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GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA

GERENCIA SUB REGIONAL DE DESARROLLO ILO
UNIDAD EJECUTORA

ResoCucíón de (gerencia Sub 'RegíonaC

N ° 0 5 3 - 2 0 1 2 - G SR D .ILO -U E/G R M

12 de Junio del 2012

VISTOS: El Informe N° 141-2012-ADM-GSRI-UE/GR.MOQ, Informe N° 238-2012-AL-GSRI-

4 /H lE /G R .M O Q y;

SIDERANDO:

conforme al Artículo 191° de la Constitución Política del Perú concordante con lo estipulado
el Artículo 2o de la Ley N° 27867 modificada-por la Ley N° 27902 - Ley Orgánica de Gobiernos
Regionales, los gobiernos regionales emanan de la voluntad popular y gozan de autonomía
política, económica y administrativa en asuntos de su competencia constituyendo para su
administración económica yTinanciera, un Pliego Presupuestario;

.;Que, mediante la Resolución Ejecutiva Regional N° 422-2009-GR/MOQ, se crea la Unidad

^'E jecu tora Presupuestaria Gerencia Sub Regional de lio, disponiendo en su articulo segundo y
; tercero, que el titular de la Gerencia Sub Regional de lio ejecute las acciones correspondientes en
marco de la normatividad presupuestal vigente y la efectiva adecuación y actualización de sus
documentos de gestión;

Que, mediante Informe N° 141-2012-ADM-GSRI-UE/GR.MOQ, de fecha 21 de mayo del 2012

remite Proyecto de Directiva que contiene el Reglamento que Norma la Tramitación de
Requerimientos de Bienes, Servicios y Planilla del Personal Contratado y Bajo Régimen de
Construcción Civil en la Unidad Ejecutora Sub Región de Desarrollo lio 003 a la Gerencia para su
conocimiento y mediante Proveído de Gerencia de fecha 28 de mayo del 2012 remite a todas las
Jefaturas para su revisión y aporte;

Que, mediante Informes N° 094-2012-SSSGPP-GSRI-UE/GR.MOQ y N° 382-2012-PJCY-GSRI-

UE/GR.MOQ de las Sub Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y la Jefatura de Logística,
ppinan favorablemente con sus recomendaciones;

Que, mediante Decreto Legislativo N° 1017 se aprueba la Ley de Contrataciones del Estado,
conteniendo las disposiciones y lineamiento que deben observar las entidades del sector publico
en los procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y
derechos que se derivan de los mismos;

Que, asimismo el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto
Supremo N° 184-2008-EF es aplicable supletoriamente a todas aquellas contrataciones de bienes
y servicios u obras sujetas a regímenes especiales bajo ley especifica, siempre que dicha
aplicación no resulte incompatible con las normas especificas que las regule y sirvan para cubrir un
vacio o deficiencia de dichas normas;

Que, en ese sentido, corresponde ejecutar acciones concretas a efectos de dotar de mayor
dinamismo y celeridad a los actos de administración de la actual gestión, en procura de obtener
condiciones más ventajosas y favorables al erario regional mediante la implementación de
mecanismos de contratación que involucren un ahorro;
 k„ U C * O tL ^

GOBIERNO REGIONAL DE MOQUEGUA

GERENCIA SUB REGIONAL DE DESARROLLO ILO
UNIDAD EJECUTORA

Que, con la opinión favorable de Asesoría Legal y con el uso de las facultades conferidas por la
Ley Orgánica de Gobiernos Regionales N° 27867 y sus modificatorias y atribuciones de la
Gerencia Sub Regional;

,V SE RESUELVE:

ARTICULO 1o: APRUÉBESE la Directiva N° 002-2012-U.E.003-SRDI/GRM, que contiene El

Reglamento que Norma la Tramitación de Requerimientos de Bienes, Servicios y Planilla del
Personal Contratado y Bajo Régimen de Construcción Civil en la Unidad Ejecutora Sub
Región de Desarrollo lio 003, el mismo que consta de treinta y un folios que comprende veinte
(20) folios de normas, cuatro (04) formatos de tramite, tres (03) anexos y cuatro (04) diagramas de
^ flujo, los mismos que forman parte de la presente resolución.

RTÍCULO 2°: DEJAR sin efecto la Resolución de Gerencia Sub Regional N° 092-2011-
SRD ILO-UE/MOQ que aprobó la Directiva N° 001-2011-U.R.SRDI/GRM que Norma la
Tramitación de Requerimiento de Bienes, Servicios y Personal en la Unidad Ejecutora Sub Región
de Desarrollo lio

ARTICULO 3°.- ENCARGAR a la Oficina de Administración para que a través de la Oficina de

Logística y demás Áreas Auxiliares se de estricto cumplimiento a la presente Directiva y supervise
u aplicación.

ARTICULO 4o.- DISPONER que a partir de la fecha las diferentes Jefaturas y su personal adecúen
sus requerimientos de necesidades de bienes y servicios a las disposiciones de dicha Directiva,
bajo responsabilidad de los titulares de cada Jefatura y Administración.

ARTICULO 5°.- ENCARGAR a la Secretaría de Gerencia la notificación de la presente resolución

a las Jefaturas, Administración y Gerencia.

REGÍSTRESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

cc. Jefaturas (5)

Ases. Legal
A dministración
Obras
Presupuesto
Arch. G O BIER i
'©Qygey*
4*5*.
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8 R o d o lfo lR Í fa e j ’s’aVirüá"/ 1 , ' j 1 ' m u

Ejecu tora N* ¡$ 3
DIRECTIVA N° 002 -
2012-U.E.SRDI/GRM]
Directiva que norma la tramitación de Requerimientos de Bienes, Servicios
y Planilla de Personal Contratado y bajo Régimen Construcción Civil, en la
Unidad Ejecutora Sub Región de Desarrollo lio
 ^MOOUEGUA
UN ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

DIRECTIVA N° 002-2012-U .E.SR D I/G R M

NORMAS PARA LA TRAM ITA C IÓ N DE REQUERIMIENTOS DE BIENES, SERVICIOS Y
PLANILLA DE PERSONAL CONTRATADO Y BAJO REGIMEN CONSTRUCCION C IV IL, DE LA
U N ID A D EJECUTORA SUB REGIÓN DE DESARROLLO ILO

I. OBJETO

Establecer medidas específicas, procedimientos, diagramas de flujo y formatos a utilizar en materia

de requerimiento de bienes, servicios, así como de personal con cargo a proyectos de inversión
pública en la Unidad Ejecutora Sub Región de Desarrollo lio, en adelante la Sub Región; también
para la tramitación de las correspondientes Órdenes de Compra y/o Servicio, Planillas de pago de
¡o remuneraciones de personal por contrato para Proyectos de Inversión Pública por Administración
recta y por Regimen de Construcción Civil hasta su respectiva cancelación.

FINALIDAD

pgrar mayor eficiencia en la tramitación administrativa de los documentos señalados en el objeto

la presente directiva, a través del establecimiento de lineamientos técnicos que delimiten la
larticipación, funciones de las áreas competentes en el proceso, así como el establecimiento de
plazos máximos.

I I I . ALCANCE

Las normas y disposiciones contenidas en la presente Directiva son de observancia y aplicación

obligatoria, bajo responsabilidad del personal que labore o preste servicios bajo cualquier
modalidad en la Sub Región.

También es de aplicación a los proveedores que presten servicios o vendan bienes a la Sub Región.

IV . BASE LEGAL

1. Ley N° 28112 - Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.

2. Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modificatorias.

3. Ley N° 29812 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012.

4. Ley N° 28563 - Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento.

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SUB REGION DE DESARROLLO ILO

5. Ley N° 28693 - Ley del Sistema Nacional de Tesorería

6. Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15 aprobada mediante Resolución Directoral
N°002-2007-EF/77.15

7. Ley N° 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad

8. Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de
la República.
9. Decreto Legislativo N° 1057 - Regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de
Servicios.

10. Decreto Supremo N° 075-2008-PCM - Reglamento del Decreto Legislativo N° 1057.

11. Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado.

12. Decreto Supremo N° 184-2008-EF - Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

13. Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General

14. Ordenanza Regional N° 010-2010-GRM que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones de la Sub Región lio.

V. D ISPO SICIONES GENERALES

Las normas de la presente Directiva han sido establecidas dentro del marco legal aplicable.

Cada Órgano, Unidad Orgánica o quien haga sus veces priorizará y determinará las acciones
necesarias que permitan implementar lo contemplado en la presente directiva. El cumplimiento de
los citados objetivos será evaluado por cada Órgano y Unidad Orgánica, debiendo ser reportado a
la Oficina Sub Regional de Administración en forma trimestral, quien determinará la necesidad de
implementar medidas correctivas, de ser el caso.

Las Oficinas de Logística y Recursos Humanos deberán elaborar informes y reportes mensuales
dirigidos a la Oficina de Administración respecto al cumplimiento de la presente Directiva en lo que
les corresponda, proponiendo alternativas de control.

La observancia del cumplimiento de las disposiciones de la presente directiva es responsabilidad de

los Directores, Jefes de Oficina, Jefes de Unidad y/o quienes hagan sus veces.

Las excepciones a las normas de la presente Directiva serán autorizadas por la Oficina Sub Regional
de Administración en coordinación con la Gerencia Sub Regional.

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 7 GOBIERNO
REGIONAl^
MOOUEGUA
U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
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V I. DISPO SIC IO N ES ESPECÍFICAS

a ) Procedim iento Adm inistrativo para tram itación de órdenes de Compra y

de Servicios (se g ú n D iagram as N °1 y N °2 )

1 ) IN IC IO DEL TRÁM ITE

(R eq u erim ien to )

1.1 El trám ite inicia en el área usuaria o solicitante con el requerimiento.

1.2 El requerimiento será presentado a la Oficina Sub Regional de Administración según

Form ato N ° 01 que en anexo forma parte de la presente Directiva, solicitando
previamente el N° de Requerimiento que la Oficina de Logística registrará de
manera correlativa. El formato se presentará en cuatro originales (Usuario - cargo,
Logística, Expediente y 1 para Obras), suscribiéndolo y colocando su sello en el
recuadro denominado "Responsable de Meta" y coloca la fecha de presentación en
el recuadro correspondiente.

1.3 El formato presenta un "N° General co rre lativo" controlado por la Oficina de
Logística.

1.4 Para el caso de obras el Requerimiento, va firmado adicionalmente en la parte

inferior por el Residente y Supervisor de Obras, el cual deberá ser presentado con
fecha límite de recepción el quinto día hábil del mes al que pertenece el
requerim iento, pudiendo este ser recibido desde el día veinticinco del
mes anterior. Asimismo deberá adjuntar copias del presupuesto analítico
resaltando donde aparecen los materiales y/o servicios a requerir en dicha Obra o
Mantenimiento.

1.5 Adjunto al Formato N° 01, el área usuaria remitirá las Especificaciones Técnicas
del Bien o Servicio, de ser necesario.

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REGIONAL
MOOUEGUA
^ U N ID A D EJECUTORA NS 0 0 3 ILO
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2) AUTO RIZACIÓ N DE TRÁMITE

2.1 La Oficina Sub Regional de Administración, una vez recepcionado el Formato N°

01 coloca sello de recepción, y autoriza el trámite colocando su visto y sello en el

recuadro denominado "V°B° Administración", y la fecha en la que autoriza en el

respectivo recuadro.

