etc., los riesgos y que no tengan tanto impacto en el proyecto.
Tabla5: Planificar la Respuesta a los Riesgos
Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos
Nombre del proyecto Implementación sistema de monitoreo y seguimiento satelital de residuos

biológicos y materiales peligrosos.
Ámbito de aplicación Aplica a todos los procesos del Sistema
Respuesta Ante los Riesgos
1.6 Controlar los Riesgos
El proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos
residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto. Indicadores de
gestión.
Técnicas de respuestas ante los riesgos
Técnica Ítem
Prevenir 1
Reducir 2
Asumir 3
Transferir 4
Plan de Riesgos del Proyecto
Ítem Técnica a usar Descripción Responsable

No contar con la dotación específica para desarrollar las
1 (1) Prevenir actividades correspondientes: realizar verificación Aux. SISO.
periódicamente del inventario de la dotación a utilizar.
Riesgo de contagio de alguna enfermedad por parte del personal
laboral: brindar un seguimiento y acompañamiento al personal y
2 (3) Asumir Talento Humano.
tomar las precauciones correspondientes dependiendo del nivel
de enfermedad.
Desarrollar algún foco de infección dentro de las instalaciones de
trabajo: el foco de infección debe tener un tratamiento según las Personas
3 (3) Asumir normas o leyes que la rijan, además debe ser desarrollada por especialistas en
personas especialistas en estos campos, también la empresa debe estos campos
contar con un plan de contingencia para estos casos.
Falta de conocimientos de los empleados sobre la destinación
final de los residuos: la empresa es la responsable de aportar al
4 (2) Reducir trabajador tanto los elementos de protección personal como el SISO
conocimiento y técnicas sobre prevención sobre las actividades
que se desarrollen.
Accidentalidad laboral: la empresa es la directa responsable de
5 (3) Asumir sus empleados y por ende debe asumir el bienestar de sus Talento Humano
empleados.
No realizar la adecuada clasificación de los residuos bilógicos: la
Personas
6 (1) Prevenir empresa debe exigir y orientar a las personas sobre la
exteriores.
clasificación y colocación correcta de los residuos.
Tabla6: Indicadores de gestión.
Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos

Indicadores de Gestión Para el Control de Riesgos
N
Indicador Descripción
°
Elementos de dotación en existencia Porcentaje de elementos en existencia

con respecto a los elementos de
______________________x100
dotación a utilizar.
1 Elementos de dotación a utilizar
Recolección de información con el fin
de verificar periódicamente del inventario
de la dotación a utilizar
Porcentaje de cumplimiento de las

N° de actividades y tareas realizadas actividades destinadas a desarrollar
______________________x100 Personal estrictamente capacitado en el

N° total de actividades de la fase manejo de residuos biológicos: se hará la
2
verificación con el cumplimiento a las
afiliaciones de salud, pensión y riesgo, y
que las capacitaciones conformes al
SSGT se cumplan a cabalidad.
N° de enfermedades ocurridas Porcentaje de enfermedades ocurridas

______________________x100 con respecto a las enfermedades posibles
3 N total de enfermedades posibles Este indicador con el fin de verificar y
reducir las enfermedades con más ocurrencia
en la empresa.
2. La gestión de las adquisiciones del proyecto
La gestión de las adquisiciones del proyecto incluye los procesos de compra o
adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del
equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los
productos, servicios o resultados de un proyecto. Igualmente se incluyen los procesos de
gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar
contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.
2.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones:
Dentro de este proceso, se documentan las decisiones de adquisiciones del proyecto, las
especificaciones del enfoque y se identifican los proveedores potenciales; se deben
describir cómo se van a efectuar las compras, por ejemplo, si se van a realizar con tres o
más cotizaciones, o se hará una alianza con un proveedor, o si se realizará un estudio de
proveedores por redes sociales, etc.
Dentro del presente plan de gestión de adquisiciones para el proyecto “Implementación
sistema de monitoreo y seguimiento satelital del transportes de residuos biológicos y
materiales peligrosos” se encontrará la descripción detallada de cada proceso necesario
para la compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que sean necesarios
para obtener por parte de agentes y empresas externas al equipo del proyecto.
Teniendo en cuenta que Transportes JL S.A.S es la organización vendedora de los
productos, servicios y resultados del presente proyecto.

