¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La información documentada es relevante en una empresa, mediante ella podemos

reflejar: la historia, actividades, procesos, datos importantes, transacciones,
manuales, registros etc.; por lo tanto, la implementación de un buen sistema de
gestión documental le permitirá a la empresa tener la información organizada,
precisa y a la mano para las personas interesadas y autorizadas, a la hora que la
requieran.

Debido a la importancia que tiene la información documenta en una empresa es

indispensable tomar medidas en cuanto a la conservación e integridad de los
documentos, puesto que estos pueden ser el soporte de muchos hechos de la
organización; por otro lado, también es importante garantizar la seguridad de los
documentos y el control de los mismos, pues el uso restringido a personas no
autorizadas es clave para ello.

Decimos que es importante para la empresa tener seguridad en cuanto a

conservación y acceso a la información documentada, pero también es de vital
importancia evaluarla constantemente para que esta se ajuste a los requerimientos,
normas y exigencias actuales, que vayan a la vanguardia con el cambio cotidiano,
la tecnología, la ciencia, la normatividad vigente, que sean coherente con los
objetivos, metas, exigencias y expectativas tanto de la compañía como de otras
partes interesadas. Visibilizamos entonces que la información documentada tiene
un valor muy alto en todo el desarrollo empresarial y su desempeño; en el sistema
de gestión de calidad, se puede decir que en nivel de importancia después del
talento humano es la gestión documentada; he ahí otra razón vital para evaluar
objetivamente dicha información, pues en esta prácticamente se soporta de manera
integral el sistema de gestión de calidad, algunos aspectos, logros y beneficios que
se soportan en esta información son:

 La estandarización de procesos
 Control técnico y operacional de las actividades propias de la empresa y
tratos con terceros
 Auditorias veraces
 Genera espacios de conocimiento y capital intelectual
 Registros, antecedentes e historia para tomar como base en los procesos de
mejora
 Evita desviaciones

Decimos que la información documentada es estrecha con el sistema de gestión de

calidad, y hay razones de peso para afirmarlo; puesto que la verificación del sistema
de gestión de calidad implica revisar los elementos de este mismo, que cumplan los
requisitos y normas acogidos por la compañía, haciendo la comparación con los
soportes documentales o videncias y solo así de puede demostrar el cumplimiento
de las normas, o también llamada conformidad.
Afirmamos por lo anterior estipulado que la información documentada nos puede
ser muy útil si tenemos en cuenta lo siguiente:

 un leguaje coherente y de acuerdo al perfil de la organización

 en un idioma que sea utilizado por el personal

 que la información sea original y objetiva, que no sea copia de otras

organizaciones

 documentar de manera corta y entendible.