2.2 Luego de recibida y autorizada el requerimiento debe ser remitida a la Oficina de

Logística para el trám ite siguiente.

2.3 El plazo máximo para la autorización es de 24 horas.

3 ) SO LIC ITU D DE COTIZACIÓN

3.1 Recibido el Requerimiento autorizado, Logística procede a su revisión y de

inmediato realiza las solicitudes de cotización de acuerdo al siguiente detalle:

Hasta S/. 1,000.00 - 1 cotización

De S/. 1,001.00 a 01 UIT - 2 cotizaciones
Más de 01 UIT hasta 03 UIT - 03 Cotizaciones

3.2 Las cotizaciones se realizarán de conformidad con el Formato N ° 02 que forma

parte de la presente Directiva.

3.3 Las cotizaciones son debidamente llenadas, firmadas y selladas por el proveedor y
el cotizador correspondiente con la aprobación del Jefe de Logística.

4 ) CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

4.1 Recibida las cotizaciones por parte de los proveedores, Logística llena el Cuadro
Comparativo de Cotizaciones según Form ato N ° 03 que forma parte de la
presente Directiva, y selecciona al mejor proveedor. El cuadro será visado por
todos aquellas dependencias que figuran en el formato.

4.2 Luego de la cotización y cuadro comparativo y con los montos reales, la Oficina de
Logística solicitará la Disponiblidad Presupuestal, en caso de no existir
certificación anual.

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U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
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5) SO LIC ITU D DE D IS P O N IB IL ID A D PRESUPUESTAL

El encargado de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto recibe la solicitud de

disponibilidad presupuestal de la oficina de Logística.

5.1 Si cuenta con Disponibilidad presupuestal: elabora un Memorando o Informe

dirigido a Logística en el que da a conocer la disponibilidad presupuestal
requerida.

5.2 Si no cuenta con Disponibilidad presupuestal: Devuelve al Área Usuaria o

solicitante, para que mediante informe dirigido a la Oficina Sub Regional de
Administración requiera la Modificación Presupuestal correspondiente; siendo que
Administración mediante Proveído dirigido a la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto autoriza la modificación. La Oficina de Planeamiento y Presupuesto
realiza la modificación presupuestal.
Elabora un Memorando dirigido a Logística en el que da a conocer la disponibilidad
presupuestal requerida. Finalmente realiza la certificación presupuestal.

El Plazo para la Disponibilidad Presupuestal es de 24 horas.

6 ) ORDEN DE COMPRA Y SERVICIO

6.1 Una vez elaborada la cotización y el Cuadro comparativo con las firmas
correspondientes, Logística elabora la Orden de Compra y/o Servicio y la visa, para
luego realizar la Certificación Presupuestal en el Módulo Adm inistrativo
del SIAF, tomando como referencia el Memorándum de Disponibilidad
Presupuestal emitida con antelación por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

6.2 La Oficina de Planeamiento y Presupuesto una vez verificada la Certificación

Presupuestal en el Módulo de Proceso Presupuestario (UE), la misma que fue
registrada por la Oficina de Logística, tiene la potestad de Rechazarla o Aprobarla
tomando en cuenta los criterios técnico-administrativos.

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U N ID A D EJECUTORA Nü 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

6.3 La Orden de Compra y/o Servicios se emite en (05) copias las que serán
distribuidas de acuerdo al siguiente detalle:
. Usuario
. Expediente General.
. Contabilidad
. Logística
. Almacén (en el caso de orden de compra)

6.4 La Orden de Compra y/o Servicios, es notificada al Proveedor, quien colocará

fecha de recepción, nombre, firma, sello y de ser el caso DNI con la finalidad de
identificar plenamente a la persona notificada. La copia notificada al proveedor es

una copia adicional que solo lleva visto de Logística.

6.5 El proveedor entrega los bienes y/o realiza los servicios de la forma y dentro de
los plazos ofertados, y gira la Factura, Boleta de Venta y/o Recibo por Honorarios,
según corresponda.

6.6 Cuando es Orden de Compra: La entrega se realiza mediante Guía de

Remisión, la misma que será suscrita obligatoriamente por el Jefe de Almacén
Central y el Residente de Obra o Jefe de Obras, y optativam ente por el
Alm acenero de Obra en el caso de obras, en los demás casos solo el Jefe de
Almacén Central.

6.7 En el caso de Servicios: a la culminación del servicio, el Proveedor presenta

Carta de cumplimiento de servicios adjuntando documentación sustentatoria del
mismo y el Área usuaria revisa y da la conformidad mediante Informe o
Memorando, según modelo que forma parte integrante de la presente Directiva.
En lo que respecta a Obras, la Conformidad la otorga el Residente con el Vo B°
del Supervisor.

7) COMPROMISO
7.1 Recibido el Expediente, Logística, ordena el Expediente y compromete en el SIAF
la Orden de Compra y/o Servicio.
7.2 Revisa, autoriza y remite expediente a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto
para la afectación presupuestal.
7.3 Plazo 24 horas.

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U N ID A D EJECUTORA NS 0 0 3 ILO
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8) RECEPCION DE LA FACTURA, BOLETA DE VENTA y RECIBO POR

HONORARIOS

8.1 Compras: Si el bien corresponde a un activo fijo (compra mayor a 1/8 de la UIT
vigente), el Expediente se remite al área usuaria para la Conformidad respectiva.
En este caso el área usuaria devuelve el expediente con conformidad a Logística
para su trám ite y registro en el Área de Control Patrimonial.