Dentro de este plan de gestión de adquisiciones se incluyen los procesos de gestión del
contrato y de control de cambios requerido para desarrollar y administrar contratos u
órdenes de compra emitidos por miembros autorizados del equipo del proyecto; el plan de
gestión de adquisiciones involucran el control de cualquier contrato emitido por una
organización externa, que está adquiriendo o vendiendo entregables del proyecto a la
organización ejecutora; así como la administración de las obligaciones contractuales
contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.
2.1.1 Enfoque de gestión de las adquisiciones
El plan de gestión de adquisiciones de este proyecto se enmarcará dentro de 4
principales procesos:
 Planificar la gestión de los adquisidores: proceso de documentar las decisiones de
adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores
potenciales.
 Efectuar las adquisiciones: el proceso de obtener respuestas de los proveedores,
seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
 Controlar las adquisiciones: el proceso de gestionar las relaciones de las
adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambio y
correcciones según corresponda.
 Cerrar las adquisiciones: el proceso de cerrar cada adquisición para el proyecto.
Estos procesos interactúan entre sí y además con otros procesos tanto del proyecto como de
la organización.
Para el diseño del plan se involucran acuerdos, incluidos los contratos, que son documentos
legales que establecen entre un comprador o un vendedor; dichos contratos y acuerdos
incluyen términos y condiciones y pueden incorporar otros aspectos especificados por al
alguna de las partes respecto al alcance de la adquisición.
Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto garantizar que todas las
adquisiciones satisfagan necesidades específicas del proyecto y que a la vez se respeten las
políticas de la organización en materia de adquisiciones. El equipo de dirección del
proyecto podrá buscar el respaldo de especialistas en contratación, adquisiciones, derecho y
disciplinas técnicas; con el fin de garantizar que las especificaciones del contrato sean lo
más específicas, concisas y claras posibles.
2.1.2 definición de las adquisiciones
Según un análisis hecho al presupuesto para el proyecto “Implementación de
seguimiento satelital en el transporte de residuos biológicos y materiales contaminados”
diseñado y propuesto por Transportes JL a continuación se relacionan los ítems que deben
ser contratados o adquiridos.
2.1.2.1 Tipo de contrato
Teniendo en cuenta el tipo de adquisiciones y de servicios que deben ser contratados en
el diseño del plan, a continuación, se enunciarán y se describirán los tipos de contrato que
serán usados para la ejecución y desarrollo del proyecto:
 Contrato precio fijo cerrado: Un tipo de contrato que implica el pago de un precio
fijo total por todo el trabajo, donde se busca que los precios sean los más comunes,
cuenten con un alcance definido y el comprador puede describir en detalle el

enunciado del trabajo; el comprador tiene el menor costo de riesgo y además
permite integrar incentivos por alcanzar o superar los objetivos del contrato; los
vendedores están obligados a terminar el contrato, porque de lo contrario están
obligados a pagar penalidades monetarias.
 Contrato estándar: Es utilizado para la adquisición de bienes y servicios. Este
tipo de contratos no necesita ser revisado para ser utilizado, lo cual aumenta su
eficiencia. Se debe indagar si este contrato ya existe dentro de la organización, y de
no ser así se deberá crear e implementa.
2.1.2.1 Identificación y gestión de riesgos de las adquisiciones
Durante el proceso de adquisición de compras se establece una de las etapas de mayor
vulnerabilidad e de importancia en el proyecto; debido a esto el proceso de riesgos debe ser
completo para evitar todo tipo de vulnerabilidad. Al no tener en cuenta todo el riesgo, se
puede generar afectación en todo el proyecto, por mayores costos, tiempos de entrega,
retrasos en la adquisición y esto retrasaría toda la ejecución.
Con el establecimiento de la respectiva matriz de riesgos, se podrá calificar su ponderación
como bajo, medio, alto y aquéllos riesgos con resultado menor a 0,15 de severidad el
proyecto lo toma como tolerable, pero aquellos riesgos con severidad superior a 0,15
deberá transferir o eliminar, hasta que el resultado de la mitigación de nivel medio o bajo.
Los riesgos con mayor resultado y no tolerable dentro del proceso se encuentran:
 Toma de decisiones: Pueden llegar a generar retrasos en la toma de decisiones, lo
que generaría un atraso en el cronograma y a su vez retraso en la ejecución del
proyecto.
 Negociación con el contratista o proveedor: En el marco del proyecto
“Seguimiento satelital de transportes e residuos biológicos y materiales
contaminados” se pueden presentar circunstancias que generen conflicto en la
negociación, como tiempos de entrega, valores adicionales y pos venta.
 Entrega de los productos: Es de los conflictos más frecuentes, el atraso por parte
del contratista, esto puede perjudicar la ejecución del proyecto en tiempos de
ejecución afectando directamente el cronograma desarrollo del proyecto.
Con el fin de mitigar y ejecutar la gestión de riesgos en el marco del proyecto, se realizarán
las siguientes actividades:
 Creación de un comité de contratación establecido y aprobado por la gerencia y la
dirección del proyecto que permita cumplir con el cronograma de actividades
estipulado.
 Establecer y definir los requisitos mínimos para las adquisiciones creando
formatos, y normatividad para la empresa.
 Incluir cláusulas de cumplimiento con el fin de evitar retrasos por parte de los
contratistas.
 Realizar seguimiento periódico en tiempos no mayores a 15 días calendarios de los
procesos de adquisición y ejecución, creando indicadores de cumplimiento para la
posterior evaluación del proveedor o contratista.

