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Manual de Proc de Calidad Planificacion Del Servicio de Alquiler de Equipos - Correccion PDF
Manual de Proc de Calidad Planificacion Del Servicio de Alquiler de Equipos - Correccion PDF
1. PROPÓSITO
Establecer la secuencia de pasos a seguir para planificar las operaciones diarias en los Servicios
de alquiler y Transporte de Tráiler, Cabinas, Plantas de Tratamiento, Sistemas Hidroneumáticas y
Generadores Eléctricos. Planificar de manera coherente los procesos necesarios para ejecutar
los servicios de alquiler de Equipos, con la finalidad de demostrar mediante los registros
resultantes el cumplimiento de los objetivos de calidad, requisitos del cliente y mejora continua
del sistema de calidad.
2. ALCANCE
El presente procedimiento abarca la planificación de los servicios para los procesos
operacionales de alquiler y transporte de Tráiler, Cabinas, Plantas de Tratamiento, Sistemas
Hidroneumáticos y Generadores Eléctricos provenientes de solicitudes por listas de precios así
como por contratos específicos. El mismo tendrá los siguientes elementos de entrada:
a) Planificación de servicio de alquiler y transporte, según requisitos del cliente(Instalación)
b) Planificación de Limpieza a Tráiler (En Proceso), siendo estas canalizadas mediante
programaciones semanales de limpieza.
c) Planificación de servicios por No Conformidades detectadas por el cliente.
d) Planificación de servicios relacionados con el programa de inspección de equipos,
dispositivos de Seguridad, Planta de tratamiento, generadores eléctricos y sistemas
hidroneumáticos.
e) Planificación de servicios derivadas de inspecciones en el Pre arranque de las
operaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
3. REFERENCIAS NORMATIVAS.
Capítulo 7. Requisito 7.1 “Planificación de la Realización del Producto” de la Norma ISO
9001:2008.
Norma Covenin 614:1997 “ Limite de Peso para vehículos de carga
Norma Covenin 2402:1997 “Tipología de los vehículos de carga”
ASME B30.2 Grúas
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
4.1.- Gerente General / Presidencia.
Recibir vía telefónica, personalmente o por email los requerimientos del cliente
Gestionar y asegurar los Recursos necesarios para la realización efectiva de los procesos de
Producción en el alquiler y transporte de Tráiler, Cabinas, Plantas de Tratamiento, Sistemas
Hidroneumáticas y Generadores Eléctricos.
Informar al Coordinador de Operaciones los requisitos descritos por el cliente con la finalidad
de conocer la disponibilidad de equipos
Realizar análisis de costos y proforma en caso que existiera disponibilidad de equipos,
insumos y personal.
Autorizar al Coordinador de Operaciones de Servicios en todo lo concerniente a las
actividades de Coordinación, Control, Gestión y aseguramiento en los procesos de alquiler
de equipos.
Asegurar el cumplimiento de los Indicadores de Gestión, así como la Mejora Continua del
Sistema de Gestión de la Calidad.
Garantizar el cumplimiento de los Requisitos de los clientes para asegurar una alta
satisfacción de los mismos.
Orientar a sus trabajadores en la importancia de minimizar las No conformidades en los
servicios, velar por el cumplimiento de las acciones correctivas, así como el seguimiento a
las Acciones Tomadas para evitar la reincidencia en las mismas
Velar por el cumplimiento de las Revisiones por la Dirección, así como la Evaluación del
Sistema de Calidad mediante la Ejecución de las Auditorías Internas a cada uno de los
departamentos de ATRELLUS DE VENEZUELA C.A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
Garantizar la actualización de toda la documentación legal que debe ser incluida y entregada
al personal que sale hacia las instalaciones del cliente, incluyendo la relacionada con los
vehículos usados para ello. ( Racda, Pólizas ambientales, permisos de conducir, documentos
del vehículo)
Garantizar que el personal asignado para realizar los servicios, tenga toda la documentación
relacionada con el sistema de calidad: formatos de charlas, ART, formatos de inventarios de
equipos, formato de reporte de no conformidades, Notas de entrega, inspección de equipos,
procedimientos de operaciones, y toda la documentación necesaria para demostrar la
verificación, seguimiento, y medición, específica para validar el producto.
