OFICIO 220-061055 DEL 10 DE JUNIO DE 2019

REF: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

LA/FT

Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual

solicita el concepto de esta Entidad en torno al cargo de Oficial de Cumplimiento
en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo.

La consulta es “¿Puede la jefe de crédito y cartera de una empresa,

desempeñar el cargo de oficial de cumplimiento?”, la cual se formula previa la
exposición de unos antecedentes entre los que se destacan:

(i) que se trata de una sociedad vigilada por la Superintendencia de Sociedades;

(ii) que el cargo de oficial de cumplimiento lo está desempeñando la jefe de crédito
y cartera;
(iii) que la auditoria manifestó, que el oficial de cumplimiento de la empresa no
podía desempeñar otro tipo de funciones diferentes a las encomendadas dentro
de su labor; y que por tanto la jefe de crédito y cartera estaba inhabilitada para
ejercer este tipo de cargo;
(iv) que la Superintendencia de Sociedades mediante oficio 220-001820 del 14 de
enero de 2015, manifestó respecto al Oficial de cumplimiento que: “(…) no se
advierte una previsión expresa que defina y caracterice el oficial de cumplimiento,
lo que permite inferir que es discrecional de la empresa establecer las condiciones
del cargo, lo que igualmente se predica respecto de la posibilidad de que el auditor
interno ocupe el cargo del Oficial de Cumplimiento, atendiendo que las previsiones
invocadas en dicha circular, tampoco contemplan impedimento alguno";
(v) que la única parte donde se ve reflejada la inhabilidad de ejercer ciertos cargos
con el de oficial de cumplimiento es en la circular externa 006 del 25 de marzo de
2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, que en su numeral 3.3.1
que establece:
"3.3.1. Oficial de cumplimiento
El empleado de cumplimiento en las organizaciones de primer y segundo nivel de
supervisión no podrá pertenecer a los órganos de control (contador o auditoría
interna), áreas comerciales y ni ser el tesorero.”

Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en

la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14
y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter
general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de
orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o
determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los
órganos de una sociedad determinada.

En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son

vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco
pueden condicionar el ejercicio de sus competencias en un caso concreto.

Habida consideración que la cuestión formulada se encuentra íntegramente

regulada en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia 1,
se debe hacer una consideración adicional a las anteriormente planteadas, en el
sentido de precisar que el presente pronunciamiento no puede ser considerado
como una modificación o adición a la citada circular, como quiera que el ejercicio
de la función consultiva carece de la competencia funcional requerida para que se
surta tal efecto.
1 Circular Externa 100-000005 del 22 de noviembre de 2017, visible en
https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_circulares/Circular%20B%C3%A1sica%20
Jur%C3%ADdica%20100-000005%20de%202017.pdf

La regulación normativa del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de

Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, SAGRLAFT, correspondiente a
las sociedades comerciales vigiladas por esta Superintendencia, incorporada en la
Circular Básica Jurídica de esta Entidad, obedece al desarrollo de las atribuciones
contenidas en el artículo 70 del Decreto 1023 de 2012.

Es así como el numeral 26 de la citada disposición establece que es función de la

Superintendencia de Sociedades instruir a las entidades sujetas a su supervisión,
sobre las medidas que deben adoptar para la prevención del riesgo de lavado de
activos y de financiamiento del terrorismo.

Sobre el particular, se advierte que las instrucciones impartidas en el acto

administrativo mencionado, estuvieron dirigidas a otorgar a las vigiladas la mayor
libertad de configuración del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de
Lavado de Activos y Prevención del Terrorismo, en función de las necesidades de
cada compañía, sus particularidades, su tamaño, su modelo de negocio, los
riesgos particulares a los cuales se encuentran expuestas, su entorno de mercado,
conocimiento de proveedores, conocimiento de clientes y la obligación de reporte
de operaciones sospechosas a la UIAF, entre otros aspectos.