 Crear la gestión de riesgo y su debido proceso.
Inicio Objetivos Informe DOFA
Clasificación
Informe Riesgo Mitigación Riesgo
vulnerabilidad
Vulnerabilida
d
2.1.2.2 Determinación de los costos
Para el presente proyecto se realizará una solicitud de propuesta (RFP) para recibir
propuestas de diferentes proveedores, donde se especifique el alcance de los requisitos a
cumplir y el costo de realizarlo.
Se procederá a diligenciar un cuadro comparativo para cada adquisición donde sea
detallado la información correspondiente al contratista y/o proveedor, tales como los
antecedentes comerciales y legales, la estructura de desglose de trabajo para los trabajos a
realizar y los valores unitarios de cada actividad a realizar.
Se evaluará principalmente la forma de pago, el tiempo de entrega y las capacidades
técnicas y de calidad que deberá tener el proveedor y/o contratista para efectuar los trabajos
requeridos o suministrar lo acordado entre las partes, teniendo en cuenta todas las
especificaciones, según corresponda a un bien servicio.

Transportes JL
Servicios y calidad
Matriz de interesados
Implementación sistema de monitoreo y seguimiento

Nombre del proyecto satelital de residuos biológicos y materiales peligrosos.
Director Jorge Andrés Vargas Moreno

Compromiso
se
Interesado Desconoce resiste Neutral Apoya Líder Interés Estrategia
Gerente general D A Informar
Director A A Satisfacer
Coordinadores D A Satisfacer
Técnicos D A Satisfacer
Consultorías A A Satisfacer
2.1.2.3 Documentación
Se utilizará la documentación normalizada en formatos y plantillas, las cuales permitan
que las adquisiciones, contratos y procesos de selección se lleven a cabo de forma
organizada y al momento de seleccionar un proveedor o contratista, cumpla con todas las
especificaciones requeridas, tales como técnicas, de calidad, cumplimiento, entre otras:
 Plantilla de solicitud de cotización o propuesta.
 Formato de Cuadro Comparativo.
 Criterios de Selección, evaluación y selección de propuestas o cotizaciones.
 Plantilla de Precios.
 Formato Solicitudes de pedido.
 Formato Orden de Compra.
 Formato Orden de pago.
 Contrato por tiempo y materiales.

2.1.2.4 Restricciones en las adquisiciones
Las restricciones que pueden afectar las adquisiciones del proyecto son:
 El cronograma del proyecto no deberá ser modificado, debido a que la modificación
o ampliación del mismo afectara las diferentes cotizaciones o propuestas recibidas
previamente, ya que es muy probable que los valores aumenten o las cotizaciones
no sean válidas en un periodo específico y sea necesario la actualización de los
documentos antes mencionados, retrasando aún más el cronograma.
 Cambios en el presupuesto, debido a una actividad, servicio o bien a adquirir no
contemplados anteriormente, afectando así el presupuesto y el tiempo de espera en
la recepción de cotizaciones y o propuestas de los nuevos productos requeridos.
2.1.2.5 Proceso de aprobación del contrato
Para el presente proyecto se realizará de la siguiente forma el proceso de aprobación del
contrato u orden de compra del bien o servicio a adquirir:
 Recepción de propuestas: Se reciben las propuestas, dando respuesta a todas las
especificaciones requeridas por la organización para ser calificadas posteriormente.
 Calificación de contratistas y/o proveedores: Se realiza la evaluación de cada una
de las propuestas identificando y evaluando todos los aspectos requeridos por la
organización, teniendo en cuenta el cuadro comparativo anteriormente mencionado.
 Negociación con proveedores y/o contratistas: Después de evaluar los precios y
demás aspectos de las propuestas, se debe realizar negociación con las mejores
ofertas seleccionadas previamente, ya sea por ajuste según lo presupuestado,
aumento en especificaciones de calidad comparando propuestas y teniendo en

