¡¡Acercar al mundo a nuestro alcance y

volvernos más productivos en nuestras

actividades diarias, sin un esfuerzo

extraordinario, es posible!!

ADMINITRACIÓN DEL TIEMPO Hoy en día, contamos con una serie de

Y PRODUCTIVIDAD PERSONAL
herramientas integradas (calendario, tareas

y directorio) que pueden sincronizar las

actividades cotidianas de la oficina con las

actividades personales para lograr mayor

productividad en nuestra vida diaria.

Artículo de divulgación
Autor: Reynaldo García A
 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE Actividad de
PRODUCTIVIDAD aprendizaje
ARTÍCULO DE DIVULGACIÓN Sesión 6

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Y PRODUCTIVIDAD PERSONAL

I. RESUMEN
Destacaremos las características y ventajas de las herramientas integradas de outlook para organizar y
planear las actividades cotidianas de nuestra vida personal y como impactan positivamente en los
resultados de las actividaddes desarrolladas para mejorar la productividad individual y colectiva.

II. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

Con la aparición de los primeros PC a principios de los 80, surgieron las herramientas ofimáticas. Éstas
consiguieron incrementar la productividad de los empleados hasta unos niveles que antes eran imposibles.
Este éxito permitió una gran difusión de la informática en las oficinas.

Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y comunicación

que permiten mejorar la productividad de los trabajos típicos de cualquier organización de trabajo.

El desarrollo de la tecnología aplicada a los negocios no ha

parado desde entonces, es así como en el último tercio del siglo
XX, surgieron una gran cantidad de fabricantes de software
ofimático: Corel, Lotus, etc. En la década de los 90, Microsoft
consiguió liderar el mercado gracias a su sistema operativo
Windows y a la calidad de sus herramientas ofimáticas, que a la
postre del tiempo, si las sabemos usar, han potenciado aún más
nuestra productividad personal y de trabajo, con aplicaciones
web que permiten realizar nuestras actividades más fácilmente
e inclusive con capacidad colaborativa e instantenea.

Profesor: L. Cindy Rosales Chimal Alumno: Reynaldo García A. Pag:1

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III. CARACTERÍSTICAS DE LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

Utilizan interfaces de usuario gráficas que proporcionan

facilidad de uso gracias al uso de listas desplegables y
menús contextuales

Capacidad de personalización, ya que nos permiten

modificar la interface para acomodarlas a las necesidades
de cualquierl usuario en particular.

Son fáciles de usar: El funcionamiento básico de

cualquiera de estas herramientas es accesible a casi todos
los empleados de una oficina.

Para facilitar su aprendizaje y uso disponen de manuales

y tutoriales on-line y software de asistencia a usuarios
para resolver dudas y problemas.

Las aplicaciones del correo de outlook que nos pemiten

modernizar nuestra vida son: el calendario, contactos y
tareas.

IV. IMPACTO EN LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Desde el inicio de la ofimática, existen una serie de programas ofimáticos básicos, como los procesadores
de textos, hojas de cálculo y programas de presentaciones, entre otras. En este informe nos referiremos
concretamente a las aplicacioes web que nos brinda el correo de outlook.

La comunicación y administración de nuestro tiempo nunca había sido tan sencilla y rápida como en
nuestros días, solo basta organizar las aplicaciones web de outlook para comenzar a ser más productivo.

El correo electrónico es un servicio web que permite a los usuarios enviar y recibir
mensajes mediante sistemas de comunicación electrónicos; es rápido y económico, el
envío a cualquier parte del mundo tarda solo unos segundos. Permiten editar, enviar y
recibir mensajes y gestionar su contenido, como ordenarlo, filtrarlo, envíar y recibir
documentos adjuntos, archivarlo, etc

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El calendario es una aplicación integrada al correo electrónico, que permite

administrar el tiempo organizándolo de forma eficiente y eficaz. Interactúa con la
lista de contactos y las tareas pendientes por realizar. Mediante el uso del calendario
se pueden crear citas y eventos, organizar reuniones, ver programaciones de grupo,
posibilidad de ver varios calendarios en paralelo, que se hayan creado, ver calendarios
compartidos de otros usuarios, enviarlos por correo electrónico y mucho más.

Directorio, es una herramienta para administrar los contactos de correo electrónico

con quienes se sostiene comunicación habitual o no. Son registros en forma de lista,
los cuales son almacenados para disposición del usuario conteniendo los datos que
identifican a una persona u organización y datos importantes de estos. Esta
funcionalidad es una ventaja colaborativa, permitiendo establecer contacto con una
persona, personas o grupos de ellos.

Tareas, una tarea es un elemento que se crea y del que se desea realizar un
seguimiento hasta que se haya completado. La aplicación permite crear una tarea,
editarla, clasificarla y ordenarla de acuerdo a las necesidades del usuario, para
planear su tiempo más eficientemente y enfocarse en aquellas actividades que
marque como importantes y urgentes las cuales pueden ser filtradas para organizarlas
y agregarlas a mi día, incluso puede asignar una fecha de inicio, de seguimiento o de terminación.

Contar con cuentas de correo electrónico que brinden servicios de cómputo en la nube;
es una ventaja para el usuario una vez que conoce las herramientas para mejorar la
productividad. La integración al correo electrónico de las herramientas citadas y la
ventaja de guardar nuestra información en la nube nos brinda la posibilidad de acceder
a nuestros archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

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V. EVALUACIÓN FINAL

Como se ha tratado de exponer, las herramientas integradas al correo electrónico nos proporcionan un
entorno gráfico, sencillo de usar y muy intuitivo.

Son aplicaciones web que permiten tener integrados en un mismo sitio: Correo electrónico, Tareas,
una agenda de contactos y un Calendario, para poder administrar las actividades personales. Por tanto,
son una invitación al usuario a volverse más eficiente, organizado y productivo, ahorrando tiempo y
llevando consigo siempre la información necesaria.

Si usted quiere mejorar su productividad personal manejando la información pertinente que le permita
organizar y administrar su tiempo, los contactos y la información, lo invito a adentrarse en las
herramientas tecnológicas en este artículo, una vez que las conozca y las ponga en práctica verá como
se optimizar su esfuerzo, reduce tiempos y aumentar sus posibildades de dedicarle el tiempo preciso a
las actividades importante y no vivir siempre sumergido en las urgencias.

Definición de artículo de divulgación:

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Artículos de divulgación Tecnológico de Monterrey

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