8.2 Si el bien NO corresponde a un activo fijo, Logística ordena el Expediente

(Requerimiento, Cotizaciones, Cuadro Comparativo, Orden de Compra, Factura o
Boleta de Venta) y lo deriva a Almacén para el trámite correspondiente.

8.3 Servicios: Logística recibirá la Carta del Proveedor y su Comprobante de Pago

autorizado por la SUNAT: Factura o Recibo por Honorarios, la revisa, y la remite al
Área usuaria o solicitante para su conformidad.

* El plazo total para la atención del requerimiento por parte de Logística es de cinco (5)
días hábiles (puntos 4, 5, 6,7 y 8)

PARA EL CASO DE ORDENES DE COMPRA:

9 ) ELABORACION DE PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA (PECOSA)

9.1 El Jefe de Almacén elabora la PECOSA, según Form ato N ° 0 4 que forma parte
de la presente Directiva en cuatro juegos originales.

9.2 La PECOSA se elabora por los bienes efectivamente retirados de almacén.

9.3 Pueden elaborarse PECOSAS parciales hasta completar todos los bienes
contemplados en cada Orden de Compra. Cabe indicar que para el procedimiento
de pago no es necesario que los materiales y/o bienes hayan salido del almacén
ni mucho menos se hayan elaborado PECOSAS, pero es necesario comprobar que
los bienes hayan ingresado y la orden de compra haya sido atendida en su
totalidad y recepcionado a satisfacción de la Entidad.
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9.4 LA PECOSA debe estar firmada por el área solicitante, en señal de conformidad.

* El plazo para elaboración de la PECOSA es de 24 horas.

PARA EL CASO DE ORDENES D E S E R V IC IO :

10) CONFORMIDAD DEL SERVICIO

10.1 Recepcionado el Expediente el Área usuaria revisa y da la conformidad mediante

Inform e o Memorando.

10.2 En el caso de Obras la conformidad la otorga el Residente con el Vo B° del

Supervisor.

10.3 Deriva el Expediente a Logística.

*Plazo 24 horas de culminado el servicio

11) AFECTACION PRESUPUESTAL

11.1 Elaborada y ordenada la Orden de Compra y/o Servicio, se deriva a la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto, quien realiza la afectación presupuestal, colocando
el visto y lo deriva a Logística. El plazo de afectación es de 24 horas.

12) DEVENGADO

12.1 Recibido el Expediente de la Oficina de Logística, la Oficina de Contabilidad revisa,

devenga y contabiliza, colocando el visto correspondiente en la Orden de Compra
y/o Servicios, y remite el Expediente a Tesorería.

12.2 En caso de existir observaciones o estar incompleto el Expediente se retornará a

Logística, para subsanar las observaciones.

* El plazo de afectación es de 24 horas.

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13) GIRADO Y COMPROBANTE DE PAGO

13.1 Recibido el Expediente, la Oficina de Tesorería revisa y verifica el tipo de

proveedor y la forma de pago a realizar, gira en el Módulo Administrativo SIAF, si
es Transferencia Interbancaria según las condiciones de pago, registra el
expediente para la firma electrónica, si no es el caso, genera el Comprobante de
Pago y llena el cheque.

13.2 Deriva el Expediente a la Oficina de Contabilidad para que firme el Comprobante

de Pago y contabilice el girado y lo devuelve a Tesorería.

13.3 Tesorería deriva el Expediente a Administración para visación y autorización del

gasto.

*Plazo 24 horas

Los expedientes deberán contar con toda su documentación respectiva, el mismo que

tendrá el siguiente orden:

1. Requerimiento con su especificación técnica o términos de referencia
2. Certificación Presupuestal.
3. Solicitud de cotización.
4. Cuadro Comparativo de cotizaciones.
5. Orden de Compra y/o Servicio
6. Comprobante (factura, Boleta o Recibo por Honorarios)
7. Carta de culminación del servicio (del proveedor, en caso de servicio)
8. Conformidad (en caso de servicio o bienes que lo requiera)
9. Comprobante de pago
10.Otros que justifiquen el gasto.

14) AUTORIZACIÓ N DE PAGO

14.1 Recibido el Expediente, la Oficina Sub Regional de Administración revisa, visa el
Comprobante de Pago autorizando el pago, firma el cheque o firma electrónica en
el Módulo Administrativo SIAF, según la forma de pago.

14.2 Deriva Expediente a Tesorería.

*Plazo 24 horas.

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15 ) PAGO A PROVEEDOR

15.1 Recibido el Expediente, la Oficina de Tesorería firma el cheque bajo la modalidad

de NO NEGOCIABLE, solicita DNI a proveedor y verifica los datos; si es el caso de
cuenta corriente interbancaria realiza la transferencia respectiva.

15.2 Proveedor cancela la Factura o Recibo de Honorarios, y firma el Comprobante de

Pago no siendo necesario en caso de abono en cuenta C.C.I. o voucher de
depósito.

15.3 Tesorería verifica y entrega el cheque.

15.4 Tesorería archiva el Comprobante de Pago.

*Plazo 24 horas.

b) Procedim iento Adm inistrativo para tram itación de Planillas de

Rem uneraciones con cargo a Proyectos de Inversión Pública (según
D iagram a N ° 0 3 )

1) REQUERIM IENTO DE CONTRATO

• El requerimiento se realizará de manera previa a la contratación del personal según

la necesidad del servicio.

• Para el caso del requerimiento de contratación de personal por proyectos de

inversión pública afectados a gastos administrativos, los cuales desempeñan
funciones en el cargo de Administrador, Asesor Legal, Jefatura de Obras y
Planeamiento y Presupuesto; lo efectuará el Gerente Sub Regional coordinando la
autorización a la Gerencia General del Gobierno Regional de Moquegua.