cuenta los tiempos de entrega y las capacidades de cada oferente de cumplir con el
alcance del contrato.
 Aprobación y adjudicación: El mejor oferente será aprobado inicialmente por el
departamento de compras, seguido del subgerente y posteriormente el gerente o
representante legal de la organización.
2.1.2.5.1 Criterios de decisión
Orden Factor Criterio Calificación
1 Verificación Jurídico Cumple
Técnicos
Financieros
2 Evaluación Técnicos 50 Puntos
Económicos 50 Puntos
Factores de verificación
Requisitos jurídicos
 Carta de presentación de la oferta firmada
 Certificación de pago de obligaciones con los sistemas de seguridad social y aportes
parafiscales.
 Certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de
comercio.
 Verificación de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República.

 Verificación de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de
la Nación
 Verificación antecedente judicial
 Copia de Cédula de Ciudadanía si el proponente es persona natural y copia de la
cedula de ciudadanía del Representante Legal o quien suscriba la oferta, si es
persona jurídica.
 Registro Único Tributario de la DIAN (RUT) Actualizado.
Requisitos técnicos
 Experiencia del Proveedor (especifica): La experiencia deberá acreditarse con la
ejecución mínimo cinco (3) contratos terminados en los últimos diez (10) años.
 Los Contratos debe verificarse con certificación en la cual especifique las funciones
del contrato, fecha de inicio, fecha de terminación, fecha de liquidación.
Factor de evaluación
 Experiencia del proveedor: Se asignará un puntaje al proveedor de acuerdo a la
experiencia específica.
Una vez determinado el proveedor, la evaluación del mismo se realizará por el
cumplimiento, calidad y evaluación del proveedor.

2.2 Control de adquisiciones
Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los
contratos y efectuar cambios y correcciones según corresponda. Indicadores de gestión.
En el marco del diseño de la metodología para gestión de proyectos la organización
Transportes JL, el gerente del proyecto es el encargado del proceso de la gestión de
proveedores, durante la ejecución del mismo; él es responsable de la ejecución y
seguimiento los objetivos, deberá mostrar avances periódicos y el cumplimiento del
cronograma, utilizando las herramientas de indicadores de gestión que le permitirán
analizar el comportamiento y generar alertas a tiempo del no cumplimiento, por ultimo
generara la encuesta de satisfacción y la evaluación al proveedor que permitirá un puntaje
en los nuevos procesos de contratación.

2.3 Cerrar las Adquisiciones
Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Cómo queda finiquitada la
compra, qué proceso se debe realizar para finalizar el último pago, etc.
Para finiquitar las compras de las adquisiciones requeridas y establecidas para el desarrollo
del proyecto “Seguimiento satelital del transporte de residuos biológicos y materiales
contaminados” Transportes JL S.A.S como directo responsable de las adquisiciones del
mismo establece que los pagos a los proveedores se realizaran con un pacto de retroventa
en crédito y contado girados a través de los canales bancarios establecidos entre las partes
de la siguiente manera:
 Pago de un 40% del valor total de la adquisición al momento de establecer el
vínculo comercial por parte de Transportes JL.

 Pago de un 30% del valor de la adquisición al momento de la entrega del bien y/o
servicio y recibido a satisfacción por parte del director del proyecto.
 Pago de un 30% del valor de la adquisición 30 días calendarios después de
recibido el bien y/o servicio por parte del director del proyecto.
 Una vez cumplido el pago del 100% del valor comercial pactado entre las partes de
la adquisición requerida por Transportes JL, el proveedor generara la factura
correspondiente y el titulo valor de paz y salvo en movimientos comerciales y
financieros entre las compañías.
3 Gestión de los interesados
La gestión de la participación de los interesados del proyecto, se realiza durante el proceso
de ejecución; en este proceso se relaciona con las partes interesadas del proyecto con la
finalidad de satisfacer las necesidades, problemas de dirección y la participación de los
interesados.
Al mismo tiempo, se busca una correcta aplicación del plan de gestión de los interesados y
del registro de incidentes; el objetivo es que dichos interesados se impliquen, participen en
el proyecto y además, que sean tratados de forma correcta y adecuada al nivel de
participación en el proyecto.
3.1 Identificación de los interesados
La Gestión y planificación de los interesados se realiza mediante mecanismos como los son
reuniones periódicas con el equipo de trabajo como se observó en la matriz de

