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¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA?”

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que


una organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene.
Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier
fuente de información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en
los procesos relacionados, a la información generada para que la organización
pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos
se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar,
aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente
información documentada de la empresa (registros y documentos), con la
finalidad que estén debidamente controlados.

La información documentada es importante porque suponen una herramienta


de seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o
actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a
continuación deforma general. Para poder cumplir con los requisitos de la
norma sobre el control y seguimiento de deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso

Identificación y Codificación: En todos los documentos y registros tiene que


aparecer la actividad a la que hacen mención, la fecha a la que van a ser
emitidos y el responsable de su realización. Todos los datos incluidos en una
información documentada tienen que ser legibles e indelebles.

Almacenaje y protección: Los archivos de la información documentada


tendrán una identificación exterior en la carpeta o en el soporte informático
escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán almacenados
en el servidor de la empresa.

Periodo de conservación: Todos los registros se conservan el tiempo que se


indique en los procedimientos, sea por criterios legales o propios de la
empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se procederá a su
destrucción.

Disponibilidad: Si el contrato lo específica, la información documentada


generada durante el trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo
acordado.

Acceso a la información documentada: Quedará definido y recogido el


acceso del diferente personal a la información documentada de la empresa en
los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad, uso y escritura de
los mismos.
La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de
Calidad cumple una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los
resultados que deriven dentro de la organización. Tratar de tener todo de
manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado, todo correcto, para
cuando llegue el momento de algo que se concluye, se tenga prueba de todo lo
implementado dentro de la organización correspondiente a la conformidad o no
conformidad. Así, podemos decir, que la evaluación de la información
documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un Sistema de
Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha
finalizado con la conformidad o no conformidad.

Entonces, a través de la información documentada se realiza un proceso de


evaluación, donde se indica de manera clara si se encuentra un documento
equis en estado de conformidad o de no conformidad, esto, en pocas palabras
para saber si es correcto lo desarrollado o no, según lo expresado en la norma
NTC ISO 9001. En primera instancia, la conformidad radica en el cumplimiento
de la norma, mientras que por el otro bando: la no conformidad, implica el
incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial.

En gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de


Calidad, comparten grandes cualidades de acuerdo a los errores comunes que
tienen a la hora de desarrollar los documentos guías para este. Dentro de ellas
dejan pasar detalles que convierte en no conformidad muchos de estos, según
lo que señala la norma NTC ISO 9001, pues solo van a lo que toma de modo
explícito, como el claro ejemplo de no firmar los documentos por la alta
dirección de la organización, o el no ser divulgada al cliente interno y externo, -
solo se basa en una documentación y no en la implementación-, corroborando
la mala gestión al realizar los procesos dentro del desarrollo del Sistema de
Gestión de Calidad en la compañía.

Basado en esto, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de
Gestión de Calidad el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus
clientes internos y externos, buscando una motivación sutil para seguir siéndole
fiel a los productos y servicios que la compañía implemente, así, como principal
motivo, debe ser cada proceso que este en el modo del Sistema de Gestión de
Calidad. Por lo anterior, se concluye que todos los procesos deben ser eficaces
a la hora de intervenir de manera de en términos de calidad, viéndolo desde el
punto de vista del S.G.C., y por esto, la evaluación de la información
documentada cumple una gran importancia, pues adecua lo que está bien y lo
que no, todo, según la norma NTC ISO 9001, guía del desarrollo total del
Sistema de Gestión de Calidad en las organizaciones.