• Para el caso de los demás requerimientos los realizará cada dependencia, según
corresponda a Personal de Obras o Administrativo, y lo elevarán a la Gerencia Sub
Regional para su autorización, de acuerdo al siguiente detalle:
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• PERSONAL DE OBRAS:
Los Residentes de Obra, Asistentes Técnicos de Obra, Inspectores de Seguridad de
Obras, Supervisor de Seguridad de Obras, Formulador y/o evaluador de Proyectos,
Secretaria de Obras, Choferes de Obras son requeridos por el Jefe de Obras a la
Gerencia Sub Regional para su autorización.

• PERSONAL A D M IN ISTR A TIVO :

a) Personal para que realice funciones administrativas inherentes a Logística,
Contabilidad, Tesorería y Recursos Humanos son requeridos por la Oficina Sub
Regional de Administración a la Gerencia Sub Regional para autorización.

b) Asimismo Asistentes Administrativos, Secretarias Administrativas, Especialista

en Procesos, Choferes, Vigilantes y similares son requeridos por Administración
a la Gerencia Sub Regional para su autorización.

c) El requerimiento estará contenido en un Informe, según modelo que forma

parte de la presente Directiva.

d) Al requerimiento se adjuntará el perfil del personal a contratar, según Anexo

VI.

2) SELECCIÓN DE PERSONAL

• La Oficina de Recursos Humanos, recepciona, clasifica el personal requerido

que cumpla con el perfil profesional establecido en los términos de referencia,
y eleva al Com ité Evaluador.

• El Comité Evaluador lo conformarán:

o Area Usuaria
o Oficina de Recursos Humanos
o Oficina Sub Regional de Administración
o Representante de Gerencia Sub Regional, quienes elevarán
mediante Acta de Selección de Personal a la Gerencia Sub Regional para su
conocimiento.

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U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

3 ) AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

• Para el caso de la Oficina Sub Regional de Administración, Jefatura de Obras,

Asesoría Legal y Planeamiento y Presupuesto; la autorización la realiza la
Gerencia Sub Regional, en coordinación por única vez con la Gerencia General
del Gobierno Regional de Moquegua.

• Para el caso de los demás contratos la autorización la realiza la Gerencia Sub

Regional a través de un Memorándum a la Oficina Sub Regional de
Administración.

• La Oficina Sub Regional de Administración deriva el documento a la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto con copia a la Oficina de Personal, con el texto
"Contratación autorizada previa certificación presupuesta!".

4) D IS P O N IB IL ID A D PRESUPUESTAL

• La Oficina de Planeamiento y Presupuesto, otorgará disponibilidad

presupuestal y lo dirigirá a la Oficina de Personal indicando la disponibilidad
presupuestal respectiva.

5) ELABORACIÓN DE CONTRATO

• La Oficina de Personal, elabora el contrato, lo visa y lo hace firmar por el

contratado. Asimismo lo hace visar por la Oficina de Asesoría Legal, Oficina
Sub Regional de Administración, Oficina de Planeamiento y Presupuesto, y
firma Gerencia Sub Regional.

• Notifica el Contrato al contratado, y remite una copia a Asesoría Legal,

Gerencia y archiva un juego.

6 ) ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE REMUNERACIONES Y PAGO

• Se elaborará 02 días previos al cronograma Nacional de pagos establecidos

para el Sector Público. La Oficina de Personal mediante informe remite las

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Planillas para su autorización y aprobación por la Oficina Sub Regional de

Administración.

• La Oficina Sub Regional de Administración deriva a Presupuesto quien

realizará el informe de disponibilidad Presupuestal de la planilla, y lo deriva a
Personal.

• La Oficina de Personal registra en el Módulo Administrativo SIAF la solicitud

de certificación presupuestal, luego será remitida a la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto para su aprobación o rechazo.

• La Oficina de Planeamiento y Presupuesto aprueba o rechaza según los

argumentos técnico-administrativos luego lo deriva a la Oficina de Personal.

• Personal realiza el Compromiso en el SIAF, y lo deriva a Contabilidad.

• Contabilidad devenga en el SIAF, y lo deriva a Tesorería.

• Tesorería realiza el girado en el SIAF y elabora el Comprobante de Pago, y

llena el Cheque (en caso que el pago vaya a realizarse con cheque), en otro
caso realiza la Carta Electrónica para el depósito correspondiente.

• El Comprobante de Pago es visado por Tesorería, por Contabilidad, y

Administración quien autoriza el pago.

• En caso se haya elaborado cheque, la Oficina Sub Regional de Administración

lo firma y deriva el expediente a Tesorería.

• En caso que el pago sea a cuenta corriente, Tesorería realiza el depósito

correspondiente.

7 ) PAGO DE TRABAJADORES

• Tesorería realiza depósito a la cuenta de cada trabajador vía transferencia.

• Tesorería, en caso el pago se efectuara con cheque, el trabajador firma el

Comprobante de Pago, verifica y entrega el cheque y archiva el Comprobante
de Pago.

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c) Procedim iento Adm inistrativo para tram itación de Planillas de Pago de

Jornales de trabajadores de Construcción Civil (se g ú n D iagram a N ° 0 4 )

1) REQ UERIM IENTO DE PERSONAL

El Requerimiento de personal sujeto al Régimen de Construcción Civil lo

realiza el Residente de Obra de conformidad con las necesidades de la obra y
los frentes de trabajo que tenga programado ejecutar.

■ El requerimiento se dirige al Jefe de Obras, quien lo eleva a la Oficina de

Administración para su autorización y trámite, derivando una copia a la
Oficina de Personal.

2) SELECCIÓN DE PERSONAL

■ La Oficina Sub Regional de Administración, deriva a Personal para la

selección de personal en coordinación con las instancias competentes.