comunicaciones, el gerente del proyecto gestiona, coordina y dirige la participación de cada
uno de ellos, utilizando la comunicación en doble vía como estrategia principal, esto con el
fin de mantener la motiva el equipo de trabajo y distribuir cargas y roles de una manera
adecuada.
Transportes JL
Servicios y calidad
EIdentificación de los interesados
Codigo Nombre Cargo Contacto

1 Gabriel Hoyos Araujo Gerente 3142225962
2 Jorge andrés Vargas Moreno Director 3135443640
3 Diego armando Caicedo Coordinador 3138869290
4 Adriana María Guillen Recursos humanos 3125415691
5 John Fredy Ortiz Bermudez Coordinador OP. 3102447078
3.2 Matriz de temas y respuestas
Este resultado es el producto de la identificación de los interesados del proyecto,
influencia, poder, importancia procedemos a realizar la matriz de temas y respuestas por
parte de la empresa, los temas son el resultado de la clasificación de interesados y la
madurez de los entregables del proyecto.

Transportes JL
Servicios y calidad
Empacto de los interesados
Nombre del Segumiento satelital del transporte de residuos biologicos y materiales contaminados
proyecto
Codigo Nombre Rol Requisitos EXpectativas Funciones
1 Gabriel Hoyos Araujo Gerente Ingeniro industrial Cumplimiento Liderar
2 Jorge andrés Vargas Moreno Director Esp. Gerencia Proyectos Responsabilidad Administrar
3 Diego armando Caicedo Coordinador Admon. Empresas Honestidad Ejecutar
4 Adriana María Guillen Recursos humanos Esp. Recursos Humanos Laboriosidad Proponer
5 John Fredy Ortiz Bermudez Coordinador OP. Esp. Recuros tecnología Seguimiento Ejecutar
3.3 Gestión de la partición y administración de los interesados
Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus
necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar
la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del
ciclo de vida del mismo.
información Quien o produce Objetivo
Plan degestión del alcace Gerente y director del Describir cual es el trabajo
proyecto real que se llevara a cabo
para entregar el plan de
gestión.
Plan de Gestión del Tiempo Gerente y director del Dar a conocer cuál es la
proyecto línea base de costo además
de cómo será el flujo de
caja del proyecto
Plan de Gestión de los Director Dar a conocer cuáles son
Riesgos los riesgos potenciales del
proyecto además de las
formas de mitigación de los
mismos.
Diagnóstico de Proyectos y Equipo del proyecto Situar a cada uno de los
Procesos interesados en el estado
actual de los proyectos y de
esta manera buscar que
entiendan el fin del plan.
Registro de históricas Equipo del proyecto Mostrar a la alta gerencia
lecciones aprendidas las lecciones aprendidas a
tener en cuenta para los
siguientes proyectos.
Estructuración de Procesos Equipo del pryecto Informar de cómo se
llevarán a cabo cada uno de
los procesos en el desarrollo
del proyecto.
3.4 Controlar la Participación de los interesados
Dentro de este proceso se debe monitorear globalmente las relaciones de los interesados
del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
El gerente del proyecto tiene la responsabilidad de mantener el buen comportamiento y
clima organizacional en Transportes JL, para lo cual podrá hacer uso de herramientas en el
caso de que existan malas conductas al interior del proyecto.
Podrá realizar compromisos, mejoramiento de conducta, si se presenta un inconveniente
mayor que afecta el clima organizacional, conducta y ética al interior de la empresa deberá
tomar las medidas correctivas del caso junto con el área de talento humano.
Conclusiones
Durante el desarrollo del presente trabajo, donde se analizan de forma integral las
principales temáticas a desarrollar y tener presente durante la gestión de los riesgos,
gestión de las adquisiciones y gestión de los stakeholders del proyecto, se logrado entender:
1. Los futuros profesionales se deben formar desarrollando las capacidades necesarias
para enfrentar y entender los diversos retos del mundo empresarial moderno, el cual
evoluciona, cambia y se transforma rápidamente haciendo que el entorno sea cada
vez mayor competitivo.
2. Se entiende que la gestión de las adquisiciones es un área donde se debe articular
los medios de proyección, el presupuesto y el cronograma de actividades con el
objetivo de delimitar los costos y evitar sobrecostos en el proyecto.
3. Las actividades que se asocian a esta área, permiten entender, aclarar y ampliar la
concepción del desarrollo del plan de gestión del proyecto y la coordinación de las
tareas necesarias para la realización del proyecto.
4. Todos los interesados en la participación del proyecto guardan una relación y unas
funciones específicas; cualquier cambio debe ser sustentado dentro de una
planeación estratégica que permita establecer realmente si es necesario los cambios
y adiciones dentro del proyecto, respetando el cumplimiento de las diversas etapas
de ejecución e implementación del proyecto.
5. El transporte de los residuos biológicos debe ajustarse a la normativa vigente siendo
el expedidor el principal responsable de su cumplimiento. Se trata asi de un tema de
enorme importancia cuyo desconocimiento puede ocasionar importantes perjuicios
tanto al personal laboral como a la misma empresa de transporte.