Garantizar el alcance de los objetivos de calidad a fin de obtener una constante mejora en los
servicios prestados.
Velar por el control absoluto de todos los procesos peligrosos que involucran cada una de las
actividades que realiza el personal de operaciones dentro y fuera de las instalaciones de
Atrellus de Venezuela.
Controlar las No Conformidades detectadas durante la realización de los servicios
Verificar que todas las solicitudes realizadas por el cliente o por los usuarios de los equipos
sean cubiertas a tiempo.
Solicitar a la Gerencia General la Orden de Trabajo, la cual describe si la actividad a realizar
es una instalación, desinstalación, mudanza o limpieza (Formato F-MOPA-006)
Participar en el control de los costos de las operaciones, mediante el control eficiente de los
materiales en la instalación de plantas, generadores eléctricos, mangueras, conexiones
Cumplir y hacer cumplir los procedimientos de Control de la Calidad y operaciones durante la
realización de los servicios.
Asegurar que los bienes del cliente sea utilizados de manera correcta
Informar al cliente oportunamente sobre el deterioro o daño de un bien
Controlar y minimizar las No Conformidades durante el servicio
Supervisar, y velar que los equipos se hayan ubicado en los sitios indicados por el cliente, así
mismo solicitar la firma del representante del cliente que autoriza el posicionamiento de los
equipos
Mantenerse vigilante en la entrega segura de estos documentos con el fin de asegurar un fiel
cumplimiento del sistema seguridad.
4.11. Depositario
Mantener actualizado el Inventario de Electrodomésticos, materiales, e insumos ubicados en
el almacén con el uso del formato F-MPCA-032 “ Inventario General de Equipos”
Identificar los equipos, y electrodomésticos nuevos que son adquiridos por la empresa con la
codificación asignada por el Coordinador de Calidad
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Identificar los equipos de acuerdo a lo indicado en el procedimiento MPCA-009, Punto 5.3 del
manual de Procedimientos de calidad.
Realizar el Ingreso de materiales con el formulario F-MPCA-020 “Ingreso de Materiales al
almacén “indicando el Número de Requisición, el Número de orden de compra asociado, y el
nombre del proveedor.( Ver MPCA-009 del manual de procedimientos de calidad )
Detectar las No Conformidades provenientes de los materiales, equipo o insumos que no
cumplan con las especificaciones exigidas en el requerimiento.
Etiquetar los equipos y materiales ubicados en el almacén según lo descrito en el
procedimiento MPCA-009 del manual de Procedimientos de Calidad. Cuando aplique, los
colores de identificación serán los siguientes:
a) Equipos Aptos: Tarjeta verde
b) Equipos No apto, o en reparación: Tarjeta Roja
c) Equipos en observación: Tarjeta amarilla
Identificar los equipos rechazados con tarjetas roja e indicar número de No Conformidad
Mantener actualizado el Historial de los proveedores, a través del formulario F-MPCA-018 “
Historial Desempeño de Proveedores”
Ejecutar la entrega de los materiales requeridos por el personal mediante el uso del
formulario F-MPCA-019 “ Nota de Entrega de Materiales”
Identificar las No conformidades de los materiales, equipos, e insumos adquiridos por la
empresa mediante el uso del formato F-MPCA-019 “ Reporte de No Conformidades y
Acciones Correctivas”
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
2. Una vez solicitado el servicio, el Gerente general notifica de manera verbal o vía telefónica
al Coordinador de Operaciones para que verifique si existe disponibilidad de personal,
Equipos, Vehículos, materiales, e Insumos que puedan necesitarse para ejecutar el
servicio.
Si existe disponibilidad, el Coordinador de Operaciones de Servicios, informa al Gerente
general para que calcule los costos y proforma de servicios, de lo contrario, el gerente
general emite notificación de excusas.