• La Oficina de Recursos Humanos, recepciona, clasifica el personal requerido

que cumpla con el perfil profesional establecido en los términos de
referencia, y eleva al Comité Evaluador.

• El Comité Evaluador lo conformarán:

o Area Usuaria
o Oficina de Recursos Humanos
o Oficina Sub Regional de Administración
o Representante de Gerencia Sub Regional, quienes elevarán
mediante Acta de Selección de Personal a la Gerencia Sub Regional para su
conocimiento.

3) AUTO RIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

■ La autorización la realiza la Oficina Sub Regional de Administración, a través

de un Proveído en el informe elevado por el área solicitante.

Página 15
^MOQUEGUA
U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

■ El Proveído será dirigido a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto con el

texto "Contratación autorizada previa disponibilidad presupuestal".

4) D IS P O N IB IL ID A D PRESUPUESTAL

La Oficina de Planeamiento y Presupuesto, otorgará disponibilidad

presupuestal y lo dirigirá a la Oficina Sub Regional de Administración
indicando la disponibilidad presupuestal respectiva.

5) ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE REMUNERACIONES

■ El pago se realizará de manera quincenal, teniendo como plazo máximo para

efectuar el pago una semana posterior al cumplimiento de cada quincena.

■ El Residente de Obra hará llegar a la Oficina de Personal con 03 días de

antes de la fecha de pago el tareo digital mas el resumen físico mediante
informe.

La Oficina de Personal remite a la Oficina Sub Regional de Administración y

solicita la certificación presupuestal en el SIAF Módulo Administrativo.

La Oficina Sub Regional de Administración deriva a la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto para que realice la aprobación de Certificación
Presupuestal de la Planilla y este último deriva a Personal.

Personal realiza el Compromiso en el SIAF, y lo deriva a Contabilidad.

■ Contabilidad devenga en el SIAF, y lo deriva a Tesorería.

• Tesorería realiza el girado en el SIAF y elabora el Comprobante de Pago, y

llena el Cheque (en caso que el pago vaya a realizarse con cheque).

El Comprobante de Pago es visado por Tesorería, por Contabilidad, y la

Oficina Sub Regional de Administración quien autoriza el pago.

En caso se haya elaborado cheque, la Oficina Sub Regional de Administración

lo firma y deriva el expediente a Tesorería.

Página 16
 U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

6) PAGO DE TRABAJADORES

• Tesorería realiza depósito a la cuenta de cada trabajador vía transferencia.

• Tesorería, en caso el pago se efectuara con cheque, el trabajador firma el

Comprobante de Pago, verifica y entrega el cheque y archiva el
Comprobante de Pago.

El plazo máximo para realización de pago vía cheque o depósito es el día 20

de cada mes o el día hábil siguiente (primera quincena) y al quinto día o día
hábil siguiente del mes próximo (segunda quincena).

Página 17
 REGIONAL
J MOQUEGUA
^ U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

i. D ISPO SIC IO N ES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- En caso de incumplimiento por parte del Proveedor respecto a lo ofertado se aplicará
las sanciones siguientes:

1. Rebaja de la orden: por incumplimiento en el plazo de entrega se tomara en cuenta lo

establecido por el Reglamento de Contrataciones del Estado (TUO Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado)

2. Anulación de la orden: se anulará la orden cuando supere el porcentaje señalado en el

párrafo anterior. También será causal de anulación cuando el proveedor expresa mediante
comunicación escrita o cuando no exista respuesta de que no podrá atender la orden
previa notificación de la Jefatura de Logística.

3. Im p ed im en to para futuras cotizaciones: si el proveedor incurre en el supuesto del

punto 2
Por prim era vez: no se efectuara cotizaciones por un periodo de 01 mes.
Por segunda vez: no se efectuara cotizaciones por un periodo de 06 meses.
Por tercera vez: será retirado de la lista de proveedores de la institución.

SEGUNDA.- El personal administrativo y de obras tendrán un plazo de 05 días hábiles desde la

fecha de ingreso a laborar, para regularizar la presentación de sus documentos faltantes al
Curriculum Vitae y/o Ficha de Inscripción, caso contrario no se realizará el trámite de pago de sus
remuneraciones y no se asumirá responsabilidad por el impago de contribuciones y/o beneficios
sociales.

TERCERA.- Lo dispuesto en la presente Directiva entrará en vigencia a partir del primer día hábil
siguiente a su aprobación mediante Resolución de Gerencia Sub Regional, debiendo ser distribuida
a cada uno de los trabajadores de la institución, sea nombrado, contratado temporal o permanente;
bajo cargo, quedando entendido su contenido para todos sus efectos.

CUARTA.- A partir de la entrada en vigencia de la presente Directiva quedan derogados y sin

efecto todas las Disposiciones que se opongan a la presente.
 U N ID A D EJECUTORA N= 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

Q UINTA.- Las funciones, acciones, actividades y facultades derivadas de la presente Directiva,

establecidas para las diferentes áreas de la Sub Región, quedan entendidas como delegadas y bajo
responsabilidad de cada área, de conformidad con la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento
Administrativo General.

SEXTA.- La presente Directiva está sujeta a modificación por propuestas de la Oficina Sub Regional
de Administración y aprobadas por la Gerencia Sub Regional.

SEPTIMA.- Todos los casos no comprendidos específicamente en la presente Directiva, se regirán

por la Normatividad vigente al respecto.

Página 19
7 GOBIERNO
REGIONAL
MOOUEGUA
U N ID A D EJECUTORA N2 0 0 3 ILO
SUB REGION DE DESARROLLO ILO

FORMATOS, ANEXOS Y

DIAGRAMAS
FORMATO N° 01
 U N ID A D E J E C U T O R A S U B
R EG IO N DE D E S A R R O L . IL O NUMERO FECHA
AV VENECIA NRO 222 - ILO FORMATO N° 02 00001441 21 5 2012
RUC: 20532480397
FONO: 053 - 482871 / 482548
SOLICITUD DE COTIZACION V y

REFERENCIA SEGUN DETALLE DE REQ.