Bibliografía
Institut, P. M. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK).
Pensilvania USA: Project Management Institute, Inc.

La Gestión de Los Riesgos, Gestión de Las Adquisiciones y Gestión de Los Stakeholders Del Proyecto

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

La Gestión de Los Riesgos, Gestión de Las Adquisiciones y Gestión de Los Stakeholders Del Proyecto

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS, GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Y GESTIÓN

DE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO

ANDREA ISABEL CEBALLOS ERASO

JHON JAIRO HOYOS PERDOMO

EDGAR OLMEDO CRUZ MICÁN

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES ECCI

ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1.1 Planificar la Gestión de los Riesgos…………………………………………………….2

2.1.2 Definición de las adquisiciones………………………………………………………21

trabajan y con los que realmente se tienen.

procesos relacionados con la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la

planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control en un proyecto

permitiendo aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la

probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

En la gestión de las adquisiciones, se van a describir los procesos de compra o adquisición

proyecto incluyendo los procesos de gestión del contrato y de control de cambios

requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por

miembros autorizados del equipo del proyecto.

sus legítimos intereses sobre el proyecto y abordar cualquier incidente o conflicto en el

logra fundamentar el éxito del proyecto.

1 Gestión de los Riesgos del Proyectos

1.1 Planificar la Gestión de los Riesgos:

El proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de un

proyecto. Complementar la planeación realizada en el “Plan para la Dirección del

esquema o modelo se va a identificar dichos riesgos (puede ser con un DOFA, un

POAM, un PCI, un EFE-EFI, etc.).

Tabla1: Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)

Proceso Planificar la Gestión de los Riesgos

Procedimiento Control de documentos y registros

Nombre del proyecto Implementación sistema de monitoreo y

seguimiento satelital de residuos biológicos y

Ámbito de aplicación Aplica a todos los procesos del Sistema

Matriz DOFA de los riegos: Debilidades y Oportunidades (ambiente interno),

 Desarrollar algún foco de infección innovación en transporte de

dentro de las instalaciones de trabajo. residuos.

 Falta de conocimientos de los  Realizar capacitaciones de

empleados sobre la destinación final de sensibilización a los empleados y a

los residuos la comunidad en general.

 Irregularidades en el monitoreo  Nuevas posibilidades de

 No contar con la dotación específica

 Existencia de botaderos a cielo

 Se cuenta con unas rutas de autorizadas.

recolección especiales.  Contaminación de suelos y fuentes

 Donación de canecas y recipientes hídricas.

adecuados para el transporte de los  Diversidad y aumento de residuos

mismo. biológicos debido al incremento de

 Se cuenta con oficinas de actividades.

peticiones, quejas y recursos.  No se separan los residuos desde su

 Aumento de posibles clientes. fuente de generación.

Fuente: Elaboración Propia

Tabla2: Identificación de Riesgos.

Proceso Identificar los Riesgos

Procedimiento Elaboración y control de documentos y registros

NOMBRE DEL PROYECTO Implementación sistema de monitoreo y

Los contaminantes biológicos son seres

Al no contar con la suficiente capacitación,

La accidentalidad laboral tiene una gran

La cultura ciudadana, hoy en día tiene un

El proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la

probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. Hacer una descripción cualitativa

de los riesgos identificados (explicación de por qué se considera riesgo y su implicación en

Tabla3: Análisis Cualitativo de Riesgos

Proceso Análisis Cualitativo de Riesgos