LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son un conjunto de documentos producidos y tratados archivísticamente de

acuerdo a parámetros institucionales de personas naturales o jurídicas, elaborados en un
tiempo específico y en el transcurso de su gestión, para la cultura, historia, para la información,
y para la gestión administrativa.

Los archivos constituyen una parte esencial dentro de los recursos de información a una
organización o a nivel personal. Son muy importantes, ya que en ellos encontramos datos
sobre el pasado de cualquier institución o pasado personal, y gracias a ellos, podemos
utilizarlos para mejorar nuestro futuro. Deben ser conservados de acuerdo a leyes y acuerdos
para que sirvan de información histórica, de carácter público o privado.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que
pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o
invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de
operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente
administración.

Por eso es de gran importancia contar con un buen sistema de administración de documentos
para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo
organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si
utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el
documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de
ésta.

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se

habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de
Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo
imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente por que su jefe
lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor
puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían
aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias
como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún
documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano ha
demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben

legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse
por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del
archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o
Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda
empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios etc.
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del
archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero,
realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir,
falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto
importante deduzco que el archivo es importante por que nos brinda el servicio para proceder
contra algún acto para hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo:

- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que entró a
la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería enviar una carta donde
solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias,
crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una
organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:

Archivo moderno

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del que hace el
documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original,

Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios permiten
el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la
documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones
públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren.

Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las
organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los
documentos este al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos

LAS REDES

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la

comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores
y con sus usuarios.

· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar

información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es
utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios
internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos
de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para
petición de información. Entre el archivero y los proveedores.

Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las
utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los
servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e
inmediata de que disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero,
pero también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para
encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio
más a nuestros usuarios.

Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En la actualidad hay oportunidades
reales para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros que
sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para
sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un
lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son nuestras
herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales
en un futuro. Esta transformación de un mayor valor empresarial comienza con un socio de
eficacia probada que comprenda los desafíos de su compañía.

Clasificación de los archivos. Según la función y uso, Archivo Activo, Archivo Semiactivo,
Archivo perenne o permanente, Por su organización, Centralizada Y Descentralizado.