SEÑOR _____________________________________________________________ RUC.
DIRECCION _____________________________________________________________ FONO.

E - M@IL ___________________________________________________________________________
S¡rva(n)se cotizarnos los artículos que se detallan mas abajo para ser entregados en almacén
Abastecimiento cito en AV VEN E C IA NRO 222 - ILO MOQUEGUA - PERU O AL FONO: 053 - 482871 / 482548

A R T I C U L O S P R E C I O S

N° DESCRIPCION U.M. CANTIDAD UNITARIO TOTAL

1 DETTALLE DE BIENES O SERVICIOS

FORMA DE PAGO : DIAS

COMPROBANTE DE PAGO : FACTURA ( ) BOLETA ( ) OTROS
GARANTIA DE FABRICA :
VALIDEZ DE LA OFERTA :
PLAZO DE ENTREGA :
MERCADERIA, PUESTO EN ALMACEN SI ( ) NO ( )
INCLUIR IGV EN LOS PRECIOS UNITARIOS.
IN D IC A R L A R E S P E C T IV A M A R C A Y / O P R O C E D E N C IA D E L P R O D U C T O E N C A S O C O N T R A R IO
N O SE T O M A R A E N C U E N T A S U C O T IZ A C IO N .

NOTA : SI POR CUALQUIER MOTIVO NO ESTA EN CONDICIONES DE COTIZAR SIRVASE DEVOLVER ESTE DOCUMENTO
SI ESTA EN CONDICIONES DE COTIZAR SIRVASE FIRMAR ESTE DOCUMENTO Y DEVOLVERLO EN SOBRE CERRADO
 UNIDAD EJECUTORA SUB
NUMERO FECHA
REGION DE DESARROL. ILO
00000
AV VENECIA NRO 222 - ILO
RUC: 20532480397
CUADRO COMP IZACIONES V

FONO: 053 - 482871 / 482548

REFERENCIA:

N° PROVEEDOR
SOLICITUD DE
COTIZACIONES
REPRESENTANTE
TIEMPO DE ENTREGA

A R T I C U L O S

N° DESCRIPCION U.M. CANTIDAD UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL

TOTALES 0.00 0.00

OBSERVACION

ACTA DE OTORGAMIENTO
N° Proveedor Neto Cotizado Justificación
1

JEFE DE ADQUISICIONES JEFE DE LOGISTICA

U N ID A D E J E C U T O R A SUB
R EG ION DE DESARROL. °ED ID O LU G AR FEC H A

iT o
\_____ __
D epend en cia del Solicitante: U N ID AD E JE C U T O R A SUB REG ION

So licito en tregar a: P e d id o N°
ram a F u e n te
Con d estin o a S a lid a N“

VALOR
ESPECIFICACIONES

CODIGO CANT. DESCRIPCION MARCA NO. DE PRE. UNI.

Con cargo a: Total General

Referenda:

Equipo de Gastos de Bienes en

Deposito SI Formulario Utilizado hasta el Reglón
Oficina S/. Operaciones SI
Equipo de Reconstrucción Pedidos ei?
Transporte de Equipo SI Tránsito Ç/. N° .. -.Inclusive
Maquinaria Construcciones en (EN LETRAS!
Equipo S/ Curso S/.
F e cha

S o l» ríe D i7 ^3 e - L 0 ^ is t ic a T 7 ^ e iv - GeiT— " J e fe d e A lm a c é n ÜOflrfciTejQfvOMl

Reclbi Ccmfprme
G OBIERNO REG IO NAL DE M Q O U E G U A
SUB REGIÓN I L O - U E 0 0 3
GERENCIA SUB REGIÓN ILO

ANEXO V
ESPECIFICACIO NES TECNICAS (B IE N E S ) TERM INO-DE-REFERENCIA

X II. GENERALIDADES Y AFECTACION PRESUPUESTAL

19. Nombre del Proyecto
20. Meta
21. Fuente de finandam iento
22. Rubro
23. Tipo de Recurso
24. Unidad Ejecutora
25. Cargo
26. Unidad supervisora
27. Ubicación y ám bito de acción

X III. JU S T IF IC A C IO N
De acuerdo a la necesidad se requiere la adquisición de
......................en la Oficina y/o Proyecto d e ................

X IV . CARACTERISTICAS DE LOS BIENES

>
.............................................. (D e ta lla r c laram e n te , m edida, peso, color,
c an tid ad , fecha de ven cim ien to y cualquier o tra característica esencial
del m a te ria l)

XV. C O N D IC IO N E S DE CONTRATO
> M odalidad de contrato: Contrato por Proyectos de Inversión mediante
selección directa
> M onto: 5 /...............
> Los cuales incluyen los impuestos de Ley.
GOBIERNO REG IO NAL DE M Q O U E G U A
SUB REGIÓN I L O - U E 0 03
GERENCIA SUB REGIÓN ILO

ANEXO V I
T E R M IN O DE REFERENCIA ( SE R V IC IO S )

I. GENERALIDADES Y AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

1. Nombre del Proyecto :
2. Meta :
3. Fuente de financiamiento :
4. Rubro :
5. Tipo de Recurso :
6. Unidad Ejecutora :
7. Cargo :
8. Unidad supervisora :
9. Ubicación y ám bito de acción :

II. JU S T IF IC A C IO N
De acuerdo a la necesidad de ejecución de Obra se requiere la contratación de
servicios de ........................................................ en la Oficina y/o Proyecto de
......................... , de conformidad con las funciones descritas en el punto IV.