3. Confirmada la disponibilidad, el Gerente General realiza una proforma del servicio, con el
formulario F-MAD-003, y negocia los costos asociados al equipo con el cliente , si está de
acuerdo, informa al coordinador de operaciones para que planifique las operaciones con el
uso del formulario F-MOPA-007 · Planificación de operaciones Diarias “
5. A su vez, el Gerente General elabora una Orden de Trabajo con el uso del formato F-
MOPA-006, y le asigna una numeración consecutiva, con la finalidad de identificar el
servicio, y, controlar la trazabilidad del mismo. La nomenclatura será de la siguiente forma:
AT-XX-XX. Dónde:
AT= Atrellus de Venezuela;
XX= Numeración consecutiva;
XX= El año en curso.
Así mismo genera una orden de trabajo con una numeración consecutiva, con el uso del
formulario F-MAD-002 “Orden de servicio “, en la cual se describirán todas las
especificaciones del cliente, incluyendo el número consecutivo asignado en la orden de
trabajo.
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6. Para garantizar que la planificación se ejecute según lo solicitado por el cliente, la gerencia
general procede a entregar copia de la orden de trabajo a todos los responsables de cada
proceso involucrado, indicando la siguiente información:
a) Fecha de solicitud de servicio
b) La hora en que el cliente solicito el servicio de instalación
c) Nombre de la empresa solicitante.
d) Persona de contacto.
e) Numero de orden consecutiva.
f) Departamentos involucrados.
g) Descripción de las actividades.
h) Descripción de los equipos.
i) Observaciones.
10. Antes de salir de la Base, el coordinador de seguridad deberá realizar la charla de seguridad a
la cuadrilla y analizar los riesgos asociados al trabajo.
11. Al llegar a la locación asignada, el supervisor de operaciones deberá solicitar el libro de visitas
al cliente, firmarlo y regresarlo al cliente.
12. El supervisor de operaciones en conjunto con la cuadrilla asignada, procederán a bajar los
equipos y ubicarlos en el sitio asignado previamente por el Cliente, según lo dispuesto en el
procedimiento MOP-003 “Posicionamiento de Equipos del Manual de Operaciones de Alquiler de
Equipos”
13. En caso que la autorización para posicionar el equipo no se haya firmado el día anterior,
solicitar firma al cliente, y proceder a ubicar el tráiler según lo descrito en el procedimiento MOPA-
003 “Posicionamiento de Equipos “del Manual de operaciones de Atrellus de Venezuela.
15. Ejecutados todos los requisitos exigidos por el cliente, el analista de compras, recibe todos las
facturas de cobros de servicios con la orden de compra emitida por el cliente, soportadas estas
con la cotización, y proforma; una vez facturado el servicio, solicitar comprobantes de retención.
16. Con la finalidad de controlar la mejora continua de los servicios que presta la empresa, el
coordinador de calidad deberá entregar una vez al mes, la encuesta de satisfacción del cliente en
campo o en las instalaciones del mismo, con el uso del formulario F-MPCA-022
Nota: En los casos de planificación del servicio para realizar mudanza o desinstalación de equipos,
los pasos a seguir serán los mismos, exceptuando los puntos 1, 2, 3, 4, 13,14 y 15 del punto “a”,
numeral “5 “del presente procedimiento
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3. Antes de salir de la base, el supervisor de limpieza, deberá verificar que el personal que asista a la
limpieza de los tráiler firme el “ Reporte de Nomina”, formulario F-MAD-001; y solicitar al
Almacenista la nota de entrega y despacho de los materiales, Formato F-MPCA-019 y firmar como
recibido el kit de limpieza, equipos y lencería que serán utilizados en cada uno de los tráiler a visitar,
con el cual deberá revisar todo el material entregado para garantizar la fluidez de las operaciones
6. Una vez inspeccionadas, realizadas y definidas las necesidades en cada tráiler, el supervisor de
limpieza indicara el nombre del personal que ejecuto los servicios de mantenimiento, y deberá
solicitar la firma del cliente o usuario del equipo para validar y facturar el servicio
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7. En los casos que todas las necesidades detectadas sea reemplazos rutinarios, deberá firmar y
solicitar validación del servicio al cliente y entregar el registro de evidencia al departamento de
Reclamos y Logística para posterior planificación
Por la naturaleza de los servicios que presta el cliente, se hace necesario mantener un control
de la planificación semanal de limpieza, por lo cual es responsabilidad del departamento de
Reclamos y Logística, solicitar información al coordinador de Operaciones sobre las posibles
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Conformidad, reemplazando los equipos, materiales, o insumos generando una Orden interna
de trabajo, con el uso del formulario F-MOPA-010 “Orden interna de trabajo”, notificando
verbalmente al coordinador de operaciones la novedad para que este coordine las actividades
de entrega. Los datos a incluir deberán ser los siguientes: Actividad a realizar (acción
correctiva), materiales, equipos o insumos de reemplazo, motivo de reemplazo, numero de
orden interna, numero de no conformidad, cliente, numero de tráiler, entre otros. Hacer
referencia al formato planificacion de limpieza semanal en observaciones
registros resultantes del proceso deberán ser utilizados para demostrar el alcance de los
objetivos de calidad
7. Archivar Nota de entrega, correo electrónico, y orden interna de trabajo; anexar al formulario
F-MOPA-008 “Monitoreo de quejas del cliente” para posteriormente ser utilizados como registros
de evidencia en futuras auditorias de calidad.