Para tal propósito se empoderó a cada empresa para dictar sus propias
políticas de prevención y gestión del riesgo de lavado de activos y para
definir su propia matriz de riesgos LA/FT.
Se establecieron como elementos mínimos del sistema: i) la adopción de
metodologías para la identificación del riesgo, ii) mecanismos de medición y
evaluación del riesgo, iii) mecanismos de control del riesgo, y iv) desarrollo de
mecanismos de monitoreo del riesgo.

Como etapas de implementación del sistema, se definieron: i) El diseño e

implementación del sistema, por parte del Oficial de Cumplimiento con el apoyo
del Representante Legal y la aprobación de la Junta Directiva o del Máximo
Órgano Social, ii) La Supervisión y cumplimiento del sistema a cargo del Oficial de
Cumplimiento, y iii) La divulgación del sistema y capacitación, en las condiciones y
con la frecuencia que la empresa estime pertinente.

Sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa en la

reglamentación indicada que este cargo “hace referencia al empleado de la
Empresa Obligada que está encargado de promover y desarrollar los
procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo
LA/FT…”.2
2 Capítulo X, Numeral 3., Literal J.
3 Capítulo X, numeral 4°, literal B, subliteral b).

En cuanto concierne al perfil del Oficial de Cumplimiento, se establecieron los

siguientes parámetros:

a. Deberá rendir informes, tanto al representante legal como a la junta

directiva o, en su defecto, al máximo órgano social, con la frecuencia y
periodicidad que se establezca en el Sistema.

b. El Sistema debe contemplar las funciones, responsabilidades, atribuciones,

perfil, incompatibilidades e inhabilidades del Oficial de Cumplimiento.

c. El Sistema debe establecer el contenido mínimo de los reportes del Oficial

de Cumplimiento y podrá prever un régimen de sanciones para asegurar el
cumplimiento del Sistema por los involucrados en su aplicación.

d. Las Empresas deben asegurar que el Oficial de Cumplimiento goce de

capacidad de decisión y acredite los conocimientos requeridos sobre la
operación de la Empresa y la administración de riesgos.

e. Además de las funciones particulares que se le asignen al Oficial de

Cumplimiento en el Sistema, este funcionario tendrá las siguientes
atribuciones generales: i) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno
funcionamiento del Sistema, ii) Promover la adopción de correctivos y
actualizaciones al Sistema, iii) Coordinar el desarrollo de programas
internos de capacitación, iv) Evaluar los informes presentados por la
auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los
 informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente
a las deficiencias informadas, v) Certificar ante la Superintendencia de
Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el Capítulo X de la Circular
Básica Jurídica, vi)Velar por el adecuado archivo de los soportes
documentales, vii) Diseñar las metodologías de segmentación,
identificación, medición y control del Riesgo de LA/FT que formarán parte
del Sistema, y viii) Realizar el reporte de las Operaciones Sospechosas a la
UIAF y cualquier otro reporte o informe.3

Con base en los datos anotados, se atiende la pregunta específica que se propone
en la petición de consulta, en el sentido de indicar que el régimen de inhabilidades
e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento debe estar regulado en el
Sistema de SAGRLAFT y que la competencia para aprobarlo se encuentra
radicada en la Junta Directiva o en el Máximo Órgano Social.

En consecuencia, en cuanto concierne a las sociedades vigiladas por esta

Superintendencia, corresponde a la Junta Directiva o al Máximo Órgano Social, y
no una entidad de certificación privada, definir en cada caso concreto, lo
concerniente a la ocurrencia, trámite y definición de inhabilidades e
incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento, conforme a la reglamentación que
se haya expedido en su propio Sistema de SAGRLAFT.

Desde luego que cada sociedad deberá asegurar al momento de regular el

régimen de inhabilidades e inhabilidades, que el Oficial de Cumplimiento
tenga la suficiente autonomía e imparcialidad para ejercer su función, de
manera que no se convierta en juez y parte de sus propios actos.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos
en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que en la Página WEB
de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la
misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica,
entre otros.