III. PERFIL S O LIC ITA D O

>

> Otros: Ordenado, grado de autonomía alto, grado de responsabilidad, con

capacidad de crear, innovar e implementar.
> Cabe precisar que deberá presentar una Declaración Jurada en la cual indique
que no posee impedimento para contratar con el Estado de no tener parentesco
hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.
> Este servicio profesional estará bajo supervisión del encargado de
................................. , manteniendo la confidencialidad requerida.

IV . FUNCIO NES A REALIZAR

>

V. PRODUCTO A ENTREGAR
> Detallar las actividades a realizar de acuerdo al requerimiento
> Adjuntar documentación sustentatoria según corresponda.

REVISAR UF, RESIDENTES, ETC

VI. C O N D IC IO N E S DEL SE R V IC IO
> M odalidad del servicio: Contrato por Proyectos de Inversión mediante
selección directa
> D uración del servicio: .... meses ( señalar e l mes). A decisión de la
institución, el contrato que se realice con el personal seleccionado, puede
dejarse sin efecto en cualquier momento de la vigencia del mismo, siendo
necesaria para ello solamente la comunicación escrita correspondiente.
> M onto: S/.............. por mes incluidos impuestos de ley.
G OBIERNO REG IO NAL DE M Q O U E G U A
SUB REGIÓN I L O - U E 0 0 3
GERENCIA SUB REGIÓN ILO

ANEXO V I I
T E R M IN O DE REFERENCIA (S E R V IC IO S GENERALES)

V II. GENERALIDADES Y AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

10. Nombre del Proyecto :
11. Meta :
12. Fuente de finandam iento :
13. Rubro :
14. Tipo de Recurso :
15. Unidad Ejecutora :
16. Cargo :
17. Unidad supervisora :
18. Ubicación y ám bito de acción :

V III. JU S T IF IC A C IO N
De acuerdo a la necesidad de ejecución de Obra se requiere la contratación de
servicios de ........................................................ en la Oficina y/o Proyecto de

IX . CARACTERISTICAS DEL SE R V IC IO
> ....................................................... .

X. PRODUCTO A ENTREGAR

XI. C O N D IC IO N E S DEL SE R V IC IO
> M odalidad de contrato: Contrato por Proyectos de Inversión mediante
selección directa
> D uración de contrato: .... Días, meses {señala r e l mes) contados a partir
de la fecha de recepción de la orden de servicio por parte del proveedor.
> M onto: S /.............. por mes.
C/P.Vs. Cheque
Pecos<
CIP Vs. Cheque
Compromiso en
SIAF 0/C — iT D 1

■A-
Revision y
Visación de Verifica y entrega
Expediente Cheque

( F'n )
DIAGRAMA DE PROCEDIMI
 DIAGRAMA N2 03

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA TRAMITACIÓN DE PLANILLAS DE REMUNERACIONES

Área Solicitante Gerencia Presupuesto Administración RRHH Contabilidad Tesorería Trabajador

Inicio
O O O O O GD GD
O Autoriza
contratación
Certificación
Pptal
Selecciona o
ratifica
Elabora
contrato según
Devenga - visa
planilla y deriva
Visa planilla y
elabora
Firma
comprobante
Requerimiento y solicita Personal y Tér. Ref. a Tesorería comprobante de pago
de personal + certificación deriva a de pago lo visa
Tér. Ref. presupuestal Factibilidad Recursos y gira cheque
Presupuestal? Humanos
*Para personal
de obras (Jefe Sí
O
24 c/mes
O
Revisa y visa
GD
Firma el cheque
de Obras) 1
3.1 O elabora
planillas y lo
C/P de ser el caso y
procede al
* Para personal Certifica en Revisa y visa deriva a pago o
administrativo SIAF y deriva a C/P y firma presupuesto depósito
(Administración) Administración cheque de ser
el caso

3.2.
No
1 O
Compromete
O
Archiva
Tramita 3.2 planilla y deriva expediente
modificación ■4---------------- Devuelve área a Contabilidad
presupuestal usuaria

O
Certificación
presupuestal
de la planilla
 D IA G R A M A N? 04

D IA G R A M A DE PR O C E D IM IE N TO A D M IN IS T R A T IV O PARA T R A M IT A C IÓ N DE PLANILLAS DE CO NSTRUCCIÓN CIVIL

R esiden te de Jefe de O bras G erencia Presupuesto Administración RRHH C o n tab ilid ad T eso rería T ra b a ja d o r
O bra

O
Inicio
OTramita
OA u to riza
O
Certificación
O
Selecciona o
o
Elabora
GD GD
Devenga - visa Visa planilla y
GDFirma
requerim iento c o n tra ta c ió n Pptal ra tific a c o n tra to planilla y elabora comprobante
R e q u e rim ie n to ante Gerencia y solicita Personal y deriva a comprobante de pago
deriva a Tesorería de pago lo visa
O
de personal certificación
con V - B - del presup uestal Factibilidad Recursos y gira cheque
S upervisor Presupuestal? Humanos 27 c/mes
elabora
GD GD
O Sí

GD
planillas y lo
deriva a Revisa y visa
Firma el
cheque de ser
27 de c/mes 4.1 presupuesto C/P el caso y
deriva pre - Certifica en Revisa y visa procede al
tareo digital a SIAF y deriva a C/P y firm a pago o
RRHH y el 30
tareo físico
Administración cheque de ser
el caso
GD
Compromete
depósito

definitivo No planilla y

4.2
deriva a
Contabilidad
GD
Archiva
4.2. Devuelve área expediente
Tramita usuaria
modificación
presupuestal O
Certificación
presupuestal
de la planilla