3. Una vez que el coordinador de Seguridad ejecuta las operaciones de inspección, estas son
documentadas en los formatos asociados a los procedimientos de seguridad. La planificación
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5. En los casos que sean solicitados recursos para emergencia, el consecutivo de la requisición
será asignado por el analista de compras, quien deberá entregar una orden de despacho para el
proveedor de servicios seleccionado por este, mediante el uso del formulario F-MPCA-016 (Nota
de entrega-Despacho de materiales del almacén)
9. Una vez que el departamento de reclamos y logística, Toma acciones para eliminar la no
conformidad, el Coordinador de calidad, deberá realizar el seguimiento a las mismas para
demostrar la eficacia y evitar que se repitan las mismas deviaciones. Dicho seguimiento es
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comprobado durante las auditorías internas de calidad o con el control trimestral de quejas del
cliente. (Ver registro F-MOPA-008)
10. Finalmente el coordinador de seguridad archiva todos los documentos derivados de las
inspecciones con el formulario F-MOPA-002 y tratado como lo indica el procedimiento MPCA-
002 “Control de los registros “del presente manual.
2. Instalados los equipos en base, el supervisor de patio deberá realizar el inventario del tráiler
con el uso del formulario F-MOPA-017 “Inspección de entrada de tráiler en Base” con la finalidad
de verificar el estado del mismo así como los electrodomésticos, lencería, estado de la cocina,
entre otros.
4. Todos los equipos que regresen a la base deberán ser repotenciados con reparaciones
menores y dejarlos en condiciones óptimas para ser alquilados nuevamente.
5. Los recursos necesarios para realizar las reparaciones deberán ser aprobados por el
coordinador de operaciones o el gerente general mediante el uso de requisiciones, código F-
MPCA-014. Una vez firmados, el supervisor de patio entregara al analista de compras la
requisición para que sean realizados los procesos de compras. Si los recursos solicitados son
de emergencia, el analista de compras solicitara aprobación a la gerencia general o coordinador
de operaciones para que la compra sea canalizada de contado o a crédito. En caso que sea a
crédito, el analista de compras asignara una orden de compra a crédito F-MAD-003 y hará
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entrega de la misma a la persona asignada por el coordinador de operaciones para realizar las
compras.
6. Los materiales solicitados para realizar el mantenimiento del tráiler deberán ser entregados al
supervisor del patio con el uso del formato “Nota de entrega y despacho de materiales,
indicando en el mismo, el número de requisición, con el fin de controlar la trazabilidad de las
compras realizadas
9. Concluidas todas las actividades en base, el supervisor de patio hará entrega de los registros
generados, al coordinador de calidad, el cual será responsable de archivar los mismos en la
carpeta del tráiler los cuales son; Inventario de entrada de tráiler a base, Requisiciones, y nota
de entrega de materiales y recursos asignados para el mantenimiento del equipo repotenciado.
10. Todos los registros deberán ser utilizados según lo descrito en el procedimiento MPCA-002
“del presente manual.